MANUAL DEL ENCARGADO ADMINISTRATIVO

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1 MANUAL DEL ENCARGADO ADMINISTRATIVO INTRODUCCIÓN... 2 FUNCIONES DEL ENCARGADO ADMINISTRATIVO Y CONTADORES DE CENTROS EXPERIMENTALES... 3 Descripción genérica:... 3 Descripción específica de actividades:... 3 Dependencia:... 4 Requisitos:... 4 Aptitudes:... 5 ADMINISTRACIÓN DE LA CUENTA CORRIENTE BANCARIA... 6 De la solicitud:... 6 De la apertura... 6 De su operatoria:... 7 De su financiamiento y uso... 7 De la imputación y contabilización de los gastos... 8 De su conciliación y control... 9 De su cierre:... 9 PAGO DE REMUNERACIONES UNIDADES UBICADAS FUERA DEL LOS CAMPUS UNIVERSITARIOS SUMAS A RENDIR De la solicitud: De la rendición: De su control: ADQUISICIONES FACTURAS DE VENTA Emisión Contabilización Cobranzas CONFECCIÓN DE CERTIFICADOS QUE ACREDITAN DONACIONES EN DINERO EFECTIVO PROCEDIMIENTOS: UNIDAD RECEPTORA DIRECCIÓN DE FINANZAS DONANTE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Página 1 de 20

2 INTRODUCCIÓN El propósito de la autoridad universitaria, es la descentralización de la ejecución presupuestaria de los diversos programas que desarrollan las unidades académicas, que incide en el mejoramiento de la eficacia institucional Las Unidades Académicas por su naturaleza y las actividades que desarrollan, requieren aplicar dinamismo y autonomía administrativa, por lo que tienen que asumir procedimientos que implican una decisión económica respecto a que es más aconsejable con los recursos disponibles, un gasto o inversión. Esta mayor responsabilidad de las unidades ejecutoras en asuntos operativos de gestión, recarga administrativamente su accionar, sin embargo, facilita la ejecución de sus requerimientos de bienes y servicios, sin que esto implique una pérdida de la capacidad de control y evaluación institucional. Es conveniente tener presente que la descentralización de las decisiones de carácter económico, no debe confundirse con las medidas de duplicación de funciones o tareas en lo administrativo, por cuanto de generarse de esa forma, incentiva la ineficiencia organizacional, cuyas consecuencias serían el desorden y descontrol. La descentralización de aspectos administrativos en las unidades responsables de materializar las funciones universitarias, debe entenderse como una acción complementaria a la de los organismos centrales, mediante una adecuada coordinación entre la oportuna ejecución y control que debe imperar en la organización. Las tareas y responsabilidades administrativas, obligan a la organización central de los asuntos económicos y administrativos a mejorar cualitativamente sus obligaciones, reorientando su accionar, hacia la entrega de una mayor capacidad de análisis para la toma de decisiones de la unidad académica como también de las autoridades y organismos responsables del gobierno universitario. Para cumplir los objetivos presentados, se ha definido el perfil del cargo de ENCARGADO ADMINISTRATIVO, el cual queda adscrito a cada Facultad o bien Unidad de Apoyo Académico, con dependencia jerárquica del Decano de la Facultad respectiva o Director de la Unidad de Apoyo y funcionalmente, depende de las unidades especializadas de la Vicerrectoría de Finanzas y Apoyo Administrativo. Para facilitar su ejecución, control y retro-alimentación, se han potenciado los procesos de gestión, mediante el mejoramiento de los aspectos administrativos, a través de la introducción de tecnología informática (hardware y software), capacitaciones y por consiguiente disponer de ágiles procedimientos para atender oportunamente las múltiples y heterogéneas demandas que surgen en materias de administración financiera, personal, bienes y servicios y de inversión. El presente manual, ha sido elaborado con el fin de servir de guía de consulta permanente a los funcionarios que asuman responsabilidades relacionadas con aplicar y hacer cumplir las normas y procedimientos que regulan los aspectos administrativos de la ejecución presupuestaria. Página 2 de 20

