INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE FACTURAS CLIENTES

Transcripción

1 HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción 01 Julio 25 de 2007 Emisión Inicial 02 Enero 31 de Actualización 03 Diciembre 15 de 2014 Actualización ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Dirección Financiera Vicepresidente administrativo y financiero.

2 Página: 2 de 6 1 ALCANCE El presente instructivo se presenta para orientar la realización, registro y control, de las facturas emitidas por Construvicol S.A., a sus clientes. 2 REQUISITOS LEGALES 2.1 FACTURA, FUENTE PRINCIPAL DEL REGISTRO CONTABLE DE LA TRANSACCIÓN Artículo 123, Decreto 2649 de 1993 Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico, y de tal manera que sea posible su verificación. 2.2 OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA Artículo 615 (Estatuto Tributario) Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a esta, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. 2.3 REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA Artículo 617 (Estatuto Tributario Modificado por la Ley 223/ 95, Artículo 40. Requisitos de la de venta) Para efectos tributarios, la expedición de la factura a que se refiere el artículo 615, consiste en entregar el original de la misma con el lleno de los siguientes requisitos: a) Estar denominada expresamente como factura de venta. b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c) Modificado. Ley 788/ 2002, Artículo 64 Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de las facturas de venta. e) Fecha de su expedición. f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

3 Página: 3 de 6 g) Valor total de la operación. h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Al momento de la expedición de la factura, los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar (el impresor debe incluir su razón social y Nit. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios, se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria. 3 DESCRIPCION En ningún caso, por normatividad contable y tributaria, Construvicol S.A. podrá elaborar cuentas de cobro ya que podríamos someternos a unas sanciones por facturación EMISION, ENTREGA Y RECIBIDO DE LA FACTURA: N TAREA RESPONSABLE Elaborar acta de obra o documentos que soporten el servicio prestado (Construcción alquileres, etc.) en el proyecto u oficina principal. Incluir en la base de datos del sistema contable solicitando copia del RUT al cliente, cada vez que se facture por primera vez. Elaborar facturas de venta, por requisición de alguna otra area, con la respectiva autorización. Ejemplo: Venta de un activo de la empresa. Recibir la notificación de la transacción siempre que se venda un bien o se preste un servicio extemporáneo. Ing. Planner/ Programador Aux. Contable Director Financiero Control interno, Gerencia Tesorería. DOCUMENTO/ REGISTRO Acta de obra Soportes del servicio prestado Inscripción Base de datos Copia de RUT de venta Correo electrónico. DIRECTRICES: Solo se pueden emitir facturas de Construvicol S.A. si cumplen con los requisitos de ley, anteriormente mencionados, además es necesario especificar dentro de la factura el número del contrato sobre el cual se está trabajando.

4 Página: 4 de Deben entregarse las facturas solo por la auxiliar contable responsable, quien por requisición del frente de trabajo, entregarán por lo menos dos originales con sus respectivas copias para que sea radicada ante el cliente Las facturas emitidas en la oficina principal, son elaboradas por la auxiliar contable a cargo, deben ir debidamente firmadas por la Directora Financiera o por el ingeniero encargado de diligenciarlas para entregar al cliente. (Esto aplica para los proyectos donde se facturan desde la oficina administrativa principal, reembolsables con las empresas del grupo, venta de activos fijos entre otras.) Los proyectos deben devolver al departamento contable : La copia de la factura de venta al quinto (5) día después de enviada. De no ser así, el frente debe informar por escrito que la factura presenta demora y pedir por escrito ampliación para el plazo. Si solo fuese utilizada una factura, debe hacerse llegar en blanco aquella que no se utilizó y si alguna fue anulada de la misma forma debe hacer llegar la original de anulado con las dos copias Solo se recibirá en el departamento copias de facturación que contengan el recibido por parte del cliente con la respectiva firma, fecha y sello del cliente Jurídica debe entregar al Departamento de Contabilidad copia de: Contrato de prestación del servicio con carta de aprobación. Normatividad a la cual está sujeta la empresa, para atender a las obligaciones tributarias que se generen por las condiciones del servicio o contrato, por ejemplo industria y comercio. 4 REGISTRO CONTABLE DE LA FACTURA N TAREA RESPONSABLE 1 2 Una vez recibida la factura en contabilidad, ingresar la información al sistema contable, siempre y cuando correspondan a reembolsables o venta de algún activo fijo. Ingresar la información al Sistema Contable si la facturación que se emite en los proyectos es por contratos de Obra civil o Minería, de acuerdo al conocimiento del ítem que se cobra en la factura de venta. Toda la información en cuentas por cobrar debe corresponder al mes en proceso. Auxiliar Contable Ingenieros encargados de recibir las actas para facturar DOCUMENTO/ REGISTRO

