INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

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1 2014 INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE Programa de Normalización CLAN/PT-001 Serie Protocolos de Trabajo y Mejores Prácticas para la Gestión de Archivos 1

2 Archivos Regionales Patrimonio Archivos Tecnología Democracia Transparencia Organización Derecho a la Información Archivos Regionales Democracia Responsabilidad Gestión Patrimonio Información Patrimonio Normas Responsabilidad Ciudadanía Tecnología Patrimonio Democracia Gestión Documental Archivos Preservación Derecho Cultura Organización Archivos Responsabilidad Administración Patrimonio Información Derecho Responsabilidad Preservación Archivos Información Interoperabilidad Historia Servicios Ciudadanos Organización Acceso Comunidad Tecnología Conocimiento Restauración Administración Conservación Comunidad Gestión Servicios Ciudadanos Servicios Ciudadanos Patrimonio Archivos Tecnología Derecho Transparencia Organización Archivos Derecho a la Información Democracia Archivos Gestión Patrimonio Transparencia Archivos Regionales Democracia Responsabilidad Normas Información Ciudadanía Información Interoperabilidad Historia Tecnología Gestión Documental Preservación Administración Restauración Administración Conservación Acceso

3 Archivo Nacional de Chile Ministerio de Educación Nicolás Eyzaguirre G. Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, DIBAM Alan Trampe T. (T y P) Archivo Nacional de Chile Osvaldo Villaseca R. Comité Editorial Osvaldo Villaseca R. Eliana González G. Patricia Huenuqueo C. Karin Pereira C. Emilia Beniscelli T. Gisela Gavilán S. M. Archivo Nacional de Chile, 2014 Miraflores 50, Santiago de Chile. ISBN Diseño y Edición Jonathan Segovia Q. ARCHIVO NACIONAL DE CHILE. Instructivo para transferencias de documentos tradicionales al Archivo Nacional de Chile. 1 a edición, 2012, reimpresión, noviembre de Santiago de Chile: Archivo Nacional de Chile, p. Serie Protocolos de Trabajo y Mejores Prácticas para la Gestión de Archivos; N 1. ISBN Transferencia Documental. 2. Documentos de Archivo.

4 ÍNDICE INTRODUCCIÓN... 7 DISPOSICIONES GENERALES Alcance y Campo de Aplicación... Objetivo... Definiciones NORMAS PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Sobre los documentos que deben ingresar al Archivo Nacional de Chile y su período de antigüedad Sobre las excepciones PROCEDIMIENTOS PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE Transferencias nuevas Transferencias regulares Organización Registro Preparación física y traslado DOCUMENTACIÓN OBLIGATORIA PARA LA RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

5 4. CONTROL DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y SU SEGUIMIENTO DATOS DE CONTACTO... BIBLIOGRAFÍA... ANEXOS... - Formulario de Transferencias Documentales Instructivo para Completar Formulario de Transferencias Documentales... - Ficha de Catastro de Archivos para Ministerios y Servicios Públicos... - Ficha de Catastro de Archivos para Conservadores y Notarios... - Ficha de Catastro de Archivos para Expedientes Judiciales... - Ficha de Catastro de Archivos para Libros Copiadores de Sentencias Judiciales INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 5

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7 INTRODUCCIÓN Las instituciones tanto públicas como privadas, generan documentos durante el curso de sus actividades o gestión administrativa, los que pasan por distintas etapas que van desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente en un archivo definitivo. Este proceso se denomina en archivística ciclo vital de los documentos. La parte final de este ciclo en los órganos de la administración del Estado de Chile, corresponde al procedimiento de transferencia documental que deben realizar anualmente al Archivo Nacional, conforme a lo dispuesto en el DFL N de El Archivo Nacional tiene como una de sus principales funciones asegurar el control, la conservación y organización del patrimonio documental, tanto público como privado del país y ponerlo al servicio de la comunidad, garantizando el acceso a la información pública. Con el propósito de orientar, guiar y normalizar el proceso de las transferencias documentales, el Archivo Nacional de Chile pone a disposición de los diferentes servicios públicos el Instructivo para Transferencias de Documentos Tradicionales, en el cual se detallan todos los procesos que se deben realizar para un correcto envío de la documentación. INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 7

