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Transcripción

1 Versión 2.0 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Impartir la instrucción para la elaboración de las conciliaciones bancarias, tenencia, conservación y custodia en medio física y magnética de las mismas y sus soportes. 2. ALCANCE Inicia: Generación de los extractos de las cuentas bancarias de cada PCI en el portal bancario. Termina: Tenencia, conservación y custodia de las conciliaciones bancarias, extractos bancarios y sus soportes Aplica para todas las Direcciones Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Grupo de Tesorería de La Dirección Financiera. 3. DEFINICIONES Conciliación Bancaria: Es el resultado del cruce de las transacciones y movimientos que se registran en el extracto bancario, libro bancos y libro auxiliar contable, con el objeto de establecer las partidas conciliatorias. Cuenta corriente y cuenta de ahorros: Es el producto que ofrece una entidad bancaria para realizar las transacciones financieras. Cuenta corriente bancaria: Es el contrato firmado entre una persona física o jurídica con una entidad financiera y por el que dicha persona puede ingresar en dicha entidad importes en efectivo que conforman un saldo a su favor del que puede disponer de forma inmediata, parcial o totalmente. Las cuentas de ahorro: Es la que ofrece rendimientos diarios, mensuales o por periodos según lo establecido por tu banco, con los cuales podrás incrementar tu ahorro. Sobre estas cuentas se pueden aplicar algunas cuotas de manejo, las cuales dependerán de la entidad que escojas. Extracto bancario: Es un papel, que se llama extracto, que nos envía nuestro banco periódicamente al titular o titulares de cuentas corrientes o de ahorros, donde se recogen las operaciones (movimientos) que hemos realizado y el saldo que tenemos. También podemos consultarlo por internet si nos hemos dado de alta en la banca online de nuestra entidad de crédito

2 Versión 2.0 Página 2 de 6 Es un servicio bancario que entrega la entidad financiera como documento idóneo, suficiente y válido para registrar y soportar las notas débito y crédito; que busca es aclarar los conceptos registrados. Auxiliar Contable Detallado: Es el reflejo diario de las transacciones y movimientos financieros del ICBF bajo el Aplicativo SIIF NACION. 4. INTRODUCCION De acuerdo con lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación, Capitulo II, Sección VIII, Numeral La conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse a elección del representante legal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta. Por lo tanto, la Pagaduría de la Dirección Regional y el Grupo de Tesorería de la Dirección General pueden suministrar a Contabilidad los extractos bancarios con fecha de corte el último día del respectivo mes en medio magnético. Es responsable de la elaboración de las Conciliaciones Bancarias el área de Contabilidad de la Dirección Regional, del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Tesorería de la Dirección Financiera el Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera. Las Conciliaciones Bancarias se deben generar en forma física en el F01.PA02 Formato Conciliación Bancaria, el cual debe ser firmado. El Coordinador Financiero de la Dirección Regional, el Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y el Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera deben velar para que mensualmente se elaboren en forma oportuna las conciliaciones bancarias. 5. DESARROLLO ASPECTOS GENERALES El Pagador de la Dirección Regional, el Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y el Coordinador del Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera al finalizar el mes, efectuará el trámite pertinente para la obtención de los extractos bancarios por cada cuenta bancaria de la PCI. El área de Contabilidad de la Dirección Regional, el Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera con los extractos bancarios recibidos en medio físico y/o magnético, deben proceder a elaborar las conciliaciones bancarias por cada una de las cuentas de la PCI.

3 Versión 2.0 Página 3 de 6 Elaboradas las conciliaciones bancarias por cada una de las cuentas bancarias de la PCI, el Contador de la Dirección Regional, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, debe enviar el Formato de Conciliación al Pagador de la Dirección Regional, al Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y al Coordinador del Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera, para que se realicen las gestiones de depuración correspondientes. Es responsabilidad del Coordinador Financiero y del Pagador de la Dirección Regional; Coordinador y Pagador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y del Coordinador del Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera con el respectivo profesional asignado, la depuración de las partidas conciliatorias. EN CONTABILIDAD El Servidor Público responsable de la elaboración de la conciliación, genera el Auxiliar Detallado por PCI de las cuentas bancarias del SIIF Nación. Se concilian los movimientos del Auxiliar Contable Detallado por PCI con los movimientos del extracto bancario a la misma fecha de corte y se establece la diferencia. Mediante la comparación entre cada uno de los datos informados en el extracto bancario con el movimiento de los registros del Auxiliar Contable Detallado por PCI, se establecen las partidas que aparecen registradas en el auxiliar y no están en el extracto y viceversa, a las cuales se les debe realizar el análisis respectivo para que se realice la depuración según la conciliación bancaria, teniendo en cuenta lo siguiente: Qué giros o trasladados electrónicos registrados en el auxiliar, no aparecen relacionados en el extracto bancario. Qué consignaciones y/o transferencias registradas en los auxiliares no aparecen en el extracto bancario. Que notas débito y crédito, registradas en el extracto no han sido incorporadas en el auxiliar. Partidas relacionadas en la conciliación anterior como pendientes, que fueron ajustadas en el mes que se está conciliando. Las demás partidas que aparecen registradas en los libros y no aparecen en el extracto bancario y viceversa.

