Contabilidad y finanzas Aplíquelas en su pyme

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1 Cotabilidad y fiazas Aplíquelas e su pyme Sepa qué so Costos y precios. Registros de cotrol. Estados fiacieros. El flujo de caja Para qué sirve? Cómo se prepara? Qué datos icluye?

2 Claves para el éxito empresarial Térmios como cotabilidad, fiazas, costos, flujo de caja, estados fiacieros, presupuesto, etre otros, egloba mucho más de lo que se lee: maejarlos es esecial e el mudo de los egocios. Cotabilidad, brazo derecho de todo egocio C Es el registro de todas las actividades fiacieras, ordeado por fechas y documetos. uado se habla de coceptos como fiazas y cotabilidad, se debe eteder que so herramietas idispesables para la buea marcha de cualquier empresa. Tato es así que de su correcto maejo depederá buea parte del desarrollo, cosolidació y crecimieto del egocio. Además, a partir de ua adecuada iterpretació de sus resultados, se puede tomar decisioes acertadas y guiar las accioes hacia u mejor desempeño. E Costa Rica, la 2 experiecia os dice que esta es ua de las pricipales áreas de mejora e la gestió de las PYMES, pues la mayoría trabaja más por ituició que por plaificació. No desatieda lo importate Especialmete cuado iicia, es comú que las persoas empresarias se desgaste atediedo lo urgete y descuide lo importate. Por eso, la Uidad de Pequeñas y Mediaas Empresas (PYMES) del Istituto Nacioal de Apredizaje (INA) preseta este documeto, que cotiee iformació, coceptos geerales y herramietas básicas del área fiacierocotable. Su propósito es sesibilizar al empresariado costarricese sobre la importacia de implemetar este tema e sus egocios. La cotabilidad se ecarga de estudiar, medir y aalizar el patrimoio de las orgaizacioes, empresas e idividuos, co el fi de servir e la toma de decisioes y e el cotrol. La iformació se preseta de maera sistemática para las distitas partes iteresadas. Cada movimieto tiee su ombre y se le asiga ua secció o págia especial para aotar todos los evetos ocurridos. Esto se lleva ordeado e dos columas para los movimietos, y se usa otra columa para el saldo.

3 Tipos de cotabilidad Cotabilidad de costos Clasifica, cotabiliza, distribuye y recopila iformació de los costos. Cotabilidad fiaciera Preseta estados cotables para terceros (accioistas, iversores, etes reguladores públicos, etc.). Cotabilidad fiscal Registro y preparació de iformes relacioados co la declaració y el pago de impuestos. Cotabilidad admiistrativa Estrictamete para uso itero. Es utilizada por persoas admiistradoras y propietarias para juzgar el cumplimieto de las políticas, metas u objetivos preestablecidos por la gerecia o direcció de la empresa. Por ejemplo, la cueta Caja: Etrada (Igreso) Salida (Gasto) Qué so las fiazas? Es ua rama de la ecoomía que estudia las trasaccioes y la admiistració del diero. Detro de sus campos de iterés está la obteció y la gestió de los fodos ecesarios para cumplir los objetivos idividuales, empresariales o estatales. SALDO Dieros separados Los dieros particulares y los de la propia empresa debe separarse; si o, a fi de mes, o se sabrá co claridad si el egocio produjo gaacias, y se corre el riesgo de cofudir el pago recibido como persoa propietaria y la gaacia real por la veta de productos o servicios. Qué fialidad tiee el registro fiacierocotable? Sumiistra iformació de la empresa e determiado mometo. Expresa resultados e u período de tiempo (año fiscal). Es u isumo para la toma de decisioes de las persoas usuarias (socios, p. ej.). Cotribuye a medir la gestió de la empresa. Aporta iformació que se brida a diferetes istitucioes. Brida seguridad a etes bacarios que podría fiaciar algú proyecto de su empresa. Todo bajo cotrol E el área cotable, además de llevar registros ordeados y adecuados de todas las operacioes de la empresa, es importate cosiderar los llamados cotroles cotables. Estos cotribuye a asegurar la efectividad de las fucioes admiistrativas y tambié a darle seguimieto a la retabilidad, la liquidez y el crecimieto de la empresa. Para el cotrol cotable se debe llevar ciertos libros y registros. Los pricipales so los tres libros legales: 1. Libro de diario: se aota los asietos cotables. 2. Libro mayor: se aota los movimietos de cada cueta. 3. Libro de ivetarios y balaces: se aota los balaces de la empresa. A cargo de ua persoa experta Estos tres libros debe ser llevados por ua persoa profesioal e cotabilidad. Aparte de estos, se recomieda que la persoa empresaria lleve los siguietes registros de cotrol: Libro de bacos: se aota los igresos y salidas de efectivo de las diferetes cuetas bacarias de la empresa. Libro de ivetarios: registro mesual de existecia de materia prima, isumos, producto e proceso (a partir de órdees de producció) y producto termiado. Cuetas por cobrar: se aota, de maera ordeada, las sumas que adeuda las etidades o clietes a la empresa. E la mayoría de las orgaizacioes comerciales, las cuetas por cobrar ormalmete se geera al emitir ua factura y etregarla al cliete. Otros cotroles importates so las cuetas por pagar y los registros de activos y de accioistas. 3