8 DISPOSICIONES GENERALES Alcance y Campo de Aplicación Objetivo Definiciones Este procedimiento se aplica a todas las instituciones señaladas en el artículo 14 del DFL Nº de 1929, así como en general a todos aquellos organismos públicos que expresen su voluntad en esta materia, a las unidades que integran el Archivo Nacional de Chile y a los documentos de archivos públicos registrados en cualquier tipo de soporte. No se aplicará a los documentos ingresados por donación o compra. Regular las actividades involucradas en el Proceso de Transferencias Documentales al Archivo Nacional de Chile y establecer un mecanismo de control, que permita verificar su conformidad con lo establecido en el DFL Nº de Las definiciones consignadas en el Diccionario de Terminología Archivística de la Subdirección de Archivos Estatales de España (2da. ed.1995) y la 2da. versión de ISAD(G) Norma Internacional General de Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos (2000), corresponden a las referencias que se utilizan en la terminología técnica. En los casos en que se formulan precisiones locales, éstas han sido debidamente indicadas entre corchetes [notas locales]. Para todos los efectos aquí señalados, se entenderán como autorizadas las siguientes definiciones. 8 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

9 Archivo: (1) Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la administración central [Ministerios], periféricos [Secretarías Regionales Ministeriales], judiciales, entre otros. En función del ámbito de sus fondos: nacionales, regionales, municipales. En función de la personalidad jurídica de la institución productora: públicos y privados. En función del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos. (2) La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. (3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos. Archivo Nacional: Es el archivo constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya jurisdicción abarca todo el territorio nacional. [En Chile, es la institución pública que desde 1927 tiene por misión: reunir, conservar y difundir la documentación generada por los organismos de Gobierno, Justicia y Auxiliares de la Administración de Justicia, consignados en el DFL Nº de 1929]. Archivo Regional: Es aquel cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por instituciones cuya actividad no supera el ámbito regional. Caja [de archivo]: Contenedor, generalmente en cartón que sirve para la conservación de una o varias unidades documentales, constituyendo así una unidad de instalación. Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del Fondo. Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido. INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 9

10 Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos en una institución archivística. Documento de Archivo: Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad. Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. Fechas Extremas: Son aquellas que indican el momento de inicio y conclusión de un expediente, [serie y/o fondo documental]. Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades como productor. Formulario de Transferencias: Instrumento eje del sistema de traspaso de la documentación de los órganos administrativos a los servicios de archivos. Instalación: Ubicación de las unidades de conservación en el depósito, previa organización del espacio. Inventario: Instrumento de referencia y consulta que describe las unidades de instalación [carpetas, legajos, cajas, volúmenes] y/o las unidades documentales de una serie o series documentales, respetando su estructura. Legajo: Atado de documentos a veces protegido por tapas de cartón, con lo que forma una unidad de instalación. [Conjunto de expedientes de causas judiciales ordenados por número de rol y año y unidos mediante una cinta de algodón o algún medio que prevenga daños en el soporte papel] INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

11 Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas. Organismo Productor: Persona física o jurídica, pública o privada, que en el ejercicio de sus competencias genera un [fondo documental]. Organización: Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificación. Incluye las fases de clasificación y ordenación. Serie: Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento. Soporte: Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada (por ejemplo, tableta de barro, papiro, papel, pergamino, película, cinta magnética). Tipo Documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte es homogéneo [por ejemplo, Decretos Supremos]. Transferencia: Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas. Unidad de Conservación - Instalación: Es la formada por una o varias unidades documentales homogéneas reunidas para su conservación y colocación en el depósito en [carpetas, legajos, cajas y volúmenes, identificados con un código único dentro del Fondo]. INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 11