3 Página 3 de 20 Universidad Austral de Chile FUNCIONES DEL ENCARGADO ADMINISTRATIVO Y CONTADORES DE CENTROS EXPERIMENTALES Descripción genérica: Funcionario responsable de programar, organizar, dirigir y controlar las distintas tareas que deban desarrollarse al interior de su unidad, de tal forma que se resuelvan adecuadamente los problemas de carácter administrativo / contable que se generen en ella. Por lo tanto, implica desarrollar funciones de registro, informes, autorizaciones y emisión de pagos, control de todos los movimientos contables, supervisión de tareas asignadas a colaboradores. Además, debe asesorar técnicamente en cuestiones administrativas y financieras tanto a las unidades como a la macro unidad donde ejerce el cargo. Descripción específica de actividades: Implica, por lo tanto, desarrollar funciones como: 1. Registrar, autorizar, emitir e informar pagos (proveedores, funcionarios, instituciones internas y externas) 2. Emitir y controlar proceso de Facturas de Ventas, Boletas, Facturas De Compras, Notas de Crédito, Boletas de Servicio y otros documentos de carácter legal. 3. Mantener Debidamente actualizado y cautelar los Libros de Honorarios y otros que correspondan. 4. Preparar información para declaraciones Tributarias hacia unidades centrales y hacer cumplir las normas legales que regulan a la Universidad y contribuyentes en general 5. Efectuar cobranzas de cuentas por cobrar 6. Control de todos los movimientos contables 7. Controlar, mantener y actualizar movimientos de activos fijos. 8. Asesorar, controlar y tramitar donaciones con beneficio tributario 9. Mantener sistema de información financiera computacional, permanentemente actualizada 10. Mantener archivos que faciliten control de la Universidad, Macro unidad y unidades en general 11. Relacionarse directamente con los Departamentos del área financiera de la Universidad 12. Colaborar en hacer cumplir los procedimientos y normas internas financieras y administrativas de la Universidad

4 13. Planificar y supervisar tareas asignadas a colaboradores 14. Entregar informes periódicos de ejecución presupuestaria y financiera que sean de su competencia. 15. Preparar y entregar análisis de cuentas y conciliación de la cuenta bancaria de su unidad 16. Efectuar reuniones con los funcionarios que sean pertinentes, cuando se trate de analizar y resolver un problema determinado. 17. Asesorar técnicamente en cuestiones administrativas y financieras a unidades y macro unidad 18. Atención y orientación de alumnos, docentes y público en general, frente a consultas telefónicas o personales. 19. Colaborar en la organización de actividades o eventos que realice la unidad 20. Colaborar en la formulación del presupuesto anual de la Macro Unidad. 21. Presentar presupuestos de caja mensual, con los requerimientos de recursos para financiar los gastos operacionales y / o de inversión. 22. Enviar justificaciones de atrasos e inasistencias a Dirección de Personal (Control horario) 23. Custodia transitoria de recaudaciones de alumnos de post grado, boletas de ventas al contado y de cheques por pago de deudores. Dependencia: Funcionalmente, depende de los Departamentos y Unidades de la Vicerrectoría de Finanzas Jerárquicamente, depende de los Decanos o Directores de las Macro unidades. Requisitos: Título técnico profesional en el área contable administrativo, obtenido en Centro de Formación Técnica, Instituto Profesional o equivalente. Pleno conocimiento de procedimientos internos de la Universidad y adiestramiento especifico en las funciones que va a desempeñar en la unidad a la que se incorpora. Página 4 de 20

5 Aptitudes: Se requiere una persona con iniciativa, buena expresión oral y escrita, metódica, ordenada, con capacidad para planear y proyectar. Poseer características personales que garanticen una conducta discreta frente al acceso de información relevante y confidencial. Afrontar con eficacia y motivación las diversas labores administrativas y contables, demostrada en la ejecución de tareas o expresión de actitudes, tales como: Alto grado de compromiso con la Universidad Facilidad para integrarse y dirigir grupos de trabajo Trato deferente y cordial con todo tipo de personas, cualquiera sea su condición funcionaria o nivel jerárquico Predisposición a asumir iniciativa en asuntos de su competencia Capacidad para resolver problemas en materias de su competencia. Página 5 de 20

6 ADMINISTRACIÓN DE LA CUENTA CORRIENTE BANCARIA De la solicitud: 1.1 Las Facultades, que generen recursos propios y que por consecuencia requieran agilidad en la ejecución de sus presupuestos, podrán a través de su Decano, solicitar a la Vicerrectoría de finanzas y Apoyo Administrativo, la apertura de una cuenta corriente bancaria, destinada a solventar los pagos provenientes de requerimientos de gastos o costos incurridos de manera descentralizada con cargo al presupuesto de alguna de sus unidades o subprogramas. 1.2 Los Jefes de proyectos, de acuerdo a la naturaleza y requisitos particulares, podrán solicitar directamente la apertura y administración de una cuenta corriente bancaria a la Vicerrectoría de Finanzas. 1.3 La Vicerrectoría, a través del Jefe del Departamento de Tesorería, evaluará cada solicitud de apertura de cuentas corrientes bancarias, de acuerdo a las necesidades de la Universidad. 1.4 Aprobada la solicitud de la Cuenta Corriente, el Departamento de Tesorería efectuará los trámites necesarios para materializar la apertura y la confección del mandato respectivo, a través de la Dirección Jurídica, adjuntados los siguientes antecedentes: Identificación de la Institución Financiera. Número de la Cuenta Corriente Al menos tres apoderados como firmas responsables que ocupen cargos estables en la respectiva Facultad, pudiendo actuar en cualquier combinación los siguientes cargos: Decano o Jefe del proyecto Pro decano o Jefe proyecto alterno Secretario Académico o Investigador principal Director de Instituto Encargado Administrativo 1.5 Los Encargados Administrativos. retiraran del Departamento de Tesorería, Solicitud del Crédito y tarjetones para la obtención de firmas de los apoderados. De la apertura 1.6 La cuenta corriente debe ser a nombre de la Universidad Austral de Chile, incorporando la identificación de la Facultad o del Proyecto responsable de su Administración 1.7 Se deberán llenar los respectivos registros de firma de las personas autorizadas, conforme a lo establecido en el mandato de delegación del señor Rector. Página 6 de 20

