PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA (PROC-CB-10)

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1 PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA (PROC-CB-10)

2 Página 2 de 12 PROCEDIMIENTO CONCILIACION BANCARIA 1. Objetivo Determinar cuáles son los cheques girados y no cobrados a la fecha de corte de la cartola recibida; o con los saldos que el banco entrega en su página web 2. Alcances Se inicia por la necesidad de determinar cuáles son los dineros disponibles para que el DAF tenga las herramientas necesarias en la aplicación de los recursos. Termina con la entrega semanal física de ésta. 3. Términos y Definiciones CONCEPTO Cartola DEFINICIÓN Documento emitido por un banco donde entrega el detalle de los movimientos realizados en una cta. cte. Conciliación bancaria Proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta corriente contra la cartola emitida por el banco 4. Funciones y Responsabilidades

3 Página 3 de 12 Responsable del proceso: DAF: Director de Administración y Finanzas. Responsabilidad: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los proveedores que abastecen de material y recursos para el funcionamiento de las actividades de la Corporación Municipal de lo Prado. Otros responsables: Tesorero: confecciona conciliación Administrativo Tesorería: Entrega cheques emitidos Jefe de personal: entregar un informe con los cheques de sueldos emitidos

4 Página 4 de Flujo de proceso: Conciliación Bancaria ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES Cheque impreso INICIO Recepción de información El administrativo tesorería confecciona los cheques y los entrega al tesorero para su registro.remuneraciones envía por mail a Tesorería el listado de los cheques girados de sueldos. Encargado Remuneraciones Cheque Impreso Listado de cheques Cheque Impreso Registro en planilla de conciliación bancaria El tesorero registra todos los cheques girados, en planillas de conciliación bancaria, correspondientes a cada cuenta corriente, cuyo nombre es número de la cuenta. Los cheques de sueldo se registran en las planillas correspondientes mensuales, especificando el área (salud y educación). Tesorero Planillas Conciliación bancaria y Saldos de cta. Ctes. Planillas Conciliación bancaria y Saldos de cta. Ctes. NO Han sido cobrados los cheques? SI B Cuando un Cheque no es cobrado por algún funcionario o proveedor, sigue registrado en las planillas correspondientes, como pendiente de pago o cheques por pagar, teniendo un plazo de 60 días para ser cobrado. Administrativo tesorería Rebaja en saldo planilla conciliación Bancaria Copia cheque revalidado Cartolas bancaria A Revisión de cartolas bancaria El encargado de Tesorería descarga todos los días las cartolas de las cuentas corrientes del Banco; para revisar los cheques han sido cobrados, con el fin de conciliarlos en las planillas de conciliación correspondiente a cada cuenta. Además, se verifican los depósitos o transferencias realizas en dichas cuentas. - Tesorero 1

5 Página 5 de 12 Continuación ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES 1 Con el fin de determinar los saldos disponibles en cada cuenta; se restan los cargos (cheques emitidos, los cargos por mantención de cuenta u otros). Adicionalmente, se suman los depósitos o transferencias, que entrega el saldo, que debe coincidir el saldo del Banco. Tesorero Tesorero Cuadre de saldo - Conciliación bancaria de día cartolas Saldo Bancario mensual Se realiza una conciliación mensual. Esto es sumar los cheques por pagar, sueldos líquidos, y los saldos disponibles (cheques girados depósitos) del mes. Quedando registrados en la misma cuenta corriente Administrativo tesorería Administrativo tesorería Cheques nulos Conciliación bancaria año xx cta. yy A FIN Si se anula un cheque, se identifica con la palabra NULO cruzado al cheque, luego se registra en la planilla conciliación bancaria, de las cuentas corrientes correspondientes. Luego el administrativo de tesorería lo archiva en un libro de cheques Revalidación de cheques Libro de cheques nulo Tesorero B

6 Página 6 de Actividades del proceso: Conciliación Bancaria Etapa Descripción Evidencia 1 Recepción de información: el administrativo tesorería confecciona los cheques y los entrega al tesorero para su registro.remuneraciones envía por mail a Tesorería el listado de los cheques girados de sueldos. Listado de cheques girados (Sueldos) en Excel 2 Registro en planilla de conciliación bancaria: El tesorero registra todos los cheques girados, en planillas de conciliación bancaria, correspondientes a cada cuenta corriente, cuyo nombre es número de la cuenta. Los cheques de sueldo se registran en las planillas correspondientes mensuales, especificando el área (salud y educación). 3 Plazo para cobrar un cheque: Cuando un Cheque no es cobrado por algún funcionario o proveedor, sigue registrado en las planillas correspondientes, como pendiente de pago o cheques por pagar, teniendo un plazo de 60 días para ser cobrado. 4 Revalidación del cheque: Si no es cobrado dentro de ese plazo, se puede revalidar el cheque para ser cobrado dentro de otros 60 días posteriores, y así sucesivamente. Esta revalidación se hace firmando al reverso, con dos de las firmas autorizadas, agregando la palabra revalidado y la fecha. 5 Descarga de la cartola del Banco: El encargado de Tesorería descarga todos los días las cartolas de las cuentas corrientes del Banco; para revisar los cheques han sido cobrados, con el fin de conciliarlos en las planillas de conciliación correspondiente a cada cuenta. Además, se verifican los depósitos o transferencias realizas en dichas cuentas. Planillas Conciliación bancaria en Excel Cartola Bancaria

