MINISTERIO DE AUTONOMÍAS REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACION DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES

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1 REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACION DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES

2 Índice CAPITULO I ASPECTOS GENERALES Artículo 1. Objeto Artículo 2. Definiciones.-. 1 Artículo 3. Base Normativa.-. 2 Artículo 4. Alcance.-. 2 Artículo 5. Aprobación y difusión del reglamento.-. 2 Artículo 6. Incumplimiento del presente reglamento e instructivos especiales Artículo 7. Revisión y actualización del reglamento.- 3 Artículo 8. Previsión.-. 3 Artículo 9. Documentos a utilizarse.- 3 CAPITULO II APERTURA, MOVIMIENTO Y CIERRE DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES Artículo 10. Apertura de cuentas corrientes fiscales Artículo 11. Habilitación de cuentas corrientes fiscales Artículo 12. Registro de firmas para el manejo de cuentas corrientes fiscales Artículo 13. Movimiento de la cuenta corriente fiscal Artículo 14. Giro de cheques Artículo 15. Revalidación de cheques Artículo 16. Extravío de cheques.- 5 Artículo 17. Cierre de cuentas corrientes fiscales. 5 CAPITULO III DE LA RESPONSABILIDAD EN EL MANEJO DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES Artículo 18. Responsabilidad en la administración de cuentas corrientes fiscales... 6 Artículo 19. Solicitudes de transferencia de recursos. 6 Artículo 20. Declaración de retención impositiva Artículo 21. Uso de un Sistema de Registro de Información Financiera.. 7

3 Artículo 22. Del uso de recursos transferidos.- 7 Artículo 23. Saldo de transferencias recibidas.. 7 Artículo 24. Rendición de transferencias recibidas. 7 Artículo 25. Resguardo de la documentación.- 7 Artículo 26. Conciliaciones bancarias.- 8 CAPITULO IV PROHIBICIONES Artículo 27. Giro de cheques a nombre de otra persona 9 ANEXOS: - Formulario de solicitud de transferencia de recursos TR-01 - Formulario de rendición de gastos programados y no programados TR-02 - Formulario de solicitud de transferencia de recursos para reembolsar gastos TR-03 - Formulario de rendición de reembolsos realizados TR-04 - Conciliación bancaria

4 REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACION DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES CAPITULO I ASPECTOS GENERALES Artículo 1. Objeto.- Reglamentar el manejo y administración de cuentas corrientes fiscales del Ministerio de Autonomías a nivel nacional para garantizar un uso y destino adecuados de los recursos del estado, enmarcado en el enfoque sistémico de la Ley 1178, bajos los preceptos de la centralización normativa y la descentralización operativa. Artículo 2. Definiciones.- Administrador Delegado.- Banco privado que suscribe un contrato con el Banco Central de Bolivia y el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas para la prestación de servicios por administración delegada. Cuenta Corriente Fiscal.- Cuenta bancaria de las entidades públicas habilitada en un Administrador Delegado que sirven para acreditar y debitar recursos públicos. Firmas Autorizadas.- Firmas de personas habilitadas ante el administrador delegado, autorizadas por las firmas ejecutivas para operar las cuentas corrientes fiscales de las cuales son responsables, o solicitar cualquier información sobre la misma. Firmas Ejecutivas.- Firma de la Máxima Autoridad Ejecutiva. Conciliación Bancaria.- Es una comparación que se hace entre los registros contables que lleva la entidad de su cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco realiza sobre la misma cuenta. Apertura de Cuenta Corriente Fiscal.- Trámite seguido ante el Ministerio de Economía y Finanzas para que la entidad pueda contar con una cuenta corriente fiscal en el administrador delegado. Habilitación de Cuenta Corriente Fiscal.- Tramite seguido ante el Ministerio de Economía y Finanzas para que la cuenta fiscal aperturada se encuentre habilitada como beneficiario SIGMA para la realización de transferencias desde la Cuenta Única del Tesoro. 1

