PREGUNTAS FRECUENTES PROCESO MIGRACIÓN CLIENTES WEB FIDUCIARIA

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1 PREGUNTAS FRECUENTES PROCESO MIGRACIÓN CLIENTES WEB FIDUCIARIA Autogestión 1. Qué nivel de seguridad debe elegir el Cliente? Se debe preguntar si el cliente posee productos de la Fiduciaria Bancolombia y productos Bancolombia diferentes de cuenta(s) de deposito, o si solamente posee productos Fiduciaria Bancolombia. Si el cliente solo tiene productos de la Fiduciaria o productos de la Fiduciaria y de Bancolombia diferentes a cuentas de depósitos, no deberá elegir ninguna opción en el campo Nivel de Seguridad, ya que este campo se ocultará una vez el cliente seleccione la entidad a la cual pertenece, es decir, Fiduciaria Bancolombia. Si el cliente posee productos de la Fiduciaria Bancolombia y cuenta(s) de depósito en Bancolombia, en el campo Nivel de Seguridad, el cliente deberá elegir el nivel de seguridad que previamente decidió con el Ejecutivo MIT y/o Ejecutivo de Cuenta o que se especificó en el contrato. Durante el proceso de venta se recomienda que todos los clientes se afilien al canal con esquema de seguridad Superusuario, pero es finalmente el usuario quien elige que nivel de seguridad requiere para su empresa. 2. Qué opción debo elegir en al campo Entidad? Se debe preguntar al cliente si posee productos de la Fiduciaria Bancolombia y productos Bancolombia diferentes a cuenta(s) de deposito, o si solamente tiene productos de la Fiduciaria Bancolombia, si alguna de estas dos opciones es afirmativa, es decir, si el cliente solo posee productos Fiduciaria o Fiduciaria Banco diferentes a cuentas de deposito, deberá elegir como a la Fiduciaria Bancolombia como Entidad. Si el cliente posee productos Fiduciaria Bancolombia y cuenta(s) de depósito en Bancolombia, en el campo Entidad deberá elegir Bancolombia y diligenciar los campos Tipo y Número de Producto. 3. Qué producto debo elegir en el campo Tipo de Producto? Este campo solo aparecerá habilitado para aquellos clientes Fiduciaria Bancolombia y Bancolombia que posean cuentas de depósito en el Banco. Para los demás clientes, es decir, clientes Fiduciaria Bancolombia y Bancolombia sin cuentas depósito o clientes exclusivos Fiduciaria Bancolombia, este campo se ocultará una vez seleccione como entidad a la Fiduciaria Bancolombia. En el campo Tipo de Producto, el cliente deberá elegir el tipo de cuenta de la cual desea que se haga el débito mensual de la administración del canal, las opciones para este campo son Cuenta de Ahorros y Cuenta Corriente. En Número de producto, el cliente deberá digitar el número de la cuenta de Ahorro o Corriente (según lo elegido en el campo tipo de

