HERRAMIENTAS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

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1 Contenido HERRAMIENTAS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO C.P. Sonia M. Montoya O. (Contadora pública U. de A. Especialista en Control Organizacional Eafit Especialista en GestiónTributaria U. de A.)

2 Contenido Agenda 1. Control interno y gobierno corporativo 2. Control interno y fraude 3. Herramientas de aplicación 4. Documentación y evaluación del control interno de la información financiera 5. Roles de la auditoría interna y de la revisoría fiscal frente al control interno

3 1. Control Interno Contenido y Gobierno Corporativo Dirección estratégica Partes interesadas Supervisión de Gobierno Control Int. y gestión de riegos Gobierno Corporativo

4 2. Contenido Encuestas COSO 2010 Report on ERM Question What is the level of maturity of your organization s ERM process? Very Immature Somewhat Immature Between Mature and Imm Somewhat Mature Very Mature 14.5% 27.9% 36.8% 17.4% 3.4% 42,4%

5 2. Contenido Encuestas Encuesta de fraude ACFE Una organización típica pierde un 5% de sus ingresos anuales por fraude, aplicado al producto bruto global estimado equivale a más de 2,9 billones de dólares. -Pérdida media causada por fraudes US$ , 25% pérdidas superiores al millón de dólares. -Duración media del fraude antes de ser detectado, 18 meses. -Tipologías de fraude: apropiación de activos (90%) con una pérdida media US$ , fraude a los estados financieros (pérdida media de más de US$4 millones), corrupción y soborno con una pérdida media de US$

6 2. Contenido Encuestas Encuesta de fraude ACFE El fraude tiene más probabilidad de ser detectado por el reporte de un empleado que por cualquier otro medio. -Las pequeñas organizaciones son más vulnerables al fraude -Los controles antifraude parecen reducir tanto el costo como la duración de las maniobras. -Los defraudadores de alto nivel jerárquico causan el mayor daño económico -Indicios de los defraudadores: llevar un nivel de vida por encima de sus posibilidades (43% de los casos) o problemas financieros (36% de los casos).

7 2. Contenido Encuestas Encuesta de fraude ACFE 2010 Conclusiones y recomendaciones: -La mayoría de los resultados son consistentes respecto de las tipologías, las características de los defraudadores y los controles para detectarlos. -Se recomienda la implementación de líneas éticas para recibir reportes de fuentes internas y externas, asegurando el anonimato y la confidencialidad. Las empresas confían demasiado en las auditorías las cuales no evidencian resultados altos en la detección del fraude. Por lo tanto se recomienda que se complementen con otras herramientas como programas de prevención efectivos que incrementen la percepción del control.

8 2. Contenido Encuestas Encuesta de fraude ACFE 2010 Conclusiones y recomendaciones: -La capacitación de los empleados es fundamental en la prevención y detección del fraude, para que puedan reconocer una conducta irregular en forma temprana, cómo esta acción afecta a la compañía y cuáles son los pasos que deben tomarse para reportarla. Las organizaciones que capacitan a su personal en estos temas han reportado menores pérdidas por fraude. -Menos del 30% de los encuestados realiza auditorías sorpresivas, quienes las efectúan han reportado menores pérdidas y mayor agilidad en la detección. Su utilidad más importante radica en la disuasión, puesto que generan en el defraudador la percepción de que pueden ser detectados.

9 3. Herramientas Contenido de Evaluación COSO COSO ofrece las siguientes herramientas que pueden apoyar la evaluación del SCI: 1. Herramienta de evaluación para cada uno de los cinco componentes del sistema de control interno y para la evaluación global del sistema de control interno 2. Manual de referencia que sirve de guía para la elaboración de la hoja de trabajo de las actividades de control y la valoración de riesgos, que contiene la siguiente información por cada proceso evaluado: objetivos, riesgos, tipos de riesgos, actividades de control Cuestionarios de control interno Mapas de riesgos y controles

10 3. Herramientas Contenido de Evaluación de los cinco componentes del SCI Cuestionarios control interno Elaboración de cuestionarios de control interno Evaluación Planes de acción Monitoreo