7 De su operatoria: 1.8 Todo Movimiento que registre la Cuenta Corriente, debe contar con la debida documentación de respaldo, conforme a las exigencias del Manual de Operaciones de procedimientos administrativo contable, que regulan estos tipos de operaciones. 1.9 Los abonos de la Cuenta Corriente bancaria, corresponderán sólo a los depósitos por los montos autorizados y girados por la Administración Central, de acuerdo a Presupuesto de Caja presentado mensualmente al Departamento de Tesorería Todo giro de cheque dará origen a la emisión de un Comprobante de Egreso, que contendrá los datos fidedignos del cheque respecto del número, fecha, valor y beneficiario Los Cheques deben ser emitidos por medios mecanizados junto con el comprobante de egreso, a los cuales se le adjuntará la documentación de sustento (autorización de pago, factura, boleta, etc.) y se entregarán para la firma de dos mandatarios, debidamente autorizados Podrán, en casos debidamente calificados y de fuerza mayor, emitirse en forma manual por el Encargado Administrativo y junto con el Comprobante de Egreso y la documentación sustentante, entregar para la firma de los mandatarios Los cargos efectuados a través de giros de cheques o de transferencias bancarias, deben llevar la firma de dos mandatarios Aquellos cargos efectuados directamente a la cuenta corriente por el banco, deberán contar con la autorización escrita de los apoderados y respaldados por el respectivo documento emitido por la entidad bancaria Los talonarios de cheques, necesarios para la operación de la cuenta corriente, por tener el carácter de especies valoradas, deben ser retiradas por persona debidamente autorizada por los mandatarios y custodiados adecuadamente por alguno de los apoderados Los formularios continuos de cheques para emisión computacional, serán solicitados, retirados y debidamente custodiados por el Departamento de Tesorería de la UACh, hasta la solicitud expresa señalado en el punto anterior. De su financiamiento y uso 1.17 Los fondos serán transferidos periódicamente por el Departamento de Tesorería, mediante un depósito en la respectiva cuenta corriente bancaria, en función de los ingreso recibidos y del saldo disponible a la fecha de reposición, previo análisis de los antecedentes contables registrados en el Módulo del Sistema Fin700. Página 7 de 20

8 Página 8 de 20 Universidad Austral de Chile 1.18 Las Macro unidades, deberán programar mensualmente sus necesidades de caja e informar oportunamente al Departamento de Tesorería, para el depósito o transferencia electrónica de los fondos que correspondan Los giros o cargos a la cuenta corriente, deberán corresponder a cheques emitidos, sobre los cuales exista documentación sustentatoria y fidedigna, en los registros contables de la Unidad, mediante el respectivo comprobante de Egreso Se entenderá por documentación sustentatoria, las Autorizaciones de Pago, y toda aquella que es legalmente aceptada, como ser boletas y facturas de compraventa, debidamente autorizadas por el S.I.I., confeccionada en forma manual o mediante algún medio informático, Boletas de Servicio, de Honorarios o Facturas de Compra, según corresponda. Adicionalmente, se entenderá como sustento, las Autorizaciones de Pago confeccionadas como requerimientos de Viáticos y pasajes, Sumas a Rendir, Cajas Chicas, Fondos Rotatorios, 1.21 No podrán cursar o pagar por este medio, todos aquellos contratos que por su naturaleza, sea de conveniencia la administración central, como ser mantención de maquinas de oficina, fotocopiados, seguros, distribución de recursos generados a participantes en proyectos, convenios y venta de bienes y servicios, pago de remuneraciones, anticipos o préstamos, adquisición de inmuebles, reparaciones mayores, y todos aquellos rubros específicos que se limiten por la Si producto de la aplicación de este sistema, se incurriera en déficit presupuestarios, estos deberán destinar recursos propios de otros subprogramas, a fin de cubrir dichos déficit, lo que se considerará como antecedente al momento del traspaso de fondos en cuenta corriente Los cheques y comprobantes de egresos inutilizados por cualquier motivo (manchados, destruidos por impresora, errores en su confección, etc.) deberán ser archivados en el correlativo correspondiente y reemitir de acuerdo a las instrucciones del Administrador del Módulo Tesorería y del Manual de Operaciones de Unidades Administrativas El rechazo definitivo de un egreso, por el Departamento de Contabilidad u otra unidad interna fiscalizadora, dará origen al inmediato cargo en cuenta corriente de los funcionarios responsables de la correcta aplicación de las presentes normas en la macro unidad, siéndole descontado el monto involucrado, de la próxima liquidación de remuneración, sin perjuicio de las eventuales acciones legales que correspondan Para todos los efectos administrativos y legales, los apoderados serán solidariamente responsables del manejo de la cuenta corriente y de los hechos que de este se deriven. De la imputación y contabilización de los gastos 1.26 Todo giro de un cheque de la cuenta corriente, dará origen a la emisión de un documento contable llamado Comprobante de Egreso.

