Guía de importación de datos

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1 Guía de importación de datos Contenido Introducción... 2 Paso 1. Preparación de datos... 2 Paso 2. Control de importación de datos... 5 Paso 3. Validación del archivo de datos... 6 Paso 4. Asignación de datos... 8 Paso 5. Crear reunión Notas de importación de datos

2 Introducción El módulo de importación de datos en webcrm está diseñada para: Importar datos desde un archivo de datos (hoja de Excel) a un sistema webcrm nuevo Actualizar registros existentes con datos nuevos, por ejemplo información de contabilidad Crear actividades, reuniones, oportunidades, productos y entregas desde una importación Al importar datos, por favor, tómese el tiempo para leer está guía paso a paso, ya que así se ahorra tiempo y su importación será más útil. Aun que hemos intentado conseguir que la importación de datos a webcrm fuera lo más fácil posible, también tiene a su disposición la opción de ponerse en contacto con nosotros, para que uno de nuestros asesores le haga la importación de manera rápida y segura. Paso 1. Preparación de datos Antes de empezar la importación de datos, su sistema debe de estar configurado de acuerdo con los datos que va a importar. Es decir que hace falta asegurar que los campos para insertar datos están creados. Como punto de partida debe de considerar y decidir que tipo de campos quiere tener en organizaciones, personas, actividades etc. A continuación las listas desplegables predeterminadas tienen que ser ajustadas a sus datos o al revés - las puede ver/editar haciendo clic en Configuración -> Listas desplegables. En la medida que faltan campos, se tienen que crear antes de importar datos haga clic en Configuración -> Campos personalizados (lea más sobre este tema en la guía Comenzar) Para la hoja de Excel en sí, se exige lo siguiente: 1 Debe de haber un título en todas las columnas (los campos A1, B1, C1 etc.) El título no tiene porqué ser idéntico con el nombre del campo en webcrm. Por ejemplo puede ser que pone Compañía en la hoja de Excel, aun que este campo se va a insertar como Nombre de organización en su sistema. Sin embargo tiene que haber un título, para que el sistema pueda indicar qué campos se deben de asignar a qué al importar. 2 Los datos deben de estar estructurados. Es decir el Nombre de la organización debe de estar en una misma columna separada, Número de teléfono en otra etc. Asegúrese de poner por ejemplo códigos postales siempre del mismo modo, para evitar que en un sitio ponga ES y en otro (NB: el sistema no evita tales diferencias al importar, pero cuando mejores/más limpios son los datos más se va a poder disfrutar del sistema). 3 Si se está importando datos para listas desplegables, las opciones en la hoja de Excel deben de corresponder exactamente con la configuración en su sistema webcrm. Por ejemplo se debe de indicar A Cliente exactamente como se escribe, y no como a cliente. Del mismo modo para, por ejemplo, vendedores: Inserte su nombre completo (como indicado en su perfil de usuario). Si un campo es idéntico para todos los datos importados, por ejemplo B-cliente, no hace falta crear una columna separada para esta información. Esto se puede indicar como el mismo valor para todo, al importar. 2

3 4 Si utiliza Áreas en el sistema y tiene que vincular clientes y temas a los vendedores responsables de estas áreas, hay que crear este vínculo en la hoja de Excel. Es decir, si el vendedor Pedro Hernández tiene la responsabilidad del área Jaén, debe de indicar esta área para los clientes de Pedro Hernández y dejar que el sistema haga la asignación durante la importación. 5 Si tiene más clientes con nombres idénticos, utilice el nombre de división para distinguirlos vea el ejemplo el la próxima sección Datos para Organizaciones. 6 Si lo que se está importando es una marca de una casilla de marcar vea el ejemplo en la sección Datos para personas. El módulo de importación de datos en webcrm le permite tanto actualizar registros ya existentes como crear nuevos. También se puede crear actividades, cuando se importa datos. Se puede actualizar y/o crear registros para lo siguiente: Organizaciones Personas Actividades Oportunidades Entregas Reuniones Productos Correo electrónico Aquí vamos a examinar un ejemplo sencillo: Creación de organizaciones Creación de personas Creación de actividad y asignación de la actividad a un usuario responsable Cuando se importa datos a webcrm es importante prepararlos bien. Utilice la siguiente lista de control para asegurar que los datos están listos para importar: Los datos deben de estar en CSV- (separados por punto y coma) o en formato TXT no en formato Mac csv u otros Asegúrese que el texto no contenga punto y coma (;) - utilice la función de buscar y remplazar en Excel Asegúrese que la descripción para listas desplegables es idéntica a la del sistema webcrm - también en cuanto a mayúsculas y minúsculas Nombres de usuario se deben de insertar con nombre y apellido, y no sólo con el primer nombre, iniciales u otras abreviaturas Debe de haber contenido en la columna Organización. Si no será ignorada Si tiene que crear actividades en relación con la importación de datos y si hay que poner una persona de contacto (en cliente/tema), este nombre debe de estar como nombre completo en una columna, mientras se puede importar personas de contacto que se crean como personas comunes tanto si están registrados con nombre completo, o si nombre y primer y segundo apellido están en columnas diferentes. 3