2 producto), de la cual desea que se haga el debito de cuota de la administración del canal. La cuenta seleccionada será la misma que se especificó en el contrato firmado con el cliente. 4. Recomendaciones para el diligenciamiento de los Datos de Usuario Correo Electrónico: Se deben ingresar correos actualizados y de uso común del usuario teniendo presente características como: evitar signos, símbolos, caracteres especiales y marcar bien las extensiones (.com.com.co.edu.gov). En caso de ser correos electrónicos asociados a empresas o grupos se recomienda revisar al interior de la empresa que no existan restricciones de seguridad ante correos externos como los que Bancolombia pueda enviar. ID Personalizado: Es un diferenciador para cada usuario asociado a la empresa. No tiene nada que ver con la clave y puede ser numérico, alfabético o alfanumérico. No se puede repetir un ID al interior de la empresa Clave: Debe ser alfanumérica de 8 caracteres empezando por letra. Se validan minúsculas y mayúsculas. Para ingresarla se utiliza el teclado virtual por lo que el teclado físico queda totalmente bloqueado en este campo, incluso par activar la tecla de Mayúsculas. Respuesta Secreta: Es la llave sobre la cual el usuario podrá regenerar o cambiar su calve cuando ésta sea olvidada. Es intransferible y no debe revelarse. Se recomienda no colocar respuestas muy obvias. 5. Puedo crear nuevos usuarios? Se debe preguntar al cliente si posee o no cuentas de depósito en Bancolombia, si la respuesta es afirmativa, el cliente tiene todas las funcionalidades del canal y podrá crear nuevos usuarios, si el cliente no posee cuentas de depósito en el Banco, solo tendrá perfil de consulta en la Sucursal Virtual Empresas, y no podrá crear usuarios, no podrá cambiar el nivel de seguridad ni el rol, siempre será Superusuario. El módulo administrativo solo lo tendrán la opción para afiliación de productos propios y administración de e mail. Formas (formatos requeridos para la vinculación del cliente) 1. Cuántas y cuáles son las formas para vinculación a la Sucursal Virtual Empresas que tienen que diligenciar los clientes Fiduciaria? Para la vinculación de los clientes al canal existen algunas formas que se deben diligenciar según el tipo de cliente. Si el cliente posee cuentas de depósito en Bancolombia, deberá diligenciar dos formas, la forma 667 Solicitud de Afiliación sucursal Virtual Empresas y/o Pagos a Terceros y la forma 1144 Autorización para Reportar y Compartir Información. Si el cliente no posee cuentas de depósito en Bancolombia, deberá diligenciar tres formas, la forma 667 Solicitud de Afiliación sucursal Virtual Empresas y/o Pagos a Terceros, la forma 1136 Autorización Debito Automático para el Cobro de la Administración de la Sucursal Virtual Empresas y la forma 1144 Autorización para Reportar y Compartir Información

3 2. Descripción y alcance de cada forma Forma 667 Solicitud de Afiliación sucursal Virtual Empresas y/o Pagos a Terceros : esta forma es el contrato que se realiza entre el Banco y el cliente, en el cual se deja constancia por escrito de los diferentes parámetros elegidos por el cliente como esquema de seguridad, tipo y número de cuenta a debitar y rol, siempre y cuando apliquen. Esta forma debe ser firmada por el representante legal de la empresa, y se considera como el medio por el cual el cliente solicita por escrito la afiliación al canal Sucursal Virtual Empresas. Forma 1136 Autorización Débito Automático para el Cobro de la Administración de la Sucursal Virtual Empresas : está enfocada a clientes exclusivos Fiduciaria Bancolombia o clientes comunes a la Fiduciaria Bancolombia y a Bancolombia pero que no poseen cuentas de depósito en el Banco. Se debe diligenciar con el fin de tener una autorización escrita del cliente para que en el momento que éste adquiera una cuenta de depósito en Bancolombia, pueda ser debitado de dicha cuenta el cobro de la administración del canal, sin necesidad de contactar nuevamente al cliente para que autorice el débito. Forma 1144 Autorización para Reportar y Compartir Información : esta forma se diligencia con el fin de que el cliente autorice a Bancolombia a reportar a las centrales de riesgo la información del cliente y a la vez a compartir dicha información con las demás empresas del grupo, esto con el fin de que los clientes puedan ver la información de sus carteras colectivas a través de la sucursal virtual empresas Bancolombia. Esta forma debe ser firmada por todos los clientes sean comunes o no comunes con o sin cuentas de depósito en Bancolombia. Ver Anexos Tarifas La tarifa de la Sucursal Virtual Empresas para clientes que poseen cuentas de depósito en Bancolombia es de $ mensuales. Para clientes que no poseen cuentas de depósito en el Banco, pero poseen productos en la Fiduciaria Bancolombia, el canal no tendrá ningún costo, hasta tanto el cliente no abra una cuenta de depósito en Bancolombia. Lo anterior debido a que los clientes exclusivos de la Fiduciaria Bancolombia o clientes comunes a ambas entidades que no poseen cuentas de depósito en Bancolombia, solo tendrán opciones de consulta en el canal, mientras que un cliente común a ambas entidades y que posee cuentas de depósito en el Banco, tendrán toda la funcionalidad y beneficios del canal, tales como: realizar pagos, transferencias, tendrán soporte operativo en el Banco, entre otros beneficios, por lo tanto se debitará de sus cuentas un cobro por la administración de este canal. Sin embargo, el porcentaje cobrado a los clientes que poseen cuentas de depósito, y los periodos de exoneración a los que puedan acceder, serán definidos entre el cliente y el dueño de la relación comercial. El cobro de la administración del canal para aquellos clientes que no poseían cuentas de depósito en el Banco, y que adquirieron alguna cuenta después de la afiliación al canal, se realizará al mes siguiente a la apertura de la cuenta.

