T E S I N A INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

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1 INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA POR DISTINCIÓN S. A. DE C. V. PARA LA REDUCCIÓN DE COSTOS T E S I N A Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E : L I C E N C I AD O E N AD M I N I S T R AC I Ó N I N D U S T R I A L P R E S E N T A N : I R E A N N A A V I L É S V Á Z Q U E Z A R A C E L I G U A D A L U P E C A S T R O L Ó P E Z A N G É L I C A R I V E R A R O D R Í G U E Z V I R I D I A N A R U Í Z R A M Í R E Z MÉXICO. DF 2010

2 ÍNDICE Resumen I Introducción II Capítulo I Marco Metodológico Caso de estudio Objetivo Técnicas e instrumentos de medición Justificación Hipótesis 11 Capítulo II Marco Teórico y Referencial Inventarios Sistema de Inventarios Sistema de Inventario Perpetuo Sistema de Inventario Periódico Tipos de inventarios Costos del inventario Costos de pedido Costos de Almacenaje Costo Total del inventario Gestión de Inventarios Control de Inventarios Planeación Compra u Obtención 25

3 2.6.3 Recepción Almacenaje Producción Embarque Contabilidad Datos Generales de la empresa Antecedentes Misión y Visión Valores Productos Proveedores Clientes 31 Capítulo III Procesamiento y análisis de la información de campo Situación actual de la empresa Análisis Diagnóstico 57 Capítulo IV Propuesta Desarrollo de la Implementación de un Modelo de Inventarios en la empresa Por Distinción S.A. de C.V. para la Reducción de Costos Propuesta de la Implementación del Modelo de Inventarios para la Reducción de Costos Informe Final 129 Conclusiones 133 Bibliografía 135 Glosario 137

4 RESUMEN El desarrollo de esta tesina surge a partir de la importancia que tienen los inventarios, y las repercusiones que estos traen al embarque de la mercancía dentro de Por Distinción S.A de C.V ya que de éste depende mantener registros correctos acerca de los productos que ingresan y egresan de los almacenes de la empresa. Con objeto de conocer la situación actual de Por Distinción S.A de C.V se realizó un diagnóstico basado en la observación y la entrevista cuyos resultados ayudaron a identificar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa. Para un mejor entendimiento de la tesina se incluye un marco teórico, el cual proporciona un panorama global de los temas principales que sustentan la propuesta desarrollada. Las propuestas sugeridas para Por Distinción S.A de C.V. permitirán a la empresa tomar las decisiones que mejor le convengan, evaluando siempre sus ventajas y desventajas, proporcionándole un panorama amplio de las opciones que tiene para solucionar su problemática y contribuir al crecimiento y desarrollo de esta. I

5 INTRODUCCIÓN Cualquier organización que se encuentre en el campo competitivo del mundo del comercio, tiene que tratar de elevar la calidad de sus productos, originar por consiguiente un mejor servicio a los clientes, y reducir costos, en tal sentido, toda empresa comercial debería establecer un buen control en todos sus departamentos o secciones, para obtener una mayor efectividad y buen funcionamiento de la misma. Desde los fenicios hasta nuestros días, la empresa comercial ha sufrido una serie ininterrumpida de cambios, a fin de poder adaptarse a las constantes y permanentes modificaciones del contexto en el que ha venido desenvolviéndose desde entonces. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo permite a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la misma. El principal activo de una empresa comercial son sus inventarios, ya que son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. El objeto del presente Proyecto, consiste en la realización de un estudio detallado con la finalidad de generar e implementar un modelo de control de inventarios para la reducción de costos en la empresa Por Distinción S.A. de C.V.; al inspeccionar de forma eficiente los inventarios, se pueden detectar las fallas en el control de los mismos y generar el modelo más idóneo para contrarrestarlas. Lo anterior debido a que el hecho de tener un buen control de inventarios, habla de una empresa eficiente, sabemos que el mantener un inventario, significa dinero y siempre se busca optimizarlo. Algunos de los beneficios de tener un control de inventarios son: II

6 Información exacta y precisa en cualquier momento y lugar durante el proceso de inventariado: Información en tiempo real. Ahorro y reducción de tiempo y costos, durante el proceso de inventariado. Mejora en la productividad de los empleados Agilización en el proceso de inventario Eficiencia, reduciendo los errores durante el proceso El presente proyecto está estructurado en Cuatro Capítulos fundamentales: El Capítulo I Marco Metodológico: En este capítulo se determina el caso de estudio que permite el desarrollo de este trabajo de investigación; así como el objetivo que se quiere alcanzar a través de la propuesta planteada; esto por medio de herramientas de investigación que sustenten la justificación y la hipótesis formuladas. Capítulo II Marco Teórico y Referencial: Describe una serie de conceptos relacionados al caso de estudio, mismos que brindan el conocimiento técnico necesario para lograr una propuesta de solución viable acorde a las necesidades de la empresa. Capítulo III Marco Teórico y Referencial: Se da a conocer la forma de procesamiento de la información, análisis y depuración de datos con la finalidad de obtener la información de mayor relevancia que permite diagnosticar la situación actual de la empresa. Capítulo IV Propuesta: Se formula una serie de sugerencias que ayuden a resolver el caso de estudio planteado en el capítulo I. III

7 Capítulo I Marco Metodológico 1.1 Caso de estudio En la mayoría de las empresas, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la organización. El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de los elementos necesarios, para su continuo y regular funcionamiento, es decir, su papel es vital para la organización ya que de esta forma, podrá afrontar la demanda. La importancia de los inventarios, en su mayoría, se ve reflejada en el embarque de la mercancía, ya que de éste depende mantener registros correctos acerca de los productos que ingresan y egresan de los almacenes de la empresa. Los registros adecuados del embarque de mercancías, están relacionados con las áreas clave de la empresa, es decir, en ventas son necesarios para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado; en producción se requieren para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación; en el caso de compras, los altos volúmenes minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general, sin embargo, en finanzas el manejo apropiado del embarque de mercancías minimiza las necesidades de inversión y disminuye los costos de mantener inventarios. Por Distinción S.A. de C.V. es una empresa comercial donde existen fallas en el registro y control del embarque de la mercancía, ya que éste se lleva de manera deficiente y en ocasiones nula, es por ello que la organización requiere de un modelo donde se controle realmente la mercancía que entra y sale de los almacenes, con ello se evitarían los problemas que se presentan a menudo tales como mermas, desperdicios, retrasos en tiempos de entrega, exceso de mercancía, e incluso robos de los cuales no se nota su ausencia por la deficiencia en estos controles, impactando con ello a los diferentes departamentos que se relacionan con las mercancías y por supuesto a la satisfacción del cliente al no brindarle un servicio de calidad. 1

8 Con base en los párrafos anteriores se llevará a cabo una investigación que permita implementar un modelo eficiente para el manejo de los inventarios que se acople a las necesidades de la empresa aportando el mayor beneficio en las áreas involucradas, asociado a obtener mayores utilidades y contribuir de manera óptima a la satisfacción de los clientes. 1.2 Objetivo Implementar un modelo de inventarios que permita mantener registros adecuados del embarque de la mercancía enviada a los diversos puntos de venta de la empresa el cual ayudará a reducir los tiempos y costos que genera un incorrecto embarque de la mercancía en un 30% en el primer semestre del año; mejorando la eficacia y eficiencia, tanto en los inventarios como en la distribución exacta y verídica de las mercancías, incrementando así las utilidades que genera la empresa y sobre todo la satisfacción completa del cliente. Objetivos específicos. Minimizar costos de almacenaje de los productos. Suministrar a la empresa de productos sin excesos ni faltantes, según la época del año. Reducir tiempos de entrega a las diferentes tiendas que requieren de mercancía. Proveer información exacta y precisa en cualquier momento. (En tiempo real). Reducir los errores durante el proceso, ya sea por datos erróneos o datos perdidos. Satisfacer la demanda del consumidor en tiempo y forma. Maximizar las utilidades dentro de la empresa. Eliminar los tiempos muertos. 1.3 Técnicas e instrumentos de medición Para el desarrollo del presente trabajo, deberán utilizarse técnicas e instrumentos de medición y análisis de la información, mismos que pueden ser de dos tipos: Documentales: Estás técnicas nos permitirán elaborar un marco teórico conceptual para formar un cuerpo de ideas sobre el nuestro caso de estudio, con ello, estaremos llegando a un análisis más profundo de la situación, ya que hacen referencia a la presentación de un escrito formal que sigue una metodología reconocida, consiste primordialmente en la presentación selectiva de lo que expertos ya han dicho o escrito sobre un tema determinado. Además, puede presentar la posible 2

9 conexión de ideas entre varios autores y nuestras ideas; su preparación requiere que se reúnan, interpreten, evalúen y reporten datos e ideas en forma imparcial, honesta y clara. La investigación documental se caracteriza por el empleo predominante de registros gráficos y sonoros como fuentes de información. Generalmente se le identifica con el manejo de mensajes registrados en la forma de manuscritos e impresos. Para efecto del presente, se utilizará la técnica documental de tipo Informativa (expositiva), ya que es básicamente una panorámica acerca de la información relevante de diversas fuentes confiables sobre un tema específico, sin tratar de aprobar u objetar alguna idea o postura. Toda la información presentada se basa en lo que se ha encontrado en las fuentes. Nuestra contribución radica en analizar y seleccionar de esta información aquello que es relevante para el caso de estudio. Por último, será importante organizar la información, sintetizar las ideas y después presentarlas en un reporte final que, a la vez, sea fluido y esté claramente escrito. De campo: Dado que son instrumentos de observación, nos permitirán explorar y precisar diversos aspectos del caso de estudio, así como reunir información para interpretar diversas situaciones que se generan en la empresa y nos ayudan describir los hechos que influyen en el caso de estudio, a continuación se mencionan los más usuales: La observación: Es un instrumento de campo fundamental de obtención de datos de la realidad, ya que consiste en obtener información mediante la percepción intencionada y selectiva, ilustrada e interpretativa de un objeto o de un fenómeno determinado, tiene como principal ventaja, que los datos se recogen directamente de los objetos o fenómenos percibidos mediante registros caracterizados por la sistematicidad de la recolección y por la maleabilidad de las condiciones en que se proyecta al realizarla, tiene la característica de ser un hecho irrepetible, de ahí que el acontecimiento deba ser registrado en el acto, y sólo en ese momento porque los acontecimientos nunca son iguales, aun cuando el escenario aparentemente sea el mismo, los sujetos observables nunca serán los mismos ni su circunstancia. Como método de recolección de datos consiste en mirar detenidamente las particularidades del objeto de estudio, este instrumento se puede efectuar en tres modalidades: 1. Observación Directa: Se caracteriza por la interrelación que se da entre el investigador y el objeto de estudio del cual se habrán de obtener ciertos datos. En ocasiones el investigador adopta un papel en el contexto social para obtener información más fidedigna que si lo hiciera desde fuera. 3

10 2. Observación Indirecta: Consiste en tomar datos del objeto de estudio, a medida que los hechos se suscitan ante los ojos del observador. 3. Observación por entrevista: Se refiere a la práctica que nos permitirá obtener información de primera mano y se puede llevar a cabo en forma personal, donde el entrevistador pregunta al entrevistado y recibe de éste las respuestas pertinentes, las preguntas y su secuenciación marcarán el grado de estructuración del cuestionario, objeto de la entrevista. Otra forma de realizar entrevistas es vía telefónica, sin embargo presenta ciertas dificultades de tipo cultural, por la desconfianza que crea el no poder identificar con certeza al entrevistador, las preguntas deben derivarse de un cuestionario estructurado. Existe también la entrevista por correo, la cual requiere de una identificación completa y correcta de los sujetos de estudio, se deberá enviar acompañada de una carta, explicando el objetivo que se persigue, y sobre todo persuadiendo sobre la importancia de la devolución. En el presente trabajo, se utilizarán los instrumentos antes mencionados: observación directa, indirecta y por entrevista, en el caso particular de la entrevista, se empleará la modalidad de forma personal, con la finalidad de obtener la información de forma más clara y contundente. Tanto las técnicas como los instrumentos antes mencionados nos brindarán los elementos necesarios para el logro de los objetivos. A continuación se muestran los elementos de apoyo a utilizar en la obtención de información: 4

