Nociones básicas de inventario

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1 Semana Empecemos! En esta semana realizarás un estudio del inventario como parte de la empresa, mediante una serie de conceptos básicos, con la finalidad de conocer los factores que pudieran estar afectando a la organización en el desenvolvimiento cotidiano de su patrimonio. Qué sabes de...? Qué entiendes por inventario de mercancías?, en qué áreas de tu entorno aplicarías un inventario? El reto es... El objetivo de esta semana consiste en conocer las nociones básicas de la planificación y control de inventarios para el mantenimiento del mismo, que contribuya a mejorar el nivel de servicio del almacén de materiales a un costo razonable. Para ello, conocerás los fundamentos básicos sobre gestión de inventarios que permiten posteriormente formular un estimado de existencia, enfocado en establecer las políticas de inventario específicas para los materiales con características similares, de acuerdo al tipo de mantenimiento en el cual se utilizan, el ciclo de vida, el movimiento de la demanda y la clasificación según el valor de uso de los mismos. La Oficina Nacional de IRFA ha solicitado de parte de los coordinadores del área de Sostenibilidad la cantidad de materiales impresos que se tiene en depósito, clasificados por semestre. Demos ideas a los coordinadores regionales para que hagan el inventario. Vamos al grano 140 La palabra inventario es de uso común en nuestra vida cotidiana. Según el diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, se trata del asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho

2 Semana 12 con orden y precisión. De una manera muy general, la existencia de los inventarios surge de la necesidad de aumentar el nivel del servicio al cliente. El inventario es uno de los muchos elementos que conforman un Sistema de suministro, área muy amplia pues aglutina diversas disciplinas. Hay muchos conceptos que se encuentran asociados a estos sistemas, por ejemplo, logística, transporte, pronóstico, cadena de suministro, cadena de valor, inventario, almacenamiento, localización, redes, etc. Hay autores que hablan de abastecimiento en lugar de suministro. En la práctica, ambos vocablos son sinónimos. Existen otros autores que denominan Redes de distribución a lo que en la literatura inglesa se suele llamar Cadenas de suministro y, a nuestro modo de ver, son un caso particular de los Sistemas de suministro. En líneas generales, los inventarios son acumulaciones de materia prima, componentes, trabajo en proceso, productos terminados, etc., que pueden eventualmente aparecer en diferentes puntos del Sistema de suministro. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de ahí la importancia del buen manejo que se le debe dar al inventario. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportuno de la cantidad de inventario que requiere la compañía. Cabe destacar que la contabilidad para los inventarios representa una parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Conocer qué cantidad en inventario debe poseer una organización en un futuro es un trabajo verdaderamente interesante, por tal motivo, la planeación y el control de los sistemas de inventarios deben darse necesariamente en niveles diferentes, por cuanto es improbable que una sola clase de pronóstico pueda ser suficiente; desde luego, el problema inmediato es siempre el de controlar los inventarios. Los inventarios o stocks son la cantidad de bienes que una empresa mantiene en existencia en un momento dado. En una primera aproximación, estos inventarios pueden ser de los siguientes tipos: 1. Materia prima o insumos. 2. Materia semielaborada o productos en proceso. 3. Producto final o terminado. 4. Materiales para soporte de las operaciones. 5. Suministros y repuestos para mantenimiento. 141

3 Semana 12 Según su naturaleza, las empresas harán más énfasis en algunos de estos inventarios. Una distribuidora, por ejemplo, sólo tendrá inventarios de productos terminados; mientras que, un fabricante de vehículos que posea unos veinte artículos de materia prima, tendrá más de diez mil tipos diferentes de piezas y repuestos. Inventario en una empresa El sistema de inventario se enfoca desde la perspectiva de la actividad comercial que realiza la empresa. Las operaciones de compra y venta representan la actividad principal de una empresa comercial. Las ventas son la fuente principal de ingresos, pero la mercancía que se vende tiene, por supuesto, un costo, que se conoce como costo de venta. La ganancia que se obtiene al deducir el costo de venta de las ventas, se conoce como utilidad bruta en ventas. El inventario de mercancías es una cuenta importante del activo circulante de una empresa. Cuando se compra mercancía con el fin de venderla, la compra se registra al precio de costo que incluye los fletes pagados, los seguros de compras y otros gastos ligados a la compra. La existencia de mercancías que hay al inicio de un período económico es diferente a la que hay al final. Por lo tanto, hay un inventario inicial y un inventario final. El costo de la mercancía vendida o el costo de venta es el monto que pagamos por la mercancía adquirida que luego vendimos durante un período económico. Para calcular el costo de venta (CV) tenemos una fórmula sencilla, que es la siguiente: CV = Ii + Cn - If Ii = Inventario inicial (la existencia de mercancías al inicio del período económico). Cn = Compras netas (el precio de compra de la mercancía, más todos aquellos gastos que van incluidos con la compra, como gastos de transporte, impuestos y seguros, menos las devoluciones, rebajas o descuentos en compras). If = Inventario final (la existencia de mercancías al final del período). Sistemas de inventario 142 La selección del sistema es importante porque el valor del inventario final pesa sobre el costo de venta y la utilidad bruta en venta. Es lógico que los precios varíen en cada una de las compras que se hacen en el período conta-

