PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE PAGO POR CONCEPTO DE SERVICIOS BÁSICOS A TRAVÉS DE COMPROMISO Y DEVENGADO SIMULTÁNEO PRO-DAF-FIN-003

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1 Página 1 de 8 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO UNIDAD FINANCIERA PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE BÁSICOS A TRAVÉS DE COMPROMISO Y PRO-DAF-FIN-003 ELABORADO POR: Regina Farfán de Lujan Jefe Fecha: 19/03/2010 COLABORACIONES: Julio René Alarcón Aquino Ediberto Ignacio Martínez Posadas Delia Guerrero Vivian Paola Álvarez REVISADO Y PRESENTADO POR: Myriam Ovalle Gutiérrez de Monroy Directora General Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala Fecha: 25/03/2010 APROBADO POR: Consejo Directivo Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala INACIF CD-INACF

2 Página 2 de 8 1. INTRODUCCIÓN El presente procedimiento detalla las actividades que realizan tanto la Unidad como la, para hacer efectivos los pagos por concepto de servicios básicos que son: Energía eléctrica, telefonía fija y móvil, servicio de Internet y servicio de agua potable. La descripción del procedimiento guarda coherencia con las respectivas disposiciones legales y administrativas, que regulan el funcionamiento del Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala. 2. OBJETIVOS 2.1. Establecer las actividades que realizan tanto la como la Unidad para delimitar responsabilidades y evitar duplicidad de funciones, detectando posibles omisiones en el registro de las órdenes de pago por concepto de servicios básicos Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo No incurrir en mora, realizando los pagos en fechas oportunas. 3. ALCANCE Se aplica a la y a la Sección de Adquisiciones de la Unidad en lo respectivo al trámite, registro y autorización de pago. A la Sección de Servicios Generales de la Unidad quien inicia la gestión del pago de servicios básicos y conforma el expediente con la recepción de las facturas según sea el caso. 4. RESPONSABLES 4.1. Secretaria de Sección de Adquisiciones 4.2. de la 4.3. Auxiliar Administrativo de la Unidad 4.4. Administrativo de la Unidad 4.5. Jefes de Sección Tesorería/Contabilidad/Presupuesto 4.6. Jefe de Sección de Adquisiciones 4.7. Jefe de Sección de Servicios Generales 4.8. Jefe 4.9. Jefe Unidad Jefe del Departamento Administrativo Encargado de Control y Calidad del Gasto 5. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 5.1. Dirección General 5.2. Departamento Administrativo Unidad 5.5. Gestión de Acreditamiento y Control de la Calidad 6. GLOSARIO 6.1. Cuadro Resumen de Pagos: Cuadro que detalla montos de facturas y/o sedes a las que corresponde pago de servicios públicos, elaborado en una hoja electrónica. (Excel) 6.2. CUR: Comprobante Único de Registro, se utiliza cuando el respaldo es el documento físico. Con este documento se le asigna a cada expediente un número único que lo identifica y será el medio por el cual se realizarán los pagos; basándose en la orden de pago CUR electrónico: Comprobante Único de Registro en forma electrónica, autorizado por la Contraloría General de Cuentas, mediante resolución número de fecha 12/11/2003.

3 Página 3 de CUR de Compromiso y Devengado Simultáneo (CYD): Este documento resume en un sólo paso el proceso de pago, ya que al mismo tiempo se compromete y se paga el monto correspondiente al servicio que la Institución adquirió. Este CUR se realiza teniendo como base la Orden de Pago emitida por la Sección de Adquisiciones Documentos de soporte: Documentación necesaria para respaldar un gasto, solicitud de compra, facturas y/o cuadro resumen presentado por la Sección de Servicios Generales Expediente de Pago: Conjunto de documentos que se acumulan en cada una de las actividades que se realizan para la gestión del pago de servicios básicos Orden de Pago: Documento electrónico que se genera en el SIGES, que inicia el proceso de pago, el cual incluye de manera detallada los datos del servicio adquirido, datos del beneficiario a favor del cual se realizará el pago y el detalle de las facturas que se van a liquidar. Este documento resume en uno sólo los procesos de orden de compra y anexo de orden de compra (liquidación) en el caso de pago de servicios básicos SICOIN WEB: Sistema de Contabilidad Integrada, que se consolidó con el cambio de plataforma informática bajo la tecnología Web en n capas, sistema al que se ingresa a través del servicio de Internet SIGES WEB: Sistema informático de gestión por el cual se administran los procesos de gestión de Compras, según acuerdo Ministerial número de fecha 30 de diciembre del Solicitud de Compra: Solicitud elaborada por las diferentes jefaturas de unidad con la autorización del Jefe de Departamento que corresponda en el que se detallan las características de compra y de contratación de bienes, obras, suministros o remuneración de servicios que se requieran. 7 RECURSOS 7.1 Tecnológicos Equipo de cómputo con acceso a Internet Página Web SICOIN Página Web SIGES 7.2 Logísticos Insumos y materiales de oficina 8 ACTIVIDADES Responsable Sección de Servicios Generales, Unidad Sección de Adquisiciones, Unidad Puesto de Trabajo Auxiliar de Servicios Generales Número de Operación Actividad 8.1 Inicia la gestión de pago de servicios básicos, recibiendo la factura según corresponda. Elabora la solicitud de compra, razona la factura y solicita la autorización en la solicitud de compra al Jefe de la Sección de Servicios Generales de la Unidad y al Jefe de la Unidad. Traslada el expediente de pago a la Sección de Adquisiciones de la Unidad. Secretaria 8.2. Recibe el expediente de pago que contiene la Solicitud de Compra con las facturas. Revisa y numera la solicitud. Traslada el expediente a la Sección de Presupuesto.