12 1. NORMAS PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 1.1 Sobre los documentos que deben ingresar al Archivo Nacional de Chile y su período de antigüedad. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del DFL Nº de 1929, los organismos de Gobierno, Justicia y Auxiliares de Administración de Justicia indicados, deben anualmente remitir al Archivo Nacional de Chile los documentos que hayan cumplido los siguientes plazos de antigüedad en sus archivos de origen: ORGANISMOS AÑOS DE ANTIGÜEDAD TIPOS DOCUMENTALES Ministerios 5 Documentos en General Intendencias 60 Documentos en General Gobernaciones 60 Documentos en General Municipalidades 60 Libros de Actas Tribunales de Justicia 80 Libros Copiadores de Sentencias y Expedientes Judiciales Notarios y Conservadores de Bienes Raíces Tribunales de Justicia, Notarios y Conservadores de Bienes Raíces de Tarapacá, Antofagasta, Aysén y Magallanes 80 Protocolos Notariales y Registros de Hipotecas, Conservatorios de Bienes Raíces, Comercio y de Minas 30 Libros Copiadores de Sentencias, Expedientes Judiciales, Protocolos Notariales y Registros de Hipotecas,Conservatorios de Bienes Raíces, Comercio y de Minas A partir del mes de marzo de cada año, los Subsecretarios de Estado, Intendentes, Gobernadores, Alcaldes, Presidentes de Juntas de Vecinos, Notarios, Conservadores de Bienes Raíces, Comercio y Minas, Archiveros Judiciales y Jueces dispondrán el envío de los documentos que reúnan las condiciones anteriormente señaladas, según los procedimientos establecidos por el Archivo Nacional de Chile INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

13 1.2 Sobre las excepciones a) La documentación del Ministerio de Defensa, de las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad Pública, y de los demás organismos dependientes de esa Secretaría de Estado o que se relacionen con el Supremo Gobierno por su intermedio, se archivará y eliminará según lo que disponga la reglamentación ministerial e institucional respectiva, de acuerdo a lo que expresa la Ley N de b) Conforme al artículo 6 del Decreto N 291, de 1974, modificado por el Decreto N de 1994, ambos del Ministerio del Interior, salvo las excepciones establecidas por ley, los documentos clasificados como reservados, secretos u ordinarios, ingresarán al Archivo Nacional de Chile como se previene en el artículo 14 del DFL N 5.200, de 1929, y los "Reservados" o "Secretos" conservarán su naturaleza, excluyéndose de su conocimiento público durante el plazo de 10 y 20 años, respectivamente, contados desde la fecha de su emisión. c) Los documentos del Ministerio de Bienes Nacionales, ingresarán al Archivo Nacional de Chile cuando cumplan 10 años de antigüedad, de acuerdo a lo señalado en la Ley N 8.160, promulgada en el año INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 13

14 2. PROCEDIMIENTOS PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE Para autorizar una Transferencia Documental, los estándares mínimos solicitados por el Archivo Nacional de Chile son los que a continuación se indican. Si existiesen situaciones excepcionales en algunos de ellos, se informarán y acordarán modalidades especiales de forma previa al traslado de la documentación. 2.1 Transferencias nuevas Para realizar una primera Transferencia Documental, las instituciones localizadas en la Región Metropolitana deberán solicitar una visita en terreno a la Oficina de Transferencias. Los organismos públicos de las regiones de Tarapacá y Araucanía, deberán contactarse con sus Archivos Regionales respectivos. Las instituciones que estén localizadas fuera de la Región Metropolitana y en donde NO existen Archivos Regionales, deberán completar y enviar a la dirección electrónica de la Oficina de Transferencias de Santiago, una Ficha de Catastro de Archivos la cual es obligatoria para la evaluación de la transferencia. De acuerdo a la información derivada de la Visita Técnica o de la Ficha de Catastro de Archivos, se remitirá a la institución productora,un informe con las recomendaciones técnicas específicas requeridas para aceptar la transferencia documental, siempre que ésta proceda. 2.2 Transferencias regulares Para realizar una Transferencia Documental Regular, las instituciones ubicadas en la Región Metropolitana y en localidades donde no existan Archivos Regionales, deberán contactarse con la Oficina de Transferencias de Santiago para coordinar y confirmar fecha y hora del envío de los documentos. Los organismos públicos de las regiones de Tarapacá y Araucanía deberán contactarse con sus respectivos Archivos Regionales INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

15 2.3 Organización Las series documentales identificadas en el proceso de clasificación pueden ordenarse cronológicamente, desde lo más antiguo hasta lo más reciente. Las instituciones que se rigen por esta norma son: Ministerios, Servicios Públicos, Intendencias, Gobernaciones y Municipalidades. En el caso de Ministerios y Servicios Públicos, las series documentales existentes se ordenarán cronológicamente por tipos de documentos, de acuerdo a la siguiente pauta: Decretos Supremos Decretos Exentos Copias de Decretos Resoluciones con Toma de Razón Resoluciones Exentas Copias de Resoluciones Circulares Emitidas Providencias Órdenes Internas Comunicaciones Recibidas (oficios, cartas y solicitudes) Comunicaciones Enviadas Otros Documentos En el caso de Conservadores y Notarios, las series documentales existentes se ordenarán cronológicamente por tipos documentales, de acuerdo a la siguiente pauta: Protocolos Notariales Registros de Hipotecas Conservatorios de Bienes Raíces INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 15

