Manipulación de hojas de cálculo

Transcripción

1 Manipulación de hojas de cálculo 33 Manipulación de hojas de cálculo Contenido Hoja de Cálculo Microsoft Excel Introducir datos Edición de datos Buscar y reemplazar datos de una celda Manejo del libro de trabajo

2 34 Hoja de cálculo Manipulación de hojas de cálculo Hoja de Cálculo Microsoft Excel Microsoft Excel es una poderosa herramienta que trabaja en ambiente Windows y le permite interactuar dentro de su entorno de aplicaciones claramente detalladas. Puede realizar cálculos de datos mediante el uso de fórmulas ya definidas o crear y aplicar las que se ajusten a sus necesidades. Cuenta con varios tipos de gráficos a elegir que permitirán apreciar de una manera clara el comportamiento de su información, logrando una mayor presentación y visualización de la misma. Microsoft Excel es uno de los programas de hoja de cálculo con mayor popularidad en todo el mundo. Administra información numérica fácilmente. Las opciones que presenta le permiten modificar de una manera rápida y fácil la apariencia o formato de la información para hacer llamativa la presentación de la misma y lograr captar la atención de quien la está utilizando. Aunque se pueden realizar muchas funciones en forma manual sin duda con Excel se le facilitará mucho más el trabajo. Elementos de un archivo de Microsoft Excel Recordemos que un archivo de Microsoft Excel esta formado por los siguientes elementos: Libro de Trabajo Hoja de Cálculo Hoja de Gráfico Módulo Libro de trabajo Un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede tener varias hojas para organizar diferentes tipo de información.

3 Manipulación de hojas de cálculo 35 Hoja de cálculo Igual que un libro de cuentas tradicional, una hoja de cálculo se divide en una cuadrícula de columnas y filas las cuales a su vez forman las celdas. Columna. Son los espacios verticales en los cuales se divide la hoja de cálculo, cada uno de estos espacios tiene su nombre definido por una letra mostrada en la cabecera de cada columna. El rango de letras para las columnas va de la A hasta la XFD, sumando un total de columnas. Fila Son los espacios horizontales en los cuales se divide la hoja de cálculo, cada uno de estos espacios tiene su nombre definido por un número consecutivo mostrado en el lado izquierdo de cada fila, estos números van del 1 hasta el número Celda Es la intersección de una Fila y una Columna, las celdas son los bloques básicos que constituyen cualquier hoja de cálculo, cada celda ocupa una posición única en la hoja de cálculo en la que podemos mostrar y almacenar información (32,767 caracteres).

4 36 Hoja de cálculo Tipos de celdas Celda Activa. Es la celda seleccionada en cada momento. Esta celda se distingue por tener los bordes mas gruesos que el resto de las otras celdas, se puede mover con el Mouse o con las flechas de dirección y su nombre lo encuentra en el extremo izquierdo de la barra de formulas en el cuadro de nombres. Celda Normal. Son todas las celdas de la hoja de cálculo. En el momento en que se selecciona alguna para capturar algún dato, en ese momento esa celda se convierte en celda Activa. Rangos Son grupos de dos o más celdas las cuales pueden ser contiguas o aisladas. Tipos de Rangos Rango Vertical. Grupo de celdas consecutivas en una columna. Rango Horizontal. Grupo de celdas consecutivas en una fila. Rangos Rectangulares. Grupo de celdas consecutivas tanto en filas y columnas. Rangos múltiples. Grupo de celdas que no se encuentran contiguas unas de otras. Hoja de Gráfico Área que puede almacenar datos representados por medio de un gráfico creado en la hoja de cálculo.

5 Manipulación de hojas de cálculo 37 Módulo Serie de instrucciones en un lenguaje de programación específico que interpreta la hoja de cálculo para automatizar procesos repetitivos. Introducir datos Antes de comenzar a capturar datos en un archivo de Excel, es importante establecer que función va a desempeñar la información dentro del archivo, para tal efecto se hace una clasificación de los datos en Excel de la siguiente manera: Etiquetas Es aquel texto utilizado en forma descriptiva para dar a conocer el tipo de información qué se debe capturar. También son conocidas como rótulos, títulos, nombre de campos, etc. Datos Es el resto de la información es decir aquella que no es utilizada como etiqueta y por lo general la encontramos inmediatamente después de las etiquetas, puede estar arriba, abajo, a los lados o inclusive sobre las etiquetas, ya que en realidad depende de la forma de la hoja de cálculo.