4 Se recomienda preguntar si el cliente tiene una cuenta de depósito con el Banco o preguntar si tiene productos con la Fiduciaria Bancolombia, para de esta manera saber que valor debe pagar el cliente por el canal, o si no se debe realizar ningún cobro por la administración del canal. Si el cliente pregunta por exoneraciones o un porcentaje de cobro diferente al 100% se deberá aplicar el siguiente guión: Señor xxxxxxx para todas las inquietudes referentes a la exoneración o porcentajes de cobro del canal debe comunicarse con el dueño de la relación comercial. El cobro de la administración del canal será realizado mensualmente, este será debitado de la cuenta que el cliente inscribió previamente en la Autogestión y en la forma 667. Generalidades Fecha de salida a producción: se espera que los desarrollos estén terminados y certificados a finales de febrero de 2008, sin embargo el comunicado con la fecha oficial de producción y el despliegue de la salida será enviado oportunamente a las diferentes áreas involucradas. Que opciones tendré habilitadas como cliente: si el cliente posee cuentas de depósito en Bancolombia y posee productos Fiduciaria Bancolombia, tendrá todo el menú de la Sucursal Virtual Empresas habilitado, consultas, transacciones, pagos, etc. Si el cliente no posee cuentas de depósito en Bancolombia y posee productos Fiduciaria Bancolombia, sólo tendrá habilitadas las opciones de consulta, no podrá realizar transacciones o pagos a través del canal. Todos los clientes tengan o no cuentas de depósito en Bancolombia, tendrán la opción de Consulta de Certificado Tributario y Consulta de Extracto. Que ventajas tengo como cliente al adquirir el canal: El cliente podrá acceder a través de un solo sitio transaccional a sus productos Fiduciaria y Bancolombia para ejecutar operaciones y/o consultas. Para las empresas, de igual forma se podrá acercar a un modelo de administración de Tesorería completo pues desde la Sucursal Virtual Empresas puede realizar las operaciones necesarias para cubrir las necesidades de la empresa. A nivel general el cliente cuenta en materia de seguridad con mecanismos como el Teclado Virtual o los Certificados Digitales en el caso de las Empresas, adicional a los esquemas de seguridad que en el futuro podrá solicitar. Puedo continuar utilizando la Sucursal Virtual Fiduciaria: la Sucursal Virtual de la Fiduciaria Bancolombia se deshabilitará completamente una vez realizada la migración, la pagina de la Fiduciaria seguirá habilitada normalmente para las demás consultas y funcionalidades. Existirá un redireccionamiento de la Sucursal Virtual de la Fiduciaria a las Sucursales Virtuales Personas y Empresas Bancolombia, este redireccionamiento se activará cuando el cliente ingrese por el link de Transacciones/ Sucursal Virtual Fiduciaria Bancolombia ubicado en la página de la Fiduciaria.

