SISTEMA DE LOCALIZACIÓN DE FLOTAS

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1 SISTEMA DE LOCALIZACIÓN DE FLOTAS AVANLOC MANUAL DE USUARIO Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 1 de 42

2 CONTENIDO CONTENIDO... 2 BIENVENIDO A LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE LOCALIZACIÓN DE FLOTAS AVANLOC... 3 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE HARDWARE DE LA APLICACIÓN AVANLOC... 4 ACCESO A LA APLICACIÓN AVANLOC... 5 PANTALLA DE BIENVENIDA... 6 MENÚ LOCALIZACIONES... 7 LOCALIZACIÓN DE VEHICULOS... 7 TRAYECTOS SELECCIONAR FECHAS OBTENCIÓN DE HISTÓRICOS DETALLES DE TRAYECTOS ALARMAS INSERCION DE ALARMAS GESTIÓN DE ALARMAS AVISOS DE ALARMAS/MENSAJES BUSCAR LISTADO RESUMEN FLOTA MENU GESTIÓN USUARIOS AUTORIZADOS AUTORIZACIONES CONDUCTORES ALTA DE UN CONDUCTOR CAMBIO DE CONDUCTORES DELEGACIONES TECLADO Y MANOS LIBRES (sólo clientes con esta opción) GESTIÓN DE MENSAJES Y TELÉFONOS PARA TECLADO VISUALIZACIÓN DE MENSAJES TECLADO DATOS AVANLOC Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 2 de 42

3 BIENVENIDO A LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE LOCALIZACIÓN DE FLOTAS AVANLOC El sistema de localización de flotas AVANLOC es una aplicación Web muy fácil de utilizar que le permitirá controlar y gestionar su flota de vehículos de una forma rápida y sencilla. Mediante esta aplicación, Ud. siempre sabrá donde se encuentran sus vehículos en tiempo real y sin necesidad de hacer ningún tipo de petición en el ordenador. Las posiciones se actualizan automáticamente y siempre aparece en pantalla la última posición. Además, usted podrá mantener un archivo histórico de las localizaciones realizadas a cada uno de sus vehículos para un posterior estudio y seguimiento de los mismos. Este manual le explicará cada una de las opciones de la aplicación y todos los pasos a dar para poder gestionar todos los vehículos de su flota. De cualquier forma, si después de leer este manual, usted tuviese alguna duda o algún punto no le ha quedado claro, le rogamos que contacte con nosotros en el teléfono o bien mediante correo electrónico a la dirección Por último, también le recordamos que si desea hacernos alguna sugerencia o propuesta de mejora de la aplicación, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Esperamos que este manual sea de su agrado y le damos las gracias por haber elegido la aplicación del sistema de localización de flotas AVANLOC para la gestión de los vehículos de su flota. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 3 de 42

4 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE HARDWARE DE LA APLICACIÓN AVANLOC La aplicación AVANLOC no necesita unos requerimientos informáticos especiales para su funcionamiento. Al ser una aplicación a la que se accede por Web, cualquier ordenador que tenga una conexión válida a Internet, podrá acceder a la misma. Recomendamos que la conexión a Internet tenga una velocidad de bajada de 512 Kb/s como mínimo. Esta es la conexión más básica ofrecida por casi todos los proveedores de líneas ADSL. Sin embargo, AVANLOC también puede funcionar con una conexión telefónica estándar, aunque por la velocidad que desarrolla dicha conexión, la actualización de los datos en pantalla tardará más ya que esta conexión es más lenta. La aplicación puede funcionar con las resoluciones de pantalla más usuales de un ordenador conectado a Internet. De todas formas, recomendamos una resolución mínima de 1024 x 768 píxeles. En caso de tener resoluciones en pantalla menores (800 x 600), es posible que la aplicación no se vea correctamente. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 4 de 42

5 ACCESO A LA APLICACIÓN AVANLOC Para acceder a la aplicación AVANLOC, abrir el explorador de Internet que se utilice normalmente y teclear la siguiente dirección: Pulsar INTRO y aparecerá la pantalla siguiente: Introduzca su identificador aquí Introduzca su clave aquí Esta es la pantalla de bienvenida a la aplicación. En esta pantalla, se deberá introducir el identificador y la clave para acceder a la aplicación AVANLOC. Tanto el número de cliente como la clave de acceso a la aplicación se le habrán proporcionado previamente. GUARDAR SIEMPRE LAS CLAVES EN LUGAR SEGURO PARA EVITAR LA ENTRADA A LA APLICACIÓN DE PERSONAS NO AUTORIZADAS. Si se olvida la clave o el identificador, deberán ponerse en contacto con ANLOC para proporcionar unas claves nuevas Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 5 de 42

6 PANTALLA DE BIENVENIDA Una vez introducidos el identificado y la clave, aparecerá la siguiente pantalla En esta pantalla aparecen las últimas novedades de la aplicación y posibles mensajes de ANLOC a nuestros clientes. En la parte superior aparecen dos opciones de menú: Localizaciones y Gestión. Localizaciones: Esta opción es la base de la aplicación de gestión de flotas AVANLOC. Al entrar en esta opción, será posible ver la situación de los vehículos, recorridos, históricos, mapas detallados, etc. Esta opción será la que se utilizará casi siempre que se quiera trabajar con la aplicación Gestión: Esta opción permite la gestión de usuarios del cliente, mediante la cual se pueden crear claves temporales para los clientes que el usuario desee que puedan ver la situación de los vehículos, gestión de conductores y matrículas Documentación: Pulsando en este icono, se puede bajar el manual de usuario de la aplicación AVANLOC. Recomendamos mirar a menudo la versión del manual para poder bajar siempre la versión más actualizada. Salir: Pulsando este icono, se saldrá de la aplicación Avanloc. Para volver a entrar, habrá que introducir de nuevo el identificador y la clave. Para entrar en la aplicación de gestión de flotas, hacer clic en Localizaciones Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 6 de 42

