85.- PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA POR EXCEPCIÓN DE LICITACIÓN PÚBLICA

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1 Hoja: 1 de PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA POR EXCEPCIÓN DE LICITACIÓN PÚBLICA

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Rev. 3 Hoja: 2 de Propósito 1.1 Llevar a cabo las adquisiciones de bienes y el servicio, que por sus características y según la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, deberán comprarse por excepción de licitación Publica. Con la finalidad de obtener los bienes necesarios para que las Areas de Estructura, del, lleven acabo sus funciones de la mejor manera posible. 2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al Área de Adquisiciones de la Subdirección de Recursos Materiales, a la Subdirección de Planeacion, al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del y al resto de las áreas de estructura del Instituto. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Es responsabilidad del Área de Adquisiciones de la Materiales: Verificar que los casos que se sometan a consideración del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, cubran los requisitos que establece esta Ley. Solicitar a las Áreas de Estructura del, que soliciten la adquisición de un bien por excepción, la justificación correspondiente del porque debe adquirirse el bien. Someter a consideración del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, todas las compras de bienes que se enmarquen en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Identificar los casos que se deriven del Artículo 41-1 y 41-V de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico e informar de estos al presidente del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para que autorice la compra y se notifiquen en la próxima sesión del Comité. Entregar a más tardar el último día hábil de cada mes al Organo Interno de Control, un informe relativo a los pedidos formalizados al amparo del artículo 41 de la ley, acompañado de un dictamen en el que se haga constar el análisis de la o las propuestas y las razones para la adjudicación del contrato. No será necesario rendir este informe en las operaciones que se realicen al amparo del artículo 41, fracciones IV y XII de la LAASSP. Los documentos que deberán soportar los procesos de adjudicación directa serán los siguientes: requisición de compra, justificación técnica debidamente firmada, cotización vigente, carta de distribución exclusiva vigente, carta de licencia o titulo de patente, según el tipo de adjudicación solicitado y autorización de suficiencia presupuesta!. C. Alejandro.sánchez lbarra Encargado de I Recurso

3 Hoja: 3 de Es Responsabilidad de la Subdirección de Planeacion: Informar, cuando se le solicite, la suficiencia presupuesta! para la adquisición de los bienes que soliciten las áreas de estructura del para el desarrollo de sus funciones. 3.3 Es Responsabilidad del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios: Analizar, dictaminar y autorizar los casos de Adquisiciones de bienes por excepción que enmarca la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Cumplir estrictamente con el manual de integración y funcionamiento del Comite de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. 3.4 Es Responsabilidad de las áreas de Estructura del : Solicitar a la Materiales la Adquisición de Bienes que por su naturaleza deban. someterse a consideración del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, y que sean necesarios para el óptimo desarrollo de sus funciones. Establecer la marca y características del bien que se solicite comprar. C. Alejandro Sánchez lbarra ubdirección de teriales

4 Hoja: 4 de Descripción del procedimiento Secuenchf de Etapas 1.0 Solicitud de compra 2.0 Recepción de la requisición Actividad Solicita la compra de un bien por medio de una requisición ordinaria y/o Extraordinaria. 1.2 Elabora memorándum en donde se justifica el motivo por el cual es necesaria la compra del bien solicitado. Requisición Justificación 2.1 Recibe la requisición y la justificación de compra. 2.2 Realiza una cotización previa a cuando menos tres proveedores, en caso de una compra por marca determinada se realiza la cotización al proveedor correspondiente. Cotización Respo sflblé... _ Instituto Nacional de Cancerología (Áreas de Estructura) Subdirección de Recursos Materiales 3.0 Determinación de la Adjudicación 3.1 Determina si el bien solicitado cumple con las características de adjudicación por excepción o se derive de algún supuesto del Artículo 41-1 y 41-V de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico. 3.2 Informa al Presidente del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios cuando se trate de algún supuesto de estos Artículos. Pasa a la actividad 1 O. Procede: No: Realiza compra directa. Si: Reúne Información soporte Requisición Cotización Justificación Subdirección de Recursos Materiales Encargado de la Recursos dirección de Encargado de la Recurso

5 Hoja: 5 de 11. Secuencia de Etapas 4.0 Solicitud de 5.0 Envío de 6.0 Análisis de Actividad Responsable 4.1 Solicita a la Subdirección de Planeación la Subdirección de para la adquisición Recursos Materiales del bien. Memorándum 5.1 Envía memorándum informando si se cuenta con la suficiencia presupuesta! para la Subdirección de adquisición del bien. Planeacion Memorándum 6.0 Analiza suficiencia presupuesta! para la adquisición del bien. Procede: Subdirección de No: Cancela la adquisición, Termina Recursos Materiales Procedimiento. Si: Solicita la reunión del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. 7.0 Convoca al Comité 8.0 Inicio de sesión 7.1 Elabora invitaciones para los miembros del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, 7.2 Conforma la Carpeta del Comité, con el listado de casos a someter a consideración del Comité. 7.3 Envía invitación y carpeta de comité a los miembros e invitados a la sesión del comité. 1 nvitación Carpeta de Comité 8.1 Inicia la sesión del Comité verificando que se cuente con el quórum legal. 8.2 Inicia grabación de voz de la sesión del comité, presentando a los miembros de este. Carpeta de Comité Subdirección de Recursos Materiales Instituto Nacional de Cancerología (Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios). ubdirección de ateriales

