PROCEDIMIENTO GENERAL DE CALIDAD

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1 REVISION 6 Pág. 1 de 9 INDICE 1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. REFERENCIAS. 4. RESPONSABILIDADES. 5. DESCRIPCION. 6. ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN. Copia: CONTROLADA NO CONTROLADA Código de la Empresa ASIGNADA A: 6 Apartados 5.2.3, y Se cambia desviación por no conformidad. Mod. 21y Terminología. Adecuación de títulos a Índice. Apartados 4, 5 y 6, y Modelo Apartados y Modelos 21 y Referencias. 2 Encabezado. Se incluyen formatos modificados. Apartados y Portada REVISION MODIFICACIÓN 6 15/03/2005 REVISION FECHA ENTRADA EN VIGOR ELABORADO Y REVISADO POR SECRETARIO COMITE DE CALIDAD ISO 9000 APROBADO POR PRESIDENCIA

2 REVISION 6 Pág. 2 de 9 1. OBJETO. Este procedimiento tiene por objeto reflejar las directrices que se deben seguir para la realización de las Auditorías Internas de Calidad, con el fin de: a. Verificar que el Sistema de Calidad está totalmente implantado. b. Comprobar la eficacia y adecuación del Sistema de Calidad. c. Identificar las desviaciones al Sistema de Calidad. d. Definir y verificar la solución o corrección de estas desviaciones. 2. ALCANCE. Este procedimiento es de aplicación a todas las auditorías que se realicen en los Distribuidores y en las Filiales y cuyos objetivos sean la comprobación de la correcta realización de aquellas actividades relacionadas con la Calidad y su eficacia. 3. REFERENCIAS. Se han tomado como referencias los siguientes documentos: Manual de Calidad: Capítulo 8. Norma UNE-EN ISO 9001: RESPONSABILIDADES La Presidencia es responsable de: La aprobación y archivo del Programa anual de Auditorías. Registrar y archivar los Informes de auditoría El Comité de Calidad ISO 9000 tiene la responsabilidad de: Consensuar el programa de auditoría. Analizar y evaluar los resultados globales de las Auditorías realizadas en un período, en función de los cuales plantearán los requisitos básicos a tener en cuenta en el Programa de Auditorías del siguiente período.

3 REVISION 6 Pág. 3 de 9 Nombrar a los auditores internos (personal de REPSOL) o la contratación de auditores externos (personal independiente de la Red) El Secretario es responsable de: Elaborar el programa de auditoría. Seguir los Programas de Auditorías. Revisar los Informes de Auditorías El Auditor es responsable de: Recopilar la información previa necesaria para preparar la Auditoría. Realizar la Auditoría. Emitir y distribuir el informe de la Auditoría. Registrar y remitir los documentos de la Auditoría al Secretario. El personal designado para la ejecución de la Auditoría, no deberá tener responsabilidades en la empresa donde se realiza la intervención Le corresponde al Responsable de Calidad de la empresa auditada: Suministrar al Auditor la información necesaria para preparar la Auditoría. Estar presente el tiempo que dure la Auditoría, colaborando en lo necesario con el auditor. Consensuar con el Auditor tanto el informe como las posibles acciones correctivas resultantes de la Auditoría. En el caso de que existan, resolver los problemas que dan origen a las acciones correctivas acordadas, en los plazos establecidos. 5. DESCRIPCION Programa o Plan de Auditorías. Las Auditorías al Sistema de Calidad serán programadas como mínimo anualmente de acuerdo con la importancia y el estado de implantación de las actividades a auditar, debiéndose haber realizado auditorías a todas las empresas dentro de un ciclo de 1 año y a todos los centros de una misma empresa en un ciclo de 3 años. Estas auditorías programadas serán complementadas con otras específicas, siempre que se dé alguna de las siguientes condiciones: Después de cualquier cambio importante en el Sistema de Calidad.