11 3. Herramientas Contenido de Evaluación Cuestionarios control interno Los cuestionarios de control interno pueden ayudar en: -Entender la forma como está estructurado el SCI -Identificar debilidades del SCI que afectan su efectividad -Comprender el grado de madurez del SCI -Diseñar planes de acción para el fortalecimiento del SCI -Mejorar la cultura del control

12 3. Herramientas Contenido de Evaluación Cuestionarios control interno Elaboración de cuestionarios de control interno 1. No se tiene 2. Está documentado y no se aplica 3. Se aplica pero no está documentado 4. Se tiene documentado y se aplica Ambiente de control Calificación Observación/descripc ión 1.Integridad y valores éticos 1.1 Se han definido los valores éticos y de conducta que debe regir el comportamiento de las personas? 1.2 Está definido al interior de la organización, las políticas de conflicto de interés? 1.3 Existe un código, documento o instructivo orientador de los acuerdos, compromisos o protocolos éticos (código de conducta o de ética)? etcétera 4 4 4

13 3. Herramientas Contenido de Evaluación Cuestionarios control interno Elaboración de cuestionarios de control interno Ambiente de control Calificación Observación/descripc ión 2. Políticas y prácticas sobre recursos humanos 2.1 Se tiene perfiles para cada uno de los cargos? (experiencia, formación profesional, cualidades personales) 2.2 Se analiza periódicamente el conocimiento y habilidades necesarias que se requieren en los cargos más estratégicos de la empresa? 2.3 Existe manual de funciones o está debidamente documentado el rol y las responsabilidades de los empleados? 2.4 Se tienen políticas para el proceso de selección, inducción, capacitación, evaluación del desempeño, promoción y retención de personal?

14 3. Herramientas Contenido de Evaluación Cuestionarios control interno 2 Evaluación Evaluación global de SCI Ambiente de control (4,0) Gestión de riesgos (3,5) Monitoreo (1,0) Evaluación SCI: 3,5 Actividades de control (2,0) Inform y comunicac (2,0) Deficiente Débil Intermedio Efectivo

15 3. Herramientas Contenido de Evaluación Cuestionarios control interno Evaluación global del SCI Componentes del SCI Conclusiones Acciones de mejoramiento 1. Ambiente de control 2. Gestión de riesgos 3. Actividades de control 4. Información y comunicación 5. Monitoreo Conclusión global del SCI:

16 3. Herramientas Contenido de Evaluación Cuestionarios control interno La evaluación del SCI por cada uno de sus componentes debe ser objetiva y debe ir más allá de la simple forma. Considere: Con relación al ambiente de control: 1. Integridad y valores éticos (?) 2. Consejo de administración (?) 3. Filosofía y estilo operativo de la dirección (?) 4. Estructura de la organización (?) 5. Competencia sobre la información financiera (?) 6. Autoridad y responsabilidad (?) 7. Recursos humanos (?)

17 3. Herramientas Contenido de Evaluación Cuestionarios control interno Con relación a la gestión de riesgos: 8. Identificación de riesgos internos y externos, a nivel estratégico y de procesos (?) 9. Valoración de riesgos, respuesta al riesgo y su alineación con el riesgo aceptado (?) 10. Riesgo de fraude (?) Con relación a las actividades de control: 11. Integración con la evaluación de riesgos (?) 12. Selección y desarrollo de actividades de control (?) 13. Políticas y procedimientos (?) 14. Tecnología de información (?)

18 3. Herramientas Contenido de Evaluación Cuestionarios control interno Con relación a la información y comunicación: 15. Comunicación interna y externa (?) 16. Reportes financieros y no financieros (?) 17. Sistemas de información (?) 18. Controles generales y de aplicativos (?) Con relación al Monitoreo: 19. Evaluaciones continuas y separadas (?) 20. Informes (?)