9 1.27 Será responsabilidad del Encargado Administrativo la emisión de los cheques en forma correlativa y orden cronológico, con sus correspondientes contabilizaciones, registros y sustentos Toda la documentación será ordenada y archivada, de acuerdo a las instrucciones del Departamento de Contabilidad, en un lugar que garantice la consulta permanente de las unidades fiscalizadoras internas o externas y permanezcan durante el período que determine la Ley (seis años comerciales). De su conciliación y control 1.29 Se deberá llevar un Libro de Banco, (en forma Manual o Computacional), donde se registrará diariamente, el saldo disponible en la cuenta, y en forma cronológica, todas las operaciones de depósitos, cheques girados y cargos bancarios Periódicamente se deberá contar con archivo correlativo de las cartolas bancarias del movimiento de la cuenta corriente, las que deberán ser ingresadas a Sistema Financiero Fin Semanalmente la cuenta debe ser conciliada por el Encargado Administrativo y una vez al mes en coordinación con el Departamento de Tesorería, realizar la Conciliación Bancaria definitiva por el período contable. De su cierre: 1.32 El Vicerrector de Finanzas, está facultado para ordenar la revocación del mandato que autoriza la apertura de este tipo de Cuentas Corrientes Bancarias, cuando acontezca una o más de las siguientes causales: El sobregiro reiterado en los sub programas presupuestarios de la Macro unidad Uso de la cuenta corriente para fines diferentes a los autorizados Detección de irregularidades en el uso de la cuenta Sobregiros en la cuenta corriente derivados de la administración de la misma El protesto de cheques por falta de fondos u otra causal que afecte los antecedentes comerciales de la Universidad Austral de Chile La perdida de un documento de pago. Dado que la responsabilidad de la custodia al mandatario, este debe asumir los costos de publicación de avisos por orden de no pago, por tres veces consecutivas en un diario de circulación local y los avisos correspondientes a la entidad bancaria La no entrega oportuna de la información necesaria para la conciliación bancaria (Cartolas y contabilizaciones diarias) El pago reiterado de conceptos de gastos no autorizados El incumplimiento total o parcial del procedimiento general establecido por la Vicerrectoría de Finanzas y / o específico de las unidades dependientes de la administración financiera o fiscalizadora interna o externa. Página 9 de 20

10 PAGO DE REMUNERACIONES Universidad Austral de Chile De acuerdo a planificación y políticas de la Universidad, el día de pago de las Remuneraciones se realiza el penúltimo día hábil de cada mes, con excepción de los meses de Diciembre y Enero de cada año, en el sentido de procurar pago antes de Pascua y antes de la salida a vacaciones del personal, respectivamente. El Departamento de Tesorería, debe contar con nómina de funcionarios autorizados para retirar la información de remuneraciones de los lugares habilitados. Esta nómica estará integrado por Encargados Administrativos de Facultades, por los Contadores de Centros Experimentales y otros autorizados expresamente por los directivos que correspondan. Los Encargados Administrativos de las Facultades y Contadores de Centros Experimentales, retiran de las dependencias del Departamento de Tesorería, los siguientes antecedentes, ordenados por lugar de pago: a) Liquidación con cheques b) Liquidación y depósitos en Cuentas Corrientes Bancarias, de remuneraciones y honorarios c) Nomina de la documentación impresa en papel carta (planilla), de las liquidaciones con cheques, liquidaciones y depósitos. El Encargado Administrativo firma duplicado de Planilla, la cual es impresa dependiendo de los lugares de pago, en una bolsa de nylon cerrada, preparada previamente por personal del Departamento de Tesorería. El pago de las remuneraciones a los funcionarios de la Universidad, deben ser entregados por los funcionarios habilitados dentro de la jornada de trabajo, todos aquellos valores no retirados dentro de los quince días siguientes al pago normal, deberán ser devueltos con toda la documentación de sustento, en nómina especial, al Departamento de Tesorería, quien resguardará y entregará al interesado en las Cajas ubicadas en la Casa Central. CAJAS DE FONDO (5 FACULTADES NO LOS TIENEN) UNIDADES UBICADAS FUERA DEL LOS CAMPUS UNIVERSITARIOS Lugares: La Facultad de Pesquería y Oceanografía, ubicada en Puerto Montt, se despacha a la Encargada Administrativa, mediante Comunicación Interna, se adjuntan liquidaciones, cheques y nómina, a través de valija por el Correo Interno Centro de Trapananda de Coyhaique, igual que el anterior, mediante Correo Interno y despacho vía Chile Express, al Encargado Administrativo. Oficina Santiago, se despachan de la misma forma, por Correo Interno, a través de Buses Varmontt a domicilio, dirigido a la encargada de Oficina. Página 10 de 20