5 Página: 5 de 6 N TAREA RESPONSABLE Notificar una vez se tenga conocimiento, al área de Contabilidad sobre los pagos efectuados por parte del cliente. Comunicar de inmediato por escrito la fecha y monto de la consignación a jefe del departamento Descargar la factura y anexar sello de cancelado junto con la firma de la auxiliar que garantice que el valor consignado está correcto. Solicitar al cliente los soporte de los descuentos a y así evitar que se dejen saldos en cartera, en caso que el cliente no cancele el monto esperado por la factura, es decir, que después de descontados los impuestos y demás descuentos acordados el valor consignado no es el mismo según liquidación. En la misma factura, una vez recibida, liquidar el valor a cobrar, es decir, tomar el valor cobrado y descontar los impuestos de ley y/o descuentos acordados (comodatosmultas), dejando el monto del valor que debe ser consignado, bajo la normatividad y los acuerdos a que se está sujeto. Verificar los documentos que den soporte a descuentos sobre montos diferentes a los de los impuestos La factura será recibida por quien radica la documentación en la empresa, pero debe ser revisada por otra área que certifique que cumple con todos los requisitos y que está lista para ser transferida al área de contabilidad. Enviar informe al director financiero y a la gerente de tesorería reporte de los pagos realizados que se han efectuado informando las facturas que se cancelan. Informar al área de Tesorería las cuentas por cobrar actualizadas. Auxiliar Tesorería Auxiliar Contable Área de operaciones y Control interno. Auxiliar Contable 11 Director Financiero 12 Realizar el cobro de las cuentas por pagar. Gerente Tesorería Realizar la anulación de s en caso que sea solicitado por el ing. de facturación. Solo en los casos descritos en las directrices generales. Custodiar y archivar las facturas recibidas, garantizando que se reciba el mismo número de facturas que fueron entregadas. Aux. Contable Aux. Contable DOCUMENTO/ REGISTRO Correo electrónico Correo electrónico Correo electrónico s

6 Página: 6 de 6 5 DIRECTRICES GENERALES ANULACIÓN DE FACTURAS Las facturas se podrán anular, únicamente en los siguientes casos: Si la factura se generó por un valor errado. Si los datos del cliente o la fecha empresa no corresponde a la verdadera Por algún error en la descripción del servicio facturado En caso de que la empresa haya entregado la factura oportunamente y el cliente, por omisión o porque se traspapeló la factura, no haya gestionado el pago al interior de su empresa, Construvicol S.A. anulará el documento; en este caso, se toma otro consecutivo, imprime y envía de nuevo. En el caso de anulación quien emite la factura siempre debe notificar al área de contabilidad sobre el caso y hacer de nuevo la requisición de factura. CONSERVACION DE LAS FACTURAS Todas las facturas de venta deben reposar en el área de Contabilidad ya sean: Aquellas que se tienen por utilizar (originales y copias) Las copias de las que ya fueron usadas y aceptadas por el cliente, y Aquellas devueltas como anuladas o devueltas en blanco por no ser utilizadas. El archivo de las facturas debe atender a que: Todas las facturas deben reposar en una A-Z en orden numérico. Todas las facturas deben ser copia, no se pueden manejar fotocopias. Según fecha del formato de requisición de factura, el documento (solo original) debe reposar en la A-Z. El archivo debe constituir una herramienta que facilite el control y el manejo de los documentos, por ello debe estar de manera organizada y entendible para quien interese. Las facturas deben estar a disposición de la DIAN en caso de que requieran hacer una auditoria, tal como lo contempla el Código de Comercio.