11 1. Cédula de análisis documental. FECHA: NÚMERO DE HOJA: RESPONSABLE: FUNCIÓN: DE CÉDULA DE ANÁLISIS DOCUMENTAL ÁREA: DOCUMENTO RESULTADO DEL ANÁLISIS COMENTARIOS DEL OBSERVADOR OBSERVACIONES: ELABORÓ: 5

12 2. Cédula de análisis de aspectos relevantes. FECHA: NÚMERO DE HOJA: RESPONSABLE: FUNCIÓN: DE CÉDULA DE REGISTRO DE ASPECTOS REELEVANTES ÁREA EVALUADA: ETAPA O ELEMENTO: DOCUMENTO RESULTADO DEL ANÁLISIS COMENTARIOS DEL OBSERVADOR OBSERVACIONES: ELABORÓ: 6

13 3. Cédula de captación y tratamiento de causas y efectos FECHA: NÚMERO DE HOJA: RESPONSABLE: FUNCIÓN: DE CÉDULA DE CAPTACIÓN Y TRATAMIENTO DE CAUSAS Y EFECTOS ÁREA EVALUADA: ETAPA O ELEMENTO: DETECCIÓN: CAUSA: EFECTO: OBSERVACIONES: ELABORÓ: 7

14 4. Guías de entrevista. Guía de entrevista para Jefe de Almacén 1. Cuáles son sus funciones clave dentro de la empresa? 2. La organización cuenta con recintos propios para el almacenamiento de la mercancía? 3. Dónde están localizados? 4. Se llevó a cabo un estudio para su ubicación? 5. Qué factores se consideraron? 6. Cómo está administrado el almacén? 7. Cuenta con un organigrama y definición de funciones? 8. Cuenta con el personal necesario para controlar su actividad? 9. El personal responsable fue asignado por su experiencia en esta materia? 10. Quién seleccionó al personal que labora en el almacén? 11. Se le proporcionó al personal la capacitación para realizar su función? 12. Para efecto de las actividades del área se cuenta con un proceso documentado? 13. El manejo del almacén está reglamentado? 14. Qué tipo de lineamientos orientan el trabajo en el almacén? 15. Con que se relaciona la existencia de productos en el almacén? 16. Dispone de catálogos de productos? 17. Cómo se clasifica la mercancía? 18. Se revisan las condiciones en las que se encuentran los productos? 19. Existen estándares de calidad claramente definidos para su aceptación o rechazo? 20. En caso de rechazo de la mercancía a quién se notifica? 21. Qué procedimiento sigue con la mercancía defectuosa? 22. Cómo se encuentra distribuida la mercancía en el almacén? 23. La asignación de espacios para almacenamiento permite su fácil localización? 24. Están contempladas las necesidades de expansión de las instalaciones? 25. En caso positivo están contemplados los espacios alternativos? 26. Cómo se controla la entrada y salida de mercancía del almacén? 27. Cuál es la mecánica de supervisión de los niveles de existencia de inventario establecidos? 28. Qué metodología se utiliza para mantener actualizados los sistemas de registros de inventarios? 29. Cómo garantiza el reabastecimiento en tiempo y forma de la mercancía? 30. Existe una conciliación entre existencias de inventario físico vs reportes, formatos y documentos? 31. De ser afirmativa la pregunta anterior, bajo qué medidas logra la conciliación? 32. Cómo y a qué áreas de la organización se le informa de los movimientos del almacén? 33. Qué normas de higiene y seguridad se siguen? 34. Existe una relación del personal autorizado para ingresar al almacén? 8

15 Guía de entrevista para Jefe de Embarques 1. Cuáles son sus funciones clave dentro de la empresa? 2. Cómo se involucra su actividad con la Gerencia de Inventarios? 3. Para efecto de sus actividades cuenta con un proceso establecido? 4. Cómo garantiza la adecuada distribución, aprovisionamiento y transporte de mercancía en los distintos puntos de venta? 5. Qué sucede si la mercancía no llega al lugar adecuado en el tiempo y forma establecidos? 6. Cuánto tiempo se pierde si la mercancía no llega al lugar adecuado en el tiempo y forma establecidos? 7. Cuánto le cuesta a la empresa que la mercancía no llegue al lugar adecuado en el tiempo y forma establecidos? 8. Respecto a la pregunta anterior Qué medidas se han tomado en la empresa para evitar la reincidencia en estas situaciones? 9. Cuenta con algún sistema de control en la distribución de mercancía? Cómo funciona? 10. Cuenta con el personal necesario para controlar su actividad? 11. Considera que su equipo de trabajo tiene las características necesarias para desempeñar de forma eficaz y eficiente sus labores? 12. Se brinda capacitación a su personal contratado y al de nuevo ingreso? 13. Con que frecuencia se brinda la capacitación a su personal? 9

16 Guía de entrevista para Almacenista 1. Cuáles son sus funciones clave dentro de la empresa? 2. Cuenta con todas las herramientas necesarias para realizar de manera óptima su labor? 3. Cómo se encuentra distribuida la mercancía en el almacén? 4. Considera que la forma en que se encuentra distribuida la mercancía en el almacén es la adecuada? 5. De ser afirmativa la respuesta Por qué? 6. De ser negativa la respuesta Cuál considera que sería la forma correcta? 7. Cómo se clasifica la mercancía? 8. Cómo se controla la entrada y salida de mercancía del almacén? 9. Qué herramientas utiliza para llevar el control de la mercancía? 10. Las herramientas que utiliza son los suficientemente funcionales para dicho fin? 11. Una vez empacada la mercancía, cómo garantiza que ésta se envía al destino correcto? 12. Cómo garantiza que la mercancía se mantiene en óptimas condiciones para sus clientes? 13. Cuenta con el equipo de seguridad adecuado para realizar sus actividades? 14. Dentro de su área de trabajo Son tomadas en cuenta las sugerencias que propone para mejoras? 15. Mencione algunas propuestas que haya realizado para mejorar su labor 1.4 Justificación Hoy en día es de suma importancia que las empresas dedicadas a la distribución de productos tengan un modelo para el manejo de sus inventarios, esto con la finalidad de tener un mayor control del embarque de la mercancía destinada a los diversos puntos de venta que tenga la empresa, ya que el no tenerlo significa generar y aumentar costos innecesarios a la organización. Dado que uno de los mayores problemas de la empresa es no saber si la mercancía que se está enviando a los diversos puntos de venta es correcta y si en realidad pertenece al lugar indicado, el implementar un modelo de control puede ayudar a conocer e inspeccionar de una mejor forma las entradas y salidas de la mercancía; así como tener una adecuada planeación en el re-surtimiento del almacén, con ello mantener una excelente imagen ante el cliente, ya que esto ayudará a que los productos se encuentren a su alcance en el lugar y momento oportuno. 10

17 Desafortunadamente la empresa no ha dado la importancia que merece éste tema, lo que ha ocasionado que se eleven los costos y se genere un impacto negativo bastante significativo en las utilidades que se puedan obtener o al grado de ocasionar pérdidas; es por ello que se decidió analizar este tema para dar una herramienta a la empresa que ayude a controlar de manera eficiente el embarque de la mercancía. Aportación de la carrera: Administración Industrial Dada la naturaleza interdisciplinaria de la carrera, la aportación que brindaremos como Administradoras Industriales, radica en la solución a la problemática planteada dentro de la empresa, a través de la productividad y buen uso de los recursos, logrando con ello ampliar el margen de utilidad mediante la disminución en costos, además de mantener el prestigio mediante la satisfacción de los clientes, puntualizando con ello que el Administrador Industrial puede tener a su cargo el manejo de los inventarios de empresas de diversos giros, brindando siempre excelentes resultados. 1.5 Hipótesis Implementando un modelo para el control de inventarios se mejorará el embarque de la mercancía destinada a cierto lugar influyendo esto al departamento de ventas ya que la mercancía llegará en tiempo y forma a los diversos puntos de venta, con ello los ingresos de la empresa se verán reflejados más rápidamente, y por ende mejorará la imagen que se tiene ante el cliente; así mismo habrá un impacto positivo en los costos ya que no se tendrá almacenada mercancía innecesaria que eleve este rubro en el mantenimiento, también se ahorrará en los costos de distribución debido a que la mercancía se entregará en los puntos de venta correctos, del mismo modo mejorará el tiempo para pagar las facturas a los proveedores manteniendo así una buena imagen ante ellos. Lo anterior, ayudará a la empresa a no tener sólo clientes y proveedores sino, socios de negocios. 11

18 Capítulo II Marco Teórico y Referencial Introducción Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios. Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. 2.1 Inventarios El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado. 12

19 Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la producción. 13

20 2.2 Sistema de inventarios Con frecuencia, los precios sufren variaciones en cada compra de mercancías que se hace durante el ciclo contable. Esto dificulta al contador el fácil cálculo del costo de las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles. Existen varios métodos que ayudan al contador a determinar el costo del inventario final. Se recomienda seleccionar el que brinde a la empresa la mejor forma de medir la utilidad neta del período económico y el que sea más conveniente a los efectos fiscales. PRECIO DIFICULTA CALCULAR COSTO DE VENTAS Existen dos buenos sistemas para calcular los inventarios, el sistema periódico y el sistema perpetúo. En el sistema periódico, cada vez que se hace una venta sólo se registra el ingreso devengado; es decir, no se hace ningún asiento para acreditar la cuenta de inventario o la de compra por el monto de la mercancía que ha sido vendida. Por lo tanto, el inventario sólo puede determinarse a través de un conteo o verificación física de la mercancía existente al cierre del período económico. Cuando los inventarios de mercancías se determinan sólo mediante el chequeo físico a intervalos específicos, se dice que es un inventario periódico. Este sistema de inventario es el más apropiado para las empresas que venden gran variedad de artículos con alto volumen de ventas, y un costo unitario relativamente bajo; tales como supermercados, ferreterías, zapaterías, perfumerías, etc. El sistema de inventario perpetuo, a diferencia del periódico, utiliza registros para reflejar continuamente el valor de los inventarios. Los negocios que venden un número relativamente pequeño de productos que tienen un elevado costo unitario, tales como equipos de computación, vehículos, equipos de oficina y del hogar, etc., son los más inclinados a utilizar un sistema de inventario permanente o continuo. 14

21 2.2.1 Sistema de Inventario Perpetuo En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deberá resultar en el costo del inventario disponible en cualquier momento. Los registros de inventario perpetuo proporcionan información para las siguientes decisiones: La mayoría de las tiendas de mobiliario, guarda la mercancía en sus almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la mercancía disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le indicará oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía. Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario cuando éste se muestra bajo. Si las compañías preparan los estados financieros mensualmente, los registros de inventario perpetuo muestran el inventario final existente, no es necesario un conteo físico en este momento; sin embargo, es necesario un conteo físico una vez al año para verificar la exactitud de los registros. En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. La compañía registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancías vendidas. 15

22 La compañía carga también a costo de mercancías vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías vendidas llevan un saldo actual durante el periodo Sistema de Inventario Periódico En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías 16

23 vendidas. El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al día del inventario disponible. Para usar el sistema periódico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueño o administrador pueden visualizar las mercancías existentes. En el sistema periódico, el negocio registra las compras en la cuenta compras (como cuenta de gastos); por su parte la cuenta inventario continua llevando el saldo inicial que quedó al final del período anterior. Sin embargo, al fin del período, la cuenta inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros. Un asiento de diario elimina el Saldo Inicial, abonándolo a Inventario y cargándolo a Ganancias y Pérdidas. Un segundo asiento de Diario establece el Saldo Final, basándose en el conteo físico. El cargo es a inventario, y el abono a Ganancias y Pérdidas. Estos asientos pueden realizarse en el proceso de cierre o como ajustes. INVENTARIO Saldo Final Saldo Inicial PÉRDIDAS Y GANANCIAS Saldo Inicial Saldo Final 2.3 Tipos de inventario Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el 17

24 inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte. Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo. Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. 18

25 La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber: Manejo de inventarios (preparativos) Identificación Instrucción Adiestramiento Inventario en Tránsito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte. Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso. Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc. Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo. Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda. 19

