Manual de Usuario Transferencia de Archivo Nómina Electrónica

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1 Manual de Usuario Transferencia de Archivo Nómina Electrónica INDICE Pág. 1. DEFINICIÓN DEL SERVICIO / BENEFICIOS INGRESO AL SISTEMA CAMBIO DE CONTRASEÑA NUEVA SOLICITUD PROCESAR ARCHIVO NÓMINA ELECTRÓNICA Adjuntar Archivo Validar Archivo Estructura Archivo Descripción errores AUTORIZAR ENVÍO NÓMINA ELECTRÓNICA Aprobar Enviar CONTACTOS... 12

2 1. - DEFINICIÓN DEL SERVICIO: File Transfers tiene como objetivo principal eficientizar la calidad de nuestros servicios de Banca Electrónica, por ser un sistema que les permitirá optimizar los procesos relacionados al envío de sus archivos para pago de nómina a través de nuestra Página Web Proacceso en Línea de forma fácil y segura. BENEFICIOS: Validación previa de archivo, desde las instalaciones de su empresa: o Estructura archivo requerido. o Status de las cuentas. o Cuadre de lote (monto débito igual a sumatoria de créditos) o Fecha efectiva de aplicación de archivo. Segregación de funciones para procesamiento (Adjuntar / aprobar) aplicación de archivo Eliminar procesos manuales de autorización, con la incorporación automática y la eliminación de la Carta Autorización de Débito INGRESO AL SISTEMA: Pasos para acceder al sistema de File Transfer : Escriba en el campo Usuario el nombre del usuario que le fue asignado, luego su clave de acceso en el campo Clave. Pulse la tecla Ingresar CAMBIO DE CONTRASEÑA: Escriba en el campo Contraseña Anterior la clave que le fue asignada, luego coloque una nueva contraseña en el campo Nueva Contraseña, confirme su contraseña en el campo Confirmar Contraseña. Pulse la tecla Aceptar. Pág. 2 de 12

3 IMPORTANTE 1. La pantalla cambiar contraseña solo se visualizará la primera vez que utilice el sistema y la clave requerirá ser cambiada por el usuario al primer intento de utilizar la aplicación. 2. La nueva clave de acceso debe contener mas de 6 y menos de 11 caracteres alfanuméricos (letras y números) NUEVA SOLICITUD: El sistema traerá la pantalla Resumen. En esta pantalla deberá seleccionar el botón Nueva Solicitud, para crear un nuevo archivo de nómina. Pág. 3 de 12

4 En la pantalla Apertura Solicitud seleccionar el botón Crear, para ingresar un nuevo archivo de nómina PROCESAR ARCHIVO: ADJUNTAR ARCHIVO: Seleccione el botón Browse para acceder a la ruta del archivo a ser procesado desde un directorio o fólder de su PC. Seleccione el archivo a procesar y pulse el botón Open. Pág. 4 de 12

5 3. Por seguridad, el sistema contempla dos niveles de autorización de usuarios: Usuario 1 : Adjunta y valida archivo. Usuario 2 : Aprueba y envía archivo. 4. Los nombres de usuarios y claves le serán asignados por separado por un representante del Banco del Progreso. 5. Las claves de acceso son personales, es responsabilidad del cliente su discreción. 6. Los clientes que olviden sus claves deberán solicitarla a través de Proacceso en Línea o comunicarse a Proacceso Centro de Atención Telefónica (809) / 1- (809) (desde el interior sin cargo). TRABAJAR SOLICITUD ENVÍO NÓMINA ELECTRÓNICA: En esta pantalla seleccione la opción Continuar para que el sistema inicie el proceso de validación de archivo. Pág. 5 de 12

6 VALIDAR ARCHIVO: Este proceso lo ejecuta automáticamente el sistema. Una vez que el usuario selecciona el botón Continuar, el sistema verifica que el archivo adjunto cumpla con el formato de estructura requerido. Entre las validaciones que realiza la aplicación están: verificación del RNC, cuadre entre el débito y los créditos, cantidad de registros, presencia de espacios en blanco, fecha de efectividad y tipo de registro. Pág. 6 de 12

