ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN JOSE DEL GUAVIARE Código: PD-CDG-03 PROCESO: CONTROL DE GESTION Versión: 01

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1 Página de 6. INFORMACION BÁSICA DEL PROCEDIMIENTO: Objeto del Procedimiento Alcance del Procedimiento Normatividad Externa Normatividad Interna Establecer los pasos a seguir para verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control en el cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión Integral de la Alcaldía Municipal de San José del Guaviare. Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión Integral de la Alcaldía de San José del Guaviare. Ley 87 de 99, Ley 489 de 998, Ley 87 de 00, Res. 4 de 006 Dto. 599 de 005 Resolución No 09 del 008. CONDICIONES GENERALES: Definiciones Generales Evaluación del Sistema de Control : elemento de control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad de Control en el cumplimiento de los objetivos Institucionales de la Alcaldía Municipal de San José del Guaviare.. Subsistema de Control Estratégico: agrupa y correlaciona los parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, políticas, objetivos, principios y metas.. Subsistema de Control de Gestión: reúne e interrelaciona los parámetros de control de los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión: planes, programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, información y medios de comunicación.. Subsistema de Control de Evaluación: agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la empresa, a través de sus diferentes mecanismos de verificación y evaluación. 4. Control Contable: Mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimientos establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública. 5. Evaluación del Control Contable: es la medición y Evaluación al Sistema de Control en el proceso contable de la Alcaldía de San José del Guaviare, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la Gestión Contable y Financiera que realiza el Asesor de Control. CARGO Jefe Alcalde municipal Alcalde Municipal

2 Página de 6 Entradas Proveedor Requisitos 6. Periodos de Evaluación del Control Contable: es la frecuencia con que la oficina de Control realiza la evaluación. 7. Áreas que Integran el Proceso Financiero: son aquellas áreas que participan directamente en la ejecución del Proceso Financiero (Presupuesto, Contabilidad, Cartera, Tesorería y Almacén). 8. Evaluación Semestral del Control Contable: evaluación que hace la oficina de Control, cada seis (6) meses para establecer la calidad y efectividad del Control Contable de la Entidad. Procesos y Procedimientos establecidos dentro de la Entidad. Todas la Establecer y comunicar adecuadamente las fechas para la realización de las diferentes evaluaciones.. FACTORES CRITICOS DE ÉXITO: Riesgo Control Falta de cooperación entre los miembros del comité MECI-, por lo que se dificulta la toma de decisiones. Sensibilizar a los miembros de dicho comité acerca de la importancia de su participación constante y pertinente para el desarrollo de los contenidos propuestos en el presente procedimiento 4. RECURSOS: Recursos Humanos Recursos Técnicos y Tecnológicos Jefe de oficina de Control Elementos de oficina Computador e Impresora 5. CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO: 5.. EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL CONTABLE Control Control Control Proyecta solicitud de información al. Envía la información solicitada. Clasifica, consolida y analiza la información recibida. CARGO Jefe Alcalde municipal Alcalde Municipal

3 Página de Secretario de Hacienda Secretario de Hacienda Control Control Control Control Control Secretaría de Hacienda Control Aplica cuestionario de autoevaluación de Control a los responsables de las áreas que integran el proceso financiero. Valida la información registrada en los cuestionarios, mediante entrevista y verificación documental. Redacta informe, teniendo en cuenta las políticas establecidas por la Contaduría General de la Nación y envía semestralmente al Alcalde Municipal y Secretarios de Hacienda y Administrativa, incluyendo recomendaciones de mejoramiento. Archiva copia del informe de conformidad con la tabla de retención documental. Analiza informe e imparte instrucciones pertinentes para ejecutar recomendaciones. Verifica el cumplimiento de las recomendaciones e informa resultados a la oficina de Control. Mejora continua. 5.. AUTOEVALUACION DEL CONTROL Planea conjuntamente con cada una de las áreas, la ejecución de los procesos de Autoevaluación del Control, coordinando su oportuna realización y consolidando los resultados en un informe final. Define el cronograma de trabajo para la aplicación de la encuesta a través de la cual se realizará la Autoevaluación. Aplica el cuestionario definido en el FR-CDG-09 Cuestionario de Autoevaluación del Control. Tabula, valora y analiza la información recolectada a través de las encuestas. Es CARGO Jefe Alcalde municipal Alcalde Municipal

