SUMA INFO S.L. Gestión de Notificaciones

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2 SUMA Info ofrece esta eficaz solución, capaz de dar respuesta a la necesidad existente en muchas Organizaciones Públicas, de dotarse de una herramienta para llevar a cabo una gestión avanzada de las notificaciones que realiza. Es una herramienta muy flexible, que se integra fácilmente con el resto de sistemas de la organización, con los que debe mantener relación, facilitando su crecimiento de forma sencilla. Está creada sobre una plataforma que permite administrar y explotar, de forma sencilla, toda la estructura de códigos del sistema (tablas de códigos), la seguridad, los usuarios y sus correspondientes tipologías, privilegios y restricciones de acceso. Permitiendo de forma sencilla las siguientes acciones: o Inclusión de nuevas funcionalidades o Adaptación a nuevas exigencias o Política de actualizaciones e instalaciones sencilla Integra el envío de notificaciones de la Organización dentro del sistema SICER, desarrollado por Correos. Independiza la propia gestión de envío de notificaciones y recepción de respuestas a las mismas, del sistema (de la Organización) que solicita este servicio de Correos (generando dichas notificaciones y esperando la respuesta de las mismas), supervisando, controlando y manteniendo todos los procesos propios de la gestión de notificaciones en un módulo independiente (generación y recepción de archivos, control de respuestas, generación de informes para Correos, etc), convirtiéndose en el interlocutor único con Correos y, constituyendo una auténtica estafeta. Identifica, de forma única, cada una de las notificaciones a realizar, permitiendo conocer su procedencia, modo de envío, remesa y, ajustándose a su vez, al formato propuesto por Correos. Permite la realización de notificaciones, tanto adaptando los sistemas que actualmente usan este servicio, como de forma manual, desde cualquier unidad a través de un cliente ligero (navegador) Adapta los modelos de los impresos y acuses de recibo para que se ajusten a la normativa SICER. 2

3 Permite realizar la consulta de cualquier notificación emitida, su estado y respuesta desde cualquier puesto de la Organización de forma segura y sencilla, controlando adecuadamente la información a la que el usuario tiene acceso, así como las acciones que puede ejercer sobre dicha información. Ambas posibilidades son parametrizables por el administrador del sistema. La solución permite que, un usuario adiestrado y autorizado a ello pueda, de una manera dirigida, modificar y adaptar los formatos de los ficheros que se intercambian (I/O) con Correos Admite que los usuarios se creen sus propios filtros (favoritos), los puedan guardar, asignándoles nombre e icono y los apliquen sobre la información autorizada siempre que lo deseen Cumple, en todo momento, con las especificaciones legales previstas en su ámbito de aplicación Esta herramienta tiene la vocación de convertirse en la base que permita crear una solución única y ágil que, mediante un formato amigable para el usuario y, un interfaz integrado dentro del propio entorno de la Organización, conforme el único interlocutor válido entre Correos y la propia Organización. Calidad Rentabilidad Eficacia Solución integral El sistema consta, básicamente, de las siguientes áreas funcionales: 3

4 Área de Administración: (Integración y Seguridad) Funcionalidades reservadas al administrador del sistema y que le van a permitir gestionarlo con la máxima flexibilidad, sin renunciar a un control exhaustivo de los privilegios. Definición de funciones, usuarios, grupos (agrupamiento de funciones que se asignarán a grupos homogéneos de usuarios), roles (conjunto de privilegios asignables a los usuarios), gestión de funciones por rol, inhabilitación de funciones (útil para actualizaciones), contraseñas, etc.. Dota al sistema de una entrada ÚNICA que facilita el acceso a toda la información por él gestionada. Área de : (Calidad, Dinamismo, Eficacia) Permite, a los usuarios debidamente autorizados: 4