26 Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción. Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos. 2.4 Costos del inventario Al tomar cualquier decisión que afecte el tamaño del inventario, es necesario considerar los costos siguientes: 1. Costos de mantenimiento (o trasporte). Esta amplia categoría incluye las costosas de las instalaciones de almacenaje, manejo, seguros, desperdicios y daños, obsolescencia, depreciación, impuestos y el costo de oportunidad del capital. Como es obvio, los costos de mantenimiento suelen favorecer los niveles de inventario bajos y la reposición frecuente. 2. Costo de pedidos. Estos costos se refieren a los costos administrativos y de oficina por prepara la orden de compra o de producción. Los costos de pedidos incluyen todos los detalles, como el coteo de piezas y el cálculo de las cantidades a pedir. 3. Los costos asociados con el mantenimiento del sistema necesario para rastrear los pedidos también se incluyen en esta categoría. 20

27 4. Costo de faltantes. Cuando las existencias de una pieza se agotan, el pedido debe esperar hasta que las existencias se vuelvan a surtir o bien es necesario cancelarlo. Se establecen soluciones de compromiso entre manejar existencias para cubrir los costos que resultan por faltantes. En ocasiones, es muy difícil lograr un equilibrio, porque quizá no sea posible estimar las ganancias perdidas, los efectos de los clientes perdidos o los castigos por cubrir pedidos en una fecha tardía. Con frecuencia, el costo asumido por un faltante es ligeramente más alto, aunque casi siempre es posible especificar un rango de costos Costo de pedido Se le llama costo de pedido al costo generado por las actividades efectuadas en una solicitud de reaprovisionamiento de existencias, que pueden comprender por ejemplo el costo del papel, costo del teléfono, costo de preparación, etc Costo de almacenaje Los costos de almacenamiento son los costos asociados con la posesión o manejo del inventario a través del tiempo. Estos incluyen todos los costos relacionados con el almacenaje, tales como los de seguros, personal extra y los pagos de intereses correspondiente al capital que financia los productos o materiales almacenados. Según un determinado estudio realizado por Heizer y Render, los costos de almacenamiento podrían aproximarse a los siguientes, teniendo entre paréntesis el costo como porcentaje del valor del inventario: Costos de almacenamiento, tales como alquiler del edificio, depreciación, costo de operación, impuestos, seguros, etc. (3 al 10%) Costos de manipulación de materiales, que incluyen el equipo, arrendamiento o depreciación, energía eléctrica, costo de operación, etc. (1 al 3,5%) Costo de mano de obra por manipulación extra. (3 a 5%) Costos de inversión, tales como los costos de los préstamos, impuestos y los seguros sobre los inventarios. (6 a 24%) Hurtos, desperdicio y obsolescencia. (2 a 5%) Costo global del almacenamiento. (26%) 21

28 2.4.3 Costo Total del Inventario El costo Total de inventario es la suma de los dos costos anteriores: Costo anual de almacenaje y Costo anual de pedido, según la fórmula: Donde: CT: Costo Total Anual Ch: Costo anual de mantenimiento y almacenamiento por unidad de inventario promedio D: Demanda (anual) C: Costo por unidad Q: Cantidad (anual) 2.5 Gestión de Inventarios La gestión del inventario es una medida crítica utilizados por cada empresa. Si existe una mala gestión de inventario, se pueden dar lugar a importantes pérdidas financieras. Hay una serie de innovadoras soluciones de gestión de inventario de negocios que puede utilizar el propietario para mantener su inventario bajo control. El Cuándo? y Cuánto? a la hora de realizar el pedido (debe hacerse los inventarios ala 1:00 am para que sea correcto a otra hora no se podrá efectuar) son las preguntas en las que se basa la gestión de inventarios o gestión de stocks. En efecto si reaprovisionamos el inventario en periodos cortos de tiempo la cantidad pedida debe ser pequeña lo cual reduce el costo de almacenaje pero se incrementa el de realizar los pedidos; si se repone el inventario en periodos largos de tiempo la cantidad pedida debe ser grande lo cual reduce el costo de hacer el pedido pero incrementa el costo de almacenamiento. En la gestión de inventarios existen modelos de reaprovisionamiento de inventario que tratan de equilibrar los costos y reducirlos al máximo así con dichos modelos podemos saber: Cuánto pedir? y Cuándo pedir? 22

29 Independientemente de la forma de inventario que tenga una empresa, la gestión inadecuada de ese inventario puede dar lugar a excesos en el pedido de materiales, y la pérdida del mismo. La mala gestión de inventario en un almacén o en una empresa puede incluso resultar en el robo: elementos de almacenamiento pueden ser robado sin el conocimiento de la empresa, si el inventario no está bien rastreados. Si un empresario no sabe lo que tienen en el almacenamiento, no puede saber que es lo que debe ordenar. Si el balance es perecedero, los elementos que hay en el almacenamiento pueden quedar en residuos y el costo de los fondos de la propia empresa podría aprovecharse mejor. También, exceso de productos no perecederos no es lo mejor: la presencia excesiva de acciones puede dar lugar a los pocos espacios de almacenamiento y la necesidad de almacenamiento adicional innecesaria para las acciones. Puesto que, en la mayoría de los casos el espacio de almacenamiento es un activo valioso, el uso de espacio de almacenamiento debe ser utilizado de manera eficiente. La baja de las existencias de inventario puede dar lugar a consumidores descontentos o pobre tiempo de producción. En esencia, la gestión del inventario es una medida vital en casi todos los negocios, esfuerzo de las empresas pueden mantener un seguimiento adecuado de las pérdidas que se reclamen durante el tiempo de impuestos; puede mantener más de un balance, en virtud de las existencias y el robo a un mínimo. Una mala planeación puede ocasionar: Un mal abastecimiento Insatisfacción al cliente Costos altos 23

30 2.6 Control de inventarios El inventario para muchos negocios es el activo más importante en el balance general en todo momento, aún cuando a menudo no es muy líquido; es una buena idea tratar de bajar el inventario lo más posible. La clave consiste en hacer cosas que reduzcan el tiempo de los pedidos del inventario y aumenten la precisión de los pronósticos; ya que el ahorro por la reducción del inventario da como resultado mayores ganancias y así también mantener un inventario que sea posible enviar al cliente con base a la demanda. Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: 1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice. 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición. 4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. 24

31 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario. 6. Comprar el inventario en cantidades económicas. 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas. 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios. Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y técnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial Planeación La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronostico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas. Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales Compra u obtención En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material. 25

32 2.6.3 Recepción Debe ser responsable de lo siguiente: La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra. La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación. La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos Almacenaje Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente: a. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta. b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas. c. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque Producción Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente: 26

33 a. La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios. b. Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros. La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de producción Embarque Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente. Dado que el embarque es de vital importancia para la entrega de mercancía en tiempo y forma real, se presenta a continuación un ejemplo de cómo este influye para el crecimiento de la empresa tomando como referencia, siempre la satisfacción del cliente. 27

34 2.6.7 Contabilidad Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades Datos Generales de la empresa Antecedentes En 1934, es fundado Milano por la familia Oberfeld iniciando en la comercialización de ropa para caballero con una tienda en el centro de la ciudad de México. En 1962 el Sr. Isaac Oberfeld Dantus toma la dirección de la empresa y ese mismo año, se registra el nombre comercial de Milano iniciando el crecimiento mediante la apertura en tiendas de la ciudad de México. En la década de los 70 s contaba ya con 20 tiendas y se inaugura el primer centro de distribución. La nueva infraestructura permitió que para 1980, lograra una importante expansión, alcanzando las 45 tiendas, y para 1990 serían 65 tiendas. En 1993 el Lic. Natán Opálin Oberfeld, se promovió como Director General, misma fecha en que se empiezan a desarrollar y sistematizar los procesos y controles de la empresa. En 1998, se inició un nuevo negocio: Foto milano, consiste en módulos de revelado y venta de artículos fotográficos que se encuentran ubicados en el interior de las tiendas. En el 2000, surge otra línea de negocio. Liquidación de las marcas, las cuales promueven la mercancía que no logró venderse en el tiempo estimado en las tiendas. En el 2004 se incorporan a las tiendas, módulos de calzado dando así más variedad a la gama de productos. 28

35 En Mayo de 2006, Grupo Advent decide invertir en una Por Distinción S.A. De C.V. con la finalidad de hacer crecer a la empresa e implementar mejoras a sus procesos, a esta decisión se le suma la compra en 2007 de Grupo Melody quien cuenta a la fecha con 116 tiendas. De esta forma Controladora Milano al día de hoy cuenta con 361 tiendas, con lo cual se convierte en el líder de mercado de venta de ropa. El suministro de mercancías en cada una de las tiendas es posible gracias a la capacidad de almacenaje y distribución de los Centros de Distribución (CEDIS) inaugurado en el 2004 en un espacio de m2 cuenta con 40 camiones y trailers aproximadamente Misión y Visión Misión Vestir a todo México con calidad, precio y modelaje único, en tiendas confortables con la mejor atención al cliente. Visión Llevar la moda a todos los rincones del país, como líderes indiscutibles en el segmento, ofreciendo prendas de calidad precio, y modelaje únicos Valores Honestidad: Este valor es indispensable en nuestra empresa, porque gracias a ello nos desenvolvemos en un ambiente de confianza y armonía. Compromiso: Cumplimos con las obligaciones y responsabilidades que se nos encomiendan. Pasión: Desbordamos el interés por nuestro trabajo. Solidaridad: Ayudamos a nuestros compañeros sin esperar algo a cambio. 29

36 Entrega: Realizamos todas nuestras actividades para satisfacer a nuestros clientes y alcanzar nuestras metas. Entusiasmo: Tenemos la capacidad de creer en nosotros mismos y llenamos de emoción y entusiasmo nuestro trabajo Productos La empresa Por Distinción S.A. de C.V. cuenta con una amplia gama de productos que ofrecer a sus clientes: Ropa Interior para Bebé, Niño y Niña Ropa Interior para Dama y Caballero Ropa Casual para Bebé Niño y Niña Ropa Casual para Dama y Caballero Artículos de Aseo Personal Artículos de Papelería Artículos de Belleza Artículos de Temporada (Escolar, Navideña, etc.) Proveedores Por Distinción S.A. de C.V. dispone de aproximadamente 450 proveedores tanto nacionales como extranjeros, por mencionar algunos: Colgate Palmolive S.A. de C.V. Hockey Sport S.A. de C.V. Chelson S.A. de C.V. Frabel S.A. De C.V. Laboratorios Biology, S.A. de C.V. Importadora Amandari, S.A. de Cv Exportadores Unidos Mexicanos S.A. de C.V. Star West De México, S.A. de C.V. Tenis Y Sandalias, S.A. de C.V. No Sabe Fallar, S.A. de C.V. 30

37 2.7.6 Clientes La cadena de tiendas que tiene Por Distinción S.A. de C.V. denominadas Milano, Milano Outlet, Melody y Melody Teens; tienen como objetivo hacer llegar productos de la más alta calidad y al mejor precio a personas de clase media, media baja y baja en toda la república mexicana; ya que cuenta con aproximadamente 462 tiendas en los diversos estados. 31

38 Capítulo III Procesamiento y Análisis de la Información de Campo 3.1 Situación actual de la empresa. En el presente capítulo, se realizará el análisis de la información obtenida durante la investigación en la empresa Por Distinción S.A. de C.V., con lo cual obtendremos un panorama de la situación actual por la que ésta atraviesa. Dado que en su departamento de inventarios cuenta con un deficiente control de la mercancía, se originan costos innecesarios por embarques, mermas, desperdicios, retrasos en tiempo de entrega, exceso de mercancía, e incluso robos de los cuales no se nota su ausencia por la carencia en estos registros, impactando a los diferentes departamentos que se relacionan con las mercancías y por supuesto la satisfacción del cliente. Dadas las técnicas empleadas para obtención de información que se utilizaron, nos apoyamos en el uso de cédulas para el vaciado de los datos, ya que son una herramienta fortalece en gran medida las alternativas para recopilar la información, ordenar acciones y representar de forma objetiva y concentrada tanto los avances que se van obteniendo como los que agrupan la interrelación de los instrumentos empleados y los resultados obtenidos. La captación de información se amplía ya que abre el rango de respuestas para integrar referencias documentales, hallazgos, evidencias, aspectos percibidos comentarios, análisis comparativo, de actividades y evaluación del proceso administrativo y elementos complementarios. El empleo de las cédulas nos permitió captar información que en entrevistas no es factible percibir ya que abre el rango de respuesta, permite ordenar la información de forma más accesible, así como comparar conceptos claramente, sistematizar los registros y facilitar la profundidad del enfoque para analizar los resultados. Como recurso de información asocia la fluidez de los indicadores que orientan el proceso en una organización de una forma más versátil, toda vez que los traduce en una plataforma que relaciona conceptos con comportamientos y alternativas de acción con estrategias. 32