11 Los pagos del Personal de Casa Central se realizan de la siguiente forma: a) Si corresponden a depósitos en Cuenta Corriente Bancaria, las liquidaciones son entregadas al funcionario que las solicite (sectorizado por piso) b) Los pagos con cheques se entregan al funcionario en Ventanilla. Consideraciones especiales y forma de entrega de remuneraciones a los funcionarios a) Remuneración Liquidación con deposito Funcionarios no están obligados a entregar la colilla debidamente firmada. b) Remuneración Liquidación y recibo Funcionarios no están obligados a entregar la colilla debidamente firmada. c) Retenciones judiciales Liquidación cheque y recibo Sólo retira el interesado firmando la respectiva planilla, en caso de impedimento puede realizarlo un tercero presentando un poder simple, el que es verificado mediante la presentación de la cédula de Identidad. Depósito en Cuenta Corriente Bancaria, de acuerdo a las autorizaciones simples emitidas por el interesado. d) Remuneración Honorarios La nómina es la misma de las remuneraciones normales, donde se incorporan las liquidaciones y cheques en el sobre cerrado. Los Encargados Administrativos, están obligados a requerir la Boleta de Honorarios, debido que el pago está asociado a la entrega de la respectiva boleta. Página 11 de 20

12 SUMAS A RENDIR Se entiende por Suma a rendir, aquellos montos de dinero puestos a disposición de un funcionario de la Universidad, en forma excepcional, para atender gastos y o compras, de funcionamiento debido a necesidades urgentes, que por su naturaleza especializada o condiciones, no sea aconsejable materializar por la vía de los procedimientos administrativos normales. De la solicitud: 1.1 Las Unidades de gestión descentralizada, podrán cursar Sumas a Rendir a aquellas personas de la Facultad que deban efectuar gastos que por su naturaleza especializada o condiciones, no sea aconsejable materializar por la vía de los procedimientos administrativos establecidos 1.2 El funcionario solicitante, deberá hacer su petición de Sumas a Rendir, mediante el formulario Autorización de Pago, individualizando con nombre y RUT el funcionario responsable, código y nombre de la unidad que soporta el costo, detallando él o los objetivos de gastos que se desean cubrir y firma y timbre del jefe de la Unidad, a la Oficina Administrativa de la respectiva Facultad. La fecha de rendición no debe exceder a 30 días. 1.3 La Oficina Administrativa, cursará las peticiones de Sumas a Rendir, si se cumplen los siguientes requisitos: Funcionario responsable, no registra otras Sumas a Rendir pendientes de rendición Código presupuestario, tiene disponibilidad suficiente para comprometer Suma a Rendir La naturaleza de la adquisición no se pueda canalizar por los procedimientos normales. 1.4 La oficina Administrativa, obtendrá la autorización del Decano o quien corresponda y emitirá cheque nominativo al solicitante. 1.5 No se cursarán Sumas a Rendir, para atender pagos de viáticos al personal de la Universidad, así como para pagar honorarios, cualquiera sea la naturaleza u origen. De la rendición: 1.6 Los gastos que se efectúen con estos fondos, deben acreditarse documentadamente, mediante factura, boleta o recibo, las que deberán venir a nombre de la Universidad Austral de Chile, de acuerdo a lo siguiente: En caso de facturas, deben emitirse a nombre de Universidad Austral de Chile, RUT , Independencia 641, Valdivia, se debe identificar la unidad, facultad en forma expresa y deben ser cancelados por el vendedor indicando la fecha y forma de pago. El funcionario que adquiere bienes o servicios y solicita este documento, debe presentar el Rut de la Universidad (Original o fotocopia autorizada ante notario) e identificarse con la presentación de su cédula de identidad, además, firmar la respectiva factura. Este documento debe detallar los bienes y servicios que se adquieren, con indicación de características y valores individuales. Página 12 de 20

