ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE LA (1)

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1 Con fundamento en los artículos (29 para titulares de las Dependencias y 45 para titulares de las Entidades paraestatales) de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo, 47 fracción XXV de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo y Acuerdo por el que se establecen las disposiciones, que deberán observar las Dependencias, Entidades y Unidades Administrativas en todo proceso de entrega y recepción de la Administración Pública Estatal publicado en el periódico oficial de fecha 27 de Diciembre de 2004, se levanta la presente: ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE LA (1) En la Ciudad de (2) siendo las (3) horas del día (4), se reunieron en las oficinas que ocupa la (5), sita en (6), el C. (7), quien deja de ocupar el puesto de (8) y el C. (9) quien a partir del día (10), ocupa la titularidad del puesto referido Para efectos de la presente acta, se entenderá que el servidor público entrante es la persona que recibe y el servidor público saliente es el que entrega Acto seguido, el C. (11), servidor público que entrega designa como testigos de asistencia a los CC. (12, 13), quienes se identificaron con (14) con número (15), con domicilio en (16, 17), respectivamente Asimismo, el C. (18), servidor público que recibe designa como testigos de asistencia a los CC. (19, 20), quienes se identificaron con (21) con número (22), con domicilio en (23, 24), respectivamente Se encuentra presente el C. (25), (26) de la Secretaría de la Contraloría, a efecto de verificar que los procesos de entrega y recepción se efectúen conforme al Acuerdo por el que se establecen las disposiciones, que deberán observar las Dependencias, Entidades y Unidades Administrativas en todo proceso de entrega y recepción de la Administración Pública Estatal y a la normatividad vigente en la materia Acreditadas las personalidades con que comparecen los participantes en esta acta, se procede a entregar los recursos humanos, materiales y financieros asignados al (7) para el ejercicio de sus atribuciones legales, así como los asuntos de su competencia, por lo que para estos efectos se hace entrega de los informes, formatos y documentación respectiva, conforme a los siguientes: HECHOS A) DESPACHO DEL (27 ) Para el desempeño de las atribuciones y cumplimiento de sus funciones la Oficina del C. Secretario o Director General tiene asignado un presupuesto para el ejercicio (asentar el año que corresponda al periodo de la entrega y recepción) de $ (Importe en número y letra) y comprende las áreas que oficialmente se integran en la estructura orgánica autorizada y registrada (Entidades) de fecha (28), la cual se presenta en el ANEXO El personal adscrito directamente al Despacho del Titular se conforma por (29) servidores públicos, de los cuales (30) son de base; (31) de confianza y (32) por honorarios. Cabe hacer mención que los expedientes del personal se encuentran en (33), instancia responsable al interior de la Dependencia o Entidad de su resguardo y actualización Con motivo de la entrega y recepción que se hace constar en esta acta, se informa que los Recursos Materiales asignados al Despacho del C. Secretario o Director General se integran en la parte inicial de los siguientes anexos: Inventario de mobiliario y equipo; ANEXO Página 1 de 10

