Existe Manual elaborado por el Ministerio para la elaboración del presupuesto más no para la ejecución, registro y control presupuestal.

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1 Generalidades 1. Cuenta la entidad con un manual de procedimientos que describa el proceso de: elaboración, trámite para la aprobación, ejecución, registro y control presupuestal? Autorización y control Existe Manual elaborado por el Ministerio para la elaboración del presupuesto más no para la ejecución, registro y control presupuestal. Información financiera desactualizada e incorrecta no permite que la labor administrativa sea la óptima. Sobrestimación de ingresos Incluir ingresos que no estén debidamente soportados en disposiciones legales vigentes. No clasificar debidamente un ingreso. Inclusión de gastos no autorizados legalmente. No solicitar apropiaciones presupuestales para compromisos adquiridos mediante vigencias futuras. 2. Las funciones relacionadas con la programación y elaboración del presupuesto se encuentra claramente definidos y asignados? 3. La segregación esta debidamente autorizada por funcionario responsable y obedece a los criterios administrativos y fundamentos legalmente establecidos? 4. Las transacciones que se produzcan en el proceso de ejecución presupuestal son autorizados por funcionarios responsables y competentes? 5. La constitución de reservas están debidamente autorizados? No se manejan las Cuentas de Orden Acreedoras para el Control de los contratos. Una información financiera desactualizada e incorrecta no permite que la labor administrativa sea óptima.

2 6. Se fundamentan en documentos debidamente autorizados? 7. Las distribuciones presupuestales son debidamente registrados y conciliados contra apropiaciones totales? 8. Se lleva un control sobre la ejecución de las reservas de apropiación? Los Estados contables o financieros no están No se manejan las Cuentas de Orden disponibles oportunamente o presentarse Acreedoras para el Control de los incorrectamente. Puede llegarse a cálculos erróneos, contratos. lo que suele resultar en pagos en exceso o defecto. 9. Se controla la ejecución del presupuesto y elaboran los estados presupuestales consolidados? 10. Se ejerce un control efectivo a la ejecución del presupuesto de gastos? Aprobación 11. El presupuesto de ingresos y gastos está debidamente aprobado de acuerdo con las disposiciones legales? 12. La disponibilidad, los registros e imputaciones presupuestales son autorizados y aprobados por el funcionario responsable? Registros 13. Cuenta la entidad con un sistema de registros adecuado y debidamente soportado?

3 14. El funcionario o funcionarios responsables de la ejecución presupuestal, son diferentes a los autorizados para ordenar gastos? 15. Las modificaciones de los registros de ingresos, gastos y programa anual de caja se efectúan con base en documentos probatorios? 16. Los procedimientos del ciclo de ingresos están de conformidad con las políticas establecidas por la Dirección? 17. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas y cuentas de clientes están autorizados de acuerdo a: Las distribuciones contables de los costos pueden hacerse erradamente, debido a que conceptos No se cuenta con herramientas para integrantes de los elementos del costo que deben el manejo del efectivo tales como EFE capitalizarse al costo de la producción, se registran o PAC como gastos y viceversa, además, presentación incorrecta en cuentas reales relacionadas con estos conceptos. No hay manuales de procedimientos específicos Los Estados contables o financieros se pueden presentar incorrectamente debido a: omisión de registros o asientos contables, codificaciones incorrectas y cierres inadecuados. Políticas del ente público? Normas y principios generales de contabilidad pública? Normas tributarias? Demás normas legales vigentes? 4. Existen controles adecuados que garanticen el correcto manejo en el ciclo de ingresos operacionales de las transacciones en cuanto a: La falta de normas que rigen las operaciones Los ingresos se registran con base en relacionadas con el ciclo de Adquisiciones y Pagos, las declaraciones de ventas más no en tales como manuales, comités y autorizaciones, los reportes de desmote. inciden en el desorden administrativo del ente público para fijar planes y políticas.