4 Página 4 de 8 Responsable Puesto de Trabajo Número de Operación Actividad Sección de Presupuesto, Sección de Adquisiciones, Unidad Sección de Adquisiciones, Unidad Gestión de Acreditamiento y Control de la Calidad Sección de Adquisiciones, Unidad Sección de Contabilidad, Sección de Contabilidad, Auxiliar Administrativo (Operador SIGES) Auxiliar Administrativo Encargado de Control y Calidad del Gasto Auxiliar Administrativo (Operador de SIGES) 8.3 Recibe el expediente de pago, para verificar y certificar: Disponibilidad presupuestaria. Cuota de programación financiera. Traslada el expediente de pago a la Sección de Adquisiciones. 8.4 Registra la solicitud de compra en el Sistema Informático de Gestión SIGES, generando electrónicamente la orden de pago con la documentación de respaldo que obra en el expediente de pago. 8.5 Revisa el expediente de pago, autoriza la orden de pago. Traslada la documentación a Gestión de Acreditamiento y Control de la Calidad a la persona encargada de Control y Calidad del Gasto para revisión y visado. 8.6 Recibe el expediente y lo revisa. De esta actividad puede resultar: a) Que solicite rectificación o modificación de alguno de los procesos que ha sufrido la documentación. En este caso devuelve el expediente a la Sección de Adquisiciones para rectificación o modificación de alguno de los documentos que obran en el expediente de pago. b) Que toda la documentación cumpla con el procedimiento establecido y proceda el pago. En este caso traslada el expediente de pago visado a la Sección de Adquisiciones. 8.7 Recibe el expediente de pago visado por la persona encargada de Control y Calidad del Gasto. Traslada el expediente a la Sección de Contabilidad. 8.8 Recibe el expediente de pago, elabora y solicita el CUR de CYD en el SIGES, realizando el registro contable con las partidas presupuestarias asignadas por la Sección de Presupuesto de la Unidad Financiera. Jefe de Sección 8.9 Aprueba CUR de CYD en el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN y traslada la documentación a la Jefatura de la Unidad Financiera, para solicitud de pago. Jefe de Unidad 8.10 Solicita el pago a través del SICOIN. Traslada el expediente de pago a la Sección de Tesorería para continuar el trámite Emite cheque y procede a obtener firmas del Jefe de la Sección de Tesorería y de la Jefatura de la. Jefe de Sección 8.12 Recibe cheque, revisa que los datos que contiene sean correctos, firma el cheque y lo traslada a la Jefatura de la Unidad Financiera para firma.

5 Página 5 de 8 Responsable Puesto de Trabajo Número de Operación Actividad Jefe de Unidad 8.13 Recibe cheque, revisa que los datos que contiene sean correctos, firma el cheque y devuelve la documentación a la Sección de Tesorería. Departamento Administrativo Jefe de Departamento 8.14 Firmados los cheques, los traslada a la Jefatura del Departamento Administrativo para su respectiva revisión final y Visto Bueno Revisa la documentación y otorga el visto bueno. Sección de Contabilidad, Traslada el expediente de pago a la Sección de Tesorería de la Unidad Financiera Se reciben los cheques con el visto bueno de la Jefatura del Departamento Administrativo y se procede a la entrega de los mismos a los beneficiarios Realizado el pago, traslada el expediente de pago a la Sección de Contabilidad para su archivo correspondiente Recibe el expediente de pago y lo archiva. 9 SITUACIONES EXCEPCIONALES: La Dirección General, su representante autorizado o el personal designado por ésta son los responsables de resolver cualquier aspecto técnico relacionado con este procedimiento. 10 ANEXOS 10.1 Solicitud de Compra 10.2 Orden de Pago 10.3 CUR DE CYD para pago de servicios básicos.

6 Página 6 de Solicitud de Compra

7 Página 7 de Orden de Pago

8 Página 8 de CUR DE CYD para pago de servicios básicos.