2 2. Inventario de equipo de cómputo y licencias de software instaladas; ANEXO Inventario del parque vehicular y maquinaria; ANEXO Inventario de teléfonos celulares, radiolocalizadores y líneas telefónicas; ANEXO Inventario de obras de arte y decoración; ANEXO Inventario de libros y publicaciones; ANEXO Inventario de archivos; ANEXO Sellos oficiales; ANEXO Es importante señalar que los bienes muebles enunciados anteriormente cuentan con los resguardos correspondientes debidamente firmados y actualizados, los cuales están físicamente en el área Administrativa de la Dependencia o Entidad El Despacho del Titular tiene asignados (34) fondos revolventes al (35), cuyo monto asciende a (36). Asimismo en este acto se hace entrega en sobre cerrado la combinación de la caja fuerte responsabilidad del Titular B) CONTEXTO INSTITUCIONAL En este apartado se integran solamente los anexos aplicables a la (1) estructurados y validados por los servidores públicos adscritos a la Institución responsables de su conformación; en el caso de los anexos que no son aplicables se señalan en el resumen de anexos I. NORMATIVIDAD En el ANEXO 1 se presentan las disposiciones jurídicas, lineamientos de carácter administrativo y demás instrumentos normativos que necesariamente debe observar la Institución en su operación. Por su parte, en el ANEXO 2 se incluye la relación de Acuerdos y Convenios suscritos vigentes a la presente fecha II. PROGRAMÁTICA-PRESUPUESTAL Se integra en el ANEXO 3 el apartado del Plan Básico de Gobierno resaltando aquellos apartados relacionados directamente con el quehacer sustantivo de la Institución, en tanto que el Programa Sectorial y/o Programa de Desarrollo Regional (Dependencias) así como el Programa Institucional (Dependencias y Entidades) se incluyen en los ANEXOS 4 y 5, respectivamente Adicionalmente, se incluye en el ANEXO 6 el Programa Operativo Anual Gasto Corriente del Ejercicio (37); en el ANEXO 7 el Programa Operativo Anual Gasto de Inversión (38) y en los ANEXOS 8 y 9 los Informes de Evaluación correspondientes Dentro de este mismo rubro, se presenta en el ANEXO 10 el presupuesto autorizado a la Dependencia o Entidad para el ejercicio (39) notificado por la Secretaría de Hacienda mediante oficio No. (40) de fecha (41). (En caso de que existan modificaciones al presupuesto anexar copia fotostática de los oficios en donde se autorizan dichas modificaciones). En el ANEXO 11 se incorpora el Reporte Mensual del Ejercicio Presupuestal correspondiente al ejercicio (42) III. FINANZAS Con relación a los ingresos propios generados por la Institución, en el ANEXO 12 se presentan los informes correspondientes con corte a la fecha de la entrega y recepción Página 2 de 10

3 En el ANEXO 13 se incorpora un ejemplar de la Ley de Ingresos y en el ANEXO 14 se incluye el ejemplar del Decreto de Presupuesto de Egresos ambos correspondientes al presente ejercicio En el ANEXO 15 se entrega copia del Periódico Oficial que contiene la publicación de la autorización de la Cuenta Pública por parte del H. Congreso del Estado correspondiente al ejercicio (43), así mismo se entregan los Estados Financieros dictaminados por auditor externo del ejercicio fiscal inmediato anterior y el último Estado Financiero elaborado a la fecha de la entrega. ANEXO Por otra parte, en el ANEXO 17 se adjuntan las conciliaciones bancarias con corte al (44) de las (45) cuentas bancarias que se presentan de manera desglosada en el ANEXO En este acto, se solicita la cancelación de las firmas y formas autorizadas para el reconocimiento de las nuevas firmas de los responsables, para su trámite ante la(s) institución(es) bancaria(s) respectiva(s) En el ANEXO 18 se integra la información correspondiente a la Deuda Pública vigente contratada por el Estado. La situación detallada de las cuentas bancarias que maneja la Institución, se presenta en el ANEXO 19. Particular importancia reviste para este acto de entrega y recepción el listado de pagos pendientes programados que se incluye en el ANEXO 20 del presente documento Del mismo modo, se presentan los cortes de caja al (46) en el ANEXO Es importante señalar que la Institución cuenta con (47) fondos revolventes incluyendo los de la Oficina del Titular reportados en el apartado anterior, mismos que se adjuntan en el ANEXO 22. Referente a las cuentas bancarias en operación y los cheques en uso, se entrega en el ANEXO 23 la situación de los talonarios de cheques que obran en poder de las distintas Unidades Administrativas de la Dependencia o Entidad En el ANEXO 24 se notifica la situación de deudores diversos de la Institución con corte al (48) Finalmente dentro de este apartado en el ANEXO 25 se hace entrega en sobre cerrado del (los) número(s) de combinación(es) de la(s) caja(s) fuerte(s) en uso, en tanto que en el ANEXO 26 se incorpora la relación de bienes y valores resguardados en dicha(s) caja(s). Adicionalmente, en el ANEXO 27 se integra el inventario de formas valoradas que resguardan las áreas Administrativas de la Institución con fecha de corte al (49) IV. RECURSOS MATERIALES Para el cumplimiento de sus funciones, las Unidades Administrativas que conforman la Dependencia o Entidad tienen asignados los recursos materiales que se citan a continuación: en el ANEXO 28 se incluye el inventario de mobiliario y equipo de oficina asignado a cada Unidad Responsable de la Institución; el inventario de equipo de cómputo y licencias de software instaladas se integran en el ANEXO 29, en tanto que el inventario del parque vehicular y de maquinaria se integra en el ANEXO 30. También dentro de este apartado se hace entrega del inventario de teléfonos celulares, radiolocalizadores y líneas telefónicas, mismo que se refiere en el ANEXO 31. El inventario de obras de arte y decoración está referido en el ANEXO 32, en tanto que el inventario de libros y publicaciones se integra en el ANEXO 33. Los archivos originados en la operación de la oficina del Secretario o Director General, así como de las distintas Unidades Administrativas adscritas a la Institución se localizan e integran de la siguiente manera: ANEXO 34 (AGE-01).- Inventario de Archivo de Trámite: corresponde a la relación de la documentación tanto de asuntos concluidos, como pendientes o en trámite y que por su periodicidad se conserva en las oficinas de la (1) ANEXO 34 (AGE-02).- Inventario de Archivo de Concentración: corresponde a la relación de la documentación cuya utilidad inmediata para el desahogo de trámites y asuntos ha concluido y que por lo tanto fueron transferidos a la bodega para su guarda y custodia Página 3 de 10