7 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO: El archivo debe estar acorde al formato especificado a continuación: Registro de Encabezado Registro Cabeza de Lote: Es el registro que contiene los datos generales para transferencia de fondos, los cuales corresponden a la información de la empresa originadora de las transacciones. DESCRIPCION DEL CAMPO LONGITUD TIPO ID de COMPAÑÍA ( Registro Nacional Contribuyente) 11 Numérico TIPO (Tipo de registro H ) 01 Alfabético NÚMERO DE CUENTA (Empresa) 10 Numérico MONTO (Monto total de la nómina ) 11 Numérico FECHA (Aplicación pago en formato mmddaaaa) 08 Numérico CANTIDAD (Total Empleados) 06 Numérico NOMBRE ( De la empresa) 30 Alfabético Este registro debe ser identificado con una H en el campo Tipo de Registro. La fecha de aplicación de pago debe ser en formato mes, día y año (mmddaaaa). Esta fecha será el día efectivo de la transferencia de fondos. Longitud de registro encabezado Registro De Detalle 77 caracteres Registro De Detalle: Corresponde al registro de los empleados a los cuales se le hará el pago. DESCRIPCION DEL CAMPO LONGITUD TIPO ID de COMPAÑÍA ( Registro Nacional Contribuyente) 11 Numérico TIPO (Tipo de registro N ) 01 Alfabético NÚMERO DE CUENTA (Empleado) 10 Numérico MONTO (Monto del Pago / empleado ) 11 Numérico FECHA (Aplicación pago en formato mmddaaaa) 08 Numérico CANTIDAD (Número de empleado en orden 06 Numérico secuencial) NOMBRE (Nombre del Empleado) 30 Alfabético o Cada registro debe ser identificado con una N en el campo Tipo de Registro. Los registros de detalles, como éste, deben seguir al registro cabeza de lote. o El archivo debe estar en Formato ASCII y no debe contener caracteres especiales (,, $...). Longitud de registro detalle 77 caracteres MODELO DE NOMINA ELECTRONICA H Empresa xxxxxxxxxxxxx N Nombre empleadoxxxxx N Nombre empleadoxxxxx N Nombre empleadoxxxxx Pág. 7 de 12

8 DESCRIPCIÓN DE ERRORES: El sistema culmina el proceso de verificación de archivo. En caso de detectar algún error en el archivo adjuntado se presentará una pantalla de alerta con los errores detallados: Ingrese en la opción Comentarios para visualizar los errores del archivo detectado por el sistema. Pág. 8 de 12

9 El usuario debe verificar y corregir el archivo de acuerdo a los errores detectados, luego seleccionar la opción retornar para iniciar nuevamente el proceso de adjuntar archivo. IMPORTANTE 7. Cuando el archivo adjunto contiene errores la solicitud es cancelada. El usuario debe corregir el error reportado y crear una solicitud nueva con el archivo corregido. 8. El formato de archivo le será suministrado y explicado en detalles por un representante del Banco del Progreso. RESUMEN: En esta pantalla el usuario visualiza el estatus de la solicitud y la evolución que ha tenido en el transcurso del proceso. Pág. 9 de 12

10 6. - AUTORIZAR ENVÍO NÓMINA ELECTRÓNICA: APROBAR ENVÍO ARCHIVO: El Usuario 2 Ingresa a la pantalla 1 Ingreso al Sistema, el sistema le traerá la pantalla Resumen, arriba indicada. En esta pantalla deberá seleccionar con el cursor de su mause el botón Envío Nómina Electrónica. El sistema le traerá la pantalla Solicitudes Envío Nómina Electrónica, donde deberá seleccionar el Número de Solicitud. El Sistema le traerá la pantalla Trabajar Solicitud Envío Nómina Electrónica con el cursor de su mause actualice el estatus cambiando la opción de pendiente a Trabajado. Pág. 10 de 12

11 Seleccione la opción Actualizar, para que el sistema inicie el proceso de envío del archivo autorizado. Pág. 11 de 12

12 6.2 - SOLICITUDES ENVÍO DE NÓMINA ELECTRÓNICA: Si el archivo adjunto corresponde con el formato establecido será procesado por el Banco del Progreso en la fecha especificada en el Header o Cabecera del archivo. Seleccione la opción Retornar para culminar el proceso. DEPARTAMENTO SERVICIOS ELECTRÓNICOS División Tarjeta de Crédito y Banca Electrónica Banco Dominicano del Progreso, S. A. John F. Kennedy #3, 2do. Piso, Oficina Principal Tel.- (809) ext. 5024, 3337 y 5035 Fax.- (809) servicioselectronicos@progreso.com.do Pág. 12 de 12