6 M PG-INCAN-2009 Hoja: 6 de 11 Secuencia de Etapas Actividad Responsable,..,.:. ' 9.0 Dictamina los casos 9.1 Analiza y dictamina cada uno de los casos listados en la carpeta del comité. 9.2 Finaliza sesión del Comité. Procede: No: Regresa a la actividad 3 Si: Autoriza la compra Acta de sesión del Comité Instituto Nacional -de Cancerología (Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios) 1 O.O Elaboración del pedido 10.1 Elabora el pedido de los bienes a comprar, autorizados por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Elabora el pedido de las compras que se deriven del Artículo 41-1 o 41-V de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico anexando la documentación soporte de este proceso. Pedido Subdirección de Recursos Materiales TERMINA PROCEDIMIENTO C. Alejandro ánchez lbarra Encargado de I Subdirección de Recurso ria les C. Alejandro S nchez lbarra dirección de 'ria les

7 Hoja: 7 de Diagrama de Flujo (Áreas de Estructura) Materiales Subdirección de Planeacion (Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios) INICIO Solicitud de compra 2 Recepción de la requisición Cotización 3 Determinación de la Adjudicación Realiza compra directa Reúne Información soporte irección de iales C. Alejandro Sánchez lbarra Encargado de I ubdirección de Recurso, te ria les

8 l r MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Hoja: 8 de 11 (Áreas de Estructura) Materiales Subdirección de Planeacion (Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios) 4 Solicitud de Memorándum 1' 5 Análisis de 6 Envío de Memorándum Memorándum SI PROCEDE NO Cancela la adquisición, Termina Procedimiento Solicita la reunión del Comité d'adquisiciones, Arrendamientos y Servicios C. Alejandro S ánchez lbarra Encargado de la bdirección de Recursos, f-- e_ i_ a_ e_s "Tl1-- "'7"'-'--?"' -7"'-- --1

9 Hoja: 9 de 11 (Áreas de Estructura) Materiales Subdirección de Planeacion (Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios) 7 Convoca al Comité 8 Inicio de sesión Carpeta de Comité y 9 Dictamina los casos Regresa a la actividad 3 10 Autoriza la compra Elaboración del pedido ( TERMINO ) C. Alejandro ria les dirección de

10 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Rev. 3 Hoja: 10 de Documentos de Referencia DOCUMENTO. CODIGO... Manual de la Organización Especifico del Ley de los Institutos Nacionales de Salud Decreto por el cual se crea el Guía técnica para la elaboración de Manuales de Procedimiento de la Secretaria de Salud Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Manual de Integración y funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos Servicios Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Reglamento Interno de la Secretaría de Salud Poi íticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Servicios del 7.0 Registros Registro Tiempo de Conservación Requisición 3Años Justificación de la compra 3 Años Cotización 3Años 3 Años Carpeta de Comité 3 Años. Flesponsáble de conservarlo Materiales Materiales Materiales Materiales Materiales C. Alejandro Sánchez lbarra C. Alejandro S nchez lbarra Encargado de I Recurso. Código de registro o identificación única.. No Consecutivo Carpeta de Comité

11 Hoja: 11 de 11 Registro Tiempo de Responsable de Código _de registro o Conservación conservarlo identificación única Acta de sesión 3 Años Materiales de Comité Pedido 3 Años Materiales No. Consecutivo Glosario 8.1 Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servlclos: Órgano colegiado del. Instituto Nacional de Cancerología, conformado por diversas Areas de Estructura relacionadas con la Adquisición de bienes. 8.2 Cotización: Documento emitido por el proveedor en el que se describen las características físicas y económicas de los bienes. 8.3 Justificación: Documento mediante el cual se menciona el motivo o la razón por la cual se debe realizar la compra de un bien determinado. 8.4 Pedido: Contrato en el que se estipulan los bienes a adquirir. 8.5 Requisición Extraordinaria: Formato utilizado para la compra de los bienes que no se encuentren en el cuadro básico. 8.6 Presupuestal: Documento emitido por el Area de Modernización Administrativa de la Subdirección de Planeacion, en el cual se informa que se cuenta con los recursos económicos suficientes para la adquisición de los bienes. 9.0 Cambios en esta versión Número de Revisión 3 de ta actuallzactón - Septiembre _ - OesCripclón:det ca'tnbio Actualización 10.0 Anexos C. Alejandro S inchez lbarra Encargado de la Recursos dirección de ria les bdirección de teriales

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