6 38 Hoja de cálculo Los datos a su vez se clasifican de acuerdo a su naturaleza en: Celda activa y puntero La celda activa y el puntero son elementos que nos permiten ubicar en que parte de la hoja de cálculo nos encontramos. Celda activa Es la celda seleccionada en cada momento. Esta celda se distingue por tener los bordes más gruesos que el resto de las otras celdas, se puede mover con el mouse o con las flechas de dirección y su nombre lo encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas en el cuadro de nombres.

7 Manipulación de hojas de cálculo 39 Tipos de puntero del Mouse Usted ya conoce algunos tipos y estados del mouse, ya que normalmente son los mismos que utiliza el Sistema Operativo Windows, sin embargo en el caso de Microsoft Excel se manejan ciertos tipos de punteros que le serán de mucha utilidad, a continuación vamos a distinguir los más comunes: Desplazamiento en una hoja de cálculo por medio del teclado El desplazamiento en la hoja de cálculo de Microsoft Excel es de gran importancia ya que es diferente a un editor de textos, recuerde que aquí las celdas son la base de los libros de trabajo. El desplazamiento entre las celdas lo facilita en gran medida el uso del mouse, pero como ya se había mencionado anteriormente, trataremos de dominar este aspecto por medio del uso del teclado, esto además le previene por si algún día tuviera que prescindir del mouse. Para comprobar las principales opciones en el desplazamiento en una hoja de cálculo lleve a cabo lo siguiente: 1) Siguiendo una de las opciones que ya conoce ejecute Microsoft Excel.

8 40 Hoja de cálculo 2) Estando el nuevo libro de trabajo, compruebe cada una de las opciones de la siguiente tabla. Desplazamiento por un libro de trabajo por medio del teclado. Desplazamiento entre hojas de trabajo Por supuesto que la forma más sencilla es por medio del mouse ya que solo basta con que de un clic en la hoja deseada y automáticamente se desplaza a ésta, con el teclado también es muy sencillo.

9 Manipulación de hojas de cálculo 41 Selección de rangos por medio del teclado La selección consiste en escoger o tomar una parte de la hoja de cálculo a la cual se decide hacer un cambio o modificación ya sea de contenido o de formato. Selección de rango modo normal Como se mencionó anteriormente la selección y en general al menos en esta materia, el manejo de las herramientas y opciones en su mayoría se realizarán por medio del teclado. En este caso la selección se realizará utilizando la tecla Mayúsculas (Shift) en combinación con las teclas de dirección. Para aplicar estas opciones haga la siguiente práctica: 1) Siguiendo una de las formas que ya conoce ejecute Microsoft Excel. 2) Estando en el nuevo libro de trabajo, compruebe cada una de las opciones de la siguiente tabla.

10 42 Hoja de cálculo Selección de rango modo extendido Este tipo de rango se refiere a seleccionar cualquier rango de celdas sin utilizar alternadamente Mayúsculas + flechas. Esta selección utiliza la tecla de función F8, al presionarla aparecen en la barra de estado las palabras Ampliar Selección. Selección de rango modo múltiple Esta selección consiste en agregar más de un rango a la selección actual sea o no de forma consecutiva. Para aplicar este tipo de selección, se utiliza la tecla de función F8 y la tecla Mayúsculas, al utilizarla, las palabras Ampliar Selección, cambian por Agregar a la Selección. Para comprobarlo aplique lo siguiente: 1) Ubique la celda activa en el inicio del rango que desea seleccionar. Por ejemplo A1. 2) Presione la tecla de función F8 3) Desplace la celda activa hasta el final del primer rango que desea seleccionar. En este caso A10. 4) Presiona la tecla Mayúsculas + F8 para agregar ese rango. 5) Desplace la celda activa hasta el inicio del segundo rango que desea seleccionar. En este caso C1 y presione F8.

