U.T. 3.- CONCEPTOS BÁSICOS PREVIOS (I): EL CONTROL INTERNO

Transcripción

1 U.T. 3.- CONCEPTOS BÁSICOS PREVIOS (I): EL CONTROL INTERNO Estructura de Contenidos 3.1. Conceptos de Control Interno Finalidad de la implantación de un sistema de control interno Clases de Controles Internos Los controles administrativos Los controles contables Estudio y evaluación del control interno El sistema descriptivo Los diagramas de flujos Los cuestionarios Desarrollo de Contenidos 3.1. Concepto de Control Interno El CONTROL INTERNO comprende: EL PLAN DE ORGANIZACIÓN Y TODOS LOS MÉTODOS Y MEDIDAS COORDINADAS que aseguren que los activos están debidamente protegidos que los registros contables son fidedignos que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y que se cumplen según las directrices marcadas por la dirección Finalidad de la implantación de un sistema de control interno La finalidad de cualquier sistema de control interno será: Conseguir que los registros contables reflejen la imagen fiel de la compañía de tal manera que no lleven a tomar decisiones erróneas a la dirección sobre las tareas a emprender. Evitar que se produzcan pérdidas o sustracciones no controladas dentro de la empresa. Estimular a que se lleven a término las políticas establecidas por la dirección. 22

2 3.3. Aspectos que debe contemplar todo sistema de control interno Realizar un diseño estándar sobre un sistema de control interno sería una tarea poco efectiva, ya que un sistema de control interno puede ser poco eficaz si no se tiene en cuenta las circunstancias y características específicas de la empresa. No obstante hay una serie de aspectos que todo sistema de control interno debe contemplar para cumplir con sus finalidades. Dichos aspectos son los siguientes: SEGREGACIÓN DE FUNCIONES Todo sistema de control interno deberá procurar en la medida de lo posible que las tareas de autorización, registro, custodia y contabilización estén realizadas por personas diferentes, ya que de esta manera se dificulta la existencia de fraudes. Por ejemplo: En la empresa Frau, S.A. las tareas y las personas asignadas a las mismas son las siguientes: a) Comprobación y registro de las salidas del almacén: Sr. Pérez b) Encargado de almacén: Sr. Pérez c) Encargado del departamento de contabilidad: Sr. Pérez En la empresa Corres, S.A. las tareas y las personas asignadas a las mismas son las siguientes: a) Comprobación y registro de las salidas de almacén: Sr. Pérez b) Encargado de almacén: Sr. Muñoz c) Encargado del departamento de contabilidad: Sr. García Es evidente que en el primer caso (en el que no existe segregación de funciones), el Sr. Pérez no tendrá ningún problema para defraudar a la compañía, mientras que en el segundo caso, (donde sí existe segregación de funciones) deberá ponerse de acuerdo con el Sr. Muñoz y con el Sr. García y por lo tanto le resultará más dificil realizar el fraude. DEFINICIÓN CLARA DE LAS RESPONSABILIDADES PARA CADA EMPLEADO Con la finalidad de que cumpla su función de forma eficiente y eficaz, la compañía tiene que asegurar que el personal que tiene está debidamente cualificado para realizar la actividad que se le ha asignado. Con ello se evitará que se produzcan errores significativos en los estados financieros. Por ejemplo, la compañía deberá procurar que la persona encargada de contabilizar las transacciones tenga unos determinados conocimientos en materia de contabilidad, ya que si ello no fuese así la probabilidad de que existiesen partidas mal contabilizadas y que por lo tanto los estados financieros no reflejasen la imagen fiel de la compañía sería mayor. 23