4 Medir los costos es trascedetal So todo el diero que su empresa emplea e la fabricació y veta de sus productos o servicios (salarios, electricidad, materias primas, etre otros). Clasificació a. Segú la fució que cumple Costos de producció: materias primas, isumos, mao de obra. Costos de admiistració: alquiler, sumiistros de oficia, etc. Costos de comercializació: publicidad, p. ej. Costos de fiaciamieto: amortizació e itereses de créditos. b. Segú su variabilidad Costos fijos: permaece costates idepedietemete del ivel de actividad de la empresa (alquileres, por ejemplo). Costos variables: aumeta o dismiuye de forma proporcioal de acuerdo co el ivel de producció de la empresa (materias primas, p. ej.). c. Segú su asigació Costos directos: se asiga directamete a ua uidad de producció (so semejates a los costos variables). Costos idirectos: o se puede asigar directamete a u producto o servicio, sio que se distribuye etre las diversas uidades productivas (se asemeja a los costos fijos). Producció Comercializació Admiistració Fiacieros Calcúlelo Si o cooce todos los costos de su empresa, o podrá calcular adecuadamete el precio de sus productos o servicios. El costo total se obtiee de la siguiete forma: Costo total = Costo fijo + Costo variable uitario El precio Es el valor que la persoa empresaria fija a los productos o servicios que ofrece a sus clietes. Para calcularlo, se requiere cosiderar el total de costos e que icurre su empresa y el precio de mercado o de la competecia. Cosiderado el marge de gaacia sobre el costo total uitario, el precio se puede obteer por medio de esta fórmula simple: Costo total uitario (CTU) FIJOS (Costates) DIRECTOS (Relacioados co la producció) Marge de gaacia PRECIO VARIABLES (Varía segú la producció) INDIRECTOS (No directamete relacioados) 4