4 ANEXO 34 (AGE-03).- Inventario de Archivo de Histórico: corresponde a la documentación que por su relevancia y periodicidad fue validada como histórica y se encuentra resguardada en la bodega de la Dependencia o Entidad ANEXO 34 (AGE-04).- Inventario de archivo vencido o baja documental, en este anexo se relaciona la documentación que una vez concluida su utilidad institucional, de gestión o conservación precautoria en los archivos de concentración se propone para baja De igual forma, en el ANEXO 35 se plasman los sellos oficiales utilizados por las distintas áreas de la Dependencia o Entidad Como parte complementaria de los inventarios, se reportan en el ANEXO 36 las existencias físicas en almacén, con fecha de corte al (50), en tanto que en el ANEXO 37 se integran en forma impresa los resguardos debidamente firmados correspondientes a los bienes muebles que tiene bajo su custodia cada área de la Institución En el ANEXO 38 se relacionan los bienes inmuebles en propiedad o posesión, señalando su ubicación y la situación jurídica que guardan a la fecha de la entrega V. ADQUISICIONES Se presenta el ANEXO 39 con el cual se deja constancia de las adquisiciones y contratación de servicios vigentes al (51) Se adjunta la relación de contratos de arrendamiento de bienes e inmuebles en el ANEXO 40, así como la relación de pólizas de seguros de los bienes muebles e inmuebles, la cual se presenta en el ANEXO VI. OBRA PÚBLICA Por lo que respecta a este rubro, se presenta el ANEXO 42, donde se relacionan los contratos de obra pública y servicios vigentes, detallando principalmente las obras, los importes de los contratos, los contratistas, el período de contratación, así como el origen de los recursos empleados para la ejecución de los proyectos VII. ORGANIZACIÓN La Dependencia o Entidad entrega en el ANEXO 43 un ejemplar de su Reglamento Interior o Estatuto Orgánico publicado en el Periódico Oficial de fecha (52), y del Decreto o Acuerdo de Creación (Entidades), publicado con fecha (53) Para el logro de sus objetivos, la Institución cuenta con (54) Unidades Administrativas, reflejadas en las estructuras organizacional y ocupacional autorizada y/o registrada (Entidades) que se incluyen en el ANEXO 44; para tal fin, también cuenta con los Manuales de Organización y Procedimientos revisados por la Secretaría de la Contraloría el (55) y aprobados por los niveles directivos de la Institución, así como registros de Trámites y Servicios al Público validados por la entidad normativa (CEMER), mismos que se integran en el ANEXO Conforme a los datos reportados en la plantilla de personal vigente incluida en el ANEXO 46, la Institución cuenta con (56) servidores públicos, de los cuales (57) son de base, (58) de confianza y (59) por honorarios, integrándose un cuadro resumen en el que se identifica el personal por categorías y tipo de contratación, incluyendo las vacantes a la presente fecha. Cabe destacar que el área administrativa de la Institución cuenta con el registro del personal comisionado en otra Dependencia o Entidad y viceversa, mismo que se presenta en el ANEXO Se adjunta en el ANEXO 48 el tabulador de sueldos aplicable a las diversas categorías y niveles del personal que conforma la Institución, así como copia fotostática del acta de la sesión de su Órgano de Gobierno donde fue autorizado dicho tabulador. (aplica en el caso de Entidades y para las Dependencias Página 4 de 10

