AUDITORÍAS CODIGO: P CAL 03. Página 1 de 8 FECHA: 20 Sep OBJETIVO:

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1 Página 1 de 8 FECHA: 20 Sep OBJETIVO: Describir cómo se establecen, planifican, efectúan y documentan las auditorías internas como herramienta de evaluación para determinar si el sistema de calidad de Silvotecnia: Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz y cumple con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 Identifica y ejecuta las oportunidades de mejora de manera constante Es adecuado y coherente con el propósito de la organización Proporciona información relevante a la Gerencia sobre el desempeño de los procesos que se encuentran dentro del alcance del SGC 2. ALCANCE: Aplica a todas las auditorías realizadas en Silvotecnia, las cuales pueden ejecutarse a todos los procesos, independientemente del alcance del certificado, e incluye las auditorías de segunda parte a proveedores, contratistas u otros grupos de interés que impacten la conformidad del sistema de gestión de la calidad. 3. RESPONSABLE: Director de Calidad 4. DEFINICIONES: AUDITORÍA INTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluar evidencias objetivas del cumplimiento de los criterios establecidos para cada uno de los procesos del Sistema de gestión de Calidad ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Descripción de las ubicaciones, unidades de la organización, actividades y procesos a auditar y período de tiempo en el que se realizará dicha auditoría AUDITOR: Persona con la competencia, para llevar a cabo una auditoría. La competencia implica conocimientos y habilidades AUDITADO: organización o ente al cual se realizará o realiza la auditoría ELABORÓ REVISÓ APROBÓ CARGO Directora de Recursos Humanos y Salud Ocupacional Director de Calidad Gerente General NOMBRE CATALINA QUEVEDO GONZÁLEZ JERSAÍN PARRA SIERRA NATALIA QUEVEDO FIRMA

2 Página 2 de 8 FECHA: 20 Sep 12 AUDITORÍA DE PRIMERA PARTE: Es aquella realizada por la organización a sí misma para la revisión por la dirección y que puede constituir la base para una auto-declaración de conformidad AUDITORÍA DE SEGUNDA PARTE: Es aquella realizada por una organización para sus propios propósitos en otra organización. Usualmente un cliente audita a un proveedor AUDITORÍA DE TERCERA PARTE: Es realizada por una organización independiente en un proveedor. Usualmente se lleva a cabo por un cuerpo certificador AUDITORÍA DE SUFICIENCIA: Determina la extensión en el que el sistema documentado, representado por el manual y los procedimientos de calidad, concuerda adecuadamente con los requisitos de la norma aplicable AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO: busca establecer hasta donde se ha entendido e implementado el sistema documental por parte de la fuerza laboral CONFORMIDAD: cumplimiento de un requisito CRITERIOS DE AUDITORÍA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos normativos que se utilizan como referencia HALLAZGOS: resultados de la evaluación de las evidencias de la auditoría, que es recopilada frente a los criterios de la auditoría EVIDENCIA: registros, declaraciones de hechos o información pertinente para la evaluación del cumplimiento de los criterios de la auditoría y que son verificables OPORTUNIDAD DE MEJORA: es un hallazgo en donde no se puede demostrar el incumplimiento de un criterio, sin embargo se considera una No Conformidad Potencial NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito de la norma o criterio OBSERVACIÓN: Declaración acerca de un hecho que se realiza durante una auditoría que se respalda mediante evidencia objetiva y que genera un riesgo potencial para el sistema de gestión de la calidad. La falta de cumplimiento no se incorpora como No Conformidad por falta de evidencia. 5. CONTENIDO: 5.1. RESPONSABILIDADES o Auditor Principal: Las responsabilidades del auditor principal son las siguientes: Seleccionar y liderar a los miembros del Equipo de Auditores. Planificar la auditoría y preparar los documentos de trabajo. Representar al Equipo de Auditores frente a la Gerencia General. Presentar el Informe de Auditoría a la Gerencia General.