39 Las cédulas son herramientas para conocer el funcionamiento de una organización a través de la observación e interacción con el objeto de estudio, también hacen más permeable y profundo el proceso de evaluación porque no sólo consideran las variables bajo análisis, sino el efecto que éstas tienen en otras variables o áreas de operación, lo cual crea una cadena de factores, indicadores, registros y consecuencias. El empleo de cédulas representa la oportunidad de agilizar la recopilación y el estudio de la información debido a que su concepto y formato incorpora las siguientes ventajas: a) Son un vehículo más amable para lograr una interacción natural entre el observador y el objeto estudiado. b) Permite detectar supuestos que a veces no afloran de manera franca con la formulación de preguntas directas. c) Abre sustancialmente el espacio para manejar con mayor libertad la información. d) Simplifica el proceso de administración de la información. e) Ordena ideas no sólo conceptos. f) Centra las respuestas en atención a requerimientos, lo cual disminuye el margen de error. g) Su conformación permite integrar información técnica. h) Su estructura vincula la visión que justifican las acciones en forma objetiva y subjetiva. A continuación se presenta el vaciado de información obtenido a través de las técnicas de investigación: 33

40 CÉDULA DE ANÁLISIS DOCUMENTAL FECHA: NÚMERO DE HOJA: 1 DE 1 RESPONSABLE: FUNCIÓN: RECURSOS HUMANOS MANEJO DE PERSONAL ÁREA: DOCUMENTO Manual General de la organización "Por Distinción S.A. de C.V." Contenido: * Por Distinción "la historia". *Misión, visión y valores. *Áreas Funcionales. *La organización en las áreas. *Actividad principal. *Productos. *Clientes. *Proveedores. RESULTADO DEL ANÁLISIS COMENTARIOS DEL OBSERVADOR *El documento es obsoleto, data de * Actualizar el documento. *La estructura no es coherente. *Se muestra un organigrama donde sólo existen tres áreas. *No se plasma la estructura organizacional. *No existe una descripción de funciones. *No existen políticas para ningún área. *Es el único documento de esta naturaleza en toda la organización. *No se encuentra con el documento electrónico, sólo copias. *Establecer una nueva estructura del documento que contenga los elementos necesarios. *Darlo a conocer a la organización. *Contar con el soporte electrónico. OBSERVACIONES: El documento se encuentra sumamente dañado y poco legible. ELABORÓ: Ireanna Avilés, Araceli Guadalupe Castro, Angélica Rivera 34

41 FECHA: NÚMERO DE HOJA: 1 DE 1 RESPONSABLE: FUNCIÓN: JEFE DE ALMACEN CONTROL DE MERCANCIA CÉDULA DE REGISTRO DE ASPECTOS REELEVANTES ÁREA EVALUADA: ALMACEN ETAPA O ELEMENTO: CEDIS ELEMENTO RESULTADO DEL ANÁLISIS COMENTARIOS DEL OBSERVADOR CENTRO DE DISTRIBUCIÓN (CEDIS) *No existe un registro de control de *Los empleados se distraen fácilmente entrada y salida de personal externo al de sus actividades. CEDIS. *No portan equipo de seguridad. * La mercancía no se encuentra *Existen muchos tiempos muertos. indentificada *El lugar se encuentra desordenado. al 100%. *No existe un catálogo de productos. *No se cuenta con un mapa de ubicación del CEDIS. *La mercancía no se encuentra clasificada bajo ningún criterio. *Cantidad excesiva de mercancía. *Cantidad excesiva de mercancía por devolución. *Acumulación de trabajo que se pretende concluir en determinadas fechas. *Desconocimiento del personal por falta de capacitación. *Deficiente colocación de la mercancía que dificulta la localización rápida para acomodar y/o surtir la demanda. *Equipo de almacenamiento Inadecuado, obsoleto o en mal estado. OBSERVACIONES: Adicionalmente comentaron que a causa del desorden en el almacén algunos empleados habían sufrido accidentes. ELABORÓ: Ireanna Avilés, Araceli Guadalupe Castro, Angélica Rivera 35

42 FECHA: NÚMERO DE HOJA: 1 DE 3 RESPONSABLE: JEFE DE ALMACEN, JEFE DE EMBARQUES FUNCIÓN: CONTROL DE MERCANCIA CÉDULA DE CAPTACIÓN Y TRATAMIENTO DE CAUSAS Y EFECTOS ÁREA EVALUADA: ALMACEN ETAPA O ELEMENTO: CEDIS DETECCIÓN: La mercancía no llega al destino correcto en el tiempo y forma establecidos. CAUSA: Los problemas que tiene el almacén en cuanto al control de su mercancía, genera confusiones por parte de los empleados al empacar la mercancía para su embarque. EFECTO: Molestía del cliente al no contar con la mercancía requerida en tiempo y forma. Altos costos en tiempo, traslado y devolución de mercancía por ser incorrecto el pedido. Altos costos de almacenamiento por devoluciones. Retrabajos. Pérdida de lealtad de los clientes. OBSERVACIONES: Los responsables del almacén están conscientes de la implicación de un embarque incorrecto, sin embargo no proponen acciones de mejora a sus superiores por temor a ser rechazados. ELABORÓ: Ireanna Avilés, Araceli Guadalupe Castro, Angélica Rivera 36

43 FECHA: NÚMERO DE HOJA: 2 DE 3 RESPONSABLE: JEFE DE ALMACEN, JEFE DE EMBARQUES FUNCIÓN: CONTROL DE MERCANCIA CÉDULA DE CAPTACIÓN Y TRATAMIENTO DE CAUSAS Y EFECTOS ÁREA EVALUADA: ALMACÉN ETAPA O ELEMENTO: CEDIS DETECCIÓN: La mercancía no está clasificada bajo ningún criterio. CAUSA: No existe ningún lineamiento, proceso, política ó manual para clasificar la mercancía en el almacén. EFECTO: La mercancía se encuentra mezclada, lo que origina exceso de tiempo al momento de su localización, así como falla en los embarques. OBSERVACIONES: Los responsables del almacén están conscientes de los riesgos que origina la carencia de clasificación de la mercancía, realizaron una propuesta y no les fue aprobada. ELABORÓ: Ireanna Avilés, Araceli Guadalupe Castro, Angélica Rivera 37

44 FECHA: NÚMERO DE HOJA: 3 DE 3 RESPONSABLE: JEFE DE ALMACEN, JEFE DE EMBARQUES FUNCIÓN: CONTROL DE MERCANCIA CÉDULA DE CAPTACIÓN Y TRATAMIENTO DE CAUSAS Y EFECTOS ÁREA EVALUADA: ALMACÉN ETAPA O ELEMENTO: CEDIS DETECCIÓN: Falta de capacitación del personal que labora en el CEDIS. CAUSA: No existe un programa de capacitación para el personal de nuevo ingreso y el personal ya contratado. EFECTO: El aprendizaje se da de manera empírica, lo cual no garantiza que sea la forma correcta de operar, existen muchos errores, reprocesos, tiempos muertos y altos costos por las fallas. OBSERVACIONES: Los responsables de almacén no contaron con una capacitación al momento de si ingreso, aprendieron de forma empírica, pese a su experiencia y amplios conocimientos, no se sienten facultados para capacitar a su personal, dejan que aprendan de forma empírica. ELABORÓ: Ireanna Avilés, Araceli Guadalupe Castro, Angélica Rivera Como resultado de los puntos anteriores, podemos dar a conocer la situación actual de la empresa, así como generar un diagnóstico y panorama que nos permita conocer las necesidades que ésta tiene y con ello crear un modelo que le sirva como herramienta para la mejora el control del inventario. A continuación se presentan las contingencias y anomalías que se encontraron en la investigación realizada tomando como base una muestra de los casos que reportan las tiendas al Área de Tráfico, la cual se encarga de dar orientación a los diversos puntos de venta de acuerdo a las situaciones que se puedan presentar: 38

45 SITUACIÓN ACTUAL 1. Desconocimiento de las generalidades de la empresa 2. Desconocimiento de actividades críticas 3. No existe un proceso documentado para el almacén 4. Los empleados desconocen el sistema informático (MMS) para el registro de la mercancía 5. Mercancía diferente de acuerdo a la papeleta especificada en la transferencia 6. Falta o incorrecto etiquetado de la mercancía enviada por el proveedor. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Los empleados no tienen conocimiento de los aspectos básicos importantes de la empresa como Misión, Visión y Valores. Los empleados no tienen conocimiento de algunas actividades críticas de su puesto. La empresa no cuenta con un proceso documentado para esta área, lo que origina desconocimiento de actividades, duplicidad de funciones y fuga de responsabilidades. Los empleados son contratados con la mínima experiencia en ocasiones, ésta es nula. La experiencia y los conocimientos se adquieren de forma empírica conforme a las exigencias del puesto; lo cual genera un control deficiente de mercancía, transferencias erróneas, y falta de soluciones o soluciones erróneas a las contingencias que se pueden presentar. La falta de organización en el almacén ocasiona que la mercancía que es enviada a la tienda donde fue solicitada, no corresponda a la que viene marcada en la papeleta de solicitud y por ende a la transferencia para registrarla en el sistema. Los proveedores son los responsables de etiquetar la mercancía entregada a Por Distinción S.A. de C.V., sin embargo, no todos cumplen esta actividad. Dado que el personal desconoce la mecánica para supervisar la mercancía antes de que ésta ingrese al almacén, la reciben con status de correcta, al realizar los embarques sólo se basan en la etiqueta que identifica la caja sin saber si es o no correcta, situación que ocasiona envíos ORIGEN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Carencia de una inducción general Carencia de capacitación Carencia de procedimientos documentados Carencia de procedimientos documentados Alta rotación de personal Carencia de capacitación Desorden en el almacén Desviación / omisión del proveedor Desorden en el almacén Desviación / omisión del personal

46 7. Mercancía incompleta 8. La tienda envía la mercancía al almacén y éste la devuelve nuevamente a la tienda 9. Altos niveles en el reporte de faltantes y sobrantes de mercancía 10. Envío de mercancía que no corresponde a la zona geográfica 11. Desconocimiento de mercancía en mal estado 12. Mercancía en mal estado. erróneos y sin etiqueta de identificación, provocando que la tienda receptora no pueda registrar la mercancía y el centro de distribución pierda el control de la misma. Las tiendas presentan quejas por recibir mercancía incompleta, cuando se trata de coordinados de ropa, sólo se recibe una pieza. De acuerdo a los lineamientos establecidos por el área de compras, transcurrido determinado tiempo en que la mercancía no es vendida en la tienda, ésta debe ser devuelta al almacén. Una vez recibida, se registra como devolución y dado que el personal desconoce este lineamiento, envía de nueva cuenta la mercancía a la tienda que efectuó la devolución en un inicio. No existe una previa supervisión de la mercancía que se envía a las tiendas, donde se verifiquen los datos reflejados en la orden de compra. La mercancía es enviada a tiendas que no corresponde, lo que origina una elevación en los costos por traslados, devoluciones y almacenamiento. No se revisa la mercancía que se encuentra en el almacén y por lo tanto desconoce si hay mercancía que ya no sea comercial por estar rota, fuera de temporada o enmohecida, ocasionado por el incorrecto manejo de la misma. Las tiendas reciben mercancía en mal estado, principalmente artículos de cuidado personal. Desviación / omisión del personal Desviación / omisión del personal Desorden en el almacén Desviación / omisión del personal Desorden en el almacén Desviación / omisión del personal Desviación / omisión del personal Desviación / omisión del proveedor 40