7 MENÚ LOCALIZACIONES LOCALIZACIÓN DE VEHICULOS Esta es la pantalla principal de la aplicación. (Si se ha adquirido el teclado y el sistema de manos libres, la pantalla será un poco diferente. Ir a página 29 para ver más detalles). Desde esta pantalla se puede acceder a todas las opciones del sistema. Toda la aplicación está basada en lo que cualquier usuario haría cuando desea ver y gestionar la flota de vehículos: 1. Localización de todos los vehículos 2. Trayectos (periodos de conducción y paradas) de cada vehículo en particular 3. Detalle de cada uno de los trayectos realizados por cada vehículo En esta pantalla, siempre aparece la localización en tiempo real de todos los vehículos de la flota. NOTA IMPORTANTE: Si el usuario accede a esta pantalla y la deja abierta durante un periodo largo de tiempo, si se desea ver las últimas posiciones de los vehículos será necesario actualizar la pantalla pulsando la tecla F5 del ordenador. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 7 de 42

8 Según la resolución que se tenga para la pantalla del ordenador, la pantalla puede dividirse en varias zonas que proporcionan una visión conjunta de los vehículos de la flota y todos los eventos que se van produciendo. En el mapa aparece la localización de todos los vehículos de la empresa en tiempo real. En un primer acceso, aparece todo el mapa de Europa con la situación de todos los vehículos, después puede mostrarse mucho más detalle hasta llegar a nivel de calle. Esta parte de la pantalla sirve para la manipulación del mapa central de la aplicación. En la parte superior aparece el mapa guía, haciendo clic en cualquier punto del mismo la visión del mapa se centrará en dicho punto. Más abajo aparecen los modificadores. Para funcionar con cualquiera de ellos, debe primero seleccionarse el modificador y, después, hacer clic en el punto del mapa central donde se desea ejecutar el modificador Mover: Hacer clic con el ratón y sin soltar el botón mover el ratón en la dirección deseada. El mapa se moverá en esa dirección. Acercar: El punto marcado se colocará en el Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 8 de 42

9 centro del mapa central y se reducirá la zona que se muestra en el mapa, pero se mostrará más detalle en la misma. Existen hasta 9 niveles de detalle en el mapa, desde la visión general de toda Europa hasta detalles de calles. Alejar: El punto marcado se colocará en el centro del mapa central y se ampliará la zona que se muestra en el mapa, pero se mostrará menos detalle en la misma. Alarma: Al seleccionar Alarma, cuando se hace clic en el mapa central, el punto marcado se toma como el centro del círculo que definirá el radio de la alarma. Ver sección alarmas General: Muestra el mapa completo, independientemente del nivel de zoom en el que se encuentre. Todos: Hace un autozoom para ver todos los vehículos de la empresa con el mayor detalle posible en el mapa. Buscar: Se pasa a otra pantalla que permite la localización de una población o de una calle de una población de una forma rápida y que éstas aparezcan centradas en el mapa. Leyenda: Marcando en los diferentes rectángulos azules, se pueden ver más o menos detalles en el mapa de una forma más rápida. También muestra el nivel de detalle en el que se encuentra el mapa dependiendo de la posición del rectángulo rojo. Avisos: En esta pantalla aparecen los avisos de las alarmas que se hayan producido. Ver Alarmas. Estas alarmas producen un aviso en pantalla para ver que vehículo ha entrado/salido de la zona delimitada por la alarma. En esta pantalla, se actualizarán los avisos de forma automática, quedando siempre el último en la primera posición de la tabla. En la columna de la izquierda aparecerá la fecha en la que la alarma se ha activado y en la columna de la derecha se mostrará el tipo de evento que ha producido la alarma. Haciendo clic en Nuevos Avisos, se pasará a la pantalla de Alarmas para control de las mismas Marcando o desmarcando estas opciones, aparecerán o desaparecerán en el los vehículos, las alarmas fijadas (ver sección Alarmas) y los datos del vehículo (conductor y matrícula). El usuario puede seleccionar la visión de los datos que más se adecue a sus necesidades. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 9 de 42

10 ESTAS OPCIONES APARECEN EN TODAS LAS PANTALLAS DE LA APLICACIÓN ASOCIADAS A LA VISIÓN DE MAPA. EN TODAS LAS PANTALLAS ESTOS COMANDOS FUNCIONAN DE IGUAL FORMA. Esta parte de la pantalla muestra la localización actual de cada uno de los vehículos. De izquierda a derecha aparece: Número de teléfono asociado al vehículo Icono del vehículo Enlace a Google Maps Icono de contacto o Contacto motor encendido o Contacto motor apagado Dirección en la que viaja el vehículo en la última posición Matrícula del vehículo cualquier otra información que desee el usuario) Conductor (o cualquier otra información que desee el usuario) Fecha y hora de la última posición Dirección de la última posición Velocidad que llevaba el vehículo en la última posición. En esta parte de la pantalla se puede seleccionar lo siguiente: Delegación: Si se tienen diferentes delegaciones abiertas con diferentes vehículos asociados a cada una, seleccionando una delegación determinada, sólo se verán los vehículos asociados a la misma. (Ver página 35) Buscar: Tecleando la matrícula, el conductor o parte de ellos y pulsando filtrar, sólo aparecerá en pantalla dicho vehículo. Se utiliza en caso de tener una flota de vehículos grande y se desea encontrar uno rápidamente. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 10 de 42