11 Manipulación de hojas de cálculo 43 6) Desplace la celda activa hasta el final del rango a seleccionar. En este caso C10. 7) Presione la tecla Escape para salir de este modo. De esta forma se realiza una selección múltiple. También conocida como modo de selección agregar. Edición de datos La edición de datos en una hoja de cálculo se refiere a la captura de nuevos datos o selección de datos ya existentes, para modificarlos, agregar o quitar datos o cambiar formatos. Editar datos en una celda La ubicación de la celda activa provoca que esa celda siempre esté seleccionada, sin embargo cuando desea agregar o modificar el contenido de la celda activa tendrá que editarla. Para explicar este y otros conceptos, se plantea desde aquí la siguiente situación: Suponga el caso de una pequeña empresa que necesita agilizar algunos de sus procesos por medio de una hoja de cálculo, tales como: Facturas, remisiones, existencias de almacén, nómina de empleados etc. A partir de este punto el empleo de las diferentes herramientas que se vean a lo largo del libro, usted propondrá una solución viable para estas cuestiones, por lo pronto, realice la siguiente práctica.

12 44 Hoja de cálculo 1) Siguiendo una de las formas que ya conoce ejecute Microsoft Excel. 2) Una vez ubicado en el libro nuevo, capture en la [Hoja1] los siguientes datos, respetando la ubicación de las etiquetas en la celdas respectivas. Editar datos utilizando la tecla F2. 1) Ubique la celda activa en la referencia donde desea editar su contenido. 2) Presione la tecla de función F2. 3) Escriba la información que desea almacenar en la celda

13 Manipulación de hojas de cálculo 45 Borrar datos de una celda 1) Ubique la celda activa en la referencia donde desea borrar su contenido. 2) Presione la tecla Sup. una vez. 3) Esto borra el contenido de la celda. Copiar contenido de celdas 1) Seleccione el rango de celdas que desea copiar. 2) En la ficha Inicio, en la sección Portapapeles, haga clic en el botón Copiar.

14 46 Hoja de cálculo 3) Ubique la celda activa en la referencia donde desea copiar el rango seleccionado previamente. 4) En la sección Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Pegar. Mover contenido de celdas 1) Seleccione el rango de celdas que desea mover. 2) En la ficha Inicio, en la sección Portapapeles, haga clic en el botón Cortar.

15 Manipulación de hojas de cálculo 47 3) Ubique la celda activa en la referencia donde desea mover el rango seleccionado previamente. 4) En la sección Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Pegar. Presione la combinación de teclas [Ctrl + Z] para deshacer la última acción. Presione la combinación de teclas [Ctrl + Y] para repetir la última acción. Buscar y reemplazar datos de una celda Imagine que ha terminado una hoja de cálculo bastante extensa, de pronto le piden hacer un cambio en una o varias palabras que quizá se repitan una gran cantidad de veces en toda la hoja, por supuesto que sería una tarea algo lenta y muy tediosa si no utiliza de una manera adecuada las herramientas de la hoja de cálculo. Para estos casos use la opción Buscar la cual además de buscar cierto texto especificado le permite también realizar automáticamente los cambios necesarios. Buscar un dato Para buscar un dato siga estos pasos: 1) Abra el libro en el cual desea realizar la búsqueda de información. 2) En la ficha Inicio, en la sección Modificar, haga clic en Buscar y Seleccionar. Seleccione la opción Buscar. 3) En el cuadro de texto «Buscar» capture la cadena de texto a buscar. 4) De clic en el botón Buscar Siguiente si lo que desea es buscar cada repetición de forma individual. 5) De clic en el botón Buscar todos si lo que desea es ver el resultado de todas las ocurrencias que encontró en toda la hoja o todo el libro.

16 48 Hoja de cálculo Buscar y reemplazar un dato en una celda Para buscar y reemplazar un dato siga estos pasos: 1) Abra el libro en el cual desea realizar la búsqueda y reemplazo de la información. 2) En la Ficha Inicio, sección Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar, seleccione Reemplazar. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. 3) Active la ficha Reemplazar y llene las opciones «Buscar» y «Reemplazar con» con el texto con el que desea reemplazar cada ocurrencia del texto buscado. 4) De clic en el botón Reemplazar si desea que los cambios se hagan uno a uno según vayan apareciendo. 5) De clic en el botón Reemplazar todos si lo que desea es que las ocurrencias encontradas sean reemplazadas en un solo paso. 6) Cuando haya terminado los reemplazos de clic o enter en el botón Cerrar.