5 Que sucede con la clave de Fonofondos: la clave que los clientes Fiduciaria Bancolombia solicitaron para servicios electrónicos, seguirá funcionando exclusivamente para Fonofondos, para ingresar a la Sucursal Virtual Personas o Empresas Bancolombia, se deberán realizar los procesos de solicitud de clave definidos para cada uno de los canales. Para los clientes Fiduciaria Bancolombia que no poseen clave de Fonofondos, la podrán solicitar a través de la Fiduciaria Bancolombia por medio del formato Solicitud de Clave para Sucursal Telefónica Fiduciaria Bancolombia. Los procesos de solicitud de clave para Sucursal Telefónica Fiduciaria Bancolombia y para Sucursal Virtual Bancolombia, serán procesos completamente independientes, con la clave de Fonofondos no se podrá ingresar a la Sucursal Virtual Bancolombia y viceversa, excepto si el se ha asignado en ambos canales una clave igual. El mantenimiento de la clave para cada canal también será independiente, para Fonofondos se regirá por los procesos definidos por la Fiduciaria y para la Sucursal Virtual Bancolombia se regirá por los procesos definidos por Bancolombia. Puedo utilizar la línea de atención de la Fiduciaria: Si, toda la información que brinda la línea de atención al cliente Fonofondos para productos específicos de la Fiduciaria Bancolombia seguirá operando de manera transparente. Para preguntas específicas de la funcionalidad del canal Sucursal Virtual Empresas, se deberá consultar la línea de atención al cliente Empresarial de Bancolombia, sin embargo, Fonofondos, cuenta con información clara y precisa sobre los aspectos generales de la migración y las novedades del canal. Que diferencias hay entre la calve de la Fiduciaria y la clave de la Sucursal Virtual Empresas, como se manejará en adelante: la clave que el cliente tenía para servicios electrónicos de la Fiduciaria Bancolombia sólo seguirá habilitada para Fonofondos, para la utilización de la Sucursal Virtual Empresas, es necesario que el cliente se vincule al canal y se asigne un clave de acceso al mismo. Este proceso de vinculación se realiza a través de un Ejecutivo MIT Bancolombia y/o un Ejecutivo de cuenta Fiduciaria Bancolombia, la asignación de la clave se hace por medio de la Autogestión. El manejo de la clave de Fonofondos será independiente del manejo de la clave de la Sucursal Virtual Empresas, en cada Entidad se tiene procesos diferentes para su administración. En que horario puedo realizar transacciones: las transacciones por el canal tendrán diferentes horarios dependiendo desde que producto se realicen, es decir, la Sucursal Virtual Empresas, tiene habilitadas las transacciones entre cuentas Bancolombia las 24 horas del día los 7 días de la semana, este horario aplica también para consultas, pagos y demás funcionalidades del canal. Sin embargo, los productos de la Fiduciaria, es decir, las Carteras Colectivas, tiene un horario de cierre, por lo tanto, las transacciones que se hagan desde o hacia una Cartera Colectiva debe estar sujetas al horario de cierre, por lo tanto no se podrán realizar las 24 horas del día los 7 días de la semana. El horario disponible para las transacciones desde o hacia una cartera colectiva es de 7:00 a.m a 1:00 p.m para retiros y de 7.00 a.m a 4.00 p.m para adiciones, estos horarios aplican para días hábiles. Nuevos Nombres para Productos Fiduciaria Bancolombia: De acuerdo con el decreto 2175 de junio 12 de 2007 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Fiduciaria procedió a radicar ante la Superintendencia Financiera la nueva denominación de los fondos comunes administrados por la Fiduciaria Bancolombia. En este sentido

6 desde julio 13 de 2007 se modificaron los nombres de los productos, la denominación Fondo de Inversión cambió por Carteras Colectivas y la de Encargo Fiduciario por Inversión No. Por lo anterior el nombre FONDOS DE INVERSIÓN se reemplazará por CARTERAS COLECTIVAS y el nombre ENCARGO FIDUCIARIO será cambiado por INVERSIÓN #. Todos los clientes Fiduciaria Bancolombia, podrán utilizar la red de Sucursales Bancolombia y las oficinas de la Fiduciaria Bancolombia para adquirir productos de la Fiduciaria Bancolombia y solicitar asesoría sobre la Sucursal Virtual Personas y Empresas Bancolombia. Los Ejecutivos de cuenta de la Fiduciaria Bancolombia y en general las oficinas, podrán ofrecer el canal Sucursal Virtual Empresas Bancolombia, explicar sus beneficios y diligenciar los formatos requeridos para la vinculación, la parte operativa para cerrar la venta y matricular al cliente estará en manos de la Gerencia MIT Bancolombia.

7 ANEXOS Forma 667 Solicitud de Afiliación sucursal Virtual Empresas y/o Pagos a Terceros NIT

8 Forma 1136 Autorización Debito Automático para el Cobro de la Administración de la Sucursal Virtual Empresas DIA MES AÑO AUTORIZACIÓN DÉBITO AUTOMÁTICO PARA EL COBRO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS Clientes Fiduciaria Bancolombia y Bancolombia sin cuentas depósito Yo _ identificado con documento de identidad No. y en mi calidad de representante legal de con NIT No. autorizo a BANCOLOMBIA para que en el momento en que la persona jurídica que represento adquiera Cuenta de Ahorros o Corriente en dicha entidad bancaria, el cobro de la administración del canal SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS establecido por el Banco en el respectivo tarifario, sea debitado mensualmente de una de estas cuentas. Igualmente autorizó a BANCOLOMBIA para que en el evento que la persona jurídica que represento, tenga tanto cuenta de ahorros como corriente en dicha entidad, la cuota de la administración del canal sea debitada mensualmente de la cuenta corriente Nombre Representante Legal: Documento de Identidad: Firma Representante Legal: Nombre o Razón Social: NIT: F 1136