5 Mantener todas las tablas de códigos que parametrizan el sistema, lo cual le dota de la máxima flexibilidad, facilitando, simultáneamente su explotación, por ejemplo, se dispone de tablas para recoger los códigos de Oficinas Postales, Orígenes de Información, Tipos de contenido, Tipos de producto, Códigos de error, Estructura de la Organización formada por Clientes (desde el punto de vista de Correos), Unidades de los mismos y Subunidades de cada Unidad, etc Este apartado suele estar reservado al administrador/es del sistema Mantener los perfiles de acceso que otorgarán privilegios para acceder a la información, estos privilegios se pueden conceder para el acceso a: o Cliente/s, lo que facultará para acceder a la información de todas sus unidades y a las subunidades de las mismas o Unidad/es lo que facultará para acceder a las subunidades de las mismas o Subunidad/es Es necesario tener en cuenta que la información siempre se mantendrá asociada a una subunidad. Los perfiles se podrán asignar a los usuarios desde dos puntos de vista, perfiles a usuarios o usuarios a perfiles. Definir estados, que equivalen a las carpetas o buzones por los que van pasando las notificaciones a medida que avanza su gestión y, que van desde en mantenimiento, hasta devuelto, pasando por remesado, pendiente de enviar o pendiente de notificar. Definir acciones o procesos simples que se ejecutarán sobre la información seleccionada, permitiendo establecer los procedimientos a ejecutar, el icono a visualizar y los estados para los que estará disponible. Además, teniendo en cuenta el estado inicial, se indicará el estado al que pasará la información tras la acción. Esta transición podría estar condicionada por el valor de algún campo, a criterio del administrador. Asimismo, además de con el estado, las acciones se relacionan con los perfiles, de tal forma que, aunque un usuario tenga acceso a la información de una subunidad y pueda acceder al estado en el que se encuentra dicha información, puede tener o no, dependiendo de sus perfiles, permiso para ejecutar determinadas acciones y no otras. 5

6 Definir y mantener las estructuras de los ficheros de intercambio y de los filtros (favoritos) a utilizar en la gestión, mediante la posibilidad de crear ficheros, tipos de registro simples y de repetición para rellenar esos ficheros y, campos de valor fijo (constantes), campos calculados que permitan, por ejemplo contar registros de un determinado tipo o mostrar un hora, etc, así como, utilizar cualquiera de los campos definidos en el diccionario de datos del sistema, para poder rellenar los diferentes tipos de registro o establecer condiciones, de tal forma que la flexibilidad y la independencia son totales. En el envío se incluyen todas las remesas de todos los clientes que aun estén pendientes de envío, pasando los envíos asociados al estado correspondiente. Se aporta una consulta que permite comprobar la relación de clientes y remesas que se incluirá en el fichero. Asimismo, desde esta funcionalidad se permite chequear aquellos envíos anteriores en los que se han detectado errores para poder corregir dichas incidencias y poder reenviar la información correctamente, con el envío actual. Al ejecutar la acción de recibir se recogerán todos los archivos que se encuentren en la carpeta de intercambio, esperando a ser incorporados al sistema y se procesarán, dejándolos en la carpeta de elementos procesados. El sistema nos informa de los archivos que se encuentran en la carpeta de intercambio detallándonos su nombre, su extensión y su tamaño. La gestión de procesos, permite consultar todos los procesos de envío y recepción que se han ejecutado en el sistema comprobando las fechas y horas de comienzo y fin, el estado de su finalización y el usuario que las ejecutó. Como información de detalle se pueden ver los ficheros implicados en dichas acciones, pudiendo llegar a consultar hasta las líneas de detalle de los mismos. La funcionalidad de gestión está resuelta con una interface moderna, ágil, dinámica y parametrizable que permite controlar la información de las subunidades a las que se esté debidamente autorizado, pudiendo aplicar sobre ella, aquellos filtros definidos por los propios usuarios como favoritos 6