3 Página 3 de 8 FECHA: 20 Sep 12 Informar cualquier obstáculo importante hallado al efectuar la auditoría. o Auditores Internos: Las responsabilidades de los auditores internos son las siguientes: Cumplir, comunicar y aclarar los requisitos de la auditoría Ejecutar el Plan de Auditorías y llevar a cabo las actividades asignadas en forma eficaz y eficiente Documentar los hallazgos Informar los resultados de la auditoría al Auditor Principal Verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoría Conservar y salvaguardar los documentos relativos a la auditoría mientras se está llevando a cabo Cooperar y apoyar al Auditor Principal Asistir a las capacitaciones convocadas para mejorar sus competencias SILVOTECNIA realiza seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad mínimo una vez al año a través de ciclo completo de auditoría interna, de acuerdo al Cronograma de Actividades del Sistema de Gestión de Calidad CICLO PHVA DE TODA AUDITORÍA: P: Planificación y programación de auditoría, implica: - Programación, realización del plan, selección de auditores y comunicación del plan. H: Realización de la auditoría, implica: - Construcción de las listas de verificación y su validación por el auditor principal - Reunión de apertura y la auditoría para evaluar cumplimiento de requisitos - Realización de la auditoria de campo. V: Verificación de la eficacia de la auditoría, implica: - Preparación de informes y evaluación del cumplimiento del plan de auditoria - Evaluación de auditores. A: Presentación de Informe de Auditoría a la Gerencia y su aprobación correspondiente para reunión de cierre, implica determinación de los compromisos de auditores, seguimiento a las acciones de mejora propuestas y distribución de la información a las personas indicadas FLUJOGRAMA

4 Página 4 de 8 FECHA: 20 Sep 12 ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS Planificación del Sistema de Gestión de Calidad Programación Selección de Auditores Elaboración del Plan No Aprobado por Gerencia Director de Calidad y/o Auditor Principal R GER 03 Cronograma de Anual de Silvotecnia R CAL 12 Programa de Auditoría Aprobado por Gerencia? Gerente General R CAL 04 Plan Informe de Auditoría Comunicación Realización de la Auditoría Construcción de Listas de Verificación y Validación Auditor Principal R CAL 10 Lista de Verificación Reunión de Apertura Equipo de Auditores R OPE 01 Acta de Reunión Auditoría: Suficiencia y Cumplimiento Verificación de la Eficacia de la Auditoría Auditados Preparación de Informe y evaluación de cumplimiento del plan Evaluación de Auditores Auditor Principal Equipo de Auditores R OPE 01 Acta de Reunión R CAL 14 Evaluación de Auditores Cierre de Auditoría y Seguimiento a la Mejora Gerente General R CAL 12 Programa de Auditoría R CAL 04 Plan Informe de Auditoría Presentación de Informe y Aprobación Aprobado por Gerencia? No Aprobado por Gerencia Reunión de Cierre y distribución de Información Auditados Auditor Principal Equipo de Auditores R CAL 08 Informe de Mejoramiento R CAL 10 Lista de Verificación R OPE 01 Acta de Reunión R CAL 14 Evaluación de Auditores Evidencia: Informe de Auditoría Seguimiento a las acciones de mejora