16 2.4 Registro Conservatorios de Comercio Conservatorios de Minas Los Archiveros Judiciales y Tribunales de Justicia, ordenarán su documentación de acuerdo a la siguiente pauta: Libros Copiadores de Sentencias: en orden cronológico. Expedientes Judiciales: por número de causa consecutiva o en orden cronológico, y serán dispuestos físicamente en legajos. Realizados los procesos de organización, la institución productora procederá a completar el Formulario de Transferencias Documentales, proporcionado por el Archivo Nacional de Chile, en el que se indicará la información respectiva por cada serie documental. Las instituciones deberán completar, en forma Obligatoria, todos los campos del Formulario de Transferencias Documentales y Ficha de Catastro de Archivos, según corresponda. 2.5 Preparación Física y Traslado La manipulación inadecuada de los documentos de archivo durante su traslado, puede ocasionar daños irreparables a su integridad material y a la información que contienen. Para realizar una correcta preparación física y mudanza del material documental, a fin de contribuir a su conservación y facilitar su traslado, se deberán considerar las siguientes indicaciones: a) Todos los documentos que ingresen al Archivo Nacional de Chile,deben encuadernarse según las Normas para la encuadernación de documentos de archivo, emanadas de la Unidad de Conservación y Restauración del Archivo Nacional de Chile, con excepción de los Expedientes Judiciales INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

17 b) Para la documentación judicial se deberán aplicar las indicaciones señaladas en el documento Recomendaciones de conservación para expedientes judiciales e Instrucciones para la limpieza de expedientes judiciales de la Unidad de Conservación y Restauración del ArchivoNacional de Chile. c) Debe eliminarse todo el material metálico como de otro origen que contengan los documentos a transferir, tales como: clips, grapas, elásticos, papeles autoadhesivos, entre otros, procurando no ocasionar deterioros físicos a la documentación. d) Se debe identificar el material afectado por agentes biológicos como hongos y/o insectos. En el caso de documentos dañados por efecto del agua, se sugiere consultar Instrucciones para el secado de documentos afectados por agua de la Unidad de Conservación y Restauración del Archivo Nacional de Chile. e) Los volúmenes encuadernados, deben ordenarse correlativamente por serie documental y año, desde lo más antiguo hasta lo más reciente, y disponerlos en ese orden en las cajas y/o paquetes de embalaje, siguiendo para este efecto, las Recomendaciones para el traslado de documentos para su transferencia al Archivo Nacional de Chile de la Unidad de Conservación y Restauración del Archivo Nacional de Chile. INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 17

18 3. DOCUMENTACIÓN OBLIGATORIA PARA LA RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS a) Según sea la unidad de destino de la transferencia documental, el/la funcionario(a) responsable de la entrega debe confeccionar un Oficio en original y copia dirigido al Conservador(a) del Archivo Nacional de Chile, Coordinador(a) del Archivo Regional de Tarapacá o Coordinador(a) del Archivo Regional de la Araucanía, según corresponda. b) En relación al Oficio de Remisión, este deberá incluir obligatoriamente en adjunto el ó los Formulario de Transferencias Documentales. c) Los encargados de la recepción y depósito de transferencias documentales de las instituciones existentes en las regiones I y IX son el Archivo Regional de Tarapacá y Archivo regional de la Araucanía, respectivamente. d) La institución productora ó remitente deberá contactarse vía correo electrónico con la Oficina de Transferencias respectiva, para acordar el día y hora en que se efectuará el traslado de los documentos. e) El traslado y descarga de los documentos en el área de depósito reservada por el Archivo Nacional de Chile, serán de responsabilidad de la institución que realiza la transferencia. f) En el caso de aquellos documentos que se reciban mediante un servicio de correos, la coordinación de la unidad de destino, deberá disponer del personal necesario para realizar la descarga e instalación del material documental en las áreas de depósito asignadas INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