5 Transferencia diaria y automática.- Transferencias de las cuentas corrientes fiscales realizadas por el administrador delegado a la Cuenta Única del Tesoro en el caso de recaudaciones que pueda realizar la entidad. Artículo 3. Base normativa.- Ley 1178 de fecha 20 de julio de 1990 que regula los sistemas de Administración y de Control de los recursos del Estado y su relación con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública DS A de fecha 3 de noviembre de 1992 que reglamenta la responsabilidad por la función pública. Ley Nº 2042 de Administración Presupuestaria de 21 de diciembre de 1999 que establece entre otros que las entidades del sector público tienen la obligación de mantener sus recursos financieros en cuentas fiscales. Guía de Procedimientos Operativos de Cuentas Corrientes Fiscales aprobado con Resolución Administrativa 186 de fecha 10 de septiembre de 2009 emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas. Ley 843 título II,III y VI; Decretos Supremos 21531, 21532, y Resoluciones Administrativas , y de Impuestos Nacionales. Resolución Suprema del 30 de julio de 1997 que aprueba las Normas Básicas el Sistema de Tesorería. Artículo 4. Alcance.- Personal de la administración central y oficinas departamentales que tengan a su cargo el manejo y administración de cuentas corrientes fiscales del Ministerio de Autonomías. Artículo 5. Aprobación y difusión del reglamento.- Es facultad del Ministro(a) de Autonomías la aprobación del presente Reglamento y responsabilidad de la Dirección General de Asuntos Administrativos difundirlo y aplicarlo. Artículo 6. Incumplimiento del presente Reglamento e instructivos especiales.- El incumplimiento de lo dispuesto en el presente Reglamento e instructivos relacionados emitidos por la Dirección General de Asuntos Administrativos, generarán responsabilidades a los servidores públicos, quienes deberán rendir cuenta no solo de los objetivos a que se destinaron los recursos económicos que le fueran depositados o transferidos en las cuentas corrientes fiscales, sino también de la forma y resultado de su aplicación. 2

6 Artículo 7. Revisión y actualización del reglamento.- La Jefatura de Unidad Financiera de la Dirección General de Asuntos Administrativos es responsable de la revisión y actualización periódica del presente reglamento, según las necesidades que emerjan de su aplicación, en el marco de las disposiciones legales vigentes. Artículo 8. Previsión.- En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del presente reglamento, se deberá recurrir y aplicar las disposiciones legales vigentes acordes con el contenido del reglamento. Artículo 9. Documentos a utilizarse.- - Formulario de solicitud de transferencia de recursos TR-01 - Formulario de rendición de gastos programados y no programados TR-02 - Formulario de solicitud de transferencia de recursos para reembolsar gastos TR-03 - Formulario de rendición de reembolsos realizados TR-04 - Conciliación bancaria CAPITULO II APERTURA, MOVIMIENTO Y CIERRE DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES Artículo 10.- Apertura de cuentas corrientes fiscales.- La Dirección General de Asuntos Administrativos será la encargada de gestionar la apertura de cuentas fiscales para el manejo de recursos del estado desde la oficina central y desde las oficinas departamentales ante el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. Artículo 11.-Habilitación de cuentas corrientes fiscales.- La Dirección General de Asuntos Administrativos será la encargada de gestionar la habilitación de cuentas corrientes fiscales como beneficiarios SIGMA ante el SIGEP haciendo uso del formulario Registro de Beneficiarios del SIGEP con la firma de la Máxima Autoridad Ejecutiva. 3

7 Artículo 12.-Registro de firmas para el manejo de cuentas corrientes fiscales.- Una vez autorizada la apertura de cuenta corriente fiscal, la Dirección General de Asuntos Administrativos gestionará el registro de dos firmas mediante nota firmada por la Máxima Autoridad Ejecutiva y dirigida al administrador delegado. Las cuentas fiscales a ser administradas en las oficinas departamentales deberán contar con la habilitación de firmas del Coordinador Departamental y del Enlace Administrativo. En caso de ausencia de alguno de los dos se podrán habilitar firmas alternas temporalmente hasta que los puestos sean nuevamente cubiertos. Las cuentas fiscales a ser administradas en la oficina central deberán contar con la habilitación de firmas del Director General de Asuntos Administrativos, del Jefe de Unidad Financiera y del Profesional en Presupuestos. La Dirección General de Asuntos Administrativos será la encargada de informar al administrador delegado la baja y cambio de firmas, adjuntando la documentación pertinente. La nota deberá estar firmada por la Máxima Autoridad Ejecutiva. Artículo 13.-Movimiento de la cuenta corriente fiscal.- El movimiento de créditos en las cuentas fiscales se realizará a través de: - Depósitos en efectivo. - Depósitos mediante cheques propios y ajenos. - Transferencia de fondos a favor de la entidad pública. - Transferencias electrónicas vía comprobante C-31 del SIGMA con cargo a la Cuenta Única del Tesoro (CUT). El movimiento de débitos en las cuentas fiscales se realizará mediante: - Pago de cheques - Transferencia entre cuentas corrientes fiscales. - Cargos efectuados por el administrador delegado por el servicio de administración de cuentas corrientes fiscales. - Transferencias de la cuenta fiscal a la Cuenta Única del Tesoro a través de notas o de cheques. - Transferencias de la cuenta fiscal a la Cuenta Única del Tesoro de forma diaria y automática realizado por el administrador delegado. 4