11 TRAYECTOS Los trayectos muestran el registro detallado de un vehículo con los tiempos de conducción, las paradas y, si ocurren, los tiempos y trayectos en los que no se ha recibido señal desde el vehículo (por ejemplo, entrada en una zona de carga cubierta en la que no existe recepción de satélites). Para entrar a ver los trayectos de un determinado vehículo, hay que hacer clic en el número de teléfono asociado a dicho vehículo: Clic aquí Una vez hecho clic en el teléfono del vehículo en el que se desea ver los trayectos, aparecerá una pantalla similar a la siguiente: Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 11 de 42

12 En esta pantalla se muestran los trayectos realizados por el vehículo durante los últimos 7 días. En primer lugar aparece el mapa con un resumen de los puntos donde ha pasado el vehículo y comprobar cual ha sido el recorrido seguido. Las funciones de acercar, alejar, etc., funcionan exactamente igual que lo explicado en el MENU LOCALIZACIONES. Según se vaya viendo con más detalle el mapa con el comando Acercar, más detalle se verá en los recorridos. En la parte inferior, se muestran todos los recorridos realizados por el vehículo, apareciendo, en primer lugar, el nombre del conductor asociado (si lo hubiere). Después, de izquierda a derecha aparece: opción (haciendo clic en cualquiera de estas opciones, se verá en detalle cada uno de los trayectos), fecha y hora de inicio del trayecto, punto de salida del trayecto, fecha y hora del fin del trayecto, punto de llegada del trayecto, duración del trayecto, velocidad media y distancia calculada aproximada del trayecto. En color negro, aparecen los trayectos realizados en conducción, es decir, el conductor ha estado conduciendo durante el trayecto. En color verde, aparecen las paradas realizadas: en este caso, el punto de salida del trayecto y el punto de llegada son el mismo. En color rojo, (si los hubiere) aparecen los trayectos realizados sin que se hayan podido obtener datos fiables, bien por desconexión del GPRS (red telefónica saturada), bien por error en la localización GPS (lugares cubiertos) o bien por fallo o desconexión del equipo. El ejemplo típico de este caso es la entrada del vehículo en una zona cubierta o en un aparcamiento subterráneo. En estos casos, el sistema GPS no funciona ya que no existe una visión directa de la antena con los satélites. Por tanto, durante ese tiempo no se recibirán posiciones, por lo que, al recibir la siguiente posición válida, aparecerá un recorrido en rojo mostrando esta anomalía. Hay que remarcar, que el recorrido sin datos en rojo, solo aparecerá cuando se vuelva a tener una posición o conexión telefónica válidas. Durante el periodo de desconexión, no aparecerá nada en pantalla, excepto la última posición válida recibida por el sistema. En esta parte de la pantalla, el sistema proporciona un resumen de los últimos trayectos realizados. Muestra el tiempo total registrado, distancia aproximada recorrida, tiempo en ruta, distancia recorrida en ruta, tiempo parado, tiempo sin datos, y la distancia mínima recorrida en trayectos en los que no se dispone de datos. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 12 de 42

13 SELECCIONAR FECHAS En caso de que se desee acceder a datos históricos anteriores a los que se muestran en pantalla, se seleccionará una fecha y una hora y minutos iniciales y una fecha y una hora y minutos finales y se hará clic en el icono. Para ello, las fechas se pueden introducir manualmente o bien haciendo clic en el icono del calendario y seleccionando la fecha deseada. La hora y minutos se seleccionan bien de forma manual o seleccionando ambos de las listas que aparecen al hacer clic en la flecha abajo. En caso de querer seleccionar el día actual se pulsará el icono que seleccionará de forma automática los trayectos del día en curso desde las 0:00 a las 23:59 horas. OBTENCIÓN DE HISTÓRICOS La aplicación de gestión de flotas, permite obtener muy fácilmente el histórico de un vehículo tanto en formato Adobe (.pdf) para su impresión posterior, como en formato Excel (.xls) para su posterior manipulación. Para obtener un histórico, se procederá como en el caso descrito en el punto anterior seleccionar fechas. Una vez seleccionadas fechas y horas, se pulsará el icono para obtener el fichero.pdf o el icono para obtener el fichero.xls Una vez hecha la selección y pulsado el icono deseado, el sistema proporcionará el histórico solicitado con el formato deseado. En caso de seleccionar.pdf, se abrirá una ventana que mostrará el listado correspondiente: Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 13 de 42

14 Desde aquí se podrá guardar una copia en el disco duro del ordenador para su almacenamiento. En caso de seleccionar.xls, aparecerá una pantalla similar a esta: En esta pantalla, podrá utilizarse la aplicación Excel con toda su potencia para filtrar, gráficos, estadísticas, etc. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 14 de 42

15 El histórico en formato Excel proporciona los siguientes listados: Trayectos: Resumen de todos los trayectos efectuados entre las fechas seleccionadas. Posiciones: Todas las posiciones obtenidas del vehículo entre las fechas seleccionadas. Eventos: Todas las alarmas que se hayan producido entre las fechas seleccionadas (ver alarmas). También incluye registro de todos los mensajes enviados y recibidos con fecha y hora (ver Teclado y Manos Libres) Para seleccionar cada uno de ellos, pulsar en las pestañas de la parte inferior derecha del listado.xls en pantalla. DETALLES DE TRAYECTOS Como último nivel, para ver con detalle un trayecto efectuado por un vehículo, hay que hacer clic en el icono del trayecto que se desea ver con detalle: Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 15 de 42

