Nombre del Proyecto Patrocinador Cliente Director del Proyecto

Transcripción

1 ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO Nombre del Proyecto Patrocinador Cliente Director del Proyecto 1 OBJETIVO DEL PROYECTO Entregable final que se busca generar con la ejecución del proyecto. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Descripción del proyecto CASO DE NEGOCIO Descripción de los antecedentes y justificación de negocio del proyecto REQUISITOS DE ALTO NIVEL Descripción de los requisitos (requerimientos) generales, no detallado RIESGOS DE ALTO NIVEL Descripción de los riesgos identificados PRESUPUESTO ESTIMADO Monto estimado que será asignado al proyecto OBJETIVOS DE DESEMPEÑO

2 RESTRICCIÓN OBJETIVO CRITERIOS DE ÉXITO PERSONA QUE APRUEBA ALCANCE TIEMPO COSTO RESUMEN DE HITOS 2 HITOS FECHA PRINCIPALES INTERESADOS Nombre ROL RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DE DIRECTOR DE PROYECTOS (Nombre) ha sido nombrado y autorizado como Director del Proyecto. (Nombre) está asignado para asegurar la satisfacción del cliente y para dirigir el proyecto a una conclusión exitosa. (Nombre) será el responsable de la comunicación interna y de la cooperación entre los involucrados listados en esta acta. Responsabilidades Será el principal punto de contacto entre (organización interna) y (nombre del cliente) Asegurará que los miembros del equipo estén enterados de sus responsabilidades. Evaluará el desempeño del equipo de proyecto. Evaluará el desempeño general del proyecto. Preparará un plan de proyecto detallado y coordinará a los involucrados en el mismo, para que tomen responsabilidad de sus actividades. Mantendrá archivada de manera asequible, toda la información perteneciente al proyecto en curso.

3 Autoridad Reportará el status del proyecto a. Dirigir al equipo de proyecto. Acceder a la información necesaria del (nombre del cliente). Programar reuniones con los administradores o gerentes de cada área de la empresa para tratar temas concernientes al desarrollo del proyecto. Controlar el presupuesto del proyecto. Acceder a reportes financieros relacionados a los costos del proyecto. Renegociar con los administradores o gerentes de cada área de la empresa para delegar responsabilidades y autoridades a miembros del equipo de proyecto. 3 APROBACIÓN FECHA: X Nombre del Director de Proyectos Director del Proyecto X Nombre del Patrocinador Patrocinador

4 SOLICITUD DE CAMBIO Proyecto: Fecha: Persona que solicita el cambio Cambio No. 4 CATEGORIA Alcance Costo Cronograma Calidad Requisitos Interesados Documentos DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL CAMBIO PROPUESTO JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO PROPUESTO IMPACTO ESPERADO Categoría Incremento Decremento Modificación Descripción Alcance Costo Cronograma Calidad Requisitos Interesados Documentos

5 COMENTARIOS RESOLUCIÓN 5 Aprobado Diferido Rechazado JUSTIFICACIÓN APROBACIÓN DE LA JUNTA DE CONTROL Nombre Rol Firma

6 ACTA DE CIERRE DEL PROYECTO Proyecto: Fecha: Fecha de Fin de Proyecto 6 RESUMEN DE DESEMPEÑO Alcance Calidad Tiempo Costo Objetivos del Proyecto Criterios de Terminación Cómo se alcanzaron BENEFICIOS ALCANZADOS ENTREGABLES RESULTADOS DEL PROYECTO Entregable Documentación Soporte Fecha de Aprobación Aprobado por LECCIONES APRENDIDAS Gestión y documentación de requisitos Gestión y definición del alcance Desarrollo y control del cronograma Estimación y control de costos Planificación y control de calidad Lo que funcionó bien Lo que puede ser mejorado

7 Disponibilidad de RH, desarrollo y desempeño del equipo de proyecto Gestión de la comunicación Gestión de los interesados Reporte Gestión de Riesgos Gestión y planificación de adquisiciones Información de mejora de procesos Información específica del producto Otros 7 RIESGOS E INCIDENCIAS Descripción Respuesta Comentarios DEFECTOS DE CALIDAD Descripción Solución Comentarios GESTIÓN DE PROVEEDORES Proveedor Incidencia Solución

8 OTROS ÁRAS DE DESEMPEÑO EXCEPCIONAL AREAS DE MEJORA 8 AUTORIZACIÓN FECHA: X Nombre del Director de Proyectos Director del Proyecto X Nombre del Patrocinador Patrocinador X Representante de la Alta Dirección Puesto

9 MATRIZ DE DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS Proyecto: Fecha: 9 No. Requisito (Descripción) Solicitado por (Interesado) Tipo de Requisito (de negocio/técnico) Prioridad (A,M,B) Criterios de Aceptación