9 Forma Autorización para Reportar y Compartir Información DIA MES AÑO AUTORIZACIÓN PARA REPORTAR Y COMPARTIR INFORMACIÓN Autorizo a BANCOLOMBIA S.A. y cualquiera de las entidades que pertenezcan a su Grupo Financiero, o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, en forma permanente e irrevocable, para que con fines estadísticos y de información Interbancaria o comercial, informe, reporte, procese o divulgue, a las Centrales de Información y Riesgo, en especial a la CIFIN que administra la Asociación Bancaria, todo lo referente a mi comportamiento como cliente en general y en especial sobre el nacimiento, modificación, extinción de obligaciones por mi contraídas o que llegare a contraer con cualquiera de las entidades que pertenezcan al Grupo financiero, los saldos que a su favor resulten de todas las operaciones de crédito que bajo cualquier modalidad me hubiesen otorgado o me otorguen en el futuro. Igualmente autorizo a BANCOLOMBIA S.A. y a las entidades que pertenezcan a su Grupo Financiero o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, con carácter permanente e irrevocable, para consultar ante la Asociación Bancaria o frente a cualquier otra Central de Información, mi endeudamiento, la información comercial disponible sobre el cumplimiento o no de mis compromisos adquiridos, así como de su manejo. Lo anterior implica que la información reportada permanecerá en la base de datos durante el tiempo que la misma ley establezca, de acuerdo con el momento y las condiciones en que se efectúe el pago de las obligaciones. La autorización aquí contenida se extiende al grupo financiero y de control de BANCOLOMBIA o al que llegare a pertenecer en los términos del numeral 1 del Artículo 119 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y de los artículos 26 y siguientes de la Ley 222 de 1995 y a sus vinculadas, respectivamente. En consecuencia, dichas entidades u otras entidades afiliadas a la Central de Información del Sector Financiero CIFIN, o cualquier otra central de información, conocerán mi comportamiento presente, pasado y futuro, relacionado con el cumplimiento de mis obligaciones. Igualmente autorizo a BANCOLOMBIA S.A. y a las entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer a su grupo de control y/o grupo financiero, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior, para que compartan y accedan a la información y/o documentación referente a mi, consignada o anexa en las solicitudes de vinculación, actualizaciones, en los diferentes documentos de depósito y/o crédito u operaciones y/o sistemas de información, así como información y/o documentación relacionada con los productos y/o servicios que poseo en cualquiera de las entidades a las cuales se extiende la presente autorización, en los términos del numeral 1 del Artículo 119 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y al grupo de control de BANCOLOMBIA o al que llegare a pertenecer en los términos de los artículos 26 y siguientes de la Ley 222 de 1995 y a sus vinculadas. Con la presente solicitud de vinculación, se recauda información general del cliente para efectos de una posible vinculación del cliente a otras entidades del Grupo Financiero o para la posible

10 vinculación a otros productos o servicios. En consecuencia, autorizo la remisión de la información y/o documentación a las entidades del Grupo Financiero a las que sucesivamente me vincule. Bajo la gravedad del juramento manifiesto que todos los datos aquí consignados son ciertos, que la información que adjunto es veraz y verificable, y autorizo su verificación ante cualquier persona natural o jurídica, privada o publica, sin limitación alguna, desde ahora y mientras subsista alguna relación comercial con cualquiera de las entidades que pertenezcan al Grupo Financiero BANCOLOMBIA o con quien represente sus derechos, y me comprometo actualizar la información y/o documentación al menos una vez al año o cada vez que un producto o servicio lo amerite. En constancia de haber leído, entendido y aceptado lo anterior firmo la presente solicitud de vinculación. Nombre del Representante Legal: Documento de Identidad: Firma del Representante Legal: Nombre o Razón Social: NIT: F 1144

11 Cómo Diligenciar Forma F 667 Solicitud de Afiliación Sucursal Virtual Empresas y/o Pagos a Terceros para clientes sin cuentas de depósito

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