4 El ejemplo abajo enseña un ejemplo de una hoja de Excel guardada en el formato CSV. Tome nota de que para una visión más sencilla se enseña únicamente secciones de las hojas de Excel en los ejemplos, pero se deben de entender como una hoja continua. Tenga en cuenta que en el ejemplo arriba para la organización Tesco existen dos registros con el mismo nombre de organización y de división. La importación de datos de webcrm registrará estas entradas cómo la misma compañía, y solamente creará una sola organización Tesco con el nombre de división Oficina central. Sin embargo se creará una compañía separada para Tesco con el nombre de división Manchester. Si no se crea un nombre de división sólo se creará una sola compañía Tesco; y tendrá su domicilio en Old Trafford. De esta manera es importante examinar sus datos y controlar que no haya dobles entradas, antes de empezar. Si por ejemplo Tesco tiene dos compañías sucursales en Gran Bretaña, se puede crear dos organizaciones con el nombre Tesco y poner Oficina Central como división/sucursal para una, y Manchester para la otra. Sin este nombre de división, sólo se creará una sola organización (con un contenido correspondiente al último registro en la hoja de Excel). De manera que el nombre de la división se utiliza tanto en el día a día como al importar, para permitir la creación de varias organizaciones con el mismo nombre pero direcciones diferentes. País y rama son ejemplos de listas desplegables, donde el contenido de la hoja de Excel/csv debe corresponder a las posibilidades definidas en su sistema (en Configuración -> Listas desplegables -> Organizaciones ). En el sistema mostrado Organizaciones se ha renombrado a Clientes (en Configuración -> Ajustes principales -> Terminología ). 4

5 Datos para personas Verá que arriba se ha incluido nombres de usuarios en la columna Responsable. Esto es el responsable del cliente correspondiente. Tenga en cuenta que la persona responsable (es decir el usuario en el sistema) se debe de escribir 100% correcto con su nombre completo. Estos campos se utilizan típicamente para crear el 1º o 2º responsable bajo las organizaciones, pero también al crear el responsable de la actividad. La importación más arriba también va crear dos personas en Tesco, sucursal Oficina Central. Tenga en cuenta que solamente se puede importar personas con el nombre completo a actividades, mientras cuando sólo se trata de crear la persona se puede perfectamente separar en nombre, primer apellido y segundo apellido. En la columna Bloquear correo masivo, se dará cuenta de una s en algunos campos. Este carácter se utiliza para marcar la casilla relevante para el registro correspondiente, cuando se realiza la importación. En este caso, para confirmar que hay que bloquear la recepción de correo masivo para esta persona. Marcar con * NO va a actualizar la casilla, sólo s, sí, y o yes tendrá ese efecto (con minúscula o mayúscula). En la hoja también se puede indicar una fecha, para utilizar por ejemplo al crear actividades y cuando se fija una fecha de seguimiento para la organización o persona correspondiente. El formato correcto para estas actividades se determina según el formato indicado para usted en Configuración -> Usuarios hage clic en el lápiz en su línea. Para usuarios con idioma español el formato predeterminado será DD- MM-AAAA. Paso 2. Control de importación de datos Antes de empezar la importación de datos siempre es recomendable hacer una prueba con unas cuantas líneas de datos. De esa manera se puede controlar que los ajustes son correctos, antes de realizar una importación de datos completa. Vaya a Configuración en el menú principal y elija Importar datos, donde verá la siguiente pantalla: Esta pantalla enseña una lista de importaciones ya realizadas (o en curso). 5

6 Al hacer clic en Subir archivo verá la siguiente pantalla: Encuentra su archivo csv haciendo clic en Examinar y a continuación en Subir. Esto transfiere el archivo a los servidores de webcrm listo para ser importado a webcrm. Cuando el archivo se ha subido (NB tamaño máximo: 6MB o líneas) se le pedirá que valide el archivo. Tenga en cuenta que se puede repetir una importación anterior (por ejemplo si tiene varias hojas de Excel idénticas para importar) subiendo el archivo que está en línea con una de las importaciones ya realizadas, haciendo clic en Subir nuevo archivo. De esta manera se ahorra tiempo ya que no tendrá que asignar los campos de nuevo. Paso 3. Validación del archivo de datos El archivo se sube y en la próxima pantalla se marca lo que se desea importar/asignar. Cuando a continuación se presiona guardar configuración y validar se muestra la imagen aquí abajo: 6