16 Una vez hecho, aparecerá una pantalla similar a la siguiente: En esta pantalla aparece el mapa con el detalle del trayecto seleccionado y todas las posiciones que se han recibido del vehículo y que han dado lugar al trayecto seleccionado. Aquí puede verse con detalle todo el recorrido efectuado por el vehículo a nivel de calle y si ha habido paradas cortas intermedias. Esta pantalla proporciona todos los datos recogidos por la aplicación para un determinado vehículo en un determinado recorrido. Los comandos Acercar, Alejar, etc., están explicados anteriormente y funcionan de la misma forma descrita para otras pantallas. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 16 de 42

17 ALARMAS El sistema de localización de flotas AVANLOC permite insertar un número ilimitado de alarmas en el mapa. Estas alarmas avisan al usuario de la entrada y/o salida de un vehículo en una determinada zona. El usuario puede seleccionar el lugar donde colocar la alarma, el radio en metros de la misma y si la alarma es de entrada y/o salida. INSERCION DE ALARMAS Para insertar una alarma, hay que seleccionar Alarma en el icono de la derecha de la pantalla. Una vez hecho, seleccionar en el mapa el punto donde se desea colocar la alarma haciendo clic en el punto determinado. Para ello, se tendrá que tener en el mapa el punto (población, calle, etc.) en el que se desea colocar dicha alarma. Una vez seleccionado el punto, aparecerá una pantalla similar a la siguiente: Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 17 de 42

18 En esta pantalla hay que introducir los datos siguientes: Nombre de la alarma: Nombre que se desee para identificar la alarma. Radio: El radio de la alarma significa el límite que tendrá dicha alarma para que esta se dispare. El centro de la alarma será el lugar que se ha seleccionado previamente. El radio siempre se introducirá en metros, es decir, que si se desea tener un radio de 8 Km., habrá que insertar 8000 metros. aviso: Opcionalmente, se podrá introducir una o varias direcciones de correo electrónico a las cuales se envíe un mail para avisar de que se ha producido una alarma. Tipo de aviso: Aquí se seleccionará si la alarma es de entrada (cuando el vehículo entra en la zona delimitada por la alarma), si es de salida (cuando el vehículo sale de la zona delimitada por la alarma) o entrada/salida (ambos casos). Una vez introducidos los datos, hacer clic en Aparecerá la pantalla siguiente: para guardar la alarma. Indica que la alarma se ha insertado de forma correcta y proporciona 3 opciones: Volver al listado: Aparece el listado de todas las alarmas para su gestión, si fuese necesario (ver gestión de alarmas) Volver a realizar otra inserción: Aparece la pantalla de inserción de alarmas para volver a introducir una nueva. Volver al menú: Vuelve a la pantalla de bienvenida a la aplicación. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 18 de 42

19 GESTIÓN DE ALARMAS Para gestionar las alarmas y ver todas las que se tienen activas o inactivas, desde las pantallas de localización, trayectos o detalles de trayectos, se hará clic en el icono.. Aparecerá una pantalla similar a la siguiente: Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 19 de 42

20 Esta pantalla muestra todas las alarmas que se han abierto en la aplicación. Aparece un listado de las alarmas con las siguientes columnas: Ver: Pulsando el icono en la alarma que se desee, podrá verse su ubicación y su radio. NOTA: es posible que si la alarma tiene un radio grande, no se vea éste en un principio por la resolución del mapa. Para verlo, únicamente utilizar la opción Alejar del mapa hasta que se visualice. Nombre de la alarma: Nombre que diferencia cada una de las alarmas. Radio: El radio que se incluyó al dar de alta la alarma. aviso: El que se incluyó al dar de alta la alarma. Si aparece en blanco es que no se dio de alta ninguno. Tipo de aviso: Muestra si la alarma es de Entrada, Salida o Entrada/Salida Fecha de baja: Muestra la fecha en que la alarma se dio de baja, en caso de que esté en esta situación. Estado: El icono indica que la alarma está activada y cada vez que un vehículo haga saltar dicha alarma, aparecerá un mensaje en pantalla. El icono indica que la alarma está desactivada. Para activar/desactivar una alarma, hay que hacer clic en estos iconos. La alarma pasará de un estado al otro. Modificar: Seleccionando esta opción se entra en la pantalla de inserción de alarmas para modificar cualquier parámetro de la alarma especificada. Borrar: Borra la alarma. NOTA: Las alarmas solo se pueden borrar si durante el tiempo que han estado activas no se ha producido ningún aviso de dicha alarma. En este caso, no se podrá borrar y si no se desea que la alarma siga activa, seleccionar alarma desactivada. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 20 de 42

21 AVISOS DE ALARMAS/MENSAJES Al producirse una alarma o mensaje (éste solo en caso de tener el sistema de teclado/manos libres), éstos aparecerán en la pantalla principal de la aplicación el la zona de Avisos. En esta pantalla principal, pueden aparecer hasta las últimas 12 alarmas/mensajes (según la resolución de la pantalla). Para ver y gestionar todas las alarmas/mensajes, pulsar en Nuevos Avisos y aparecerá una pantalla similar a la siguiente: En esta pantalla pueden verse todas las alarmas/mensajes que se han producido durante los últimos meses. Pueden seleccionarse fechas para ver las alarmas/mensajes producidos durante determinados periodos de tiempo. Para pasar a la página siguiente, pulsar el icono El sistema de selección de fechas para filtrar y tener listados de alarmas/mensajes en formato Excel (.xls) es igual al descrito en la sección Seleccionar fechas y Obtención de históricos descritos en la página 13 y siguientes de este manual. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 21 de 42