4 Semana 12 ble, lo cual complica el cálculo del costo de venta. Hay dos métodos que nos ayudan a calcular el inventario final: 1. Inventario periódico (o físico): cada vez que hacemos una compra, cargamos a compras y abonamos a cuentas por pagar o efectivo en caja o banco y, cuando hacemos una venta, cargamos a cuentas por cobrar o efectivo en caja o banco y abonamos a venta. El inventario sólo podrá determinarse por medio de un conteo físico de la mercancía existente al final del período. Así se maneja el sistema de inventario periódico. Es muy apropiado para supermercados, ferreterías u otros negocios por el estilo, que tienen un gran volumen de ventas y costos bajos. 2. Inventario permanente (o continuo): consiste en llevar un registro que muestra en todo momento la cantidad e importe del inventario en existencia. Esto es conveniente para los negocios que venden pocos productos con costos altos. Los cambios en el inventario se registran a medida que ocurren, mediante cargos y créditos en la cuenta de inventario. En este método no se utiliza la cuenta Compras. Cuando se vende una mercancía, se requieren dos asientos contables: a) Por la venta (registrada al precio de venta) y b) Por la reducción en el inventario (registrada al costo). Veamos un ejemplo aplicando los dos métodos: nuestra empresa compra a crédito 10 TV de treinta y dos (32) pulgadas a un costo de Bs ,00 c/u al mayor y los vende a un precio de Bs ,00 c/u. Y vendimos 9 en operaciones a crédito en el mes en curso. Registro con inventario periódico Descripción de la operación contable: 1. Compra de 10 TV x Bs. 4000,00 c/u = Bs ,00 2. Venta de 9 TV x Bs. 6000,00 = Bs ,00 Asiento por la compra Compras Bs ,00 Cuentas por pagar Bs ,00 Asiento por la venta Cuentas por cobrar Bs ,00 Ventas Bs ,00 143

5 Semana 12 Registro con inventario permanente Descripción de la operación contable: 1. Compra de 10 TV x Bs ,00= Bs ,00 2. Venta de 9 TV x Bs. 6000,00= ,00 3. Pero los 9 TV tienen un costo de Bs ,00 (9 x Bs ,00 c/u), 4. Hay que desincorporar 9 unidades del costo. Asiento por la compra Compras Bs ,00 Cuentas por pagar Bs ,00 Asiento por la venta Cuentas por pagar Bs ,00 Ventas Bs ,00 Costo de venta Bs ,00 Inventario Bs ,00 Notas finales de inventarios 1. Se recomienda aplicar el método Primeras en Entrar Primeras en Salir (PEPS) en aquellas empresas o negocios que, por su dinámica de comercio, así lo ameriten, ya que este método permite que los primeros artículos o mercancías al entrar al inventario sean los primeros que salen al costo de la mercancía vendida; la empresa debe llevar un registro del costo de cada unidad comparado con el inventario. 2. Se recomienda aplicar el sistema de inventario perpetuo o continuo en aquellas empresas o negocios que, por su dinámica de comercio, así lo ameriten, porque este sistema le permite a la empresa mantener un registro de cada artículo mostrando el inventario disponible todo el tiempo; también son útiles para preparar los estados financieros mensuales, indicando oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía Incorporar un software o un sistema automatizado de Kardex que permita registrar las devoluciones, así como la desincorporación de la mercancía dañada. Deben aplicarse los mecanismos necesarios para constatar

6 Semana 12 la veracidad de los procedimientos desarrollados en la empresa; esto es, el levantamiento de un inventario parcial, mediante un corte de cuenta para verificar la exactitud del mismo en un determinado momento del ciclo contable. Para saber más Para profundizar en el tema de esta semana, te recomendamos consultar la siguiente dirección web: Aplica tus saberes Si compramos 10 computadoras a un precio de Bs ,00 c/u para vender, a Bs ,00, y vendemos las 10 unidades. Qué asiento debemos hacer, si usamos el sistema de inventario permanente? Usa la tabla 13. Tabla 13 Comprobemos y demostremos que Si una empresa pierde mercancías por negligencia del personal de almacén, se debe realizar un asiento, conociendo que dicho incidente de los empleados generó pérdida de mercancía por Bs ,00 exactos. Qué cuentas usaríamos para realizar este asiento? Sugeridas: -Cuentas por cobrar a empleados. -Inventario. Razona y analiza tu respuesta y compártela en el CCA. Usa la tabla

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