7 Tenga en cuenta que bajo archivo validado correctamente se muestra la cantidad de campos de datos (columnas) y líneas de datos (con datos de organización, persona y, en su caso, de actividad) que ya están subidos. Es conveniente añadir una descripción a la importación de datos, para poder encontrarla y probablemente utilizarla de nuevo en el futuro. Aquí además se puede elegir Sólo crear nuevos. Esto no va a actualizar datos existentes. Sólo se creará nuevas organizaciones, personas etc., que no existen de antemano. También se puede marcar Mandar correo cuando termina la importación para pedirle a webcrm que le mande una confirmación de importación terminada (importación de datos puede tardar algún tiempo, según el volumen de datos). Permitir líneas de datos Aunque se ha hecho todo para asegurar datos limpios, todavía puede haber errores en su archivo de datos, es decir campos vacíos o campos de datos superfluos. Marcando cada una de estas opciones; Falta de campos de datos + Campos de datos superfluos, la importación no obstante permitirá importar las líneas de datos incorrectas. Aviso: Si no se marcan estas opciones, y una línea de datos tiene error, no se importará la línea de datos correspondiente. Paso 4. Asignación de datos webcrm tiene muchos campos para asignación de datos del archivo de importación para el sistema webcrm. De acuerdo con los ajustes que eligió en la sección de validación de datos, verá los campos relevantes para las áreas de importación de datos. En nuestro ejemplo hemos elegido validar: Organizaciones Personas y Actividades por eso nos llega la posibilidad de asignar campos de datos a estas áreas al hacer clic en Asignar datos. Primeramente se asigna los datos de organización: 7

8 Organizaciones En este caso sólo hay un campo obligatorio organización (es decir, el nombre de la compañía). Sin embargo también es importante que recuerde asignar el campo Nombre de división (sucursal), ya que, como mencionado antes, así se asegura de crear todos los sucursales relevantes de todas las organizaciones. Identifica los campos, que desea actualizar. El menú desplegable en cada campo enseña todos los títulos de columnas en el archivo de importación subido (el archivo csv). La lista desplegable con los títulos de columna recibirá automáticamente los números 1, 2, 3 etc. De esta manera será más fácil notar si alguna columna se hubiera olvidado al hacer la asignación. En el ejemplo arriba puede ver que Teléfono se ha rellenado datos de columna 7 en el archivo de importación de datos. Tenga en cuenta que puede elegir El mismo valor para todo en el centro y a la derecha elegir (o escribir) el valor que datos importados tienen que recibir. De esta manera no hace falta escribir por ejemplo Responsable 1 en una columna aparte en su hoja csv, si todas la organizaciones importadas tienen el mismo responsable. 8

9 Personas Continúa bajando en la pantalla Asignar datos, y se muestran las posibilidades de importar informaciones de personas. Verá que hay dos campos obligatorios para Nombre y Apellido necesarios para que la importación crea un registro. Si su archivo de datos tiene nombres creados como nombre completo (sin separación entre nombre y apellido) se puede cambiar la configuración a nombre completo en Avanzado para personas. Entonces el sistema insertará los primeros caracteres unidos como nombre y el resto como apellido. Recuerde además elegir, bajo estado para personas, El mismo valor para todo -> = activo. Actividades Se puede crear actividades como parte de la importación de datos. Esto es muy útil para hacer llamadas telefónicas en frío a base de datos recogidos. Las actividades se crearán para cada línea de datos, a no ser que ha elegido una configuración para crear una sola actividad por organización. La fecha para este ejemplo se ha insertado como el mismo valor para todo, pero también se pudiera haber creado y, de ese modo, importado desde el archivo de importación, si hubiesen sido diferentes. 9

10 NOTA: Tenga en cuenta que también se puede crear actividades de manera masiva para organizaciones/personas existentes a través de resúmenes. Cuando se muestra/utiliza el resumen en cuestión, aparece un icono, con el nombre crear actividades, que se rellena, y así se creará actividades para las organizaciones elegidas. Además mire Comenzar s. 6. 1