22 BUSCAR La opción Buscar permite encontrar poblaciones de cualquier país incluido en la cartografía de Avanloc, para facilitar la inserción de alarmas o ver donde se encuentra una determinada población. Para acceder a la opción de búsqueda, hacer clic en la opción Buscar en la pantalla a la derecha del mapa general. Aparecerá la pantalla siguiente: En primer lugar, elegir el país deseado en la lista desplegable de País, después escribir la población y, por último hacer clic en. Una vez hecho esto, aparecerá la población centrada en el mapa. Es posible que al introducir el nombre de una población, pueda haber más de una coincidencia, sobre todo con nombres compuestos; en este caso, se mostrará una lista de posibles población y se deberá elegir la deseada. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 22 de 42

23 LISTADO RESUMEN FLOTA En la pantalla principal aparece un botón para acceder al listado resumen flota. Accediendo a este listado puede verse de forma rápida la actividad resumida de cada conductor/vehículo durante un determinado periodo de tiempo seleccionable por el usuario. El periodo de tiempo se puede establecer de una sola vez para todos los vehículos o bien seleccionar el periodo de tiempo individualmente para cada uno de los vehículos. Pulsando el botón aparecerá la pantalla siguiente: Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 23 de 42

24 En la parte superior de la pantalla aparecen las opciones Fecha inicio y Fecha Fin junto con las opciones de seleccionar horas y minutos. Al seleccionar fechas y horas en estas opciones de la parte superior de la pantalla, todos los vehículos tendrán, automáticamente, seleccionadas las mismas fechas y horas introducidas. Esto permite hacer una selección muy rápida de fechas y horas cuando se desea tener un listado común a todos los vehículos. El funcionamiento para seleccionar fechas y horas es exactamente igual al descrito en la sección Seleccionar Fechas de este manual. Los botones permiten seleccionar todos los vehículos de la empresa o borrar todos los vehículos seleccionados para volver a escoger los vehículos para los cuales se desea realizar el listado. En la parte inferior de la pantalla, bajo la sección Vehículos disponibles, aparecen todos los vehículos de la empresa. En esta sección puede seleccionarse el/los vehículo/s que se desea que aparezcan en el listado marcando o desmarcando la casilla que se encuentra a la izquierda de la matrícula del vehículo. Posteriormente, se seleccionará la fecha y hora de inicio y la fecha y hora finales a cada vehículo si se desea que sean diferentes en cada uno de ellos. Una vez seleccionados los vehículos que se desea incluir en el listado junto con las fechas y horas a controlar, aparecerá una pantalla similar a la siguiente: Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 24 de 42

25 En este caso, se ha seleccionado individualmente el periodo de cada vehículo. Para obtener el listado deseado, se pulsará el botón Se generará un fichero tipo Excel que una vez abierto, tendrá un aspecto similar al siguiente: En el listado aparecen las siguientes columnas: Matrícula: El número de matrícula seleccionado. Conductor: El conductor asociada a la matrícula. Inicio periodo: Fecha y hora seleccionada como inicio del periodo a controlar. Fin periodo: Fecha y hora seleccionada como fin del periodo a controlar. Tiempo total: Tiempo transcurrido entre el inicio del periodo y el fin del periodo. Distancia total: Distancia recorrida por el vehículo en el periodo seleccionado. Tiempo en ruta: Tiempo de conducción del vehículo durante el periodo seleccionado. Distancia en ruta: Distancia recorrida por el vehículo durante el periodo seleccionado. Tiempo parado: Tiempo en que el vehículo ha estado parado durante el periodo seleccionado. Tiempo sin datos: Tiempo en que no se han recibido datos durante el periodo seleccionado. Distancia sin datos: Distancia recorrida por el vehículo durante el tiempo sin datos. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 25 de 42

26 MENU GESTIÓN El menú gestión permite cambiar opciones de la aplicación y acceder a la configuración de la misma. Para acceder al Menú Gestión, se pulsará Gestión en la pantalla de bienvenida. Una vez seleccionada esta opción aparecerá la siguiente pantalla: Esta pantalla presenta las siguientes opciones: Usuarios autorizados: Para dar de alta a un nuevo usuario de claves. Autorizaciones: Para seleccionar opciones de usuarios de claves. Conductores: Dar de alta, modificar o dar de baja conductores GPS: Para cambiar o modificar los conductores asociados a los vehículos Delegaciones: Para dar de alta, modificar o borrar delegaciones Para entender el funcionamiento de estas claves temporales, se seguirá el siguiente ejemplo: El usuario del sistema de localización de flotas AVANLOC DEMOGPS S.L. tiene una flota de 4 vehículos y durante los días 3 y 4 de Mayo va a asignar 2 vehículos a la empresa RRR S.A. para que transporten una carga completa para dicha empresa. El usuario puede generar unas claves temporales para la empresa RRR S.A. de tal forma que el responsable de dicha empresa pueda acceder a la aplicación AVANLOC y pueda ver la localización de los dos vehículos asignados. RRR S.A. sólo podrá ver la localización puntual de los vehículos y manejar el mapa (acercar, alejar, etc.). NO PODRÁ acceder a los Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 26 de 42

27 trayectos, recorridos o históricos. Además, las claves tendrán una caducidad y, a partir de ese momento, no se podrá acceder a la aplicación. USUARIOS AUTORIZADOS Para poder dar una clave a un cliente, primero ha de darse de alta este cliente y generar las claves. Esto permite que una vez que tengamos un cliente al que se van a proporcionar claves de acceso, el cliente pueda utilizar las mismas claves siempre. Únicamente, habrá que cambiar los días de acceso y los vehículos a los que puede acceder. Al elegir Usuarios autorizados, aparecerá la siguiente pantalla: La primera vez, no habrá usuario alguno. Para dar de alta a un usuario, hacer clic en Alta. Se insertará el nombre del cliente y el programa generará un identificador y una clave aleatorios. Tanto el identificador como las claves se pueden cambiar, aunque se recomienda que, sobre todo, la clave se deje como está. ES Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 27 de 42