5 Maeje bie los estados fiacieros Las persoas empresarias puede utilizarlos para reportar la situació ecoómica y fiaciera de la orgaizació, así como los cambios que esta experimeta a ua fecha determiada. La iformació que proporcioa los estados fiacieros resulta útil para la admiistració de la empresa. Además del estado de resultados que se detalla a cotiuació es vital realizar el balace geeral, para coocer la liquidez. Estado de resultados Tambié coocido como estado de pérdidas y gaacias, este iforme ayuda a determiar si la empresa está siedo retable e u determiado lapso. Cuato más frecuetemete calcule sus pérdidas y gaacias, más rápidamete coocerá la situació fiaciera de su empresa. Hay cico aspectos cocretos que se debe teer e cueta: 1. Vetas de cotado y a crédito. 2. Costo de mercadería vedida: es el precio que la empresa paga por la mercadería que vede. Se calcula sumado el valor de las mercaderías compradas durate el período de ivetario iicial y luego restado el valor del ivetario dispoible al fial de ese período. 3. Gaacia bruta: se calcula restado el costo de mercaderías vedidas a las vetas. 4. Gastos: icluye los costos de la mao de obra y otros rubros operativos de la empresa. 5. Gaacia eta: es la catidad remaete ua vez que se resta los gastos a las gaacias brutas. Esta cifra idica si se está operado co gaacia o pérdida. Esta tabla ilustra cómo se puede costruir u estado de resultados: Estado de pérdidas y gaacias Empresa: Fecha: Vetas Meos devolucioes sobre vetas Vetas etas Costo de la mercadería vedida Utilidad bruta Gastos admiistrativos Gastos fiacieros Gastos de vetas Total gastos de operació Utilidad de operació Más otros igresos Meos otros gastos Utilidad eta ates de impuestos Meos impuestos Utilidad eta después de impuestos Cotabilidad y fiazas Aplíquelas e su pyme Mayo 215 Ua producció de la Uidad de Coteidos a la Medida de Grupo Nació para el Istituto Nacioal de Apredizaje. Direcció: Karia Salguero (Grupo Nació) y Lorea Sibaja (INA) * Edició: Silvia Artavia, Eduardo Baldares y Alberto Calvo * Coordiació: Uidad de Asesoría de Comuicació del Istituto Nacioal de Apredizaje * Coteido: Uidad Pyme del Istituto Nacioal de Apredizaje * REDACCIÓN: Laura Suárez Chacó * Edició gráfica: Olga Cajia * Diseño: Silvia Solao * Ilustracioes: Shutterstock. Impresa e los talleres de GN Impresos de Grupo Nació GN, S. A. 215, Sa José, Costa Rica. Prohibida su reproducció total o parcial si autorizació del editor. Esta revista es reciclable: deséchela adecuadamete. 5

6 Presupuesto, ua herramieta fudametal Es el pla fiaciero para la admiistració de igresos y gastos; es decir, la catidad de diero que se requiere y que estamos dispuestos a ivertir para fiaciar lo ecesario y hacer realidad el pla del egocio. Para la empresa es importate cotar co esta herramieta pues cotribuye e el proceso de plaificació estratégica. Tipos a. Presupuesto de iversió. b. Presupuesto de igresos. c. Presupuesto de gastos y costos. d. Flujo de caja. A cotiuació se explica co detalle el primero de ellos. Presupuesto de iversió Ayuda a estimar los recursos requeridos para el desarrollo de u proyecto. E la formulació de este pla iterviee aspectos legales, fiscales, ambietales, etre otros. Por esta razó se debe cosiderar la ormativa vigete segú la regió dode se va a llevar a cabo el proyecto. Hay que estimar tres motos: Moto de iversió e activos fijos: terreos, edificios, mobiliario y equipo, vehículos, etc. Moto de iversió e otros activos defiidos e el estudio técico: costo de igeiería, diseño de plaos, patetes, etc. Moto de iversió e capital de trabajo: activos circulates ecesarios para el arraque del proyecto. Iversió Departameto de Producció Artículo Catidad Precio Total Subtotal Departameto de Producció Iversió Departameto de Mercadeo Artículo Catidad Precio Total Subtotal Departameto de Mercadeo Iversió Departameto Admiistrativo Artículo Catidad Precio Total Subtotal Departameto Admiistrativo TOTAL INVERSIÓN EN ACTIVOS FIJOS 6