11 Paso 5. Crear reunión En crear reunión se determina como la importación tiene que tratar dobles entradas, campos vacíos y si la importación debe de crear registros nuevos o actualizar los ya existentes. En la pantalla arriba se muestra como se configura los parámetros para cada importación; en este caso, Organizaciones, Personas y Actividades. Las organizaciones se pueden identificar de manera unívoca a través de su nombre o sucursal, la identificación de organizaciones del sistema o cualquier campo personalizado único para organizaciones (o personas en la versión B2C). El sistema de identificación de webcrm se utiliza típicamente para reimportar datos actualizados. Es decir, si desea añadir algo a organizaciones ya creadas, se lleva la identificación única de la organización a la hoja de Excel (a través de resúmenes). A continuación se ajustan los datos, se guarda la hoja como csv y se realiza la importación, utilizando la identificación única como llave, para asegurar la actualización de las organizaciones correspondientes. Si ha creado campos únicos para organizaciones (la parte baja de la pantalla: Configuración -> campos personalizados -> organizaciones ) se puede elegir un campo de este tipo (por ejemplo un número de deudor) como llave para la importación al actualizar datos ya existentes. Tenga en cuenta que: El modo de importar viene predeterminado, y se puede elegir ignorar campos vacíos o no. Los mismos parámetros se aplican para importación de personas. Para actividades siempre se puede elegir crear nuevas o actualizar ya existentes. 1

12 Después de hacer esto se puede guardar las configuraciones. A continuación vaya a Asignar datos y haga clic: La importación se pondrá en la cola para ser procesado. Esto se muestra en la pestaña Estado. Cuando la importación se termina, es recomendable estudiar posibles mensajes de error que se muestran en el extremo derecho al lado de la importación junto con el resultado del proceso; por ejemplo 22 organizaciones creados, 10 organizaciones actualizados. Notas de importación de datos Los campos Actualizado por y Creado por Después de ejecutar la importación hay dos campos de datos claves que se han actualizado; Organizaciones creadas por y Organizaciones actualizadas por. Estos campos llevan información importante documentando quién ha creado y actualizado cada organización. Estos campos muestran normalmente el nombre del usuario. Pero cuando se crean o se actualizan a través de una importación de datos se formatean como: IMP til 14:32:18-EM Esto registra que cada organización se creó o se actualizó a través de una importación de datos, con fecha, tiempo e iniciales de usuario mostrando quién hizo la importación de datos. Este valor es único e idéntico para todos los registros creados o actualizados por la importación. Del mismo modo el tiempo registrado es idéntico para cada uno de los registros. Eliminación de registros creados por importación de datos Se puede borrar datos importados utilizando Resúmenes. Vaya a Filtro de datos y elija organización: creados por y elija el operador mostrado arriba. En la pestaña Avanzado elija Borrar datos en Acciones permitidos. Ejecuta el resumen y comprueba los resultados (es decir organizaciones y similares, que se muestran al ejecutar el resumen) para asegurar que son estos datos que desea borrar. Si todo está correcto a continuación se puede borrar los datos. IMPORTANTE - Se puede borrar registros creados a través de una importación, pero si se borra registros actualizados a través de una importación también se van a borrar datos que existían antes de la importación. 1

13 Importación de varios elementos/áreas La función de importación de webcrm ofrece la posibilidad de importar varios elementos a un campo. Por ejemplo puede tener un campo de selección múltiple en Personas en el sistema webcrm con el nombre Intereses, dando a los usuarios la posibilidad de elegir entre varios intereses en el mismo campo. Se puede ver la configuración de este tipo de campos aquí abajo (en configuración -> campos personalizados -> personas...elija Lista de selección múltiple como se muestra a la derecha. Si tiene que importar a un campo así de lista de selección múltiple desde una hoja csv/excel puede elegir escribir el contenido (por ejemplo fútbol, música etc.) o el número relacionado (1 y 2). Para importar varios valores cada una de las posibilidades debe de estar en el mismo campo separadas por coma. Si quiere añadir estos datos a datos ya existentes, debe de haber un + (el signo más) antepuesto en la hoja de Excel. 1

14 Sobre ayuda y asistencia Esperamos que esta guía le haya sido útil. Si le hace falta asistencia adicional no dude en contactar con su asesor local de webcrm, para que le ayude para seguir. Tenga en cuenta, que la función Ayuda y soporte en el sistema mismo (se encuentra arriba a la derecha) es gratuito. Allí se encuentra instrucciones detalladas y además se puede hacer preguntas. Contestamos preguntas generales dentro de 24 horas, típicamente con un par de líneas y/o una referencia al sitio relevante donde se puede leer cómo solucionar el problema en cuestión. También hay una serie de documentos en nuestra página web y tanto en la página web como en su sistema se encuentran videos de ayuda e inspiración, que se puede beneficiar de estudiar. Si desea asistencia por teléfono o si tiene preguntas específicas en cuanto a la configuración o el uso de su sistema requiriendo típicamente acceso a su sistema para poder aconsejar, también es posible. Ofertamos este tipo de asistencia como asesoramiento comprando una tarjeta de dos horas o más. 1

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