47 13. El costo de la mercancía supera el precio de venta Debido al mal estado en que se encuentra alguna mercancía en el almacén, ésta no puede ser devuelta al proveedor ni vendida al cliente a precio real, lo que origina que la empresa la venda en promociones a un precio muy por debajo del costo real, situación que afecta considerablemente los ingresos de la empresa. Desorden en el almacén Desviación / omisión del personal 14. Falta de limpieza en el lugar de trabajo Los empleados conservan alimentos y bebidas en su área de trabajo, lo cual origina que en ocasiones la mercancía se vea afectada ya que se derraman líquidos o residuos sólidos sobre la misma. Desorden en el almacén Desviación / omisión del personal 15. Accidentes constantes en el almacén El área de trabajo no se encuentra despejada, es decir, existen objetos innecesarios que complican la manipulación de la mercancía y originan accidentes por resbalones, tropiezos y caídas de los empleados. Desorden en el almacén Desviación / omisión del personal 16. La mercancía no posee un orden La distribución de la mercancía en el almacén no posee un orden ni diferenciación por tipo de producto o área, lo que origina tiempos excesivos en cada actividad que se realiza. Desorden en el almacén 41

48 3.2 Análisis Como se mencionó con anterioridad, la información obtenida de la situación actual de la empresa se determinó en base a una muestra de los casos que reportan las tiendas al Área de Tráfico. La muestra consiste de 43 tiendas que corresponden al 10% de un total de 427 tiendas que componen la cadena de Por Distinción S.A. de C.V.; esto con la finalidad de proyectar datos que permitan mostrar información de forma cuantitativa. Las tiendas que se consideraron como muestra, fueron de los distintos puntos de los estados de la República; siendo los siguientes: Baja California Monterrey Veracruz Yucatán Distrito Federal Puebla Chiapas Colima Y se distribuyeron de la siguiente manera: ESTADO NÚMERO DE TIENDAS UBICACIÓN DE LAS TIENDAS ANALIZADAS Baja California 5 Tijuana (2), Ensenada, Mexicali y Rosarito Monterrey 5 Cadereyta, Monterrey (4) Veracruz 6 Papantla, Las Choapas, Tlapacoyan, Acayucan, Poza Rica y Jalapa Yucatán 5 Progreso, Tikul, Merida, Valladolid y Motul Chiapas 5 Tuxtla Gutiérrez, Palenque, Tapachula, Tonalá y Huixtla Colima 5 Manzanillo, Tecoman y Colima (3) Puebla 6 Atlixco, Tehuacán y Puebla (4) Distrito Federal 6 Tacuba, San Ángel, Chapultepec, Insurgentes, Tacubaya y Xochimilco. Total 43 42

49 43 En el cuadro siguiente se presenta el número de veces que se detectó cada suceso mencionada en el punto 3.1 que se refiere a la situación actual; tomando como base el bimestre de Abril Mayo del presente año. Cabe mencionar que la información de los puntos 1 al 5 así como del 14 al 16; se obtuvo por medio de comentarios adicionales a la entrevista realizada al personal. SITUACIÓN ACTUAL Baja California Monterrey Veracruz Yucatán Chiapas Colima Puebla Distrito Federal Mercancía diferente de acuerdo a la papeleta especificada en la transferencia. Falta o incorrecto etiquetado de la mercancía enviada por el proveedor. Mercancía incompleta La tienda envía la mercancía al almacén y éste la devuelve nuevamente a la tienda. Altos niveles en el reporte de faltantes y sobrantes de mercancía. Envío de mercancía que no corresponde a la zona geográfica. Desconocimiento de mercancía en mal estado. Mercancía en mal estado. TOTAL TOTAL

50 A continuación se presentan una serie de datos que muestran de manera gráfica las situaciones descritas con anterioridad; con ello, podremos dar un diagnóstico más acertado y así realizar una propuesta que proporcione resultados efectivos en el área. Situación Actual 4% 18% 23% Mercancía diferente de acuerdo a la papeleta especificada en la transferencia. Falta o incorrecto etiquetado de la mercancía enviada por el proveedor. Mercancía incompleta 5% 15% 15% 17% La tienda envía la mercancía al almacén y éste la devuelve nuevamente a la tienda. Altos niveles en el reporte de faltantes y sobrantes de mercancía. 3% Envío de mercancía que no corresponde a la zona geográfica. Desconocimiento de mercancía en mal estado. Mercancía en mal estado. Grafico 1 Descripción Gráfico 1: Como se puede observar en la gráfica anterior los mayores problemas se concentran en el envío de mercancía diferente a la especificada en la transferencia hecha por el almacén para cada una de las tiendas; estás diferencias van desde el número de piezas erróneo hasta el total del pedido; es decir, si la transferencia especifica que se envían pantalones de mezclilla al momento de recibirlo en tienda la caja se observa que son cotonetes. Otra de las situaciones que representa un alto porcentaje es la recepción de mercancía en mal estado, lo cual implica una generación de merma, así como un costo no recuperable de transporte y almacenamiento. 43

51 Entre las situaciones adicionales que se pueden apreciar y que son altamente importantes, se encuentra la falta de etiquetado de la mercancía, ya que conlleva a una serie de circunstancias que impactan a la empresa como a continuación se menciona: 1. En el sistema informático; porque no se puede registrar la mercancía y por lo tanto no se reconoce tanto en el inventario de entrada de la tienda como en el inventario de salida del almacén. 2. Las ventas; porque al no contar con una etiqueta de identificación del producto, el personal de caja proporciona un precio de venta de un producto similar o sustituto que en la mayoría de las ocasiones difiere con el valor real del producto no etiquetado. Como podemos observar, la gran mayoría de errores son de tipo humano, mismos que se generan por desconocimiento del personal en la forma en que debe realizar sus actividades, ya que como se mencionó con anterioridad, el aprendizaje se genera de forma empírica, dando por entendido que es la forma correcta de hacer las cosas, sin embargo, esto no es verídico. La falta de capacitación para el manejo de la mercancía dentro y fuera del almacén genera costos que afectan totalmente las utilidades; ya que son actividades que de ser bien ejecutadas, no generarían costos adicionales, sino solamente los necesarios para la correcta operación del almacén. Mercancía diferente de acuerdo a la papeleta especificada en la transferencia. 8% 6% 22% 8% 12% 13% 12% Baja California Monterrey Veracruz Yucatán 19% Chiapas Colima Puebla Gráfico 2 44

52 Descripción Gráfico 2: Como se puede observar en la gráfica; el porcentaje que se tiene por el mal surtido de la mercancía que se requiere en la transferencia en la Zona Sur (representado por el estado de Chiapas) es muy alto, esta situación se genera principalmente por descuidos del personal que efectúa las transferencias así como de aquellos que surten y embarcan la mercancía para el envío al punto de venta. Falta o incorrecto etiquetado de la mercancía enviada por el proveedor. 11% 21% 9% 17% Baja California Monterrey Veracruz Yucatán 6% 17% 13% 6% Chiapas Colima Puebla Distrito Federal Gráfico 3 Descripción Gráfico 3: La gráfica muestra el porcentaje del incorrecto etiquetado de la mercancía enviada por el proveedor; de acuerdo a la información obtenida, la mayor reincidencia es en la Zona Centro, esta característica indica la inexactitud en la ejecución de las actividades realizadas por los proveedores así como la falta de inspección por el personal de la empresa a cargo, ocasionando que la mercancía se embarque a las tiendas de manera errónea. 45

53 Mercancía incompleta 14% 10% 18% 8% 11% 15% 14% 10% Baja California Monterrey Veracruz Yucatán Chiapas Colima Puebla Distrito Federal Gráfico 4 Descripción Gráfico 4: En esta gráfica se puede apreciar que la mercancía que reciben las tiendas en los distintos puntos de venta no se encuentra completa, es decir, en ocasiones, de un conjunto de playera y pantalón solo reciben una de las dos piezas; la mayor reincidencia es en la Zona Sur. Esto afecta de manera significativa las ventas, el inventario y la satisfacción del cliente. Esta situación se genera por la carencia de orden en la mercancía así como la falta de supervisión de los pedidos antes de ser enviados a su destino. La tienda envía la mercancía al almacén y éste la devuelve nuevamente a la tienda. 12% 7% 5% 14% 10% Baja California Monterrey Veracruz 19% 16% 17% Yucatán Chiapas Colima Puebla Distrito Federal Gráfico 5 46

54 Descripción Gráfico 5: Esta gráfica muestra el porcentaje de los reportes que realizan las tiendas para notificar al Área de Tráfico que la mercancía les fue requerida por el Centro de Distribución a manera de devolución, y posteriormente les es enviada sin previo aviso o justificación alguna a las mismas tiendas que generaron la devolución, dejando en claro que estas situaciones atañen a un completo desorden en la mercancía y errores humanos por descuidos y/o desconocimiento de la situación. Altos niveles en el reporte de faltantes y sobrantes de mercancía. 14% 5% 8% 10% 17% Baja California Monterrey Veracruz 13% 16% 17% Yucatán Chiapas Colima Puebla Distrito Federal Gráfico 6 Descripción Gráfico 6: Este gráfico nos muestra que se reciben órdenes de compra o transferencias mal surtidas en cuanto al número de piezas; en ella también se puede detectar el robo hormiga que realiza desde el personal de almacén hasta el personal que labora en la tienda; por ello que es importante controlar que la mercancía llegue completa ya que es probable que los faltantes se originen también desde el envío que realiza el proveedor. 47

55 Envío de mercancía que no corresponde a la zona geográfica. 21% 2% 3% 6% 23% Baja California Monterrey Veracruz 14% 13% 18% Yucatán Chiapas Colima Puebla Distrito Federal Gráfico 7 Descripción Gráfico 7: La gráfica muestra los porcentajes por zona geográfica en que la mercancía es enviada a lugares donde no fue requerida, quien realiza el pedido especifica para que tiendas debe ser direccionada la mercancía, sin embargo existen graves errores en esta actividad, en este caso, la mayor reincidencia es en Monterrey. Desconocimiento de mercancía en mal estado. 17% 16% 10% 14% 9% 11% 10% 13% Baja California Monterrey Veracruz Yucatán Chiapas Colima Puebla Distrito Federal Gráfico 8 48

56 Descripción Gráfico 8: El gráfico muestra el desconocimiento por zona geográfica en cuanto a la mercancía que se envía a los puntos de venta y se encuentra en mal estado; esto se concluye ya que en los reportes analizados, el personal que labora en tienda, presenta inconformidades del personal del almacén, argumentando que los productos se encuentran tan maltratados que no son aptos para ingresarlos a la venta de liquidación. Mercancía en mal estado. 10% 17% 14% 14% 12% 11% 10% 12% Baja Calif ornia Monterrey Veracruz Yucatán Chiapas Colima Puebla Distrito Federal Gráfico 9 Descripción Gráfico 9: El gráfico muestra las zonas donde hay mayor reincidencia en las tiendas que reciben mercancía en mal estado, principalmente artículos de consumo, ya que en muchas ocasiones los productos no están en condiciones para ser puestos a la venta al público; esto conlleva a la generación de gastos de transporte así como de almacenamiento; salvo que el proveedor acepte una devolución. 49

57 Con lo referente al punto 13 de la tabla que muestra la situación actual de la empresa, que refleja la superación del costo sobre el precio de venta, y se presenta en el siguiente listado con algunos ejemplos proporcionados por la empres Por Distinción S.A. de C.V. Proveedor Estilo Descripción Precio de Venta Original E E CONJUNTO NI/NOCOL/N TL/NDI PANTALONN I/NOCOL/NT L/NDI PLAYERA/N OCOL/NTL/N DI PLAYERA/N OCOL/NTL/N DI PANTALETA S/NOCOL/NT L/NDI INTIMA/NOC OL/NTL/NDI FALDAMEZC L/NOCOL/NT L/NDI FALDA/NOC OL/NTL/NDI PLAY.M3/4"R "PROFUNDO 2 COLLARE UNIFICADOS CONJ. DEPORTIVO S PLAY C/CAP RUEDO Y CIERRE VIST Precio de Venta Actual Costo Original Costo Actual Margen de Utilidad Cantidad $ $ $ $ % 117 $ $ $ $ % 2 $ $ $ $ % 2 $ $ 5.99 $ $ % 6 $ $ 4.99 $ $ % 116 $ $ 3.99 $ $ % 7 $ $ $ $ % 2 $ $ 8.99 $ $ % 1 $ $ $ $ % 1 $ $ $ $ % 31 $ $ $ $ % 133 Con esta información podemos concluir que las fallas originadas por el desorden del almacén y el desconocimiento para ejercer las actividades de forma adecuada por parte del personal, ocasionan que se generen descuidos y falta de control de la existencia física de la mercancía, o caso contrario que en almacén la mercancía ya no se tenga y se siga reflejando en el sistema MMS; provocando no poder realizar una devolución a proveedor en tiempo y forma para obtener una recuperación sobre la factura; así como la generación de gastos ya sea reales o virtuales; pues no se sabe con certeza si la mercancía se encuentra o no en el almacén. 50