4 Reconocimiento? Procesamiento? Clasificación? Registro? Informes? La falta de políticas, planes, programas, concentración de funciones y responsabilidades, desvían el normal desarrollo del objeto social. 5. El presupuesto del ente público se ajusta a las políticas trazadas por la dirección y considere las diferentes funciones del ciclo en cuanto a: La generación de ingresos? Recaudo? 6. Las adiciones, reducciones y traslados presupuestales son debidamente autorizados? 8. Existe un adecuado mecanismo que permita establecer: Que los ingresos presupuestados corresponden a lo efectivamente recaudado? Que sus rubros son debidamente afectados? 9. Las provisiones, depreciaciones, amortizaciones, costo de ventas y costos de producción son:

5 Técnicamente determinados? Debidamente autorizados? Evaluados periódicamente? Tienen relación directa con la generación de ingresos? Se ajustan a las características y condiciones: Del objeto social? Normas y principios generales de contabilidad pública? 11. Se diferencian claramente las erogaciones por concepto de gastos realizados en el Ciclo de Ingresos Operacionales? Su clasificación obedece a normas y principios de contabilidad pública? Se conserva el principio de asociación en la generación de los ingresos? 14. La información y procesos en el Ciclo de Ingresos Operacionales fluyen sincronizadamente siguiendo un esquema diseñado previamente por la Dirección, considerando las autorizaciones y controles respectivos? 16. Se verifica que todas las operaciones del Ciclo de Ingresos Operacionales estén clasificadas y reflejadas en los saldos de los

6 Estados contables o financieros? Se coteja esta información entre los mismos? Con otros Estados contables o financieros? 17. Las autorizaciones y controles son ejercidos independientemente en cada área que interviene en el ciclo? 18. El acceso al efectivo y documentos o medios representativos del mismo es permitido únicamente conforme a los controles y requisitos establecidos por la Dirección? 19. Existen manuales de: Procedimientos? Funciones? La falta de normas que rigen las operaciones relacionadas con el ciclo de Adquisiciones y Pagos, tales como manuales, comités y autorizaciones, Los procedimientos son muy inciden en el desorden administrativo del ente generales no son la relación detallada público para fijar planes y políticas. de cómo adelantar el proceso. La falta de políticas, planes, programas, concentración de funciones y responsabilidades, desvían el normal desarrollo del objeto social. Generalidades 20. Los planes, programas y políticas establecidas por el ente público referente al ciclo operacional de adquisiciones y pagos, es acorde con las normas legales vigentes que lo regulan? x No se elaboran planes y programas para adquisiciones y pagos. La falta de normas que rigen las operaciones relacionadas con el ciclo de Adquisiciones y Pagos, tales como manuales, comités y autorizaciones, inciden en el desorden administrativo del ente público para fijar planes y políticas. La falta de políticas, planes, programas, concentración de funciones y responsabilidades, desvían el normal desarrollo del objeto social

7 21.Para el normal desarrollo de su objeto social el ente público cuenta con: Políticas? Planes? Programas? Segregación de Funciones? Responsabilidades x No se elaboran planes y programas para adquisiciones y pagos. La falta de normas que rigen las operaciones relacionadas con el ciclo de Adquisiciones y Pagos, tales como manuales, comités y autorizaciones, inciden en el desorden administrativo del ente público para fijar planes y políticas. La falta de políticas, planes, programas, concentración de funciones y responsabilidades, desvían el normal desarrollo del objeto social 22. Cuenta el ente público con eficientes políticas, planes, programas, desagregación de funciones y responsabilidades que permitan el normal desarrollo de su objeto social? 23. El ente público ha establecido procesos coordinados y correlacionados con las diferentes áreas y cuentas involucradas en este ciclo? 24. Existe estudio permanente para establecer: Inventario de necesidades? Priorización? Planeación y programación de compras? Mejoramiento y ajuste de procesos? Métodos de valorización?