13 Página 13 de 20 Universidad Austral de Chile Los recibos se deberán emitir por quien realizó el gasto, un documento ad-hoc de rendición sin comprobante, que debe ser autorizado por su superior jerárquico, esta modalidad sólo deberá emplearse en operaciones no superiores a 0,25 UTM ($ moneda enero del 2002) Las boletas de compraventa deben contener, en lo posible, el detalle de las compras. 1.7 La Rendición de cuentas, se efectuará en el formulario diseñado para este tipo de operaciones, completando todos los datos que se solicitan y transcribir detalle y valor de cada uno de los comprobantes y documentos de sustentos. 1.8 Se deberá indicar el Rut del Funcionario y el número clase de la suma a rendir que corresponderá al de la Autorización de Pago y / o el Comprobante de Egreso de la solicitud. 1.9 El reintegro de saldos a favor de la Universidad, deberá realizarse en las cajas y horarios habilitados por el Departamento de Tesorería, previa confección del correspondiente comprobante de Recaudación que debe confeccionar la Oficina Administrativa, con el fin de transcribir correctamente las claves de calce de la Suma a Rendir. De su control: 1.10 La Oficina Administrativa será la responsable de contabilizar, liquidar y controlar los saldos correspondientes a los funcionarios correspondientes a su Macro Unidad, mediante la emisión de informes cobranzas y controles que debe efectuar en conjunto con el Departamento de Contabilidad El Encargado Administrativo, rechazará total o parcialmente, toda rendición de cuenta que no cumpla con los siguientes requisitos: Que todos los gastos estén debidamente sustentados y documentados, ya sea mediante factura, boleta o recibo Que los documentos de sustentos tengan enmendaduras o no correspondan a los legalmente emitidos por el vendedor Que los gastos no correspondan a adquisiciones de bienes o servicios que puedan ser canalizados localmente Que los gastos no correspondan a los motivos por el cual fueron solicitados El Jefe del Departamento de Presupuesto o del Departamento de Contabilidad, como unidades encargadas de controlar, la ejecución de las normas presupuestarias y contables, podrán rechazar total o parcialmente una Rendición de Cuentas El plazo de rendición no podrá ser superior a 30 días calendario, desde la fecha de entrega de la Suma a Rendir. Excedido este período, se ordenará el cargo en la cuenta corriente del funcionario responsable (a quien se le giró el Cheque), y le será descontado de la próxima liquidación de remuneraciones Al 31 de diciembre de cada año, no deben existir saldos por este concepto, por lo que el Departamento de Contabilidad está facultado para establecer plazos máximos de otorgamiento y rendición.

14 ADQUISICIONES Las diferentes unidades presupuestarias, podrán efectuar directamente adquisiciones de bienes o materiales no disponibles en Bodega Central, debiendo utilizar el formulario Carta de Compra, que permite formalizar y uniformar esta modalidad de adquisición. Las adquisiciones descentralizadas de bienes, no incluye los requerimientos de importaciones, modalidad que continuará siendo regulada por la Unidad de Abastecimiento, dependiente de la Dirección de Servicios. Para operar bajo el régimen de compras descentralizadas, deberán seguir las normas que se describen a continuación: Los tipos de compras para atender las necesidades de funciones propias se entenderán de tres tipos: 1. Bienes y servicios no personales: corresponden a arriendos, publicidad, mantención y reparaciones, materiales de oficina, enseñanza, etc. 2. Inversiones en Bienes de Activo Fijo: Tales como adquisición de equipamiento de apoyo, específico y en general. 3. Consumos Básicos, corresponde a aquellos necesarios para el funcionamiento de la institución, como energía eléctrica, agua, teléfono, comunicaciones computacionales, etc. 4. Se deben solicitar al menos dos Cotizaciones en el mercado local o nacional, para: 4.1. Las compras de bienes y servicios NO personales, que correspondan a arriendos de inmuebles, contratación de publicidad, reparaciones mayores, que se estimen por un monto superior a 1.75 UTM ($ enero del 2002) 4.2. Todas las inversiones en Bienes de Activo Fijo (equipamiento de apoyo, específico y en general.) 5. Evaluación de Cotizaciones 5.1. Los artículos cotizados deben ser equivalentes, ya que de lo contrario se desvirtuará el objeto de esta exigencia administrativa, que tiene por finalidad, garantizar la objetividad del proceso y salvaguardar en interés económico de la Universidad La elección se determinará evaluando: precio calidad, garantía, servicio técnico oportunidad de entrega Página 14 de 20