7 Además se controlará que el usuario solo acceda a esta información cuando se encuentre en los estados (carpetas) a los que se le ha concedido autorización y que desde ahí solo pueda ejecutar las acciones que se le han permitido Todo ello tanto con las remesas como con los envíos, lo que nos puede llegar a permitir, siempre que contemos con los oportunos privilegios y que el estado nos faculte para ejecutar la acción: o Crear remesa, permitiendo crearla desde el principio o basándose en los datos de otra remesa previamente seleccionada. o Cerrar remesa, lo que desencadena los procesos de numeración de los envíos que la componen y la emisión de los acuses de recibo (con impresión de códigos de barras) y de los informes de control necesarios para adjuntar a la remesa física. o Modificar datos generales de las remesas abiertas o Borrar remesas abiertas o Imprimir etiquetas o Trabajar con los envíos de una remesa o Añadir envíos a una remesa o crearlos sin remesar, para luego agruparlos en la remesa que más convenga, al igual que las remesas, los envíos podrán crearse desde el principio (solicitando todos sus datos) o duplicando la información básica de otro envío preexistente o Mantener, Consultar y Borrar envíos o Trabajar con la remesa de un envío, lo que nos permite una navegación circular, accediendo a la remesa a la que está asociada el envío con el que se está trabajando, nos permite acceder, posteriormente a los hermanos del envío original, ya que se podrá, desde la remesa trabajar con envíos. o Remesar o desremesar uno o más envíos o Consultar el histórico de los diferentes estados por los que ha ido pasando una remesa o un envío, de tal forma que se pueden comprobar las fechas que transcurren entre los diferentes estados o Imprimir un acuse de recibo 7

8 o Trabajar con los sujetos de un envío de tal forma que se puede mantener la relación de un único envío que afecta a más de un sujeto. o Comprobar las respuestas recibidas de los envíos o Etc Esta funcionalidad, además, permite que el usuario, ordene y/o filtre la información por cualquiera de los conceptos que aparecen en la pantalla aportando aún un mayor dinamismo a su gestión. Además : (Valores Añadidos) El aplicativo está montado sobre una estructura estándar que además, del alcance propio del sistema, permite: Disponer de un tablón de noticias y anuncios que, debidamente moderado por el administrador, aporta un claro valor añadido al sistema, al ejercer de tablón de anuncios Gestor de enlaces donde se pueden colgar los links a aquellas páginas que sean de interés común y/o a documentación de ámbito general como normativas, manuales, etc. Asimismo, se permite que cada usuario pueda, individualmente, gestionarse sus propios enlaces de interés como una especie de favoritos Directorio: Que en el caso de alimentarse debidamente, proporciona una guía rápida de localización de los datos públicos de los empleados de la organización como teléfono (laboral), (oficial), puesto que ocupa, etc.. Gestión de la propia contraseña Permite, asimismo el acceso a las herramientas ofimáticas habituales como Outlook, de tal forma que el usuario puede leer su propio correo sin necesidad de salir de la aplicación, Word, Excel, etc 8

9 Entorno Tecnológico Está desarrollado íntegramente con tecnología web J2EE en Java y, actualmente se apoya con éxito en Bases de Datos Oracle utilizando XML para el intercambio de información entre los diferentes módulos y herramientas utilizadas. Herramientas como JRun y Tomcat (Servidor de aplicaciones Java), Actuate (generación de informes). Se integra con diversas aplicaciones de gestión de diferentes proveedores (Documentos cobratorios, Ejecutiva, Gestión de expedientes, Gestión de Multas y Sanciones, etc.) mediante interfaces de conexión. 9

10 Sistema Integral de Gestión Parlamentaria Sistema Integral de Gestión Parlamentaria CONTACTOS Dirección Web Director General Juan Adanero Arenaz Director de Proyectos Juan Jesús Urbizu Boullosa Director Técnico Fernando González López Dirección y Teléfonos C/ Juan Boscán 15-17, bajo Logroño (La Rioja) Teléfono: Fax: Facebook /sumainfo 10

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