1. JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE CONTRATACIÓN

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES PARA LA RED NACIONAL DE ORGANIZACIONES DE PEQUEÑOS PRODUCTORES DE CACAO. MEMORANDO DE ACUERDO COL/K53 MA 725 DE 2011 CORRESPONSABLE: CONSORCIO ASOCATI-APROCASUR 1. JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE CONTRATACIÓN Esta estrategia es necesaria teniendo en cuenta que las 42 organizaciones que inicialmente se articularan en el proyecto de la RED hacen parte de 22 departamentos distribuidos en 6 regiones que van desde la Guajira, hasta Nariño y desde Arauca hasta Choco. Razón por la cual una herramienta como la plataforma virtual permitirá la interacción, y la sinergia de los actores involucrados en este proceso. 2. CONTEXTO SOCIAL Y TECNICO Los beneficiarios de este proyecto son las familias cultivadoras de cacao, pequeños productores que han sido apoyados por el Desarrollo Alternativo y que están creando nuevas posibilidades de ingreso lícito para sus familias, comprometiéndose con la cultura de la legalidad. Estas familias tienen en promedio tres (3) hectáreas de cacao, parte de las cuales estaría iniciando el proceso de producción, por lo cual sus ingresos aún no son suficientes, sin embargo, están organizados en asociaciones presentes en cada proyecto, las cuales se han creado con el fin de favorecer el desarrollo del sector agropecuario, constituidas legalmente y buscan no solo favorecer el sector productivo sino el comercial e industrial, para posicionar a la vez sus productos, en el mercado local, nacional e internacional. Estas organizaciones están en proceso de crecimiento comunitario organizacional, productivo y comercial, por lo cual tienen falencias y requieren el apoyo con recursos, especialmente para dar calidad a las condiciones del cacao, desde el manejo de los cultivos, el proceso de pos cosecha (infraestructura de beneficio) y para la comercialización. En conclusión, con la RED nacional de organizaciones productoras de cacao de Colombia, se pretende que la gran mayoría de organizaciones

2 cacaoteras del país se articulen e integren con el ánimo de lograr un mayor desarrollo para el sector cacaotero y para las comunidades que la conforman, especialmente pequeños productores campesinos. CONFORMACION DE LA RED Para la conformación de la RED se establecerá un promedio de 6 núcleos regionales cada nodo tendrá 7 asociaciones, para un total de 42 que estarán distribuidos de acuerdo a la localización de las organizaciones de pequeños productores de cacao en el país. Inicialmente se propone la conformación de 6 núcleos, distribuidos de la siguiente forma: Núcleo Noroccidental: Choco, Antioquia y Córdoba Núcleo Sur: Nariño, Cauca, Huila, Caquetá y Putumayo Núcleo Centro: Cundinamarca, Caldas, Tolima, Boyacá y Meta. Núcleo Catatumbo: Norte de Santander, Arauca Núcleo Montes de María: Bolívar, Sucre, Nte del Cesar, Magdalena y Guajira Núcleo Magdalena Medio: Sur de Bolívar, Sur de Cesar, Santander. Así mismo, se propone que dentro de estos núcleos se ubique la sede central la cual se seleccionará considerando que allí este la organización líder en el proceso del desarrollo organizacional cacaotero a nivel de pequeños productores de cacao. En esta sede se llevaran a cabo todas la funciones y obligaciones de la RED, y se centralizarán las actividades de coordinación y operación de la misma. De otro lado en general las organizaciones presentan un avance muy limitado en cuanto tecnologías de la información y la comunicación, dado que cuentan con conexiones de internet que no logran alcanzar velocidades de banda ancha, razón por la cual el tráfico resulta ser lento, el cual dificulta el acceso a contenidos principalmente a Multimedia. Adicionalmente el hardware disponible en cada una de las organizaciones corresponde a equipos que tienen un uso de más de 5 años y que se encuentran en promedio entre 1 y 10 equipos por asociación. La capacitación y formación en estas tecnologías es bastante bajo, por la cual