58 En la tabla también se puede apreciar que en algunos casos y de acuerdo al sistema MMS las cantidades que se conservan de cierto proveedor son altas, lo cual ocasiona un costo de almacenamiento alto; así como la ocupación del espacio físico que pudiera ser utilizado para mercancía nueva. Es así como se muestra de manera gráfica y cuantitativa cada una de las situaciones que se presentan en Por Distinción S.A. de C.V. la mayoría de ellas por desconocimiento en la realización de actividades asignadas al personal y sensibilización del mismo para llevarlas a cabo de manera correcta, así como la carencia de un orden en la distribución de la mercancía en el almacén, dando como resultado costos elevados y por consecuencia, disminución en las utilidades de la empresa. Continuando con el proceso de análisis de la información, y con los datos mostrados con anterioridad, se realizó un análisis a través de una Matriz FODA ya que la insuficiente comprensión de los recursos y limitaciones con que se cuenta la empresa, impide establecer muchas veces el rumbo más adecuado que Por Distinción S.A. de C.V debe tener en medio de situaciones turbulentas como las que se viven hoy en día. Esa pérdida de rumbo y una meta concreta a lograr, ha colocado a muchas organizaciones en una peligrosa posición de estancamiento que lleva a los directivos a perder parte de la motivación por la que se integró la organización. Sin embargo, es precisamente en los momentos más difíciles cuando los dirigentes, gerentes y directivos de las organizaciones más deben pensar en: Cuál es nuestra situación actual? Cuáles deben ser nuestras prioridades hacia el futuro? Qué opciones de desarrollo tenemos? Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian a la empresa de otras de su competencia, las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas, las Debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse, las Amenazas son situaciones negativas, externas a la empresa que pueden atentar contra ésta, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder superarlas. 51

59 En síntesis: Las fortalezas deben utilizarse Las oportunidades deben aprovecharse Las debilidades deben eliminarse Las amenazas deben superarse Es necesario comprender que la lista de FORTALEZAS (F) y de DEBIILIDADES (D) se refiere a elementos o situaciones que están presentando en Por Distinción S.A. de C.V. En otras palabras, no se está refiriendo a situaciones del pasado ni a situaciones que podrían ocurrir sino a las que ya están ocurriendo. La labor de quién analiza la situación actual de Por Distinción S.A. de C.V no termina entonces con la simple identificación de las FORTALEZAS (F) y DEBILIDADES (D) internas; debe abarcar también el estudio de las OPORTUNIDADES (O) y AMENAZAS (A), que ese ambiente presenta. Las OPORTUNIDADES son los elementos o factores que Por Distinción S.A. de C.V puede aprovechar para hacer posible el logro de sus objetivos. También puede haber situaciones que representan AMENAZAS para la organización y que pueden hacer más graves sus problemas. 52

60 A continuación se presenta la Matriz FODA de la empresa Por Distinción S.A. de C.V: FACTORES INTERNOS Controlables FACTORES EXTERNOS No Controlables FORTALEZAS Motivación al personal por medio de incentivos. Oportunidad de desarrollo y crecimiento. Tecnología avanzada. El trasporte para el traslado de mercancía es propiedad de la empresa. Otorgamiento de autonomía y responsabilidad al personal. Buen ambiente de trabajo. Liquidez en los recursos financieros. OPORTUNIDADES Ubicación geográfica benéfica para la actividad. Posibilidad de exportación. Mercado en crecimiento. Amplios canales de distribución. Precios competitivos. Expansión de tiendas. Reconocimiento de la marca. DEBILIDADES No se brinda capacitación al personal. Distribución ineficiente a tiendas. Organización inadecuada de la mercancía en el almacén. Funciones del personal mal definidas. Duplicidad de funciones. Opciones de traslado de mercancía limitadas. Costos elevados de almacenaje. Entrega de mercancía a destiempo. Tiempos muertos. Pérdidas por robos de mercancía, mermas y maltratos. AMENAZAS Desastres naturales. Incremento en costos de casetas. Competencia muy agresiva. Alza de impuestos. Disminución del poder adquisitivo de la población. 53

61 En el siguiente cuadro se presentan las estrategias que nos ayudarán a realizar una propuesta que se adecue a las necesidades de Por Distinción S.A. de C.V. que le permita mejorar el control de sus inventarios: F FORTALEZAS DEBILIDADES Motivación al personal por medio No se brinda capacitación al O de incentivos. Oportunidad de desarrollo y crecimiento. personal. Los procesos no están documentados. Tecnología avanzada. Distribución ineficiente a D El transporte para el traslado de mercancía es propiedad de la empresa. tiendas. Organización inadecuada de la mercancía en el almacén. Otorgamiento de autonomía y Funciones del personal mal A responsabilidad al personal. Buen ambiente de trabajo. Liquidez en los recursos definidas. Duplicidad de funciones. Opciones de traslado de financieros. mercancía limitadas. Costos elevados de almacenaje. Entrega de mercancía a destiempo. Tiempos muertos Pérdidas por robos de mercancía. ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO) OPORTUNIDADES Incursionar en el mercado Documentar sus procesos, Ubicación geográfica extranjero. por medio de manuales, para benéfica para la Abrir nuevas tiendas a nivel realizar de forma correcta las actividad. nacional. actividades requeridas. Posibilidad de Implementar tecnología a los Realizar una reorganización exportación. procesos. al área de trabajo por medio Mercado en Apoyarse en la publicidad, para de las herramientas de crecimiento. obtener un mayor aseguramiento de calidad Amplios canales de posicionamiento. (5 s) distribución. Presentarse en diversas ferias de Delimitar funciones Precios ropa, para acaparar los mercados adecuadas, en base a los competitivos. más pequeños. análisis de puestos existentes Expansión de en la empresa. tiendas. Capacitar al personal idóneo, Reconocimiento de según el requerimiento de su la marca. puesto. Reconocimiento a los trabajadores por buen 54

62 desempeño. ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA) AMENAZAS Eliminar entregas innecesarias a Desastres naturales. Incremento en costos de casetas. Competencia muy agresiva. Alza de impuestos. Disminución del poder adquisitivo de la población Realizar planes de seguridad contra desastres naturales. Desarrollar nuevos productos, los cuales estén al alcance de la mayor parte de la población. las tiendas Crear relaciones duraderas y redituables con los clientes y proveedores. Darle participación tanto a sus clientes como a sus proveedores Poseer una conciencia social, y del ambiente; así como también conocer cuáles son los aspectos éticos apoyados o rechazados por la sociedad La matriz FODA nos muestra las fortalezas de Por Distinción S.A. de C.V., para poder conocer los puntos fuertes que tiene o puede tener la empresa, a través de ella, se muestran también las debilidades, las cuales nos permitieron conocer ese escenario y con ello dar un diagnóstico más acertado, las oportunidades frente a sus competidores y con ello dar una propuesta que permita tomar decisiones con mayor certeza y finalmente las amenazas que se presentan en el entorno. Las estrategias descritas en la matriz persiguen la reducción al mínimo tanto de las debilidades como de las amenazas, formando una empresa integradora, la cual aprovechará las capacidades que existen dentro de la misma optimizando las oportunidades que se le presentan, con el fin de beneficiar al máximo a Por Distinción S.A de C.V. Esta herramienta nos ayudó a conocer los diversos escenarios y con ello generar estrategias que nos servirán de apoyo tanto para realizar el diagnóstico, así como para la generación de la propuesta que le sirva de herramienta para llevar a cabo una correcta operación de su almacén y con ello dar un alto nivel de calidad en el servicio tanto interno como externo; y generar socios de negocios que ayuden a la empresa ser altamente competitiva. 55

63 3.3 Diagnóstico El diagnóstico de Por Distinción S.A de C.V constituye un examen analítico de la trayectoria pasada y de la situación actual de la empresa, así como de sus potencialidades respecto al cumplimiento de su misión, objetivos, y actividades; del estado de sus recursos, de la caracterización de su cultura y de su funcionamiento técnico y organizativo, por lo que se hace necesario el empleo de diferentes enfoques para la conducción de esta. Debido a la importancia que los inventarios tienen en la mayoría de las empresas y a la repercusión que estos traen en el embarque de la mercancía, es necesario llevar un control de estos, ya que el inventario es la herramienta clave para conocer una gran parte de la situación actual en tiempo y forma de la empresa y por consiguiente es el soporte que da solución a la demanda y a las necesidades de la misma. Por ello es vital hacer hincapié en la problemática por la cual atraviesa Por Distinción S.A de C.V, a fin de evitar las deficiencias que se presentan tales como mermas, desperdicios, retrasos en tiempos de entrega, exceso de mercancía, e incluso robos de los cuales no se nota su ausencia por la deficiencia en los controles del embarque de la mercancía. Respecto a las actividades que se realizan en el embarque de la mercancía, la responsabilidad del área de almacén en Por Distinción S.A. de C.V. nace en la recepción de la mercancía en sus instalaciones y se extiende en el mantenimiento de la misma en las mejores condiciones hasta su salida para envío a los diferentes puntos de venta conservando evidencias objetivas de ello. Recepción de mercancía Mantenimiento de mercancía Envío de mercancía a diversos puntos de venta 56

64 Desafortunadamente y con fundamento en el análisis de información presentado con anterioridad, estas actividades no se realizan de la forma más eficiente y eficaz, situación que origina problemas y elevados costos. Si Por Distinción S.A. de C.V. desea ser una empresa más productiva y altamente competitiva, es claro que con el aprovechamiento al máximo de sus recursos puede dar excelentes resultados y salir de tabú de siempre se ha hecho así ; esto es posible ya que cuenta con los recursos económicos y la infraestructura suficiente para llevarlas a cabo, si lo hace saldrá de un área de confort y con ello como ya se mencionó anteriormente puede estar un paso delante de la competencia. Hacer Poder Querer A continuación se presenta el diagnóstico de los resultados obtenidos los cuales serán la base que nos permitirá el desarrollo de una propuesta que este hecha a la medida de las necesidades de Por Distinción S.A. de C.V. y con ello tener empleados altamente capacitados para manejar el inventario dando como resultado un mayor orden en el espacio físico así como información verídica en el sistema informático que conlleve a la disminución de costos y tiempos, dando a la empresa una ventaja competitiva frente a las empresas de su mismo giro. 57

65 DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA POR DISTINCIÓN S.A. DE C.V. ELEMENTO DE ESTUDIO SITUACIÒN ACTUAL IMPACTO ACTUAL SITUACIÓN DESEADA ESTRATEGIAS Generalidades de la empresa Los empleados no tienen conocimiento de aspectos básicos importantes de la empresa como Misión, Visión y Valores No existe un sentido de pertenencia de los empleados hacia la empresa Conocimiento y apego de los empleados a la misión, visión y valores así como un amplio sentido de pertenencia Generar un programa de inducción al personal de nuevo ingreso y al ya contratado Reforzar de manera periódica el programa que se genere sentido de pertenencia hacia la empresa. Capacitación Los empleados no tienen conocimiento de las actividades críticas de su puesto, por lo que el aprendizaje se da de forma empírica sin garantizar que ésta sea la correcta Se comenten muchos errores que impactan de manera negativa a la organización Contar con personal altamente capacitado y calificado para el desarrollo de las actividades en la empresa Generar un programa de Capacitación para personal de nuevo ingreso y para el ya contratado Reforzar de manera periódica la capacitación Procesos documentados La empresa no cuenta con un proceso documentado para el área de almacén Desconocimiento de actividades, duplicidad de funciones y fuga de responsabilidades. Contar con un documento escrito donde se plasme el procedimiento para las actividades que se llevan a cabo en el almacén Elaborar el documento a través de los jefes de área, quienes conocen 100% sus procedimientos. Contratar a un experto en la materia para efectuar la elaboración del documento. Contratar a personal con experiencia en el manejo del sistema. Sistema informático de control de mercancía: MMS Los empleados son contratados con la mínima experiencia en ocasiones, ésta es nula en el sistema Deficiencias en el registro y control de mercancía Tener personal capacitado para el manejo del sistema informático de control de mercancía Si el personal se contrata con la mínima o nula experiencia, generar un programa de capacitación para el puesto