4 Página 4 de Alcalde Representante de la Dirección Comité de MECI- Comité de MECI- Despacho Oficina De Control Oficina De Control recomendable que este paso se surta siguiendo las instrucciones relacionadas en el Anexo del Manual de implementación MECI para el Estado Colombiano emitido por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Una vez analizada la información entrega los resultados de la Autoevaluación del Control al Representante de la Dirección, junto con las acciones correctivas o de mejoramiento que garanticen el funcionamiento del Sistema de Control. Somete a consideración del Comité de Coordinación de Control y Calidad los resultados de la Autoevaluación del Control y las acciones correctivas o de mejoramiento formuladas por el Equipo MECI. Analiza los resultados de la Autoevaluación del Control y adopta las acciones correspondientes para asegurar el funcionamiento del Sistema de Control. Mejora Continua. 5.. AUTOEVALUACION DE LA GESTION Jefes de Proceso Evalúa si el comportamiento de cada indicador presenta desviaciones frente a la meta y los rangos de gestión definidos, o si presenta cualquier tipo de comportamiento que amerite su revisión. Define las acciones correctivas inmediatas. Si la desviación es significativa, tiene en cuenta este aspecto para definir el Plan de Mejoramiento correspondiente. Analiza el conjunto de controles e indicadores establecidos para la entidad para determinar la necesidad de definirlos, replantearlos o eliminarlos. Elabora un Informe de Autoevaluación de la Gestión por Área Organizacional o por Procesos. 4 Representante Despacho Presenta el Informe de Autoevaluación de la CARGO Jefe Alcalde municipal Alcalde Municipal

5 Página 5 de 6 de la Alta Dirección Gestión al Comité de Coordinación de Control y Calidad. Mejora Continua EVALUACION ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL 4 Alcalde Despacho Aplica la encuesta referencial que para tal fin expida el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control. Tabula, valora y analiza la información recolectada a través de las encuestas, de conformidad con circular expedida por el consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control. Elabora concepto sobre el Sistema de Control, teniendo como insumo adicional el resultado de las evaluaciones eventuales, auditorias y seguimiento a planes de mejoramiento. Envía oficio para la firma del Alcalde en el informe a remitir al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control. Dado el caso en el que los informes sean eventuales independientes son enviados únicamente al Alcalde Municipal. Revisa, firma y devuelve informe a Control. Recibe de Despacho y envía informe al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control, en medio físico y magnético. Socializa el informe al Comité Coordinador de Control y Calidad. Realiza planes de mejoramiento y los concerta en Comité Coordinador de MECI-. Realiza seguimiento a dichos planes. Presenta informes de avance de seguimiento en Comité Coordinador MECI-. Hace seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento establecidos. Mejora Continua CARGO Jefe Alcalde municipal Alcalde Municipal

6 Página 6 de 6 6. REGISTROS DE : Identificación Almacenamiento y Recuperación Código Nombre Recolección Clasificación FR-CDG-09 Cuestionario de Autoevaluación de Control Manual Cronológico Acceso Personal Autorizado Control Participante(s) Disposición Final Método Según las Tablas de Retención 7. CONTROL DE DOCUMENTOS: Revisión de Elaborar Marie Fajardo Pinzón Jefe Oficina de Revisar Norbelly Restrepo Secretaría Administrativa de Aprobar Pedro Arenas García Alcalde Municipal Fecha de Aprobación Modificación 5 0ct. 009 N/A 8. ANEXOS: ANEXO NOMBRE CÓDIGO Formato Cuestionario autoevaluación de Control FR-CDG-09 CARGO Jefe Alcalde municipal Alcalde Municipal

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