19 4. CONTROL DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y SU SEGUIMIENTO a) El/la coordinador(a) de cada unidad de destino del Archivo Nacional de Chile, es el/la funcionario(a) responsable de vigilar el cumplimiento de las presentes normas de procedimiento y de mantener al día toda la información relativa al estado del proceso. b) Al momento de verificar el ingreso de la documentación a los depósitos del Archivo Nacional de Chile o del Archivo Regional correspondiente, el/la funcionario(a) encargado(a) cumplirá con los siguientes procedimientos: 1 Recepción de los documentos debidamente timbrados y firmados por los funcionarios responsables, en dos copias. 2 Recepción provisoria mediante timbrado del oficio original y copia. 3 Registro en Libro de Ingreso de Transferencias Documentales, de la confirmación, de quien entrega y quien recibe la transferencia. 4 Recepción final del material transferido. c) Con posterioridad y en un plazo máximo de dos meses, se enviará al organismo remitente o institución productora, un Oficio Acuse Recibo de Documentos definitivo. En dicho oficio, se dejará establecido que la recepción conforme de los documentos sólo se refiere a las unidades de instalación (cajas y volúmenes) recibidas, y que por lo tanto, el contenido de cada una de ellas, no es responsabilidad del Archivo Nacional de Chile sino del organismo productor de los documentos. d) En el caso de que exista diferencia entre la información señalada en los formularios indicados en el punto 2.4 y lo recepcionado por el Archivo Nacional de Chile, se hará llegar a la institución productora un Oficio Acuse Recibo de Documentos con Reparos. La información incluida en este oficio, deberá ser analizada y corroborada en un plazo no superior a 20 días hábiles, desde la fecha de recepción del documento. Cumplido este plazo, la institución deberá enviar un Oficio de Respuesta aclarando cada uno de los reparos señalados. INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 19

20 5. DATOS DE CONTACTO Oficina de Transferencias, Archivo Nacional de la Administración: teléfono: , dirección: Matucana 151, Santiago. (Ingreso de transferencias por calle Agustinas N 3250) Oficina de Transferencias, Archivo Regional de Tarapacá: transferenciasart@archivonacional.cl, teléfono: , dirección: Av. Arturo Prat 2120, Iquique. Oficina de Transferencias, Archivo Regional de La Araucanía: transferenciasara@archivonacional.cl, teléfono: , dirección: Lautaro 1171, Temuco INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

21 AQUELLOS ORGANISMOS DE GOBIERNO NO CONTEMPLADOS EXPRESAMENTE EN LA LEGISLACIÓN ACTUAL, QUE HAYAN TRANSFERIDO O EN EL FUTURO EXPRESAREN SU VOLUNTAD DE DEPOSITAR SUS REGISTROS EN UNIDADES DEL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE, DEBERÁN ACOGERSE A ESTAS MISMAS NORMAS DE PROCEDIMIENTO. EL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE, SE RESERVA EL DERECHO DE NO RECIBIR AQUELLOS DOCUMENTOS QUE SEAN TRANSFERIDOS SIN ATENERSE A LAS PRESENTES INSTRUCCIONES. INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 21

22 BIBLIOGRAFÍA ALBERCH I. FUGUERAS, Ramón. Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento. Barcelona: UOC, p. Serie Manuales; n 9. ISBN COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Tablas de retención y transferencias documentales: directrices básicas e instructivos para su elaboración (Versión actualizada) [en línea]. Disponible en minimanual.pdf CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. 2da. Versión adoptada por el Comité de Normas de Descripción (Estocolmo, Suecia septiembre 1999). Versión española. Madrid: CIA, p. CRUZ MUNDET, José Ramón, dir. Administración de documentos y archivos: textos fundamentales [en línea]. Madrid: Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos (CAA), ISBN: Disponible en archiveros.net/administracion-de-documentos-y-archivos-textosfundamentales/ GOBIERNO DE ESPAÑA. Subdirección General de los Archivos Estatales. Diccionario de Terminología Archivística [en línea]. 2a ed Normas Técnicas de la Subdirección General de los Archivos Estatales; N 1. Disponible en archivos/mc/dta/diccionario.html 22 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