5 Página 5 de 8 FECHA: 20 Sep PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Anualmente, la Dirección de Calidad y la Gerencia General planifican y programan las actividades que se llevan a cabo para dar cumplimiento al sistema de gestión de calidad. Esta programación se consigna en R GER 03 Cronograma Anual de Silvotecnia, en el que se incluyen las auditorías internas y/o externas necesarias. Según este cronograma la Dirección de calidad realiza la programación. Programación: El Director de Calidad, anualmente elabora R CAL 12 Programa de Auditoría, en el que se definen la amplitud, responsable de ejecución, tipo de auditoría, criterios, alcance y fecha, así como el número de auditorías a realizar en el año (mínimo una). El programa es presentado a la Gerencia General para su aprobación. Selección de Auditores: El Equipo de Auditores es elegido por la Gerencia General. En los casos en que la Gerencia lo determine el Auditor Principal puede llevar a cabo la auditoría como único auditor del proceso. El Auditor Principal es responsable de la auditoría. CRITERIO PARA LA SELECCIÓN DE AUDITORES AUDITOR INTERNO AUDITOR EXTERNO EDUCACIÓN Propia de su cargo Profesional FORMACIÓN Curso de Auditor Interno certificado Curso de Auditor Interno ISO 9001:2008 Cursos Complementarios de acuerdo a los requisitos de norma u otras aplicables según los criterios y alcance de la auditoría. EXPERIENCIA Mínimo cinco meses de labores en Silvotecnia. Mínimo tres procesos de auditoría demostrables CARACTERÍSTICAS PERSONALES Persona observadora, diplomática y con adecuado pensamiento analítico. Estos atributos son subjetivos y se evalúan a criterio del auditor principal. Persona observadora, diplomática y con adecuado pensamiento analítico. Estos atributos son subjetivos y se evalúan a criterio del auditor principal. IMPARCIALIDAD CON LAS ÁREAS A AUDITAR No puede auditar las actividades de las que hace parte. No puede auditar las actividades de las que hace parte. Elaboración del Plan de Auditoría: Para la planificación de la auditoría, el Director de Calidad, elabora R CAL 04 Plan - Informe de Auditoría, en el que se identifican los aspectos definidos en el programa. También se identifica el ciclo, los procesos, áreas y actividades a auditar, así como los auditores y los auditados, y las fechas estimadas. El Plan es presentado a la Gerencia General para su aprobación. Una vez aprobado, se procede con la comunicación de la auditoría. COMUNICACIÓN:

6 Página 6 de 8 FECHA: 20 Sep 12 Con una antelación mínima de 8 (ocho) días hábiles, se comunica a las diferentes áreas de Silvotecnia los aspectos fundamentales de la auditoría, como fecha de inicio, áreas a auditar, personas que serán auditores y auditados, fecha de auditoría y cierre y recursos necesarios fundamentales REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA Construcción de Listas de Verificación y Validación: Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad están al alcance de los auditores desde el momento de la comunicación, y/o con 15 días hábiles de antelación a la auditoría. Con base en éstos, los auditores elaboran las listas de verificación con las que se evalúa la suficiencia y/o cumplimiento de los criterios a auditar, teniendo en cuenta el objetivo, el alcance, las áreas y los elementos que se requiere auditar. Los criterios y las preguntas son relacionados en R CAL 10 Lista de Verificación, la cual es validada por la Dirección de Calidad y/o el Auditor Principal. En ésta se registran durante la auditoría los hallazgos de la misma y las personas que fueron auditadas. Los auditores revisan y tienen en cuenta documentos, informes u otro material de auditorías, revisiones o evaluaciones previas, si aplica. Reunión de Apertura: Una vez preparadas y validadas las listas de verificación, y revisado el material previo si hubiera, se realiza la reunión de apertura formal de la auditoría, en la que se confirman datos como objetivo, alcance, procesos a auditar y otros detalles que necesiten análisis. Se aclaran funciones y responsabilidades del equipo de auditores, se confirman las fechas estimadas y se solucionan inquietudes. De esto se deja constancia en R OPE 01 Acta de Reunión. Auditoría: Suficiencia y Cumplimiento Auditoría de Suficiencia: cuando el auditor principal lo considera necesario, realiza él mismo o designa un(os) auditor(es), para evaluar la capacidad del sistema documental para cumplir con los criterios auditados y revisar el Manual de Calidad y los Procedimientos. Auditoría de Cumplimiento: Los auditores verifican el cumplimiento de requisitos siguiendo la lista de verificación, norma o procedimientos. Profundizan los aspectos relevantes, revisa la correcta implementación de las acciones correctivas realizadas para la eliminación de las No Conformidades detectadas en la última auditoría (si aplica). En presencia del auditado, el auditor registra los hallazgos (Conformidad, No Conformidad u Observación) en R CAL 10 Lista de Verificación, de los cuales debe tener evidencia objetiva suministrada por los auditados. Terminada la verificación, se retroalimenta al auditado con respecto a los hallazgos y este firma en señal de aceptación de lo reportado. En caso de presentarse dificultad o problema en el proceso, el equipo se reúne para evaluar la situación y el auditor principal toma decisiones y da directrices para continuar el proceso VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA AUDITORÍA Preparación de Informe y Evaluación del Cumplimiento del Plan: El Equipo de Auditores y/o el Auditor Principal, analizan las novedades y asuntos que afectaron positiva y/o negativamente el procedimiento normal de la auditoría. También se evalúa el cumplimiento de los