5 únicamente deben incluir el tabulador autorizado por la Oficialía Mayor de Gobierno) Por último, en el ANEXO 49 se relacionan los contratos, convenios y acuerdos sindicales vigentes suscritos en la presente gestión de Gobierno por la Institución VIII. ASUNTOS LEGALES Dentro de otro orden de ideas, en el ANEXO 50 se hace entrega de la relación de contratos de comodato vigentes, señalando la descripción de los bienes otorgados, la vigencia de los contratos y el comodatario, principalmente, también en el ANEXO 51 de este apartado se incorpora la relación de los contratos de concesión, mencionando concesionarios, naturaleza de la concesión, fecha y vigencia de dichos contratos Por su parte en el ANEXO 52 de la presente Acta Administrativa de Entrega y Recepción, se incorpora la situación de los procesos jurídicos promovidos por el Estado o sus Instituciones y en el ANEXO 53 la relación de los juicios de terceros en contra del Estado o sus Instituciones, a fin de que se esté en posibilidad de brindar el oportuno seguimiento a tales asuntos IX. ASPECTOS SUSTANTIVOS Se reportan de manera ejecutiva en el ANEXO 54 aquellos convenios vigentes suscritos por el Ejecutivo Estatal con la Federación, Estados, Municipios y el Sector Social o Privado cuyo seguimiento puntual recae en esta Dependencia o Entidad Adicionalmente en el ANEXO 55 se hace entrega del reporte ejecutivo de proyectos estratégicos desarrollados en la presente administración La Dependencia o Entidad presenta como ANEXO 56 el reporte de la reserva territorial Patrimonio del Estado X. FISCALIZACIÓN En el ANEXO 57 se incorporan las observaciones en proceso de solventación al (60) derivadas de las auditorías practicadas por las diversas autoridades fiscalizadoras XI. OTROS ASPECTOS Se hace entrega de la relación de las principales actividades y compromisos prioritarios para atender dentro de los 90 días posteriores a la entrega - recepción, integrada en el ANEXO PÁRRAFO APLICABLE EXCLUSIVAMENTE PARA CIERTAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES En carpeta(s) adjunta(s) que forma(n) parte del presente instrumento administrativo se incorpora documentación básica de los Fideicomisos y/o Fondos manejados directamente por esta Dependencia o Entidad (referir el nombre de los Fideicomisos y/o Fondos que maneja la Dependencia o Entidad) XII. DECLARACIONES FINALES El C. (61), servidor público que entrega, manifiesta haber proporcionado con veracidad y sin omisión alguna, todos los elementos necesarios para la formulación de la presente acta. Los informes, formatos y documentos anexos que se mencionan en esta acta son parte integrante de la misma y se firman en todas sus fojas para su identificación y efectos legales a que haya lugar, las cuales están foliadas en forma consecutiva por la persona designada para elaborarla y verificarla Página 5 de 10