3 se requiere un plan de fortalecimiento en el uso de estas tecnologías de manera que puedan sacar el mayor provecho a la plataforma virtual. 3. OBJETIVO DE LA ESTRATEGIA Y PLATAFORMA VIRTUAL 3.1 General Establecer una estrategia de comunicaciones que sea propia y autónoma que permita y facilite la COMUNICACIÓN entre las organizaciones participantes de la red. 3.2 Específicos Diseñar una estrategia de comunicación que permita dar mayor visibilidad a la dinámica integradora de la Red Nacional de Organizaciones de Pequeños Productores de Cacao y a permita la retroalimentación interna de los procesos entre los actores. Diseñar una plataforma virtual que facilite la interacción con los responsables de las organizaciones para entender sus objetivos y trabajar en pro de la misma. TERMINOS DE REFERENCIA A. DESCRIPCION GENERAL DEL PROVEEDOR 1) Que centre su acción en la gestión, implementación y puesta en marcha de estrategias de comunicación e información que respalden organizaciones, instituciones, colectivos y otros, las cuales centren su producción en la generación de información y conocimiento en la búsqueda de canales estratégicos que habiliten el intercambio y la puesta en circulación de dicha información en un soporte de herramientas digitales e interactivas. 2) Encargado de diseñar, habilitar e implementar la estrategia de comunicación apropiada al contexto y a las necesidades de la organización, institución, colectivo o empresa. 3) Con la responsabilidad de diseñar un lenguaje grafico que permita comunicar la información que se gestiona. 4) Que tenga en la Web su principal herramienta, porque es aquella que permite establecer intercambios de

4 información y conocimiento con los procesos de la organización. B. PRODUCTOS ESPERADOS DE LA CONTRATACIÓN, teniendo en cuenta lo siguiente: I. Elaborar el Plan de Trabajo que incluya las siguientes fases o componentes que determine en el tiempo la concretización, implementación y creación de la Estrategia de Comunicaciones y plataforma virtual, que incluya su control y retroalimentación, así: 1) DIAGNÓSTICO; 2) CREACIÓN, ENTREGA Y SOCIALIZACIÓN DE LA ESTRATEGIA: 3) IMPLEMENTACIÓN DE LA PLATAFORMA Y RED PROPIA AUTÓNOMA E INDEPENDIENTE; 4) CAPACITACIÓN; 5) RETROALIMENTACIÓN; Y 6) AJUSTES. II. III. IV. Realizar un diagnóstico ó investigación a través de la aplicación de entrevistas cortas utilizando una encuesta de preguntas sencillas que debe ser diseñada por el proponente con el uso, práctica y experiencia con las Tecnologías de Comunicación e Información TIC (en la internet y el uso de la maquina), necesidad y condiciones geográficas y de conexión. Diseñar y desarrollar una estrategia de comunicaciones que permita la articulación e integración de organizaciones de productores de cacao ubicadas a nivel nacional, teniendo en cuenta las necesidades y condiciones geográficas de las organizaciones beneficiarias del proyecto. Diseñar y poner en funcionamiento la plataforma virtual, que integrara a los miembros de la Red Nacional de Organizaciones de Pequeños Productores de Cacao. V. Presentar e introducir en la implementación de la estrategia de comunicaciones y de la plataforma virtual a la coordinación de la Red o a quien ella indique.