66 Diferencias en mercancía Falta de organización del almacén donde se mantiene la mercancía Envío erróneo de mercancía a los puntos de venta y como consecuencia, información incorrecta para registro en el sistema Correcto envío de mercancía a los distintos puntos de venta y registro adecuado de los movimientos en sistema Generar un programa de Capacitación para que el personal encargado realice eficiente y eficazmente sus actividades Establecer un mecanismo para mantener en correcto orden la mercancía en el almacén Etiquetado de la mercancía El proveedor no etiqueta la mercancía que envía al almacén, el personal a cargo de recibirla no verifica esta situación Envío erróneo de mercancía a los puntos de venta y como consecuencia, información incorrecta para registro en el sistema Recepción de mercancía en almacén debidamente requisitada, y envío correcto de la misma a los distintos puntos de venta así como registro adecuado de los movimientos en sistema Retroalimentar y dar seguimiento con los proveedores, en caso de reincidencia, cambiar de proveedor. Generar un programa de Capacitación para que el personal encargado realice eficiente y eficazmente sus actividades Mercancía incompleta Constantes quejas de las tiendas por recibir mercancía incompleta Inconformidad por parte de los clientes e impacto en las ventas Reducción gradual de quejas por envíos incompletos de mercancía e incremento en la satisfacción del cliente Generar un programa de Capacitación para que el personal encargado realice eficiente y eficazmente sus actividades Establecer un mecanismo para mantener en correcto orden la mercancía en el almacén Devoluciones Incorrecto manejo de las devoluciones por falta de orden en el almacén Elevados costos derivados de envíos de mercancía considerada como devolución a la misma tienda que las devolvió, lo que origina además insatisfacción del cliente. Altos costos ocasionados por carencia de supervisión en la mercancía que se envía a las tiendas y Disminución de costos por variables controlables, además de incremento en la satisfacción del cliente. Generar un programa de Capacitación para que el personal encargado realice eficiente y eficazmente sus actividades Establecer un mecanismo para mantener en correcto orden la mercancía en el almacén Generar un programa de Capacitación para que el personal encargado realice eficiente y eficazmente sus actividades Reporte de faltantes y sobrantes de mercancía Números elevados en el reporte de faltantes y sobrantes de mercancía Disminución de costos por variables controlables y correcto manejo de mercancía.

67 no es registrada de forma correcta Establecer un mecanismo para mantener en correcto orden la mercancía en el almacén Generar un programa de Capacitación para que el personal encargado realice eficiente y eficazmente sus actividades Envío de mercancía por zona geográfica La mercancía es enviada a tiendas que no corresponde Altos costos por traslados, devoluciones y almacenamiento de mercancía Disminución de costos por variables controlables y correcto manejo de mercancía. Establecer un mecanismo para mantener en correcto orden la mercancía en el almacén Mercancía almacenada en mal estado No se realiza una revisión periódica de la mercancía del almacén que tiene mucho tiempo en ese lugar Las tiendas reciben mercancía en mal estado, principalmente artículos de cuidado personal. Costos por mantenimiento de mercancía en mal estado Depuración de mercancía en mal estado y mantenimiento preventivo para evitar esta situación Establecer un mecanismo para mantener en correcto orden la mercancía en el almacén Mercancía recibida en mal estado Retrasos en surtimiento de pedidos del cliente por devoluciones al proveedor Recepción de mercancía en buen estado e incremento en la satisfacción del cliente Retroalimentar y dar seguimiento con los proveedores, en caso de reincidencia, cambiar de proveedor. El costo de la mercancía supera el precio de venta No se realiza una revisión periódica de la mercancía del almacén que tiene mucho tiempo en ese lugar Venta al público de mercancía maltratada como ofertas por debajo del costo, lo que origina pérdidas a la empresa Origina que en ocasiones la mercancía se vea afectada ya que se derraman líquidos o residuos sólidos sobre la misma Existen objetos innecesarios que complican la manipulación de la mercancía y originan accidentes Alta inversión de tiempo en localizar la mercancía, errores en el embarque e incremento de costos Acciones preventivas para evitar que la mercancía se venda por debajo del costo Establecer un mecanismo para mantener en correcto orden la mercancía en el almacén Falta de limpieza en el lugar de trabajo Los empleados conservan alimentos y bebidas en su área de trabajo Crear una cultura de orden y limpieza en el lugar de trabajo Establecer un mecanismo para mantener en correcto orden y limpieza la mercancía del almacén Accidentes constantes en el almacén El área de trabajo no se encuentra despejada ni organizada Evitar accidentes en el lugar de trabajo y agilizar las actividades Establecer un mecanismo para mantener en correcto orden la mercancía en el almacén La distribución de la mercancía no posee un orden No existe orden ni diferenciación de la mercancía en el almacén Disminución de tiempo en localización de mercancía así como correctos embarques y disminución de costos Establecer un mecanismo para mantener en correcto orden la mercancía en el almacén

68 Conforme a los resultados obtenidos, descritos en el cuadro anterior podemos observar que Por Distinción S.A de C.V tiene las herramientas para poder resolver la problemática por la que actualmente está pasando y que le origina elevados costos que puede evitar, ya que cuenta con el potencial tanto humano como tecnológico para integrarlo en cada una de las situaciones que dificultan el crecimiento y la expansión de la empresa. Dentro de las estrategias que se presentan, Por Distinción S.A de C.V tiene la ventaja de utilizar métodos, programas, procedimientos y presupuestos que sentarán las bases para que tanto los directivos como los empleados comiencen a visualizar a la empresa con la importancia que ésta requiere, ya que de aquí se desprende el conocimiento, la experiencia y el desarrollo que ellos como empleados pueden obtener laborando dentro de la misma. En el diagnostico presentado se observa que la solución de las dificultades que muestra la empresa no requiere necesariamente de un costo excesivo, sino de atención, dedicación y empeño para solucionarlo, utilizando los recursos necesarios para enfrentar cada situación y poder darles una solución viable, aplicando técnicas que sirvan como base para asentar los principios de cómo se deben hacer las actividades dentro de la empresa y hasta donde se puede llegar tomando en consideración los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros con los que cuenta Por Distinción S.A de C.V. 61

69 Capítulo IV Propuesta 4.1 Desarrollo de la Implementación de un Modelo de Inventarios en la empresa Por Distinción S.A. de C.V. para la Reducción de Costos Dados los resultados obtenidos en los capítulos anteriores, se han generado una serie de propuestas, que consideramos serán útiles para la empresa en el sentido de lograr una considerable reducción en sus costos de almacén e inventarios. Tal y como se planteó en el Capítulo I, Por Distinción S.A. de C.V. es una empresa comercial donde existen fallas en el registro y control de la mercancía, ya que éste se lleva a cabo de manera deficiente y en ocasiones nula, es por ello que la organización requiere de un modelo donde se controle realmente la mercancía que entra y sale de los almacenes, con ello se evitarían los problemas que se presentan a menudo tales como mermas, desperdicios, retrasos en tiempos de entrega, exceso de mercancía, e incluso robos de los cuales no se nota su ausencia por la deficiencia en estos controles, impactando con ello a los diferentes departamentos que se relacionan con las mercancías y por supuesto a la satisfacción del cliente al no brindarle un servicio de calidad. Dado el estudio realizado en la empresa Por Distinción S.A. de C.V., los resultados arrojan que el problema de las fallas en el control de la mercancía que entra y sale del almacén, no se deriva precisamente de un inexistente sistema de control de inventarios, ya que éste se lleva a cabo con y un sistema automatizado, sin embargo este sistema no es útil ni aprovechado al máximo ya que detrás de ello existe una serie de irregularidades que se presentan en la empresa, mismas que tienen como consecuencia un descontrol total en los inventarios, por ende, altos costos originados por mermas, desperdicios, retrasos en tiempos de entrega, exceso de mercancía, robos e insatisfacción de los clientes. Las irregularidades detectadas en el almacén de la empresa Por Distinción S.A. de C.V. que contribuyen al deficiente control de inventarios, son: Falta de capacitación del personal que labora en el almacén. Considerable desorden en la distribución de mercancía en el espacio físico. Falta de datos cuantitativos de la actividad generada en el almacén. 62

70 Dados los puntos anteriores, hemos decidido plantear el siguiente modelo, el cual que contribuirá a la solución de lo planteado como caso de estudio. Propuesta I Programa de Inducción y Capacitación Propuesta II Implementación de las 5's Propuesta III Medición del Desempeño a través de Indicadores Como se puede apreciar el modelo está integrado por tres propuestas basadas en el diagnóstico obtenido del Capítulo 3. Las cuales se desarrollarán de la siguiente manera: PROPUESTAS DESARROLLO IMPACTO I. PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN Capacitación del Personal Recursos materiales Actividades Índices de eficiencia Requerimientos del puesto Ambiente de trabajo (físico) Medidas de seguridad II. IMPLEMENTACIÓ N DE LAS 5 S Clasificar Ordenar Limpiar Estandarizar Disciplina Mejorar las condiciones de trabajo y del personal. Reducir gastos de tiempo y energía. Disminuir riesgos de accidentes o sanitarios. Mejorar la calidad del embarque de la mercancía. Seguridad en el trabajo.

71 III. MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO A TRAVÉS DE INDICADORES Abastecimiento Inventarios Almacenamiento Transporte Servicio al Cliente (Interno) Financieros Calidad en el servicio Monitoreo y seguimiento de la mejora de los procesos Satisfacción de los clientes internos y externos Evaluar e implementar prácticas de la Capacitación de competencia los Recursos Comunicación eficiente Humanos Los beneficios que tendrá la implementación de este modelo serán: Capacitación del Personal Incremento en la productividad Desarrolla una alta moral en los empleados Reduce la necesidad de supervisión Disminuye los accidentes Mejora la estabilidad de la organización y su flexibilidad Implementación de las 5'S Embarca con menos deficiencias Cumple mejor los plazos El almacén es más seguro Realiza mejor las labores de mantenimiento Más motivante para el trabajador Aumenta niveles de crecimiento. Indicadores de desempeño Identificar y tomar acciones sobre problema operativos Medir el grado de competitividad frente a empresas del mismo sector Mejorar el uso de los recursos, para aumentar la productividad y efectividad Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa 64

72 En base a este modelo se efectuará un desarrollo más amplio para la implementación de cada una de las propuestas establecidas en dicho modelo. 4.2 Propuesta de la Implementación del Modelo de Inventarios para la Reducción de Costos Propuesta I Programa de Inducción y Capacitación para el Área de Almacén de la empresa: Por Distinción S.A. de C.V. Dada la naturaleza del manejo de mercancía, se corre el riesgo de sufrir mermas en las ventas, sobre todo si el personal de los almacenes no está capacitado para manejar los productos. La capacitación es una actividad planeada y basada en necesidades reales de una empresa orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y actitudes de los empleados. En tanto que el entrenamiento es aprender por medio de la práctica en el mismo lugar de trabajo. La capacitación es la función educativa dentro de una empresa por lo cual se deben satisfacer necesidades presentes y prever necesidades futuras, resultado de la preparación y habilidades de los colaboradores. Varias son las causas que pueden dar origen a la decisión y luego a la realización de la capacitación dentro de la empresa. Algunas de las más comunes son: Ignorancia: por falta total o parcial de conocimientos. Obsolescencia: que los conocimientos están desactualizados. Por traslados o ascensos: un cambio dentro de la estructura jerárquica o geográfico Frente a cambios tecnológicos: por la necesidad de utilizar nuevas tecnologías. Capacidades a mejorar Las capacidades del personal que trabaja en una empresa que pueden ser desarrolladas o mejoradas mediante una buena acción de capacitación se agrupan en tres grandes categorías: 65