10 ENUNCIADO DE ALCANCE DEL PROYECTO Proyecto: Fecha: 10 ALCANCE DEL PROYECTO Describe el trabajo que deberá ser realizado y aquel que no deberá ser ejecutado, describiendo las limitantes internas o externas que pueden afectar la ejecución del proyecto. ALCANCE DEL PRODUCTO Define progresivamente las características del producto, servicio o resultado esperado del proyecto, que fue previamente descrita en el Acta de Constitución y en la documentación de requisitos. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Son las condiciones que deberán ser cubiertas para que los entregables sean aceptados. ENTREGABLES PRINCIPALES Entregables Parciales Descripción de los productos, resultados o servicios específicos que se entregaran a lo largo del proyecto. Normalmente son aquellos que se obtienen al final de cada una de las fases principales del proyecto. Revisor(es) Persona(s) que deberá(n) verificar la terminación del entregable, así como validar el cumplimiento de las especificaciones. Fecha compromiso. Fecha específica. Puede quedar en blanco a la espera de la programación correspondiente.

11 11 Entregables Finales Descripción de los productos, resultados o servicios específicos que se entregaran al final del proyecto y que por lo tanto, integran el producto final del proyecto. Revisor(es) Persona(s) que deberá(n) verificar la terminación del entregable, así como validar el cumplimiento de las especificaciones. Fecha compromiso. Fecha específica. Puede quedar en blanco a la espera de la programación correspondiente. EXCLUSIONES Detalla lo que no estará contemplado en el alcance del proyecto SUPUESTOS Detalla las condiciones que se espera y se cuenta se presenten para el desarrollo del proyecto RESTRICCIONES Prioridades Organizacionales: Las prioridades son definidas en términos de costo, tiempo y alcance

12 Restricciones de personal: Es la cantidad mínima de personal para la realización del proyecto, así como la cantidad de tiempo invertido en el proyecto y la disponibilidad del personal para participar en dicho proyecto. Personal Requerido - Disponibilidad - 12 Otros Temas - Restricciones de equipo o maquinaria: Las limitantes o restricciones de equipo y/o maquinaria para la realización del proyecto. Fechas límite (Deadlines): Se refiere a fechas de referencia en las que debe estar terminado el proyecto o una de sus etapas. Restricciones Organizacionales:

13 Se refiere a las restricciones que tiene la organización en la realización del proyecto, y como impactará el mismo. 13 APROBACIÓN X Nombre del Director de Proyectos Director del Proyecto X Nombre del Patrocinador Patrocinador

14 HOJA DE TRABAJO PARA ESTIMACIÓN DE COSTOS Proyecto: Fecha: 14 Estimación Paramétrica WBS ID Costo variable Costo por Ud. No. Unidades Costo Estimado Estimación Análoga WBS ID Actividad Previa Costo Previo Actividad Actual Multiplicador Costo Estimado Estimación por 3 Puntos WBS ID Costo Optimista Costo más probable Costo pesimista Ponderador Costo Estimado Esperado

15 CHECKLIST DE CALIDAD Proyecto: Fecha: 15 No. Entregables Principales Especificaciones Relevantes Procedimiento de Prueba o Verificación Criterios de Aceptación VoBo Responsable

16 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Proyecto: Fecha: R= Responsable de la ejecución S= Supervisa que el trabajo se haga en tiempo C= Consultar, cuenta con información relevante para el trabajo. N= Se notifica a la finalización del trabajo 16 Persona 1 Persona 2 Persona 3 Persona 4 Persona 5 Persona N Paquete de Trabajo 1 Paquete de Trabajo 2 Paquete de Trabajo 3 Paquete de Trabajo 4 Paquete de Trabajo 5 Paquete de Trabajo 6 Paquete de Trabajo 7 Paquete de Trabajo 8 Paquete de Trabajo 9 Paquete de Trabajo 10 Paquete de Trabajo 11 Paquete de Trabajo N

17 BITÁCORA DEL PROYECTO Proyecto: Fecha: 17 I= Incidencias C= Cambios R=Riesgos D=Decisiones No. Registro (I,C,R,D) Descripción Prioridad Estrategia Fecha de Apertura Status Fecha de Cierre Responsable

18 PLAN DE COMUNICACIÓN Proyecto: Fecha: Interesado Información/Reporte Medio de entrega Frecuencia de entrega Responsable de Envío 18 Supuestos Restricciones Glosario de Términos y Acrónimos Se adjuntan diagramas de flujo relevantes.

19 Probabilidad (A, M, B) Impacto (A, M, B) Prioridad (1 a 9) REGISTRO DE RIESGOS Proyecto: Fecha: 19 # Riesgo (If...) Riesgo (...& Then) Síntoma (Trigger) Respuesta Responsable