28 CONVENIENTE APUNTAR EL IDENTIFICADOR Y LA CLAVE GENERADAS YA QUE, POSTERIORMENTE, SI SE OLVIDA O SE PIERDE DICHA CLAVE, NO SE PODRÁ RECUPERAR Y HABRÁ QUE GENERAR UNA NUEVA. Una vez rellenados todos los campos de esta pantalla, hacer clic en Guarda para guardar los datos. En la pantalla siguiente, aparecerá la lista de usuarios autorizados en la cual se podrá modificar o borrar cualquier usuario autorizado anterior. NOTA: Para poder borrar un usuario autorizado, primero hay que borrar todas las autorizaciones que dicho usuario haya podido tener en el menú Autorizaciones. AUTORIZACIONES En esta pantalla, se definirá el tiempo que se le permitirá al cliente utilizar las claves creadas, así como los vehículos que podrán observarse en la aplicación. Para ello, se hará clic en Autorizaciones. Al acceder por primera vez a esta pantalla, no se tendrá autorización alguna. Para poder autorizar unas claves a un determinado cliente, hacer clic en. En esta pantalla, en primer lugar ha de elegirse el cliente al cual deseamos autorizar unas claves y que debe haber sido dado de alta en la opción Usuarios Autorizados. En el ejemplo, será el cliente RRR S.A. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 28 de 42

29 Para introducir el cliente, seleccionarlo de la lista desplegable que aparece en el campo Nombre autorizado. Esta lista se genera automáticamente al dar de alta clientes en la opción Usuarios autorizados Después, elegir la fecha y la hora desde la cual se permitirá la visión de donde se encuentran los vehículos y, posteriormente, la fecha hasta la cual se permitirá dicha visión, es decir, el periodo de tiempo en el que se le autoriza al cliente RRR S.A. a hacer un seguimiento de los vehículos. En la opción Visualizar, se puede escoger la opción que se desea que el cliente RRR S.A. pueda visualizar cuando dicho cliente acceda a la aplicación. Al hacer clic en las opciones de visualizar, aparecerá una lista de opciones con las siguientes: Sólo posiciones: El cliente sólo podrá ver las posiciones de los vehículos, pero no podrá acceder a nada más Posiciones y trayectos: El cliente podrá ver las posiciones de los vehículos, y también los trayectos de cada uno de ellos y los detalles de cada trayecto. Acceso a históricos: El cliente podrá ver las posiciones de los vehículos, los trayectos de cada uno de ellos, los detalles de cada trayecto y, además, imprimir toda la información en formato pdf o exportar todos los datos a un fichero con formato Excel (.xls) Por último, en la parte izquierda de la pantalla aparecen todos los vehículos de la empresa DEMOGPS S.L... Se seleccionarán los vehículos que se permitirán ver a la empresa RRR S.A. durante el periodo de tiempo especificado anteriormente y haciendo clic en Añadir se pasarán a la parte derecha de la pantalla en la sección Vehículos accesibles. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 29 de 42

30 Una vez rellenado todo, pulsar Aceptar para guardar los datos. El programa nos mostrará que la autorización ha sido insertada correctamente y nos permitirá volver a hacer otra autorización. En caso de no desear hacer otra, pulsar Volver al listado. Aparecerá la siguiente pantalla: En esta pantalla, aparecerán todas las autorizaciones realizadas y mostrará la fecha y hora de inicio, fecha y hora de finalización y, también, la posibilidad de modificar y borrar dicha autorización. El proceso que se ha realizado por completo ha sido: 1- Dar de alta a la empresa RRR S.A. y generar unas claves de acceso a la aplicación AVANLOC para poder visualizar la situación de algunos vehículos de la empresa DEMOGPS S.L. y así, evitar llamadas telefónicas para conocer la situación de dichos vehículos. En el caso de que se necesitase autorizar de nuevo a la empresa RRR S.A. a poder visualizar una serie de vehículos de la empresa DEMOGPS S.L., no sería necesario volver a crear unas claves, ya que las generadas al dar de alta a dicho usuario valdrían; sólo habría que cambiar en Autorizaciones, la fecha de validez de estas claves y los vehículos que se podrían visualizar. Además, RRR S.A. siempre tendrá las mismas claves, por lo que será más fácil para ellos recordarlas. 2- Una vez dada de alta la empresa RRR S.A., se autoriza a dicha empresa a acceder a la aplicación con las claves generadas durante un intervalo de tiempo que va desde el 3 de Marzo de 2006 a las 9:00 horas hasta el 5 de Marzo de 2006 a las 12:45 horas. Durante este periodo, RRR S.A. podrá ver solamente los vehículos 2647-ZPP y 5267-ZPZ, para saber su posición. Ya solo queda enviar estas claves a RRR S.A. explicando que debe acceder a la aplicación AVANLOC en la dirección e introduciendo el identificador rrrsa y la clave lxxhhb6s que se generaron en la opción Usuarios Autorizados. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 30 de 42

31 Pulsar Entrar, y la pantalla siguiente será la que verá el usuario de RRR S.A. El usuario RRR S.A. sólo podrá ver la localización de los dos vehículos a los cuales fue autorizado. Podrá Centrar, Acercar, Alejar, etc., pero no podrá acceder a los trayectos, históricos, listados, etc. Al llegar el 5 de Marzo a las 12:45, la autorización expirará y, aunque se introduzcan las claves, RRR S.A. no podrá acceder a la aplicación. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 31 de 42