4 REVISION 6 Pág. 4 de 9 Cuando exista la sospecha que Calidad de un elemento o servicio no alcanza el nivel previsto debido a deficiencias en el Sistema de Calidad. Cuando sea necesario comprobar la ejecución de las medidas correctivas establecidas. La responsabilidad de planificar las auditorías es del Secretario, correspondiendo la aprobación a la Presidencia. Estas auditorías se realizarán en un plazo de 1 a 3 meses antes de la realización de la revisión del Sistema de Calidad. El Secretario informará a las empresas de la fecha aproximada en la que se realizará la auditoría y quién será la persona designada para la misma. Los programas de auditorías son documentos que deberán ser controlados por el Secretario Etapas de realización de Auditorías Internas Fase preparatoria. El auditor designado para la realización de la auditoría solicitará al Responsable de Calidad de la empresa a auditar o al Secretario la información previa necesaria para la realización de la auditoría. Una vez recibida la información, el Auditor procederá a su estudio a fin de conocer las particularidades de la empresa a intervenir. La auditoría se realizará siguiendo el Cuestionario de Auditoría Interna consensuado entre el equipo de auditores y el Comité de Calidad ISO Éste contendrá todas aquellas anotaciones necesarias para una revisión exhaustiva con especial hincapié en las deficiencias generales detectadas en la última Auditoría Externa y las Acciones Correctivas derivadas de la misma. La auditoría deberá contemplar: Una revisión de los puntos encontrados No Conformes en la anterior Auditoría y una revisión de los informes de acciones correctivas que permanezcan abiertas. La comprobación del grado de conocimiento y cumplimiento de las partes aplicables del Manual de Calidad y de los Procedimientos de Calidad en la actividad auditada Reunión previa. Toda Auditoría comenzará con una reunión previa entre el Auditor y el Responsable de Calidad de la empresa a auditar. Durante el transcurso de la reunión de Auditoría, el Auditor podrá pedir las aclaraciones oportunas tanto al Responsable de Calidad, como al resto de personas que realicen funciones relacionadas con ella. Igualmente podrá solicitar la documentación existente como evidencia objetiva de las respuestas dadas.

5 REVISION 6 Pág. 5 de Proceso de Auditoría. La disponibilidad del Responsable de la actividad a auditar y de Calidad durante el transcurso de la Auditoría será total, debiendo facilitar al Auditor toda la documentación necesaria. Se auditarán con la profundidad necesaria aquellos elementos específicos del Sistema de Calidad que previamente se hayan seleccionado en el cuestionario. También serán objeto de Auditoría, todas aquellas actividades que estén sometidas al Sistema de Calidad de la empresa, tales como organización, control de documentación, control de equipos, inspecciones técnicas. Las verificaciones podrán realizarse por medio de la supervisión, inspección y revisión de cada actividad junto con la documentación correspondiente. En las actividades objeto de la Auditoría, deberán: Examinarse los procedimientos e instrucciones para determinar si son completos y adecuados. Obtener confirmación de que se respetan los procedimientos, requisitos e instrucciones en las áreas objeto de examen, buscando evidencias objetivas tales como informes, firmas, certificaciones, verificaciones, etc... Examinarse los requisitos relativos a la formación y cualificación del personal. Examinarse los controles y registros relativos a los servicios prestados para verificar sus conformidades con las especificaciones. Determinar si el sistema está aceptablemente establecido. Comprobar el cierre satisfactorio de las desviaciones abiertas en auditorías anteriores. Comprobar la implantación y el cierre de las Acciones Correctivas generales. Para desarrollar satisfactoriamente la Auditoría, resulta fundamental tener en cuenta los siguientes puntos: Seguir el Plan de Auditoría. Escribir todas las observaciones. Seguir los puntos abiertos detectados en Auditorías anteriores. Cuando una No Conformidad es detectada, tratar de comprobar si es fortuita o, por el contrario, genérica Informe. Finalizada la Auditoría, el Auditor responsable preparará un Informe (Formato Mod. 26) que recoja las conclusiones encontradas. El informe incluirá los siguientes aspectos: Datos generales identificativos de la empresa. Lista de normas, procedimientos y otros documentos utilizados como base para la realización de la Auditoría.