15 6. En caso que la elección del proveedor, corresponda a una cotización que no sea la de menor valor, deberá señalar expresa y fundamentadamente, en el reverso de ésta, la razón técnica o de otro tipo que motivó la decisión. 7. El Encargado Administrativo, deberá efectuar el compromiso directamente con el proveedor, donde evaluará previamente si la Unidad dispone de recursos presupuestarios para su financiamiento 8. Emisión de la Carta de Compra 9. La Oficina Administrativa, procede a registrar contablemente, el compromiso económico de la Unidad, la provisión de fondos por parte del Código Presupuestario y debe archivar temporalmente la copia de la Orden de Compra y sustentos, hasta la recepción de los materiales. 10. Una vez recibidos los antecedentes relativos a una compra (Solicitud de unidad, cotización, Carta de Compra, guía de despacho, factura, alta de activo fijo, ficha bibliográfica u otros que sustenten la compra), procederá a la emisión de la Autorización de Pago previo registro de las facturas en el Módulo correspondiente del Sistema Fin700 y realizará el requerimiento de pago y la emisión del cheque y comprobante de egreso. 11. Se obtienen las firmas de los Directivos habilitados para girar cheques, y entrega a la Secretaría de la Dirección Ejecutiva, para los efectos de despachar por correo certificado o pago directo. 12. Los originales de todo este proceso deben quedar archivados en la Oficina Administrativa, por el período de seis años, sin perjuicio de las disposiciones especificas del Servicio de Impuestos Internos, sobre la documentación de compra y venta, que es de tres años, o bien de acuerdo a los requerimientos del Jefe del Departamento de Contabilidad. Página 15 de 20

16 FACTURAS DE VENTA Las diferentes unidades presupuestarias, podrán efectuar o solicitar directamente al Encargado Administrativo, la emisión de Facturas de Ventas Afectas o Exentas de Impuestos al Valor Agregado, las que deberán ser emitidas y entregadas o despachadas directamente a o los interesados. El Encargado Administrativo, es responsable de la emisión, ingreso y control de su pago, debiendo tener presente toda la normativa legal que la regula y las normas internas de control con el fin de asegurar la aplicación correcta de los ingresos y cuentas por cobrar. Emisión. Para la emisión de una factura de venta, debe contar con la siguiente información: 1. Razón Social 2. Rut de la Razón Social (Tener a la vista la tarjeta RUT original o fotocopia autorizada notarialmente) 3. Dirección 4. Giro de actividad económica 5. Unidad presupuestaria del ingreso 6. Detalle de los bienes o servicios 7. Valores netos unitarios de la transacción 8. Aplicación del IVA (18% sobre el monto total neto) 9. Escribir en números y letras el total de la factura. 10. Requerir de la firma y RUT del beneficiarios de las facturas. Contabilización. Ingresar al Sistema Computacional Fin700, de acuerdo al Manual de Operaciones Para Unidades Administrativas, digitando correctamente las claves de calce y las fechas de vencimiento del documento, este es de vital importancia para la emisión de los reportes de control de cobranzas. Cobranzas Periódicamente, el Encargado Administrativo, emitirá informes y coordinará con el Departamento de Contabilidad el control de saldos y consistencia de la información. Respecto de emisión de facturas para cancelar deudas de estudiantes de pre y post grado, se deberá mantener un canal de comunicación con el Departamento de Cobranzas y control de Matrícula, con el fin de establecer coordinación del tipo de deuda que existe y pago posterior. El pago de una factura se realizará con la recepción por Cajas del Departamento de Tesorería, con el Comprobante de Recaudación y la identificación del documento (Número de la Factura, Rut del Cliente y monto del pago) Los medios de pago, son los siguientes: 1. Efectivos 2. Cheques nominativos emitidos a la orden de UNIVERSIDAD AUSTRAL DE CHILE Página 16 de 20

17 3. Vale Vista emitidos a la orden de la UNIVERSIDAD AUSTRAL DE CHILE 4. Depósitos bancarios 5. Transferencias electrónicas Los depósitos bancarios y transferencias electrónicas deberán ser informadas por escrito y con copia del documento de sustento, los cuales serán verificadas previamente, por el Departamento de Tesorería en la cuenta corriente bancaria que corresponda. En aquellos casos que el documento de pago sea distinto al Comprobante de Recaudación, se deberá indicar en forma destacada el número de la factura. Esta situación se presenta normalmente el pago de aranceles de estudiantes de post grado, donde la recaudación la realizan los Encargados Administrativos. Página 17 de 20