7 Página 7 de 12 6 Saldos Disponibles: Con el fin de determinar los saldos disponibles en cada cuenta; se restan los cargos (cheques emitidos, los cargos por mantención de cuenta u otros). Adicionalmente, se suman los depósitos o transferencias, que entrega el saldo, que debe coincidir el saldo del Banco. 7 Saldo Bancario mensual: Se realiza una conciliación mensual. Esto es sumar los cheques por pagar, sueldos líquidos, y los saldos disponibles (cheques girados depósitos) del mes. Quedando registrados en la misma cuenta corriente 8 Cheques nulos: Si se anula un cheque, se identifica con la palabra NULO cruzado al cheque, luego se registra en la planilla conciliación bancaria, de las cuentas corrientes correspondientes. Luego el administrativo de tesorería lo archiva en un libro de cheques nulos. Conciliación Bancaria del día Saldo banco cuenta corriente cheques nulo 7. Control de registro Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Listado de cheques girados (sueldos) Respaldo digital/pc Of. tesorero Carpeta digital Mis documentos/ Pc Tesorero Of. de Tesorería Respaldo digital Pc tesorero/escrit orio/archivo Excel con nombre según número de cuenta/mes, Año Permanente No Aplica Planillas conciliación Respaldo digital/pc Of. Carpeta digital Respaldo digital/pc Pc tesorero/escrit Permanente No Aplica

8 Página 8 de 12 bancaria tesorero Escritorio/Pc Tesorero Of.Tesorero orio/archivo Excel con nombre según número de cuenta/mes, Año Cartola Bancaria Gaveta Of. de Tesorería Archivador Cuenta Corriente Nº /Of. de Tesorería Gaveta Of. de Tesorería Fecha 2 años Bodega de Archivo General Libo de cheques nulo Gaveta Of. de caja Archivo Impreso/Of. De caja Gaveta Of. de caja Mes, Fecha, Nº de Cheque 2 años Bodega de Archivo General 8. Indicadores de desempeño DESCRIPCIÓN INDICADORES: FORMULA DE CALCULO META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO Mide los cheques girados y no cobrados a la fecha de corte de las cartolas recibida Mide el saldo financiero disponible en las cuentas corrientes (N de cheques cobrados / Total de cheques generado) *100 Saldo de dinero disponible en cuentas corrientes- (Cheques emitido no cobrados) 80% Producto eficacia mensual N/A Producto Eficiencia Diario 9. Referencias Cartolas de cuentas corrientes 10. Anexo No hay

9 Página 9 de Registro de modificaciones: Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable Responsable del proceso Secretario General Representante de la Dirección Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Resumen de Modificaciones Modificados Versión inicial Estandarizada Modificaciones a manuales de proceso obligatorios e incorporaciones de documentos faltantes Modificaciones a manuales obligatorios Modificaciones al método de análisis de causa de la no conformidad, Incorporación de cargos y funciones de los responsables de SGC, Modificaciones al manual de escucha activa, Modificaciones al formato de instructivo, Incorporación de las interrelación entre los procesos Modificaciones a tratamiento de no conformidad Modificaciones al manual de procedimiento de documentos y registros los criterios. Modificaciones al manual de acciones preventivas no se evidencia el registro de Análisis de causa. Modificaciones en el procedimiento de Producto No Conforme, Modificación mapa de proceso

10 Página 10 de Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad Objetivos de calidad Plan anual de la revisión por la dirección Política de calidad Modificaciones al manual de auditoria interna Modificaciones de manual de calidad Modificaciones de manual de Control de documento y registro. Modificaciones Manual de Control de producto No conforme Modificaciones acta de revisión por la Dirección Modificación al manual de Formulación presupuestaria Modificaciones a revisión por la dirección Modificaciones al manual de rendiciones de educación Modificaciones al manual de salud Modificaciones a manual de rendición municipal Modificaciones al manual de RRHH Modificaciones al manual de compras Modificaciones al manual de informática Modificaciones al manual de servicio generales Registro de Modificaciones - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad - Modificación del Objetivo y campo de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos

11 Página 11 de Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado Estandarización de la versión N 7 del SGC por cambio de procesos y por cambio de ley Fagem Estandarización de la versión N 8 debido al rediseño organizacional Estandarización de la versión N 9 de los manuales de proceso debido al rediseño organizacional y estandarización del formato de los documentos del SGC N 3 - Modificación de la descripción del servicio - Complementación de los términos y definiciones - Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios Objetivos de la calidad Estructura Organizacional- Organigrama Modificaciones en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem. Modificaciones el manual de calidad ingresar las exclusiones, Modificaciones a todos los manuales de proceso por rediseño organizacional del SGC excepto conciliación bancaria y rendiciones de salud. Se elimina el proceso de rendiciones Fagen por decreto ley Se aclara la forma y el registros de las modificaciones en el manual de Control de documento y registros Modificaciones a los indicadores de en los manuales de procesos del SGC y cambio a formato a todos los documentos del SGC. (logo institucional).

12 Página 12 de Estandarización de la versión N 10 de los manuales de proceso del SGC debido a auditoria externa de recertificación y estandarización del formato de los documentos N 4 Cambio del formato del acta e mejoramiento, acta de revisión por la dirección, formato de informe de dueño de proceso, cambio en el formato de los manuales de proceso, actualización de los registro en todos los manuales, revisión de los flujos y actividades, modificación del manual de control de documentos y registros, cambio de la política, objetivos e indicadores e incorporación del formato de plan de acción.