6 Cabe señalar que la presente acta, no implica liberación alguna de responsabilidades derivadas del ejercicio de las atribuciones del servidor público saliente que pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la autoridad competente El C. (62) recibe con las reservas de la Ley, del C. (63), toda la información de los recursos y documentos que se precisan en el contenido de la presente acta y sus anexos De acuerdo con lo señalado en los artículos 87, fracción II de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo en vigor, el C. (64) cuenta con 30 días naturales siguientes a la conclusión del cargo, para presentar ante la Secretaría de la Contraloría del Estado de Quintana Roo su declaración de situación patrimonial Asimismo, se hace del conocimiento del C. (65) que cuenta con 60 días naturales siguientes a la toma de posesión para presentar su declaración de situación patrimonial, en cumplimiento a lo establecido en la fracción I del artículo 87 de la Ley en mención Se hace del conocimiento del C. (66), cuenta con un plazo no mayor a treinta días hábiles, posteriores a la firma del acta de entrega y recepción, para que en términos del artículo 14 del Acuerdo por el que se establecen las disposiciones, que deberán observar las Dependencias, Entidades y Unidades Administrativas en todo proceso de entrega y recepción de la Administración Pública Estatal, manifieste sus observaciones al acta y anexos enunciados en la misma Finalmente y con el objeto de dar más transparencia a los señalamientos contenidos en este instrumento, en las siguientes hojas se incluyen por materia cuadros concentradores de identificación de los anexos referidos en la presenta Acta Administrativa de Entrega y Recepción RESUMEN DE ANEXOS CONTENIDOS EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL I. NORMATIVIDAD RELACIÓN DE DISPOSICIONES JURÍDICAS 2 RELACIÓN DE ACUERDOS Y CONVENIOS FIRMADOS II. PROGRAMÁTICA-PRESUPUESTAL PLAN BÁSICO DE GOBIERNO PROGRAMA SECTORIAL Y/O PROGRAMA DE DESARROLLO REGIONAL PROGRAMAS INSTITUCIONALES PROGRAMA OPERATIVO ANUAL GASTO CORRIENTE 7 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL GASTO DE INVERSIÓN 8 INFORME DE EVALUACIÓN AL POA GASTO CORRIENTE INFORME DE EVALUACIÓN AL POA GASTO DE INVERSIÓN Página 6 de 10

7 10 PRESUPUESTOS AUTORIZADOS, MODIFICADOS Y EJERCIDOS REPORTE DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL III. FINANZAS INFORME DE INGRESOS PROPIOS 13 LEY DE INGRESOS PARA EL ESTADO DE QUINTANA ROO 14 DECRETO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS 15 CUENTA PÚBLICA 16 ESTADOS FINANCIEROS 17 CONCILIACIONES BANCARIAS DEL ÚLTIMO MES 18 INFORME DE LA DEUDA PÚBLICA 19 SITUACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS 20 LISTADO DE PAGOS PENDIENTES PROGRAMADOS 21 CORTE DE CAJA 22 FONDOS REVOLVENTES ASIGNADOS 23 SITUACIÓN DE TALONARIOS DE CHEQUES EN USO 24 SITUACIÓN DE DEUDORES DIVERSOS 25 COMBINACIÓN DE LAS CAJAS FUERTES ASIGNADAS 26 EXISTENCIA DE BIENES Y VALORES QUE SE ENCUENTRAN RESGUARDADO EN LA CAJA FUERTE 27 INVENTARIO DE FORMAS VALORADAS IV. RECURSOS MATERIALES INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 29 INVENTARIO DE CÓMPUTO Y LICENCIAS INSTALADAS 30 INVENTARIO DEL PARQUE VEHICULAR Y DE MAQUINARIA 31 INVENTARIO DE TELÉFONOS CELULARES, RADIOLOCALIZADORES Y LÍNEAS TELEFÓNICAS Página 7 de 10