5 VI. VII. VIII. Socializar y capacitar al equipo técnico y a las organizaciones beneficiarias del proyecto en el uso de la estrategia de comunicaciones y plataforma virtual identificada y desarrollada. Elaborar y entregar informes periódicos al culminar cada una de las fases definidas para su revisión y entrega. Entrega de la plataforma virtual y estrategia de comunicaciones a satisfacción en el periodo establecido por el contrato (3 meses de desarrollo y dos más de acompañamiento y ajuste). En caso de que la estrategia de comunicaciones incluya una herramienta interactiva, ésta propuesta deberá incluir el diseño y puesta en funcionamiento. IX. Proponer otras herramientas interactivas ó actividades, relacionadas con su área de especialidad, que permita facilitar la estrategia de comunicaciones para que esta sea más efectiva. C. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS I. DISEÑO Y CONTENIDO Público objetivo: Las personas usuarias de la estrategia y de la plataforma virtual son representantes legales, miembros de junta directivas de las organizaciones de base que se encuentran priorizadas para la conformación de la red, son personas con bajo conocimientos en el uso y aplicación de las TICS, lo que hace necesaria la capacitación y formación en estas y en la interacción con la plataforma virtual Parámetros Técnicos: la pagina puede estar diseñada en DRUPAL, WORDPRESS, CMS, SFTP, PHP con la posibilidad de subir contenido multimedia, video, AUDIO, IMÁGENES, TEXTOS, etc., formulario de contacto. El lenguaje utilizado debe estar acorde a la necesidad presentada y al diseño propuesto, debe ser funcional, debe tener en cuenta la conectividad de los usuarios y el público objetivo. Espacio Web: Servidor web Apache 2.2.x con soporte para lenguaje PHP 5.2, Acceso web a través de los protocolos http y https, Espacio en disco de 6 Gb con acceso vía FTP y SFTP, Espacio en base de datos MySQL 5.x de

6 5 GB, Trafico de red 50 Gb por mes (Si existe un tráfico de red mayor el sitio sigue funcionando y se entraría a verificar y acordar si se necesita un mayor cantidad de banda. se ofrecerá además la posibilidad de controlar autónomamente el trafico a través de un panel gráfico) y al menos 43 cuentas de correo de 30Mb, una por organización participe de la RED Nacional de Organizaciones de Pequeños Productores de Cacao. Arquitectura ó mapa del sitio web: Proponer dos ó más arquitecturas de la navegabilidad del sitio. La página debe estar desarrollada en CMS (Gestor de Contenido), el proponente debe presentar cuál tipo de CMS va a utilizar Diseño: Diseño llamativo, eficiente, balanceado, liviano y uniforme en cuanto a color, tipo de fuente cabezotes y títulos, que mantenga la imagen digital del proyecto. Con un alto grado de eficiencia y que sea amable con el usuario, es decir, de uso práctico. Con la propuesta se deben entregar uno o más borradores propuestos del diseño de la página. Seguridad: manejo de la Web a través de los protocolos http y https. Acceso a servidores de manera controlada, dando así una mayor seguridad en cuanto al almacenamiento y la privacidad de los datos Cambios estructurales: Se requiere conocer los cambios estructurales de acuerdo a ajustes que se deban realizar durante la fase de retroalimentación. Capacitación: Capacitar al que se designe encargado del uso de la estrategia de comunicaciones y plataforma virtual en el uso de CMS II. HOSTING. Se requiere el servicio de hosting de acuerdo a las necesidades del cliente, ancho de banda, espacio en disco, servicios de mail. Capacidad: hosting de 2000MB básicamente o de la capacidad propuesta según el diseño presentado., Windows o linux, administrado con soporte técnico, monitoreo permanente, tiempo al aire garantizado.

7 Trafico: al menos 20000MB de tráfico mensual. (Ofertar ajustado al posicionamiento y a los visitantes esperados según la campaña de posicionamiento). Administración: panel de control, ftp. Correo electrónico: posibilidad de crear cuentas de correo cuando se requiera con acceso pop3 y webmail. Estadísticas: se requiere tener estadísticas periódicas, diarias, semanales o mensuales sobre la información más consultada, número de visitantes y toda la información relevante para hacer seguimiento a la audiencia de la página. Costo del hosting: Describir el costo del hosting anual o bi-anual, trafico mensual garantizado y describir diferentes planes de hosting según consideración y que se ajusten eficientemente a las necesidades de la pagina. Registro de dominio: La oferta debe incluir el registro del dominio de la página, administración y activación por el mismo tiempo de hosting ofertado. 4. DURACIÓN: la propuesta debe ser desarrollada, implementada en cuatro meses (4).

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