4 Versión 2.0 Página 4 de 6 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE CONCILIACION BANCARIA (1) Se escribe el nombre de la Regional, Grupo Financiero Sede de la Dirección General o Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera, según corresponda. (2) Se escribe el nombre del área que elabora la conciliación: Contabilidad (3) Mes al cual corresponde la conciliación. (4) Clase de cuenta de ahorros o cuenta corriente (5) Nombre de la Entidad Financiera y el número de la cuenta bancaria (6) Corresponde al saldo según el extracto bancario (7) Corresponde al saldo según el Auxiliar contable del SIIF Nación. (8) Corresponde al valor a conciliar, por diferencia entre el saldo del extracto bancario y saldo auxiliar contable SIIF Nación (6)-(7) = (8). (9) Corresponde al monto total de los giros o traslados no debitados por el Banco. (10) Corresponde al monto total de las consignaciones o transferencias no acreditadas en el Banco. (11) Se registra el valor total de las notas crédito no registradas en el auxiliar contable del SIIF Nación. (12) Se registra el total de Notas Débito que no se encuentran registradas en el auxiliar contable del SIIF Nación. En los siguientes campos se relacionan los giros o traslados no debitados por el Banco: (13) Corresponde a la fecha de la Nota Contable mediante la cual se registró el giro o traslado electrónico (14) Se escribe el tipo de documento (Nota Contable) mediante la cual se efectúo el giro. (15) Corresponde al número de la Nota Contable con la que se registro el giro electrónico (16) Se escribe el nombre del beneficiario del giro electrónico o el concepto del traslado no aplicado. (17) Se registra el valor por el cual se registró el giro en la Nota de Contabilidad En los siguientes campos se relacionan las consignaciones o transferencias no acreditadas en el Banco (18) Fecha de la Nota Contable que soporta el registro de la consignaciones o transferencias (19) Tipo de documento (NC), con la cual se realizó la consignación o transferencia. (20) Se escribe el número de la Nota Contable con la cual se registro en libros la consignación o transferencia no acreditada por el Banco (21) Se escribe el concepto que aparece en la Nota Contable mediante la cual se registró la consignación o transferencia no acreditada. Ejemplo: Consignaciones, aprovechamientos, otros conceptos. (22) Corresponde al valor de la consignación o transferencia no acreditada en el banco. En los siguientes campos deben relacionarse las Notas Crédito sin registrar en libros

5 Versión 2.0 Página 5 de 6 (23) Fecha de la Nota Crédito según el extracto (24) Se escribe el tipo de documento que aparece en el extracto (25) Se escribe el número del documento si existe en el extracto (26) Concepto de la Nota Crédito, ejemplo: rendimientos financieros, etc. (27) Corresponde al valor de la Nota Crédito. En los siguientes campos se relacionarán todas las Notas Débito sin registradas en libros. (28) Fecha de la Nota Débito según el extracto (29) Se escribe el tipo de documento que aparece en el extracto (30) Se escribe el número del documento si existe en el extracto (31) Se escribe el concepto de la Nota Débito, como por ejemplo: GMF, comisiones, gastos bancarios. (32) Corresponde al valor total de las Notas Débito. Firmas de los Servidores Públicos (33) Nombre y cargo: Del Servidor Público que elaboró la conciliación (34) Nombre y cargo: Del Servidor Público que desempeñe las funciones de Contador que aprobó la conciliación. (35) Fecha de elaboración de la conciliación bancaria. TENENCIA, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS, EXTRACTOS BANCARIOS y SUS SOPORTES De acuerdo con lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación, Capitulo II, Sección VIII, Numeral La conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse a elección del representante legal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta. Por lo tanto, la Pagaduría de la Dirección Regional, Grupo Financiero sede de la Dirección General y el Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera pueden suministrar a Contabilidad los extractos bancarios con fecha de corte el último día del respectivo mes en medio magnético. El Régimen de Contabilidad Pública establece: El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de diez (10) años, contados a partir del 31 de diciembre del período contable al cual corresponda el soporte, comprobante y libro de contabilidad, sin perjuicio de las normas específicas de conservación documental que señalen las autoridades competentes. Por lo tanto, las conciliaciones bancarias y los extractos bancarios en medio físico y magnético deben conservarse como mínimo por el período de diez (10) años. Las Conciliaciones Bancarias se deben generar en forma física el Formato Único, las cuales deben ser firmadas:

6 Versión 2.0 Página 6 de 6 Por quien las elaboró Por el profesional que desempeñe las funciones de Contador de la Dirección Regional, del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y profesional que desempeñe las funciones de contador del Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera. Los extractos bancarios en medio físico o en medio magnético se constituyen en soporte de la respectiva conciliación bancaria. Las Conciliaciones Bancarias y los extractos bancarios en medio físico o magnético deben estar a disposición para los organismos de control en el área de Tesorería y de Contabilidad, del año en curso y del año inmediatamente anterior. Las correspondientes a los años anteriores deben enviarse a la Dependencia de Gestión Documental para su correspondiente tenencia, conservación y custodia, debidamente foliadas en orden cronológico y de acuerdo con lo establecido por el área Gestión Documental y según la Tabla de Retención Documental. Los extractos en medio magnético pasado el tiempo de permanencia indicado en el párrafo anterior en las áreas de Tesorería y Contabilidad deberán ser entregados con oficio a la Subdirección de Recursos Tecnológicos para la respectiva tenencia, conservación y custodia, previa verificación que los archivos queden correctamente grabados. 1. ANEXOS F01.PA02 Formato Conciliación Bancaria NATURALEZA DE LOS CAMBIOS: Ítem Modif. Nombre del ítem Descripción del Cambio 1 Objetivo Cambio este numeral (redacción) 2. Alcance Cambio este numeral, (se especifico el inicio, termina y donde aplica). 3. Definiciones Se incluye este numeral con la terminología. 4. Introducción Se incluye este numeral. 5. Desarrollo Se incluye nueva redacción en este numeral.