8 32 INVENTARIO DE OBRAS DE ARTE Y DECORACIÓN 33 INVENTARIO DE LIBROS Y PUBLICACIONES 34 (AGE-01) INVENTARIO DE ARCHIVO EN TRAMITE 34 (AGE-02) INVENTARIO DE ARCHIVO EN CONCENTRACIÓN 34 (AGE-03) INVENTARIO DE ARCHIVO DE HISTÓRICO 34 (AGE-04) INVENTARIO DE ARCHIVO VENCIDO O BAJA DOCUMENTAL 35 SELLOS OFICIALES 36 REPORTE FÍSICO DE EXISTENCIAS EN ALMACÉN 37 RESGUARDO DE BIENES MUEBLES 38 RELACIÓN DE BIENES INMUEBLES EN PROPIEDAD O POSESIÓN V. ADQUISICIONES RELACIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS VIGENTES 40 RELACIÓN DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTOS DE BIENES E INMUEBLES 41 RELACIÓN DE PÓLIZAS DE SEGUROS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES VI. OBRA PÚBLICA RELACIÓN DE CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LA MISMA VIGENCIAS (67 (68) VII. ORGANIZACIÓN REGLAMENTO INTERIOR, ESTATUTO ORGÁNICO, DECRETO DE CREACIÓN O ACUERDO 44 ESTRUCTURA ORGÁNICA VIGENTE 45 MANUAL DE ORGANIZACIÓN, DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS AL PÚBLICO AUTORIZADOS Página 8 de 10

9 46 PLANTILLA DE PERSONAL VIGENTE 47 REGISTRO DE PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN COMISIONADO EN OTRA DEPENDENCIA O ENTIDAD Y VICEVERSA 48 TABULADOR DE SUELDOS AUTORIZADOS 49 CONTRATOS, CONVENIOS Y ACUERDOS SINDICALES VIGENTES VIII. ASUNTOS LEGALES RELACIÓN DE CONTRATOS DE COMODATO (67) (68 51 RELACIÓN DE CONTRATOS DE CONCESIÓN VIGENTES 52 SITUACIÓN DE PROCESOS JURÍDICOS PROMOVIDOS POR EL ESTADO O SUS INSTITUCIONES 53 SITUACIÓN DE PROCESOS JURÍDICOS PROMOVIDOS EN CONTRA DEL ESTADO O SUS INSTITUCIONES IX. ASPECTOS SUSTANTIVOS REPORTE EJECUTIVO DE LOS CONVENIOS SUSCRITOS POR EL EJECUTIVO ESTATAL CON LA FEDERACIÓN 55 REPORTE EJECUTIVO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS ESTRATÉGICOS DESARROLLADOS EN LA PRESENTE GESTIÓN DE GOBIERNO 56 RESERVA TERRITORIAL PATRIMONIO DEL ESTADO X. FISCALIZACIÓN RESUMEN DE OBSERVACIONES EN PROCESO DE SOLVENTACIÓN XI. OTROS ASPECTOS INFORME DE COMPROMISOS Y ACTIVIDADES PRIORITARIAS DENTRO DE LOS 90 DÍAS POSTERIORES A LA ENTREGA - RECEPCIÓN Página 9 de 10

10 CIERRE DEL ACTA Previa lectura de la presente acta administrativa y no habiendo más hechos que hacer constar, se da por concluida la presente a las (69) horas del día (70), firmando de conformidad para constancia, al margen y al calce, los que en ella intervinieron y que consta de (71) fojas útiles ENTREGA RECIBE (72) (73) TESTIGOS DE ASISTENCIA COMISIÓN DE ENTREGA: (74) (75) COMISIÓN DE RECEPCIÓN: (76) (77) POR LA SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA (78) Página 10 de 10

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