7 Página 7 de 8 FECHA: 20 Sep 12 objetivos propuestos, comparando la planificación con la ejecución de la auditoría. La información necesaria para elaborar el informe es la siguiente: Compilación de los hallazgos de acuerdo a la planificación en R CAL 04 Plan - Informe de Auditoría. Datos de cumplimiento de requisitos registrados en R CAL 10 Lista de Verificación. Evaluación de Auditores: Al término de la auditoría, los auditados o un representante que estos elijan, diligencian R CAL 14 Evaluación de Auditores, donde se da un puntaje a diferentes aspectos del desempeño de los mismos CIERRE DE AUDITORÍA Y SEGUIMIENTO A LA MEJORA Presentación del Informe y Aprobación: El Equipo de Auditores y/o el Auditor Principal, con base en la información relacionada, elabora el Informe de Auditoría, que es un documento impreso en hojas mimbreteadas de Silvotecnia S.A. donde se presenta una síntesis completa de la auditoría realizada, de acuerdo a los siguientes lineamientos: Nombre de la compañía auditada Identificación de la auditoría: Clase de Auditoría, Ciclo, Número de auditoría, Fecha de la auditoría, Objeto, Alcance y Criterios Auditados. Actividades realizadas: nombre de los auditores, proceso o actividad auditada, nombre del auditado. Hallazgos: Número de No Conformidades, Número de Observaciones, total de hallazgos. Informe de Mejoramiento: se diligencian los campos correspondientes al Auditor y al Auditado de R CAL 08 Informe de Mejoramiento, donde se determinan: Criterio: numeral de la Norma ISO 9001, requisito de ley, procedimiento o documento contra el que se encontró No Conformidad Hallazgo: explicación del suceso hallado (cómo, dónde, cuándo, quiénes son los responsables y quienes los afectados, etc.) Caso puntual: aquel que demuestra el incumplimiento, soportado con evidencias objetivas. Este informe será entregado al cierre de la auditoría al dueño de proceso quien será el encargado de diligenciarlo en su totalidad y hacer los seguimientos correspondientes. Conclusión del Estado del Sistema de Gestión Informe de Evaluación de Auditores Anexos: R CAL 04 Plan - Informe de Auditoría: para demostrar la planificación de la auditoría y los resultados de los hallazgos. R CAL 10 Lista de Verificación: para demostrar el cumplimiento de requisitos. R OPE 01 Acta de Reunión: como soporte de las reuniones del Equipo de Auditores y de la evaluación de la Eficacia de la Auditoría. R CAL 14 Evaluación de Auditores: demuestra la eficiencia de los auditores. Este informe es entregado a la Gerencia de Silvotecnia S.A. para informarla sobre el estado general del Sistema de Gestión de la Calidad y para la aceptación de los hallazgos como fuentes para la mejora. La firma de la Gerencia en el Informe de Auditoría es señal de su aceptación. Reunión de Cierre y distribución de información:

8 Página 8 de 8 FECHA: 20 Sep MODIFICACIONES. Una vez aprobado el Informe de Auditoría por la Gerencia, el Auditor principal y/o la Dirección de Calidad convoca al Equipo de Auditores, a la misma Gerencia y a las personas que se consideren necesarias para exponer el resultado de la Auditoría y generar las estrategias a implementar para dar solución a las No Conformidades detectadas. Estas estrategias son consignadas por los dueños de proceso en R CAL 08 Informe de Mejoramiento. No se han realizado cambios a este documento. 7. FORMATOS RELACIONADOS. R GER 03 Cronograma Anual de Silvotecnia R CAL 12 Programa de Auditoría R CAL 04 Plan Informe de Auditoría R CAL 08 Informe de Mejoramiento R CAL 10 Lista de Verificación R OPE 01 Acta de Reunión R CAL 14 Evaluación de Auditores

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