19 3. Herramientas Contenido de Evaluación Matrices de riesgos y controles R1 Proceso objetivo Riesgos R2 R3 Plan de acción Valoración del riesgo Controles, tipo, manual o automatizado, Responsable, Periodicidad Pruebas de control R4

20 3. Herramientas Contenido de Evaluación Matrices de riesgos y controles Las matrices de riesgos y controles proporcionan los siguientes beneficios: -Se describen los procesos con sus respectivos riesgos y procedimientos de control relacionados -Proporciona información acerca de la naturaleza (manuales o sistematizados) y tipo de controles -Identifica los responsables de la ejecución de los controles -Facilita la preparación de programas de auditoría para realización de pruebas de controles -Facilita la administración de riesgos por parte de los funcionarios responsables de la ejecución del proceso -Facilita las actividades de monitoreo -Mejora la cultura del control

21 3. Herramientas Contenido de Evaluación Matrices de riesgos y controles (Ingresos) Actividad/o bjetivo Obj de CI Procesamiento de pedidos Los usados facturar registrar ventas exactos. precios para y las son O, F Riesgo Control Tipo de control 1. Se usan precios inexactos 2. El personal calcula descuentos de forma incorrecta o no autorizada 1.1 Los precios son comparados con la lista de precios autorizada 1.2 La gerencia efectúa revisiones periódicas de la información del archivo maestro de precios. 1.3 Se mantiene una lista de precios aprobada, la cual es informada al personal de ventas y clientes. 1.4Las facturas se emiten de manera automática, el personal de facturación no tiene acceso al maestro de precios. 2.2Los descuentos son recalculados antes del envío. 2.2 Las facturas son revisadas antes de ser enviadas a clientes Prevent. Prevent. Prevent. Preventi. Preventi Detectiv Manual /Autom atizado Manual Manual Manual Automat Manual Respons able del control Jefe de vtas Gerencia Gerencia Auxiliar facturació n Analista facturació Jefe de Ventas

22 4. Documentación Contenido y evaluación de control interno de la información financiera ENFOQUE HERRAMIENTA Evaluar riesgos y controles a nivel empresa Evaluación de controles a nivel empresa (cuestionarios de CI) Identificar y evaluar factores de riesgo por cuentas y afirmaciones relevantes Matriz de evaluación de riesgo Relacionar las cuentas a los procesos de negocio y evaluar el riesgo Matriz de análisis de riesgo, relación de cuentas con procesos de negocio Identificar tecnologías de apoyo por proceso de negocio con evaluación de riesgo Matriz evaluación riesgo de subprocesos de negocio con la infraestruct. de TI que los respalda

23 4. Documentación Contenido y evaluación de control interno de la información financiera ENFOQUE HERRAMIENTA Documentar procesos clave y controles de riesgos significativos Matriz de riesgos y controles para provisiones, asientos de ajuste, asientos de cierre y otros Evaluar la eficacia de los controles considerando las principales deficiencias Con base en matrices de controles Concluir sobre la eficacia general del control interno de la información financiera

24 4. Documentación Contenido y evaluación de control interno de la información financiera Aseveraciones sobre clase de transacciones y eventos Ocurrencia: Las transacciones y eventos que se han registrado han ocurrido y están relacionados con la entidad Integridad: Todas las transacciones y eventos que deberían registrase se han contabilizado. Exactitud: Los montos y otros datos relativos a las transacciones y eventos registrados se han registrado adecuadamente Corte: Se han registrado en el período contable correcto Clasificación: se han registrado en cuentas apropiadas. Aseveraciones sobre saldos de cuentas al final del período Existencia: Los activos, los pasivos y el capital existen. Derechos y obligaciones: La entidad posee y controla los derechos a activos y los pasivos son obligaciones de la entidad Integridad: Se han registrado todos los activos, pasivos y patrimonio. Valuación y asignación: Los activos, pasivos y capital se incluyen en los estados financieros con los saldos apropiados y cualquier valuación se registra apropiadamente Aseveraciones sobre presentación y revelación Ocurrencia y derechos de obligaciones: Los aspectos revelados han ocurrido y corresponden a la entidad Integridad: Se han efectuado todas las revelaciones que debieran haberse incluido en los estados financieros. Clasificación y comprensión: La inform fra se presenta y describe apropiadamente y las revelaciones se expresan con claridad Exactitud y Valuación: La información financiera se revela razonablemente y por sus montos apropiados.

25 Contenido 5. Roles. Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estén en poder de la compañía. REVISORIA FISCAL AUDITORIA INTERNA 1. Evaluar y hacer recomendaciones para mejorar el proceso de gobierno. 2. Evaluar la eficacia y contribuir a la mejora de los procesos de gestión de riesgos. 3. Asistir a la organización en el mantenimiento de controles efectivos.

26 Contenido GRACIAS!!!

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