8 Proyectos de factibilidad? 25. Cuenta el ente público con una dinámica de evaluación permanente de procesos y operaciones, que permita la retroalimentación y mejoramiento continuo de las operaciones del ciclo de adquisición y pagos? 26. Se realizan cálculos para determinar y registrar las cuentas que intervienen en el ciclo tales como: La Auditoría Interna evalúa los procesos y presenta informes mensuales a la Presidencia. Depreciaciones? Amortizaciones? Valorizaciones? Provisiones? Ajustes por inflación? 27. Se pagan oportunamente los gastos de: Servicios públicos? Impuestos? Mantenimientos y reparaciones? Arrendamientos, cuando es el caso? 28. Existen políticas establecidas por el ente público para realizar inversiones y obligaciones financieras? 29. Las dependencias que hacen parte del área financiera y administrativa, rinden la

9 información a la Dirección para la toma de decisiones en forma oportunamente? 30. Las operaciones que se originan en el Ciclo Contable, de Inversiones y Obligaciones Financieras, son ejecutadas de acuerdo al PAC? No se elabora PAC ni Estado de Flujo de Efectivo Altos saldos en la cuenta bancaria entre los meses de marzo y septiembre. 31. Los saldos mostrados en los Estados contables o financieros por las cuentas de Activo y Pasivo que intervienen en este ciclo, son validados mediante pruebas alternas: Análisis de Saldos Confirmaciones? Conciliaciones? Análisis de saldos? 32. En el momento de la redención: Se reinvierte en otro título valor? Se registra y se causa inmediatamente? 33. Existen manuales de procedimientos que regulen las funciones de registro, manejo y cancelación de los diferentes pasivos de la entidad? 34. Se encuentran debidamente protegidos y custodiados los títulos en blanco pendientes de emitir? 35. Los comprobantes de contabilidad están debidamente soportados? No hay manuales de procedimientos específicos Los Estados contables o financieros se pueden presentar incorrectamente debido a: omisión de registros o asientos contables, codificaciones incorrectas y cierres inadecuados.

10 36. Están claramente definidos los niveles de autorización para la expedición de cheques y existe un control de firmas autorizadas? 37. Se efectúan pruebas tendientes a establecer la razonabilidad, oportunidad de la causación y registros del gasto por concepto de intereses? 38. Los otros ingresos y egresos en el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social están debidamente: Clasificados de acuerdo a Su naturaleza? Origen? Registradas adecuadamente? 39. El ente público efectúa periódicamente a los saldos reflejados en los Estados contables o financieros: Verificaciones? Evaluaciones? Integridad de los sistemas de procesamiento? 40. Se cumplen las políticas y criterios establecidos por el ente público en relación con las autorizaciones para realizar los registros contables a las cuentas del ciclo?

11 41. Se encuentran clasificados los Ingresos fiscales en: Tributarios? No tributarios? 42. Se tiene control sobre los bienes y derechos tangibles e intangibles y obligaciones contraídas por el ente público, que se encuentran clasificadas en este grupo? 43. Existen controles adecuados que garanticen el manejo de las cuentas que intervienen en el ciclo de Otros Ingresos y Egresos en cuanto a: No se puede evidenciar porque no existen manuales de procedimientos. Sobrestimaciones de los Gastos porque los contratistas no legalizan oportunamente los anticipos. Reconocimiento? Procesamiento? Clasificación? Registro? Informes? Se presentan deficiencias en el registro de los egresos por no contar oportunamente con la información. 44. Existe un adecuado mecanismo que permita establecer: Que los ingresos presupuestados corresponden a lo efectivamente recaudado? Que sus rubros son debidamente

12 afectados? 45. La información y procesos en el ciclo de Otros Ingresos y Otros Egresos fluyen sincronizadamente siguiendo un esquema diseñado por la dirección considerando: Autorizaciones? Controles? 46. Las autorizaciones y controles son ejercidos independientemente en cada área que interviene en el ciclo?

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