18 CONFECCIÓN DE CERTIFICADOS QUE ACREDITAN DONACIONES EN DINERO EFECTIVO Para iniciar trámite de confección de Certificado que acredita Donación del Art. 69º de la Ley (D.O ), y del Art. 8º de la Ley (D.O ), se deben cumplir con los siguientes requisitos básicos: 1- Deben consistir en dinero efectivo, 2- Estar debidamente asentadas en los libros contables del donante y donatarios en el mismo período calendario, Ser destinadas para los fines estipulados en la Ley y su reglamento. PROCEDIMIENTOS: UNIDAD RECEPTORA a) Ingresar el dinero en las cajas del Departamento de Tesorería, indicando en el Comprobante de Recaudación, que corresponde a donación acogida a la Ley o Ley , nombre de la empresa, código presupuestario y firma del comprobante. b) Enviar Comunicación Interna al Encargado Administrativo, de la Facultad que corresponda, solicitando la emisión del Certificado que Acredita Donación, adjuntando fotocopia de Comprobante de Recaudación, anexo al Certificado (señalado anteriormente), y los siguientes datos de la empresa donante: - Razón social del donante, - Rut de la razón social (1) - Dirección de la razón social, - Actividad económica o giro de la empresa, - Nombre del representante legal, - Rut del representante legal (1) - Dirección del representante legal. NOTA: (1) El número de RUT, debe ser verificado mediante cálculo de su dígito verificador ) c) El Encargado Administrativo, confeccionará el borrador de certificado y lo remitirá a la Dirección de Finanzas para revisión y emisión de Certificado oficial en papel timbrado por el Servicio de Impuestos Internos. d) Las Unidades beneficiarios de la Ley , deberán presentar anualmente un estado de fuentes y uso detallado de los recursos recibidos en cada proyecto, los que deberán resumirse en un estado general por la Universidad Austral de Chile. Página 18 de 20

19 Antes de 15 de marzo de cada año los beneficiarios deberán remitir a la Dirección de Finanzas, un ejemplar del estado de fuentes y uso de las donaciones recibidas en el año anterior y una lista de todos los donantes que efectuaron donaciones afectas a la Ley , con indicación de número de RUT y domicilio del donante, fecha y monto de la donación recibida y número del certificado de cada uno de ellas. El beneficiario que no cumpla con lo anteriormente señalado, será sancionado en la forma prescrita en Nº 2 del artículo 97 del Código Tributario. Los administradores serán solidariamente responsables de las multas que se establezcan por aplicación de lo expresado precedentemente. DIRECCIÓN DE FINANZAS Requerir la verificación del ingreso, al Departamento de Contabilidad. Confección del Certificado en el documento oficial y la obtención de la firma del representante legal de la Universidad. Posteriormente remitirá la copia correspondiente, del certificado y anexos, al Ministerio de Educación, para la Resolución correspondiente y al Departamento de Contabilidad, el que corresponde al Servicio de Impuestos Internos. El caso de la Ley , debido que ya se encuentra en poder de la Universidad, la Resolución de aprobación, despachará Certificado original y copia del donatario a la unidad gestadora de la donación, para que esta remita documento original al donante. La copia correspondiente al Comité calificador de Donaciones Privadas, será remitidos al Ministerio de Educación. e) Una vez que el Ministerio de Educación, remita la Resolución Exenta, Dirección de Finanzas, despachará Certificado original y Resolución, a la empresa donante o a la unidad solicitante, si ésta resuelve entregar directamente. f) Copia de la Resolución del Ministerio de Educación y antecedentes sustentatorios emitidos por la unidad solicitante, serán archivados correlativamente en el Departamento de Contabilidad. DONANTE Anualmente y luego de presentada la declaración Impuestos a la Renta, ( Formulario 22 ), las empresas donantes deben informar a la Universidad Austral de Chile, Dirección de Finanzas, el monto del impuesto rebajado o que haya dejado de pagar el contribuyente por concepto de la franquicia tributaria del Art. 69º de la Ley Nº DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Verificará, con los procedimientos contables que disponga, el ingreso real y efectivo a través de las Cajas el Departamento de Tesorería, del aporte informado por las Unidades a la Dirección de Finanzas, con el fin de tramitar la confección de Certificados de Donación. Página 19 de 20

20 Deberá presentar anualmente un estado de fuentes y uso detallado de los recursos recibidos en cada proyecto, de acuerdo a los señalado en la Ley , los que deberán resumirse en un estado general, dentro de los tres primeros meses de cada año, a la Dirección Regional del Servicio de Impuestos Internos que corresponda a su domicilio. El beneficiario que no cumpla con lo anteriormente señalado, será sancionado en la forma prescrita en Nº 2 del artículo 97 del Código Tributario. Los administradores serán solidariamente responsables de las multas que se establezcan por aplicación de lo expresado precedentemente. Página 20 de 20