17 Manipulación de hojas de cálculo 49 Una vez realizado el proceso le recordamos que guarde su libro de trabajo, para utilizarlo en un futuro (Ver. Guardar libro de trabajo) Manejo del libro de trabajo Crear un libro de trabajo nuevo Cuando iniciamos nuestro trabajo en la hoja de Cálculo de Microsoft Excel pocas veces pensamos en los tipos de libros que nos permite manejar y es muy importante saber que contamos con diferentes opciones, podemos empezar por ejemplo con las plantillas para trabajar con: Facturas, informes de gastos, hojas de balance, etcétera; también nos ofrece plantillas para el diseño de sitios Web, plantilla en línea de Microsoft, en fin una gran variedad que en su momento se tratarán más adelante. Por lo pronto tomaremos como punto de partida un libro en blanco. Libro de trabajo nuevo Archivo de Microsoft Excel basado en la plantilla predeterminada del programa. Cuando se crea un libro de trabajo nuevo por lo general este se conforma de 3 hojas de cálculo vacías (Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3). Al iniciar una sesión de trabajo con el programa de Microsoft Excel por default se crea un libro de trabajo vacío. Para crear un libro de trabajo nuevo debe realizar: 1) Seleccione la ficha Archivo Opción Nuevo 2) Haga clic en la opción libro en blanco, y luego en el botón Crear. Para crear rápidamente un nuevo libro presione las teclas [Ctrl + U]

18 50 Hoja de cálculo Guardar libro de trabajo Una vez terminadas nuestras tareas en el libro de trabajo, es necesario guardarlo, ya que es muy seguro que lo volveremos a utilizar. Guardar un libro de trabajo, significa asignar un nombre descriptivo a dicho libro de trabajo para que sea almacenado por lo regular en una carpeta dentro de su computadora, de no hacer esto al apagar la computadora o inclusive solo al cerrar la aplicación y no guardar la información de su libro de trabajo, ésta se perderá ya que únicamente se encontraba en la memoria. Formas para Guardar un libro de trabajo Guardar por primera vez Los libros generados en la hoja de cálculo Microsoft Excel por default tiene el nombre Libro#, donde «#» es un número consecutivo de acuerdo a los que haya generado. Sin embargo usted podrá asignarles el nombre deseado tomando en cuenta las siguiente reglas: Puede contener hasta 259 caracteres. Puede incluir espacios en blanco. No pueden incluir los caracteres especiales (\ < > *.? : ;) No son sensibles a las mayúsculas o minúsculas, para la computadora, los nombres libro y LIBRO son iguales. No es posible tener dos archivos con el mismo nombre en la misma carpeta. Se recomienda asignar nombres que representen el contenido, por ejemplo si creo un libro de las facturas de mayo, lo mas conveniente es que el libro se llame facturas, facturas_mayo, FacturasMayo, etc. Los libros de trabajo de Microsoft Excel cuentan con una extensión que en este caso es.xlsx (Versiónes nuevas) y.xls (Microsoft Excel 2003 y anteriores). Para guardar un documento por primera vez siga estos pasos: 1) Seleccione [Ficha Archivo Comando Guardar como], Microsoft Excel muestra el cuadro de diálogo Guardar como. 2) Seleccione la carpeta o ubicación donde desea guardar su archivo en el área Guardar en. 3) Escriba el nombre que desea asignar al archivo en el área Nombre de archivo. 4) De clic en el botón Guardar.

19 Manipulación de hojas de cálculo 51 Para guardar rápidamente, presione al mismo tiempo las teclas Ctr+G Guardar un libro de trabajo Existente Cuando trabaja en un libro de trabajo que previamente ya fue guardado, es indispensable guardar los cambios realizados (si así se desea). En algunas ocasiones también será necesario guardar una copia, es decir el libro que ya se tenía guardarlo pero con otro nombre para tener un respaldo o simplemente por que se tuvo la necesidad de volverlo a guardar pero con nombre distinto. Para guardar un libro de trabajo existente con el mismo nombre 1) Una vez que haya terminado de trabajar en su libro de trabajo, seleccione [Ficha Archivo Comando Guardar]. Para guardar un archivo existente con nombre diferente utilice el mismo procedimiento que se maneja para guardar un archivo por primera vez.