32 CONDUCTORES En esta opción, se podrán añadir, modificar, dar de baja o borrar nombres de conductores pertenecientes a la plantilla de la empresa que, posteriormente, se asignarán a los vehículos. Al seleccionar conductores, aparecerá una pantalla similar a la siguiente: Por columnas, aparecerán los nombres de los conductores que se tengan dados de alta, después la fecha en la que se dieron de alta, fecha en la que se dieron de baja, el estado (activo o desactivado) y el icono para borrar los conductores (NOTA: Para poder borrar un conductor, no debe haber datos de localización del mismo, ya que el programa no permitirá hacerlo. Para inutilizar un conductor con datos, pasarlo a estadio desactivado). Para activar/desactivar un conductor, únicamente hay que hacer clic en el icono de estado, el conductor pasará de activado a desactivado o viceversa según el estado en que se encuentre. ALTA DE UN CONDUCTOR Para dar de alta a un nuevo conductor, se seleccionará Aparecerá una pantalla como la siguiente en la que rellenaremos los datos del nuevo conductor y pulsaremos Guarda para almacenar el nuevo conductor. Para poder asignar un conductor a un vehículo, siempre tiene que ser dado de alta previamente. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 32 de 42

33 En el listado de conductores, aparecerá el nombre del nuevo conductor. CAMBIO DE CONDUCTORES Para hacer un cambio de conductor o asignar un conductor a un vehículo que anteriormente no tenía adjudicado ninguno, seleccionar la opción GPS de menú de gestión. Aparecerá un apantalla similar a la siguiente: En esta pantalla aparecen de izquierda a derecha las siguientes columnas: Delegación: Si la empresa tiene varias delegaciones, se pueden asociar vehículos a cada una de ellas Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 33 de 42

34 Teléfono asociado: El número de la tarjeta telefónica que va introducida en el equipo GPS/GPRS de cada vehículo. Matrícula: Matrícula asociada al vehículo Conductor: El nombre del conductor asociado al vehículo en la actualidad Modificar: Pulsar en el icono para modificar el conductor o la delegación. Para ver como se cambia un conductor, se utilizará como ejemplo el cambio del conductor de nombre Evaristo por el de Mariano que se acaba de dar de alta. Para ello, seleccionar el icono Modificar en la fila donde se encuentra el conductor Evaristo Aparecerá la siguiente pantalla: Después, seleccionar de la lista de conductores a Mariano y hacer clic en el nombre Al seleccionar, quedará el nuevo conductor asociado al vehículo deseado Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 34 de 42

35 Finalmente, para al volver al listado de gps, aparecerá el nuevo conductor vinculado al vehículo: Este proceso se repetirá tantas veces como sea necesario para hacer los cambios de asignaciones de conductor que se deseen. DELEGACIONES De forma análoga al sistema da cambio y altas de conductores, pueden abrirse delegaciones, que permitirán asociar determinados vehículos a diferentes delegaciones. El funcionamiento de los menús es el mismo que en la sección de Conductores. Para ello, escoger la opción delegaciones y de la misma forma descrita para conductores, dar de alta las delegaciones deseadas. Posteriormente, en el menú GPS, seleccionar Modificar para entrar a cambiar los valores actuales del vehículo. De la misma forma que en la sección Conductores, seleccionar la delegación que se desee asignar al vehículo para que éste quede asociado a la misma. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 35 de 42

36 TECLADO Y MANOS LIBRES (SÓLO CLIENTES CON ESTA OPCIÓN) En caso de haber adquirido con la aplicación un teclado y sistema de manos libres para realizar y recibir llamadas telefónicas, así como para enviar y recibir mensajes de texto, la pantalla principal presentará un aspecto algo diferente. En esta pantalla aparecen los vehículos que están siendo localizados junto con una opción a la izquierda para marcar el vehículo al cual se desea enviar un mensaje. Con las teclas se podrá, respectivamente, seleccionar todos los vehículos para enviar el mismo mensaje a todos los vehículos, borrar la selección de vehículos que se haya hecho antes de enviar el mensaje y enviar el mensaje a los vehículos seleccionados. En la siguiente pantalla, se escribirá el mensaje a enviar a los vehículos: Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 36 de 42

37 En Asunto, indicar el resumen del mensaje. En Mensaje a enviar, escribir el mensaje que se desea enviar al vehículo. Según se vaya escribiendo, se reducirá el número de caracteres disponibles para el mensaje. En Plantilla, se podrá escoger un mensaje anteriormente predefinido en una plantilla. Ver sección Gestión de Agenda/Mensajes. Una vez escrito el mensaje a enviar, seleccionar el/los vehículos a los cuales se desea enviar dicho mensaje y pulsar para enviarlo. El vehículo recibirá el mensaje en la pantalla del teclado instalado en el vehículo unos segundos después. Una vez se haya leído el mensaje por el conductor, se recibirá un mensaje de conformidad de entrega. NOTA: El mensaje se envía por el canal GPRS por el que se envían los datos de localización del vehículo. Esto supone un ahorro importante en la factura telefónica, ya que los mensajes no van por el canal habitual SMS. Sin embargo, es necesario que el receptor GPS/GPRS del vehículo esté conectado para recibir el mensaje. Mensajes enviados desde el vehículo Los mensajes enviados desde el vehículo a la central aparecerán pulsando en la opción. El sistema avisará de la llegada de un mensaje de un vehículo en la misma opción de Avisos mediante un icono móvil que representa una sirena. GESTIÓN DE MENSAJES Y TELÉFONOS PARA TECLADO El teclado para llamadas telefónicas y mensajes puede ser reprogramado tanto en los números de teléfono admitidos para realizar llamadas como para los mensajes de texto que están permitidos para enviar desde el vehiculo. Para llevar a cabo esta reprogramación seleccionar la opción Gestión del menú principal (parte superior) de la aplicación. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 37 de 42