3 DEFINICIÓN CLARA DE AUTORIZACIONES Es decir, especificar la persona que deberá autorizar determinadas transacciones como puede ser, por ejemplo, compra de existencias, autorizaciones de pagos o concesiones de créditos. El nivel de autorización dependerá del tamaño de la empresa, de la complejidad de la transacción y del volumen que representa la transacción sobre los estados financieros. Por ejemplo, supongamos que la política de la empresa respecto a la compra de activos es la siguiente: IMPORTE AUTORIZACIÓN Activos hasta euros Contable de la compañía Activos entre euros y euros Contable de la compañía y Director Activos de más de euros financiero Director financiero y gerente. Podemos ver que según la importancia de la transacción y del volumen que supone, la compra estará autorizada por personas de distinta jerarquía. En el caso de que al departamento de contabilidad llegase una factura sobre una compra de un activo por valor de euros y únicamente estuviese firmada por el contble, éste no deberá contabilizar dicha factura hasta que no haya sido firmada por el director financiero. De esta manera se evitará que se produzcan compras que no interesen a la compañía o bien que un empleado realice la compraa nombre de la empresa, cuando en realidad será para uso particular. EXISTENCIA DE UN SISTEMA ADECUADO DE ARCHIVO Que proporcione evidencia de lo contabilizado y que sirva de apoyo para determinar si alguna de las transacciones acaecidas no ha estado contabilizada o se ha contabilizado incorrectamente. De esta manera podrá comprobar si todas las transacciones están contabilizadas y si lo han estado por el importe correcto. Por ejemplo toda compañía deberá tener un registro de entradas de facturas a poder ser numeradas correlativamente, de manera que en un momento determinado se pueda comprobar si falta la contabilización de alguna de ellas CLASES DE CONTROLES INTERNOS Controles Administrativos Son los relacionados con las políticas de dirección de la empresa. Estos controles sólo los tendrá en cuenta el auditor se cree que pueden tener relación directa con los saldos establecidos en las cuentas anuales. Incluyen controles tales como análisis estadísticos, controles de calidad, programas de entrenamiento del personal, etc. Ej.: Jefe de ventas que exige a los vendedores que presenten un informe mensual en el que se detalle el número de llamadas telefónicas que realiza a los clientes. No afectan a los registros contables: control administrativo. 24

4 Controles Contables Son los directamente relacionados con la contabilización de las transacciones. Estos controles son sobre los que se basará el auditor al realizar el análisis del sistema de control interno. Los controles contables tienen como objetivos principales proporcionar a la dirección de la empresa la seguridad de que la información contable es veraz y digna de crédito. Ej.: Supongamos que el plan de organización de empresa exige que las conciliaciones bancarias mensuales se preparan por un empleado. Este empleado a su vez no está autorizado para hacer talones. Salvaguardar activos: control contable. Ejemplos: Plan de Cuentas: control contable. Plan de compras: control administrativo. Arqueo de caja: control contable. Control existencias almacenes: control contable. Manual o normas de control de calidad: control administrativo. Régimen sancionador de empleados: control administrativo. Plan de ruta de distribución: control administrativo. Fichar al entrar y al salir: control administrativo. Conciliación de cob Mirar lo que pagan de Seguridad Social los trabajadores: Control contable y administrativo. Comprobar que los vendedores aplican por ejemplo un 3% de rappel: Control contable y administrativo. Organización contable: Control contable. Estamos más interesados en los controles internos contables, que serán el objeto de nuestro estudio ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO El auditor obtendrá información acerca del funcionamiento del control interno de la empresa a través de: la indagación la revisión de los manuales de contabilidad revisión de procedimientos e instrucciones internas así como conversaciones con los ejecutivos responsables de ciertas áreas. Pero al margen de esta primera fase, existe un primer contacto del auditor con su empresa-cliente en el cual éste debe estudiar y evaluar los controles internos existentes, como base de confianza en los mismos y para determinar el alcance de las pruebas de auditoría a realizar. 25

5 El auditor documenta la evaluación del sistema de control interno utilizando ciertos medios, los más utilizados son: - Sistema descriptivo. - Diagramas de flujos. - Cuestionarios Sistema descriptivo Este método se basa en la descripción detallada de las características del sistema que se está evaluando. Se describen procedimientos, registros, formularios, archivos, empleados y departamentos que intervienen en el sistema. Este método presenta inconvenientes, uno de ellos es que muchas personas no tienen habilidad para expresar sus ideas por escrito, de forma clara, concisa y sintética, originando que no queden expresadas algunas debilidades en el control. Puede ser un método para utilizar en empresas más pequeñas que no tengan demasiadas complejidades para el control Los diagramas de flujos Son gráficos que reflejan el movimiento de transacciones y reciben el nombre de FLUJOGRAMAS. Los flujogramas permiten representar gráficamente el encadenamiento de las operaciones administrativas y contables, precisando qué documentos básicos se utilizan, de qué servicios emanan y quiénes son los que lo realizan. Permite registrar el flujo de información desde una fuente de entrada, procesamiento, hasta alguna condición de salida o un informe para la dirección. Los diagramas de flujos permiten mostrar la separación de deberes, autorizaciones, aprobaciones y verificaciones internas que tienen lugar dentro del sistema Los cuestionarios Es uno de los métodos más extendidos. Consiste en una encuesta que contiene preguntas referidas a aspectos básicos del sistema, y en la que una respuesta negativa indica (o evidencia) ausencia de control. Se realizan una serie de preguntas relativas al área de trabajo y que abarcan todos los aspectos sustanciales y formales del conjunto de operaciones que se realizan en esa área. Estos cuestionarios están elaborados de forma estándar y son comunes a todas las auditorías. El objeto de estas preguntas es buscar evidencias, son preguntas concretas y cortas y también se pueden adaptar según a la empresa que según dicte. Los cuestionarios se estructura en forma de listado, con diversas columnas, una con la pregunta, otra con las respuestas si / no / n/s y otra de observaciones para el auditor. 26