8 Artículo 14.-Giro de cheques.- Los cheques de las cuentas fiscales deberán girarse siempre a nombre de personas naturales o jurídicas (proveedores de bienes y servicios o personal del ministerio que recibe fondos en avance), no así al portador. Este tipo de cheques son intransferibles. Los cheques necesariamente deben llevar dos firmas autorizadas con sus respectivos sellos de pie de firma. Artículo 15.-Revalidación de cheques.- Los cheques no cobrados serán revalidados con las dos firmas autorizadas, un sello que debe contener la palabra revalidado y la fecha. La revalidación de cheques procederá a solicitud escrita del interesado (persona natural o jurídica) dirigida a la Dirección General de Asuntos Administrativos o al Coordinador Departamental cuando corresponda. Artículo 16.-Extravío de cheques.- Si el proveedor del bien o servicio o el personal del Ministerio de Autonomías extravía el cheque emitido a su nombre, deberá publicar en un medio de prensa asumiendo el costo de la publicación durante tres días el detalle del cheque extraviado: indicando el banco emisor, el número de cheque y la fecha de emisión de cheque. Artículo 17.-Cierre de cuentas corrientes fiscales.- La Dirección General de Asuntos Administrativos será la encargada de tramitar el cierre de cuentas fiscales ante el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas en los siguientes casos: - Cuando no se administren recursos del estado por más de 3 meses en una determinada cuenta. - En caso de determinarse el cierre de alguna de las oficinas del Ministerio. Para el cierre definitivo el Ministerio de Autonomías a través de la Dirección General de Asuntos Administrativos tiene la obligación de devolver al administrador delegado las chequeras correspondientes. 5

9 CAPITULO III DE LA RESPONSABILIDAD EN EL MANEJO DE CUENTAS CORRIENTES FISCALES Artículo 18.-Responsabilidad en la administración de cuentas fiscales.- La responsabilidad de la administración de cuentas fiscales recae en el personal cuyas firmas hayan sido autorizadas para su manejo, debiendo por tanto rendir cuentas sobre el uso y destino de fondos. Artículo 19.-Solicitudes de transferencia de recursos.- Las solicitudes de transferencia de recursos realizadas por las oficinas departamentales serán procesadas en la oficina central a través de una nota y con el formulario TR-01 y TR-3, para los siguientes casos: - Cuando remitan una solicitud de transferencia en función a una programación trimestral de gastos de funcionamiento, refrigerios al personal, pasajes, viáticos, talleres y otros. - Excepcionalmente cuando se requiera reembolsar gastos ya realizados. - Cuando se reprogramen las actividades y se cuente con saldos no utilizados, en cuyo caso se solicitaran solamente los recursos adicionales. - Cuando se presente una nueva solicitud de transferencia de recursos en base a una programación de gastos y se cuente con saldos no utilizados, en cuyo caso las oficinas departamentales solicitarán solo los recursos adicionales. Las solicitudes de transferencia de recursos deberán considerar el porcentaje que corresponda retener de impuestos cuando se realicen pagos sin factura fiscal. Artículo 20.- Declaración de retención impositiva.- La declaración de retención impositiva deberá ser efectuada por cada oficina departamental en su departamento y haciendo uso de la boleta de pago 1000 directamente en las entidades financieras autorizadas por Impuestos Nacionales, diferenciando en esta boleta el pago correspondiente a las retenciones que se hubieren realizado haciendo uso de los formularios respectivos. 6