6 REVISION 6 Pág. 6 de 9 Nombre y cargo del Auditor. Nombre y cargo del Responsable de la empresa auditada. Breve declaración del alcance y finalidad de la Auditoría. Fecha de realización de la Auditoría. Asistentes a las reuniones: Auditados y Auditor. Antecedentes: Actuaciones previas en el mismo área. Estado de las acciones correctivas encontradas en anteriores Auditorías. Número de No conformidades y/u Observaciones emitidas (Mod. 21). Comentarios/ Puntos fuertes. Anexos: cualquier otro dato que se considere de utilidad. Una vez realizado el ciclo completo de Auditorías, la empresa contratada o en su caso el Jefe de los auditores internos de REPSOL, elaborará un Informe Resumen de Auditorías Internas que entregará a Presidencia; en el caso de las Auditorías Ordinarias lo proporcionará con 15 días de antelación a la Revisión por la Dirección. Este Informe será el que sirva de base para analizar la evolución del Sistema de Gestión de Calidad y si fuera necesario, el Secretario solicitará los Informes de Auditoría particulares de empresas. Todos los documentos generados por las Auditorías deben archivarse por un tiempo mínimo de tres años. Estos documentos deben incluir los informes de Auditorías, contestaciones a los informes y documentación sobre implantación de acciones correctivas Seguimiento y cierre de la Auditoría. El Auditor reflejará su conformidad con el Informe de Auditoría mediante firma. Los resultados podrán ser de 2 categorías en función del motivo que las origina: a) No Conformidades que por su repetitividad o importancia requieren una acción correctiva, la cual se documentará en el formato Mod.24 por el responsable de Calidad. En estos casos, deberá establecerse trazabilidad entre la desviación y la acción correctiva abierta. b) Observaciones, que a criterio del auditor, no requiera una análisis de causas y su repetición sí puede dar lugar a una No conformidad en la próxima auditoría. El Comité podrá comprobar el cierre y evolución de las Acciones Correctivas de la Auditoría mediante seguimiento en el Portal de la Red ISO de REPSOL. El Responsable de Calidad solucionará las Observaciones en los campos en blanco correspondientes del Mod. 21 que se entregue como resultado de la Auditoría.

7 REVISION 6 Pág. 7 de Cualificación de los Auditores. El Comité de Calidad designará a los auditores internos o entidades externas que pueden realizar las auditorías internas en base a los siguientes criterios: Experiencia profesional de más de 2 años en REPSOL, en este caso deberá cumplir con los requisitos siguientes: a) Formación académica mínima de FP-II o similar. b) Certificado de asistencia a curso de formación de auditores emitido por entidades de reconocido prestigio en este área. Entidades externas que colaboren habitualmente con organismos certificadores. Las personas que designe dicha entidad deberán presentar un certificado emitido por la misma para realizar las labores de auditor Formatos. Los formatos referenciados en este procedimiento son: Formato Mod. 21 No conformidades / Observaciones. Formato Mod. 26 Informe de Auditoría Interna de Calidad. 6. ARCHIVO DE DOCUMENTACION. Nombre del Documento Tipo de Documento Codificado Responsable Custodia Lugar de Archivo Tiempo de Archivo Programa de auditoría Documento Fecha Secretario del Comité Secretaría/Dpto. Calidad 3 AÑOS Informes de Auditoría (Modelos 21 y 27) Registro Fecha Dpto. Calidad Empresa Auditora o Presidencia / Calidad Empresa Empresa Auditora o REPSOL / Dpto. Calidad 3 AÑOS Informe Resumen de Auditorías Internas Registro Fecha Presidencia REPSOL 3 AÑOS

8 REVISION 6 Pág. 8 de 9 NO CONFORMIDAD / OBSERVACION CODIGO PTO. NORMA NO CONFORMIDAD CENTROS Nº AC Nº OBSERVACIÓN MEDIDA ADOPTADA/ / FECHA LIM./ RESPONSABLE CERRADA Si/ No FECHA DE CIERRE NOTAS Mod. 21

9 REVISION 6 Pág. 9 de 9 EMPRESA: CENTROS: RELACION ASISTENTES: INFORME AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD AUDITOR: FECHA DE REALIZACIÓN AUDITORÍA: OBJETO Y ALCANCE: DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: ANTECEDENTES: NÚMERO DE NO CONFORMIDADES/ OBERVACIONES DETECTADAS: PUNTOS FUERTES: CONCLUSIONES: AUDITOR ( Firma ) CONFORME Responsable de Calidad (Firma ) Mod. 26