6 Este método ayuda a asegurar que todos los puntos básicos del control sean considerados. Sin embargo tiene el inconveniente de que las preguntas, al ser modelos estándares, resultan rígidas y restrictivas y a menudo, precisan de un nuevo planteamiento y no siempre permiten al auditor tener una visión clara del sistema. Esto no permite distinguir entre las deficiencias importantes y las de escasa relevancia. ACTIVIDADES DE APOYO: 1..- Son objetivos del control interno: a) La elaboración de un informe de auditoría. b) Que las operaciones se realizan con autorizaciones específicas o generales de la dirección. c) Que se realicen inversiones en inmovilizado inmaterial. d) La elaboración de los estados financieros. e) Que el acceso a los activos se permita sólo con la autorización de la dirección. 2.- Los controles administrativos: a) Comprenden, entre otros, los procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones. b) Permiten representar gráficamente el encadenamiento de las operaciones administrativas y contables. c) No están relacionados en absoluto con el proceso de toma de decisiones. 3.- Por qué debe el auditor centrar su trabajo principalmente en controles contables? 4.- En qué consiste el método de evaluación descriptivo? 5.- Qué permite el uso del método de evaluación de los diagramas de flujo? 6.- Qué inconveniente presenta el método de evaluación del sistema de control interno a través de cuestionarios? 7.- Contesta si es verdadero o falso: a) La evaluación del control interno la realizan los ejecutivos de la empresa-cliente. b) El sistema descriptivo tiene el inconveniente de la rigidez frente al sistema de cuestionarios. c) El resultado de la evaluación del control interno determinará en gran medida las pruebas de auditoría a realizar. d) Los diagramas de flujo constituyen un método gráfico en la documentación de la evaluación del control interno. 8.- Cuáles son los controles administrativos? a) La planificación comercial. b) El manual de selección de personal. c) La contabilidad analítica. d) El libro de reclamaciones. e) La planificación de la organización. 27

7 12.-Indica a qué corresponde cada una de las siguientes expresiones: a) Batería de preguntas relativas al área de trabajo a auditar, de carácter general y estándar, que se deben ajustar a las características específicas del negocio. Respuesta: b) Constancia detallada y explicativa de las características del sistema de control interno que se está evaluando. Respuesta: c) Representación gráfica de los circuitos operativos en el sistema de control interno en función de los movimientos cronológicos de documentos y registros contables. Respuesta: Actividades de refuerzo 1.- Qué constituye un tipo de control contable? a) Un inventario de existencias en almacén. b) El informe diario de las visitas realizadas por los vendedores. c) Las firmas del personal administrativo. d) Las comprobaciones aritméticas de los asientos contables. 2.- Un buen sistema de control interno es, sin duda alguna, un pilar fundamental en el desarrollo de una gestión eficaz por parte de la empresa que lo tenga establecido; también lo es en el sistema de información general de información a) Verdadero b) Falso 3.- Dónde crees que es más necesario implantar un sistema de control interno, en un pequeño café o en unos grandes almacenes? 4.- Control contable o administrativo? a) Control sobre el cumplimiento de las normas que regulan la política de compras. b) Control sobre las relaciones entre almacén y compras para conocer la cantidad mínima de existencias necesarias. c) Control del libro registro de compras. d) Control sobre la coincidencia entre las órdenes de compras y las facturas de los proveedores. 28