10 Artículo 21.- Uso de un Sistema de Registro de Información Financiera.- La Dirección General de Asuntos administrativos y las oficinas departamentales de manera obligatoria deberán registrar todas las operaciones de las cuentas corrientes fiscales que administran en el Sistema de Registro de Información Financiera adoptado y vigente en la entidad. Artículo 22.- Del uso de recursos transferidos.- Los recursos de las cuentas fiscales en las oficinas departamentales deberán ser utilizados de acuerdo a: - Programación de gastos. - Reembolsos solicitados. - Fondos en avance a servidores públicos con cargo a rendición de cuentas, para cumplir propósitos específicos relacionados con actividades propias de la oficina. - Cambios en la programación del gasto, siempre y cuando las actividades correspondan a las partidas presupuestarias de la transferencia. - Nuevas programaciones que requieran recursos adicionales a los saldos existentes. Artículo 23.- Saldo de transferencias recibidas.- Los recursos sobrantes de transferencias recibidas podrán ser utilizados respetando la partida de gasto. Al finalizar la gestión fiscal y en el marco del instructivo de cierre difundido por la Dirección General de Asuntos Administrativos, los saldos de recursos no utilizados en las oficinas departamentales deberán ser depositados a la cuenta fiscal del fondo rotativo del Ministerio de Autonomías en el Banco Unión. Artículo 24.- Rendición de transferencias recibidas.- Las oficinas Departamentales deberán enviar a la Dirección General de Asuntos Administrativos hasta el 5 de cada mes la rendición de los recursos gastados en el formulario TR-02 y/o TR-04, para fines de información y control. Artículo 25.- Resguardo de la documentación.- La documentación original de los gastos realizados desde las cuentas corrientes fiscales administradas por las oficinas departamentales deberá ser resguardada en cada oficina y bajo responsabilidad de los Enlaces Administrativos, permitiendo su localización oportuna, ara uso de ejecutivos y personal de la entidad, para revisión de Auditoría Interna, Externa y la Contraloría General de Estado. 7

11 La documentación original de los gastos realizados desde las cuentas corrientes fiscales administradas por la oficina en La Paz deberá ser resguardada bajo responsabilidad del Auxiliar Contable. Todas las oficinas deberán tener su documentación debidamente foliada y empastada hasta el 31 de enero de la siguiente gestión. Artículo 26.- Conciliaciones Bancarias.- Para la elaboración de conciliaciones bancarias, el Enlace Administrativo Direcciones Departamentales del Ministerio de Autonomías diariamente remitirá a los Enlaces Administrativos los comprobantes C-31 de las transferencias realizadas y el extracto bancario emitido por el SIGMA. Los Enlaces Administrativos en las oficinas departamentales serán los responsables de la elaboración de conciliaciones bancarias de las cuentas fiscales en el interior, mismas que deberán ser presentadas a la Dirección General de Asuntos Administrativos con la firma de los Coordinadores Departamentales hasta el 10 de cada mes. El Enlace Administrativo Direcciones Departamentales de la Administración Central, será el responsable de elaborar las conciliaciones bancarias de las cuentas fiscales manejadas en la oficina de La Paz, mismas que deberán ser presentadas a la Dirección General de Asuntos Administrativos con la firma del Profesional en Contabilidad y del Jefe de Unidad Financiera hasta el 10 de cada mes. Los cheques anulados deberán ser archivados en cada oficina adjunto a la conciliación bancaria mensual. En la conciliación bancaria los cheques pendientes de cobro deben permanecer máximo 60 días. El Enlace Administrativo Direcciones Departamentales del Ministerio de Autonomías, será el responsable de identificar los débitos y abonos no identificados en el extracto bancario y estos no deben permanecer más de 30 días en la conciliación bancaria. 8

12 CAPITULO IV PROHIBICIONES Artículo 27.- Giro de cheques a nombre de otra persona.- Queda terminantemente prohibido emitir cheques a nombre de personas que no sean personal del Ministerio de Autonomías o no sean los proveedores del bien o servicio. En caso de darse esta situación la Dirección General de Asuntos Administrativos realizará las acciones administrativas necesarias para la recuperación de los montos no entregados oficialmente a los beneficiarios y sancionará de acuerdo a norma el incumplimiento del presente reglamento interno. 9

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