20 52 Hoja de cálculo No espere a terminar el documento; le recomendamos que guarde cada 5 o 10 minutos ó cada vez que realice un cambio importante en su libro de trabajo. Cerrar el libro de trabajo Una vez que hemos terminado nuestras actividades y hayamos guardado nuestro libro de trabajo debemos cerrarlo; lo cual significa que ese archivo ya no estará disponible sino hasta que lo volvamos a abrir, también significa que nuestro trabajo quedó debidamente almacenado en la computadora. Para cerrar el libro de trabajo activo. 1) Seleccione [Ficha Archivo Comando Cerrar]. Procedimiento para cerrar todos los libros de trabajo. 1) Presione las teclas [Mayúsculas + A] al mismo tiempo para activar la ficha Archivo y seleccione Salir

21 Manipulación de hojas de cálculo 53 Abrir libro de trabajo Abrir un libro de trabajo es mantenerlo activo dentro de la hoja de cálculo de Microsoft Excel con la finalidad de manipularlo para: modificarlo, imprimirlo, agregar o eliminar información o simplemente para consulta. Para abrir un libro de trabajo siga estos pasos. 1) Seleccione [Ficha Archivo comando Abrir], aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. 2) Seleccione la ubicación donde se encuentra el archivo deseado. 3) Seleccione el archivo que desea abrir. 4) De clic en el botón Abrir. Para abrir un libro de trabajo también puede agregar el botón Abrir a la barra de herramientas de Acceso Rápido, Botón o también por medio de la combinación de teclas [Ctrl + A].

22 54 Hoja de cálculo Práctica En esta práctica comenzaremos con la creación de un libro de trabajo que nos permitirá comprender la utilidad de Microsoft Excel para facilitar nuestras actividades diarias. Supongamos que deseamos llevar un control de nuestros ingresos y gastos por mes, así como también tener una agenda de todos nuestros compañeros de escuela, compañeros de trabajo, familiares y amigos. Ambos casos deseamos almacenarlos en un solo libro de trabajo que se denominará [Personal.xlsx]. Lo primero que debemos realizar es crear nuestro libro de trabajo de la siguiente forma: 1) Seleccione en la Ficha [Archivo Nuevo]. 2) Haga clic en la opción Libro en blanco y luego en ell botón Crear. Una vez creado su libro de trabajo nuevo, el siguiente paso es guardarlo con el nombre [Personal.xlsx]: 1) Seleccione [Ficha Archivo Comando Guardar como]. 2) Seleccione la carpeta o ubicación donde desea guardar su archivo. 3) Escriba el nombre «Personal» en el área Nombre de archivo. 4) De clic en el botón Guardar. En la hoja de cálculo identificada como [Hoja1] capture la siguiente información:

23 Manipulación de hojas de cálculo 55 En la hoja de cálculo identificada como [Hoja2] capture la siguiente información: Al terminar de capturar los datos de la hoja de cálculo denominada [Hoja2], debe guardar su libro de trabajo con el mismo nombre: 1) Seleccione [Ficha Archivo Comando Guardar]. Por último cierre su libro de trabajo: 1) Seleccione [Ficha Archivo Comando Cerrar].

24 56 Hoja de cálculo Resumen En este capitulo usted aprendió a: 1) Distinguir los diferentes tipos de datos que utiliza Microsoft Excel de acuerdo a su función dentro de una hoja de cálculo: 2) Definir los tipos de datos de una hoja de cálculo de acuerdo a su naturaleza: 3) Manipular las diferentes opciones para desplazarse dentro de una hoja de cálculo. 4) Identificar y definir los diferentes tipos de rangos dentro de una hoja de cálculo de Microsoft Excel. 5) Aplicar las opciones básicas en la edición de hojas de cálculo. 6) Manipular las opciones en el manejo de libros de trabajo, para crear su primer libro de trabajo. Mida sus conocimientos 1) Mencione el nombre de los elementos que componen a un archivo de Microsoft Excel: 2) Intersección entre una fila y una columna, y constituye el bloque básico de una hoja de cálculo: a) Celda b) Columna c) Fila 3) Tecla de función que permite editar el contenido de una celda: a) F8 b) Mayúsculas + F8 c) F2