7 Cotrole el flujo de caja Esta herramieta os permite teer iformació sobre las variacioes de etrada y salida de efectivo. Es la acumulació eta de activos líquidos e u determiado lapso, y costituye u idicador de la liquidez de la empresa. Para qué sirve? Iforma sobre el estado de los igresos y egresos de efectivo. Proporcioa iformació relevate para persoas iversioistas y admiistradoras. Evalúa la capacidad de la empresa para geerar flujos de efectivo positivos. Determia la capacidad del egocio para cumplir co sus obligacioes y repartir utilidades e efectivo. Facilita la idetificació de ecesidades de fiaciamieto. Idetifica las partidas que más afecta la empresa. Facilita la gestió y medició itera de lo real cotra lo presupuestado. Qué debemos cosiderar para su preparació? Defiir los igresos y sus características. Determiar los costos variables. Establecer los costos fijos. Defiir las políticas de crédito y de compra. Qué se icluye detro del iforme? Cuáto voy a veder. Catidad por mes y formas de pago que ofrezco. Costos e que voy a icurrir. Mao de obra para la producció, materiales (costos directos) y gastos idirectos de fabricació (costos fijos de la empresa). Ua vez obteidos todos los datos ecesarios, se tabula e ua herramieta para Flujo de caja Empresa: Año o período: Datos realistas Normalmete, el flujo de caja cubre u período de 12 meses, que correspode al ejercicio ecoómico. E todos los casos, el proóstico se debe hacer a partir de datos realistas. Dicho flujo se actualiza cada mes co los datos de los registros, a fi de idetificar rápidamete las divergecias. Usualmete, cuado se solicita u préstamo e el baco, la etidad pide como requisito u flujo para el período que correspode a dicho crédito. Meses Rubro Etradas de efectivo Total de etradas Salidas de efectivo Total de salidas flujo de caja, la cual podría teer u formato similar al de la siguiete tabla: Sobrate o faltate de efectivo Catidad de efectivo iicial Caja fial Caja chica Sobrate o faltate de efectivo 7

8 Aproveche el Sistema de Baca para el Desarrollo A través de su red acioal de operadores fiacieros, el sistema ofrece la colocació de recursos para las micro, pequeñas y, excepcioalmete, las mediaas empresas. Los servicios del Sistema de Baca para el Desarrollo (SBD) se ofrece mediate el fiaciamieto de operacioes crediticias, avales, garatías de pago, factoraje fiaciero, arredamieto fiaciero u operativo y microcréditos. Además, se poe a disposició servicios o relacioados co fiazas y otros que cotribuye al desarrollo empresarial. E este último aspecto, el rol del INA es fudametal para la ateció de las ecesidades empresariales y técicas de las persoas beeficiarias. Las micro y pequeñas persoas empresarias iteresadas que lidere proyectos ecoómicamete viables y sosteibles, y que califique como beeficiarias, puede dirigirse a los operadores fiacieros acreditados (cosulte la lista e www. sbdcr.com). Tome bueas decisioes a partir de ahora Hasta aquí usted cueta co herramietas básicas de cotabilidad y fiazas, pero qué hacer co toda esta iformació? Establezca reglas claras para ordear y obteer iformació cotable. Cotrate a ua persoa profesioal e cotabilidad. Tome decisioes sobre la admiistració de su empresa basadas e la iformació cotable y fiaciera. Dedíquese a establecer la visió estratégica de la empresa. Aalice y haga uso estratégico de los datos. Todas las empresas, si importar su tamaño, debe implemetar estas herramietas. Etre otros beeficios, les ayudará a geerar iformació importate para acceso a crédito y, sobre todo, para la toma de decisioes oportuas y plaificadas. El Istituto Nacioal de Apredizaje trabaja de forma articulada co otras istitucioes para fortalecer la ateció a emprededores y a PYMES. Parte de estas istitucioes so la Promotora de Comercio Exterior (PROCOMER), el Miisterio de Ecoomía, Idustria y Comercio (MEIC), el Miisterio de Ciecia y Tecología (MICIT) y el SBD. Para mayor iformació sobre cursos, puede visitaros e los sitios electróicos y www. iapymes.com. Además, puede escribir al correo o llamar al teléfoo

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