38 Al seleccionar esta opción, aparecerá el siguiente menú: La opción Agenda, permite modificar los datos de los teléfonos que están programados en el teclado de los vehículos de la flota. Para introducir un nuevo teléfono que aparezca en el teclado de los vehículos, seleccionar. En el campo Nombre, se insertará el nombre del teléfono que se desea introducir y en el campo Número teléfono el número del mismo. Una vez rellenados dichos campos, pulsar Guarda para incorporarlo a la Agenda. Para modificar un teléfono, pulsar en el icono del teléfono que se desee modificar. De forma análoga al caso anterior, cambiar el nombre y/o el número de teléfono que existe por el nuevo y pulsar Guarda. Para borrar un teléfono, pulsar el icono La opción Mensajes predefinidos permite modificar los datos de los mensajes que se encuentran programados en el teclado del los vehículos de la flota. La mecánica para introducir un nuevo mensaje como para modificarlo es exactamente igual a la descrita en el caso de Agenda. Se ha de introducir un nombre que describa el mensaje a enviar y, posteriormente, escribir el contenido de dicho mensaje. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 38 de 42

39 También funciona de igual manera la modificación de mensajes y el borrado de los mismos. Tanto los teléfonos como los mensajes, sean nuevos o modificados, se enviarán a los teclados de los vehículos de forma instantánea, por lo que en un plazo muy breve de tiempo, estarán disponibles para su uso. La opción Plantilla, permite crear mensajes predefinidos que se enviarán desde la aplicación a los teclados de datos de los vehículos de la flota. Es decir, permite al usuario que controla la flota crear unos mensajes predefinidos que se envían usualmente a los conductores de los vehículos de la flota para evitar tenerlos que escribir cada vez que se desean enviar. Para crear una plantilla, seleccionar Plantilla. Como en los dos casos anteriores, la mecánica de funcionamiento es la misma en cuanto al Alta, Modificación o Borrado de las plantillas. Para crear o modificar una plantilla, seleccionar Alta o Modificar y rellenar el campo Nombre con el texto que se desee para definir la plantilla, y el campo Contenido con el texto que se desea enviar a los conductores en los vehículos de la empresa. Pulsar Guarda para grabar el mensaje. Para utilizar la plantilla seleccionarla en la página principal de la aplicación cuando se envía un mensaje. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 39 de 42

40 VISUALIZACIÓN DE MENSAJES En la pantalla principal, en la sección Nuevos Avisos aparecerán los últimos mensajes que se han enviado desde los vehículos a la central. Pueden aparecer hasta las últimas 12 alarmas/mensajes (según la resolución de la pantalla). Para ver y gestionar todas las alarmas/mensajes, pulsar en Nuevos Avisos y aparecerá una pantalla similar a la siguiente: En esta pantalla pueden verse todas las alarmas/mensajes que se han producido durante los últimos meses. Pueden seleccionarse fechas para ver las alarmas/mensajes producidos durante determinados periodos de tiempo. Para pasar a la página siguiente, pulsar el icono El sistema de selección de fechas para filtrar y tener listados de alarmas/mensajes en formato Excel (.xls) es igual al descrito en la sección Seleccionar fechas y Obtención de históricos descritos en la página 13 y siguientes de este manual. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 40 de 42

41 TECLADO DATOS AVANLOC Pantalla principal Tecla Izquierda Luces llamada o mensaje Tecla derecha Tecla abajo Tecla Arriba Tecla Aceptar/Seleccionar Tecla Cancelar/Atrás Tecla Información Utilizar las teclas de dirección (Izquierda, Arriba, Abajo, Derecha) para moverse por los menús. La opción a elegir aparecerá en video inverso. Para seleccionar una opción, pulsar la tecla Aceptar/Seleccionar. Para volver atrás o cancelar una selección, pulsar tecla Cancelar/Atrás. Al recibir una llamada, se encenderán las luces verdes y sonará una melodía. Pulsar la tecla Aceptar/Seleccionar para aceptar la llamada. Pulsar la tecla Cancelar/Atrás para rechazar la llamada. Al recibir un mensaje, parpadearán las luces naranjas. No se apagarán hasta que no se hayan leído todos los mensajes nuevos. Para hacer una llamada, seleccionar opción Agenda Telefónica. Escoger después el teléfono correspondiente de la lista que teléfonos predefinidos que aparecerá en pantalla y pulsar la tecla Aceptar/Seleccionar. Para enviar un mensaje, seleccionar opción Enviar Mensajes. Escoger después el mensaje correspondiente de la lista de mensajes Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 41 de 42

42 predefinidos que aparecerá en pantalla y pulsar la tecla Aceptar/Seleccionar. Para leer mensajes recibidos, seleccionar opción Mensajes Recibidos y escoger el mensaje a leer que aparecerá en video inverso si es nuevo. La tecla Información tiene diversas funciones. En la opción Agenda Telefónica, permitirá visualizar el número de teléfono asociado al nombre predefinido en dicha Agenda. En la opción Enviar mensajes, la tecla Información mostrará el mensaje completo a enviar. Si los mensajes presentan una longitud de caracteres mayor que los que permite la pantalla, utilizar las teclas Arriba y Abajo para visualizar el mensaje completo. Cuando se está conversando en una llamada, con las teclas Arriba y Abajo se puede aumentar o disminuir, respectivamente, el volumen del altavoz. Manual Usuario Avanloc ver. 2.3 Página 42 de 42

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