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24 ANEXOS FORMULARIO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES (Obligatorio) Se debe completar un formulario por cada serie documental que se transfiera DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN INSTITUCIÓN PRODUCTORA ORGANISMO REMITENTE IDENTIFICACIÓN FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE DE LA TRANSFERENCIA NOMBRE COMPLETO UNIDAD O DEPTO. DIRECCIÓN CARGO Nº Y FECHA OFICIO TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO FIRMA Y TIMBRE IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A TRANSFERIR SERIE DOCUMENTAL RANGO NUMERACIÓN AÑO(S) AÑO (S) FALTANTE SOPORTE Papel Digital Audiovisual Cartográfico Microfilm Otros/Indique: FORMATO CALIDAD Buena Regular Mala TIPO DE DAÑO DISPOSICIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN A TRANSFERIR CAJAS VOLÚMENES LEGAJOS CARPETAS OTROS NÚMERO DE UNIDADES RANGO DE NUMERACIÓN FECHAS EXTREMAS USO INTERNO ARCHIVO NACIONAL DE CHILE IDENTIFICACIÓN FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN DE LA TRANSFERENCIA FECHA DE TRANSFERENCIA NOMBRE COMPLETO UNIDAD O DEPTO. TELÉFONO CARGO CORREO ELECTRÓNICO INFORMACIÓN DE CONTROL DE LA TRANSFERENCIA Transferencia Conforme Si No Transferencia con Reparos N Oficio Acuse Recibo con Reparos N Oficio Respuesta Institución OBSERVACIONES Series Incompletas Sin Formulario T.D/F.C. Otros FIRMA Y TIMBRE N Oficio Acuse Recibo Conforme Errrores de Fecha Índices no Contemplados Indique: Fecha Oficio Sin Contacto Previo Rangos Documentales Incompletos Fecha Oficio Fecha Oficio 24 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

25 INSTRUCTIVO PARA COMPLETAR FORMULARIO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Las instituciones que transfieran documentos al Archivo Nacional de Chile deberán COMPLETAR TODOS LOS CAMPOS SOLICITADOS EN ESTE INSTRUCTIVO EN FORMA OBLIGATORIA: Identificación de la Institución, Identificación del Funcionario(a) Responsable de la Transferencia y Disposición Física de la Documentación atransferir. Institución Productora: debe consignarse el nombre completo, razón social de la institución o servicio que produce los documentos. Organismo Remitente: debe consignarse el nombre completo, razón social de la institución o servicio responsable de la documentación a transferir. Número y Fecha de Oficio: indicar el número y fecha del oficio de la institución que remite la transferencia. Nombre completo funcionario(a) responsable de la transferencia: indicar nombre, apellido paterno y apellido materno de la persona responsable de la transferencia. Unidad o Departamento: señalar el nombre de la unidad administrativa a la que pertenece el o la funcionaria responsable de la transferencia. Cargo: consignar el nombre del cargo o responsabilidad que ocupa el funcionario(a) responsable de la transferencia. Dirección: indicar dirección completa de la institución. Teléfono: indicar teléfono de contacto del funcionario(a) responsable de la transferencia. Correo Electrónico: indicar correo electrónico institucional del funcionario(a) responsable de la transferencia. Firma y Timbre: estampar firma del funcionario(a) responsable de la transferencia y anexar timbre institucional. Serie Documental: anotar el nombre de la serie documental, por ejemplo: Decretos, Oficios, Protocolos Notaría, entre otros. INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 25

26 Rango Numeración: indicar el número con el que se inicia y el número con el que termina la serie documental transferida. Año(s): anotar el año ó los años correspondientes a la serie documental transferida. Año(s) Faltante(s): indicar el o los años de documentos faltantes. Soporte: marcar el material físico en el que se registra la información de la documentación a transferir. Formato: consignar el medio en el que está registrada la información: impreso, manuscrito, CD-Rom, DVD, foto, disquette, entre otros. Calidad: indicar el estado en que se encuentra la documentación que se transfiere. Si se consigna Regular o Mala, señalar el Tipo de Daño. Ejemplo:Microorganismos, Roturas, entre otros. Número de Unidades: indicar el número total de cada unidad transferida. Rango de Numeración: consignar el número con el que se inicia y el número con el que termina cada unidad transferida. Fechas Extremas: consignar la fecha inicial y final de cada unidad que se transfiere INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

