Digitalización y PDF en la Administración Pública. Hugo Carrión Gordón

Transcripción

1 Digitalización y PDF en la Administración Pública Hugo Carrión Gordón hcarrion@imaginar.org 1

2 Agenda 2

3 Principios de Digitalización 3

4 Representación Digital 4

5 Propiedades digitales Resolución Dimensión Profundidad Rango Dinámico Tamaño Compresión Formato 5

6 Resolución 6

7 Profundidad 7

8 Tamaño 8

9 Compresión 9

10 Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos Escáneres Almacenamiento Unidad de Proceso Comunicaciones Impresoras 10

11 Tipos de escáneres 11

12 Tipos de escáneres 12

13 Tipos de escáneres 13

14 Interfases Interfaz nivel físico SCSI 5-80 Mbps Paralelo 1 Mbps USB 1) 12 Mbps 2) 480 Mbps Interfaz nivel lógico TWAIN ISIS 14

15 Interfaz lógico - parametros Resolución (óptica o interpolada) Resolución de escaneado Área de exploración Velocidad profundidad Formato de archivos. TIFF, JPEG, PDF 15

16 Proyectos de Digitalización 16

17 Razones para digitalizar Facilitar nuevas formas de acceso y uso Preservación Mejorar el acceso público Selección de criterios Contenido Demanda Estado físico 17

18 Gestión del Proyecto Evaluación de necesidades Políticas y prácticas existentes (acceso y preservación) Deficiencias identificadas Objetivos del Proyecto 18

19 Gestión del Proyecto Actividades Formación en informática general Formación en técnicas de conversión digital Conversión digital de materiales originales Adaptación de los procedimientos de catalogación para laindización y captura de metadatos Diseño y publicación en la web Negociación sobre los derechos de autor 19

20 Gestión del Proyecto Indicadores de rendimiento Reunir datos del progreso del proyecto Nivel de producción de un escáner Estimación de captura de metadatos Valores medios producción por persona 20

21 Gestión del Proyecto Personal Perfiles por conocimiento, experiencia y capacidad Asignación de responsabilidades Delegación de tareas Calendario Comienzo, duración, culminación Proyectos pilotos, menos de 2 años Objetivos de conversión. P. ejm páginas 21

22 Gestión del Proyecto Estimación de costos Costos operativos Materiales Equipamiento Transporte Servicios Costos organizativos Gestión Administración Desarrollo organizativo Gastos Generales Costos de personal A tiempo completo A tiempo parcial Personal contratado Consultores 22

23 Gestión del ciclo de digitalización Material original Manipulación sobre un escáner de sobremesa que evite daños a los documentos originales Desencuadernación Recolocación de los documentos una vez que se ha realizado la copia Tratamiento de preservación previo al escaneado y/o protector posterior al escaneado Gestión de datos Lugar de almacenamiento de datos Estructura de datos, distribución y gestión 23

24 Gestión del ciclo de digitalización Estándares De imagen, de documentos Profundidad, resolución, formato Metadatos Definir el enriquecimiento del catálogo Definir el tesauro Formatos de publicación y presentación Libros electrónicos Sitios web Seguridad y permisos Bases de datos 24

25 Gestión Documental 25

26 Desafíos del ciclo de vida de un documento 26

27 Objetivos de la Administración Pública 27

28 Rol estratégico de los documentos 28

29 Solución de gestión 29

30 Usuario - Procesos 30

31 Ejemplo de uso en el Gobierno 31

32 Estándar PDF 32

33 Qué es Adobe PDF? PDF = Formato de Documento Portátil Se ve y se siente igual al Papel. Formato de archivo compacto y liviano. Preserva la originalidad y la fidelidad del documento original. Contiene incrustadas la fuentes tipográficas e imágenes utilizadas en el original. 33

34 Otras características del PDF El documento PDF puede ser visto y leído en cualquier sistema operativo. Más de 600 millones de usuarios de Acrobat Reader Es fácil de crear 34

35 Otras características del PDF Especificación estándar para documentos digitales. (PDF/A, PDF/X) Es un estándar de facto en la web. El mejor adjunto a un correo electrónico. Probado y usado por gobiernos y la industria por 10 años. Múltiples orígenes Aplicaciones de oficina y corporativas Documentos físicos Páginas web Audio, video, animaciones 35

36 Estructura del documento PDF 36

37 Familia de Soluciones Acrobat 37

38 Eligiendo el acrobat adecuado 38

39 Opciones Avanzadas de PDF 39

40 Imágenes Buscables Texto oculto detrás de la Imagen Bitmap original. Úselo cuando necesite una copia exacta del documento. Archivos algo más pesados que el PDF estándar. El formato puede ser Compacto o Exacto 40

41 Formularios electrónicos Iguales a los formularios basados en Papel. Fácil diligenciamiento y uso: en-linea o fuera-delinea. Formularios interactivos. Reduce los costos asociados a impresión y llenado. Se mantiene registro de la transacción. Permite aprobación y comentarios 41

42 Seguridad y Firma Electrónica Protección del Documento: Previene acceso y cambio de información sensible. Firma Digital: Verificar la originalidad e integridad de los documentos. 42

43 Muchas gracias Mayor información en 43