27 FICHA DE CATASTRO DE ARCHIVOS PARA MINISTERIOS Y SERVICIO PÚBLICOS NOMBRE PRODUCTOR UNIDAD ADMINISTRATIVA TIPO DOCUMENTAL FECHA INICIAL FECHA FINAL VOLUMEN Identificar la institución productora de los documentos. Uso obligatorio. Indicar el nombre de la unidad administrativa específica de la institución que generó o conserva la documentación. Uso obligatorio. Resoluciones CTR, Resoluciones Exentas, Cartas, Memorándums, Informes, etc. Se debe completar una fila de datos por cada Tipo Documental Uso Obligatorio Consignar los años extremos de los documentos. Uso obligatorio. Metros lineales o N de volumenes, cajas carpetas, archivadores, documentos sueltos, etc. Uso obligatorio. UNIDAD DE INSTALACIÓN Volumenes, cajas, carpetas, archivadores, documentos sueltos, etc. Uso obligatorio. SOPORTE Consignar el medio en el que está registrada la información: Papel, CD, DVD, disquete, vídeo, etc. Uso obligatorio. ESTADO DE CONSERVACIÓN NOTAS Entregar una idea de la CALIDAD de la encuadernación y documentos. Se consigna como BUENA, REGULAR, MALA, de acuerdo a pauta que se adjunta. Uso obligatorio. Rango de documentos faltantes. INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 27

28 FICHA DE CATASTRO DE ARCHIVOS CONSERVADORES Y NOTARIOS NOMBRE PRODUCTOR JURISDICCIÓN TERRITORIAL TIPO DOCUMENTAL FECHA N DE VOLUMEN ESTADO DE CONSERVACIÓN NOTAS Identificar la institución productora de los documentos. Uso obligatorio. Indicar el territorio de competencia de la unidad administrativa. Uso obligatorio. Registros de Propiedad, Registros de Hipotecas y Gravámenes, Registros, Interdicciones y Prohibiciones, Escrituras Públicas y otros. Se debe completar una fila de datos por cada TOMO de Registros. Uso obligatorio. Uso obligatorio. Entregar una idea de la CALIDAD de la encuadernación y documentos. Se consigna como BUENA, REGULAR, MALA, de acuerdo a pauta que se adjunta. Uso obligatorio INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

29 FICHA DE CATASTRO EXPEDIENTES JUDICIALES N DE JUZGADO DE ORIGEN USO OBLIGATORIO TIPO DE JUZGADO DE ORIGEN USO OBLIGATORIO CIUDAD USO OBLIGATORIO N DE CAJA USO OBLIGATORIO N DE LEGAJO USO OBLIGATORIO N DE EXPEDIENTE O CAUSA ROL USO OBLIGATORIO FECHA DE INICIO USO OBLIGATORIO FECHA DE TÉRMINO USO OPTATIVO NOMBRE DEMANDADO USO OPTATIVO APELLIDO DEMANDADO USO OPTATIVO NOMBRE DEMANDANTE USO OPTATIVO APELLIDO DEMANDANTE USO OPTATIVO TIPO DE JUICIO USO OPTATIVO NOTAS USO OPTATIVO INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 29

30 FICHA DE CATASTRO PARA LIBROS COPIADORES DE SENTENCIAS JUDICIALES N DE JUZGADO USO OBLIGATORIO TIPO DE JUZGADO DE ORIGEN USO OBLIGATORIO CIUDAD USO OBLIGATORIO N DE LIBRO USO OBLIGATORIO FECHA DE INICIO USO OBLIGATORIO FECHA DE TÉRMINO USO OBLIGATORIO NOTAS ESTADO DE CONSERVACIÓN SEGÚN PAUTA 30 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

31 Archivos Regionales Patrimonio Archivos Tecnología Democracia Transparencia Organización Derecho a la Información Archivos Regionales Democracia Responsabilidad Gestión Patrimonio Información Patrimonio Normas Responsabilidad Ciudadanía Tecnología Patrimonio Democracia Gestión Documental Archivos Preservación Derecho Cultura Organización Archivos Responsabilidad Administración Patrimonio Información Derecho Responsabilidad Preservación Archivos Información Interoperabilidad Historia Servicios Ciudadanos Organización Acceso Comunidad Tecnología Conocimiento Restauración Administración Conservación Comunidad Gestión Servicios Ciudadanos Servicios Ciudadanos Patrimonio Archivos Tecnología Derecho Transparencia Organización Archivos Derecho a la Información Democracia Archivos Gestión Patrimonio Transparencia Archivos Regionales Democracia Responsabilidad Normas Información Ciudadanía Información Interoperabilidad Historia Tecnología Gestión Documental Preservación Administración Restauración Administración Conservación Acceso Miraflores 50 Santiago - Chile