73 1) Capacidad Técnica: La condición técnica implica la comprensión y el dominio de una especialidad, esencialmente lo que se refiere a métodos, procesos, procedimientos y técnicas de trabajo. Es sencillo comprobar la existencia de la capacidad técnica. Se trabaja con cosas. 2) Capacidad Humana: Comprende a las relaciones con los individuos y con los grupos que ellos forman, atendiendo a sus necesidades y procurando su satisfacción. Se trabaja con personas. La capacitación como un sistema Importancia de la capacitación Existen varias ventajas tanto explícitas como implícitas al llevar a cabo acciones de adiestramiento y capacitación, algunas de ellas muchas veces no son consideradas. A continuación podemos ver algunas de esas ventajas: Provoca un incremento de la productividad, porque un incremento en las capacidades usualmente da como resultado una mejora, tanto en la cantidad como en la calidad de las actividades realizadas. 66

74 Desarrolla una alta moral en los empleados, porque sienten que la empresa los tiene en cuenta, desea que se desarrollen y mejoren. Reduce la necesidad de supervisión, porque el empleado capacitado es una persona que puede desarrollar su labor con una supervisión mínima, alcanzando mayor grado de independencia en sus labores. Reduce los accidentes, porque muchos accidentes son causados más por deficiencia humana debido a la falta de entrenamiento que por falla en los instrumentos o en los equipos de trabajo. Mejora la estabilidad de la organización y su flexibilidad, la habilidad de una organización para mejorar su efectividad a pesar de las pérdidas de personal clave, se pueden desarrollar solamente mediante la creación de una reserva de personal de reemplazo entrenado. Principales aspectos que involucran a la capacitación 67

75 Productividad: Las actividades de capacitación no solo deben aplicarse a los empleados nuevos sino también a los colaboradores con experiencia. Ya que capacitar a los empleados consiste en darles los conocimientos, actitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño óptimo. Las organizaciones en general deben dar las bases para que sus colaboradores tengan la preparación necesaria y especializada que les permitan enfrentarse en las mejores condiciones a sus tareas diarias. Calidad: Los programas de capacitación apropiadamente diseñados e implantados, también contribuyen a elevar la calidad en las actividades de la fuerza de trabajo. Cuando los colaboradores están mejor informados acerca de los deberes y responsabilidades de sus trabajos, cuando tienen los conocimientos y habilidades labores necesarios, son menos propensos a cometer errores costosos para la empresa. Planeación de los Recursos Humanos: Las necesidades futuras de personal dependerán en gran medida de la capacitación y desarrollo del empleado. Salud y seguridad: Una adecuada inducción y capacitación ayuda a prevenir accidentes, mientras que en un ambiente laboral seguro puede conducir actividades más estables por parte de los empleados. Dimensión psicológica: La capacitación generan un cambio de actitud, tanto para sus relaciones personales como laborales, además, mejora su grado de motivación, de seguridad en sí mismo, y el nivel de autoestima. Desarrollo personal: No todos los beneficios de la capacitación se reflejan en la misma empresa. En el ámbito personal los empleados también se benefician de los programas de desarrollo administrativo, les dan a los participantes una gama más amplia de conocimientos, mayor sensación de competencia y un sentido de conciencia; un repertorio más grande de habilidades y otras consideraciones son indicativas del mayor desarrollo personal. Prevención de la obsolescencia: La capacitación continua es necesaria para mantener actualizados a los colaboradores de los avances en sus campos laborales respectivos, en este sentido la obsolescencia puede controlarse mediante una atención constante al pronóstico de las necesidades de recursos humanos, el control de las actividades de capacitación no solo debe 68

76 aplicarse a los empleados nuevos sino también a los colaboradores con experiencia. Ya que capacitar a los empleados consiste en darles los conocimientos, actitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño óptimo. La empresa debe dar las bases para que sus colaboradores tengan la preparación necesaria y especializada que les permitan enfrentarse en las mejores condiciones a sus tareas diarias en cuanto a cambios tecnológicos y adaptación de los individuos a las oportunidades, así como los riesgos del cambio. Las capacidades individuales están siendo transformadas en capacidades de la organización. Supervivencia: La capacitación bien administrada, influye en la eficiencia de las organizaciones, porque se representa de manera directa en los subsistemas, (tecnología, administrativo, y el socialhumano). La preocupación fundamental de cualquier empresario es el crecimiento y la consolidación de su negocio o, por lo menos su supervivencia. Condiciones para llevar a cabo un programa de inducción y capacitación Algunas de las condiciones claves para poder capacitación son: de llevar a cabo una adecuada inducción y Adecuada Metódica Inducción y Capacitación Continua Exigente 69

77 Debe ser adecuada a las necesidades reales que intenta satisfacer. Debe realizarse de forma metódica respondiendo a las características del tema, tiempo, lugar y participantes. Debe ser continua, aunque con períodos de descanso. Debe exigir la participación activa de cada persona. Programa de Inducción y Capacitación para el Área de Almacén de la empresa: Por Distinción S.A. de C.V. Un Programa de Inducción y Capacitación para los nuevos colaboradores es el primer contacto con la empresa, es por ello dicho programa deberá contemplar la siguiente información: Campo de actividad de la empresa. Tamaño de la Empresa. Número de personas que en ella laboran. Misión. Visión. Objetivos. Productos que ofrece. Procedimientos de trabajo. Beneficios en compensaciones. Papel del departamento donde desempeña o desempeñará sus funciones. Capacitación en su área. Este programa cuenta con el siguiente objetivo: Objetivo general Facilitar la adaptación e integración del colaborador a la organización y a su puesto de trabajo, mediante el suministro de la información relacionada con las características y dimensiones de la misma. 70

78 Objetivos específicos Proporcionar al colaborador información referente al contexto general donde ingresa; es decir, su historia, estructura, evolución y actividad a que se dedica. Dar a conocer a los colaboradores sus derechos y obligaciones dentro de la empresa. Contribuir a la identificación del colaborador con su situación de trabajo y todo lo que ello implica. Mantener informado al personal de los cambios que se produzcan en la organización, en cuanto a políticas, normas, procedimientos y cambios de estructura. Proporcionar al colaborador las bases para una adaptación con su grupo de trabajo. Otorgar al colaborador las herramientas necesarias para desarrollar sus actividades de forma eficaz y eficiente. Propósito La propuesta planteada está orientada a ofrecer un instrumento que permita a la empresa lograr que sus colaboradores se adapten e identifiquen con ella, a manera de mantener los elevados estándares de calidad en el servicio así como formar y conservar colaboradores eficientes, altamente motivados, estimulados y capacitados. Una vez planteados los objetivos y el propósito del programa se pasará a la fase de desarrollo del mismo. El programa de inducción y capacitación que se propone está compuesto por cuatro fases: FASE I: Recepción FASE II: Inducción General FASE III: Capacitación FASE IV: Evaluación y seguimiento del programa 71

79 Cronograma: Cronograma de Inducción y Capacitación para personal de Almacén Por Distinción S.A. de C.V. Fecha: Hora Inicio: 9:00 hrs. Hora Término: 18:00 hrs. Actividad Responsable Fase I: Recepción JRH Fase II: Inducción General JRH Receso 11: TODOS Fase III: Capacitación JI Comida Fase III: Capacitación TODOS JI 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 JRH: Jefe de Recursos Humanos JI: Jefe Inmediato La fase IV, correspondiente a evaluación y seguimiento del programa se llevará a cabo de manera periódica trimestral. 72

80 Fase I: Recepción. Esta fase tiene como finalidad dar la bienvenida a los colaboradores. Es responsable de la aplicación de esta fase el Área de Recursos Humanos. Responsable Paso Actividad Jefe de Recursos Humanos Envía un Check list de actividades del Programa de Inducción y Capacitación a los involucrados y notifica a los responsables de cada acción. Envía a los Jefes de área una lista de los nuevos colaboradores a su cargo que asistirán a la Inducción y Capacitación. Contacta al nuevo colaborador y le proporciona las indicaciones pertinentes para su asistencia a la Inducción y Capacitación. Recibe al nuevo colaborador y le facilita a través de un folleto la información referente a los temas a tratar. Dirige al colaborador al sitio donde se dictará la Inducción y Capacitación así como la posición que tiene asignada. Inicia la presentación, involucra a los participantes y realiza la dinámica de grupo. Informa la finalidad del proceso de Inducción y Capacitación. Entrega el material a utilizar en la inducción y capacitación. 73

81 Fase II: Inducción General. En esta fase se le suministra al nuevo colaborador información general sobre Por Distinción S.A. de C.V., con el objetivo de facilitar su integración en la empresa. En esta fase se involucra Recursos Humanos y el Jefe inmediato. Responsable Paso Actividades Jefe de Recursos Humanos 1 Presenta al equipo expositor ante los nuevos colaboradores, es decir a los Jefes de Inventarios y Almacén y a sí mismo. 2 Inicia con un discurso de bienvenida Proporciona información general a los nuevos 3 colaboradores sobre la historia de Por Distinción S.A. de C.V., objetivos, estructura de la organización, misión, visión, valores, equipo de trabajo gama de productos, principales proveedores y clientes. Inicia con el tema del esquema de compensación, 4 que incluye: Pago de salario y beneficios así como herramientas de trabajo. Proporciona información a los participantes sobre 5 normas de conducta interna. Presenta el Manual de la Organización a los 6 nuevos colaboradores y explica contenido. Finaliza la charla de Inducción e incita a los 7 colaboradores a aclarar dudas. Cede la palabra a los Jefes de Inventario y 8 Almacén. 74

82 Fase III: Capacitación. Tiene como finalidad dar a conocer al nuevo colaborador las especificaciones del puesto a desempeñar y a la unidad de trabajo a la cual estará adscrito, esta fase será ejecutada por el Jefe Inmediato, suministrando información referente a la denominación del cargo, ubicación dentro de la organización, deberes y responsabilidades del cargo, objetivos, estructura y funcionamiento del área. Responsable Pasos Actividades Jefe Inmediato Da la bienvenida al nuevo colaborador y suministra información sobre la Unidad donde se va a desempeñar, así como sus deberes y responsabilidades en el área de trabajo. Suministra información sobre el cargo a desempeñar y explica a grandes rasgos la descripción del puesto. Hace énfasis de manera general de las cualidades que deben tener su equipo de trabajo y la responsabilidad que implica pertenecer a él. Se adentra en los temas a tratar: CEDIS, Almacén e Inventarios. Presenta al nuevo colaborador con sus compañeros y lo ubica en su sitio de trabajo. 75

83 Temas a tratar en la Capacitación CEDIS ALMACEN Introducción: Qué es el CEDIS?. Estructura organizacional del CEDIS. Importancia del CEDIS. Funciones en el CEDIS. Responsabilidades del personal del CEDIS. Lineamientos del CEDIS. El Almacén. Tamaño del almacén. Distribución física del almacén. Zonas del almacén. Herramientas del almacén. Tipos de almacenamiento. INVENTARIOS El Inventario. Objetivo del Inventario. Importancia del Inventario Impacto del inventario en la organización. Flujo de la mercancía. Codificación de la mercancía. Proceso de embarques Fase IV: Evaluación y Seguimiento del Programa En esta fase se evalúan los resultados obtenidos en el programa, a fin de aplicar las acciones correctivas necesarias, siendo responsable de esta ejecución el Área de Recursos Humanos. Responsable Paso Actividad Jefe de Recursos Humanos Entrega al nuevo colaborador el formato de evaluación para su debido llenado. Recibe la evaluación para revisarla y analizar la información. Discute con los involucrados los resultados obtenidos para tomar acciones de mejora al respecto. 4 Archiva la evaluación para el control posterior 76

84 Cuestionario de Evaluación del Programa de Inducción El presente instrumento tiene por finalidad recopilar información que permita evaluar el Programa de Inducción aplicado al personal de nuevo ingreso, con el fin de realizar las acciones correctivas necesarias para el mejoramiento del mismo. Instrucciones: 1. Lea el cuestionario detenidamente. 2. Marque con una equis (X) la respuesta que usted considere viable. 3. No deje preguntas en blanco. 4. El cuestionario es anónimo, por lo tanto no es necesario anotar sus datos personales. Gracias por su colaboración. Ambiente físico a. El espacio físico (sala) donde se dictó la inducción fue: Excelente Bueno Regular Deficiente b. La iluminación y el sonido de la sala fue: Excelente Bueno Regular Deficiente 77

85 c. De qué manera se cumplió el horario: Excelente Bueno Regular Deficiente Material De Apoyo a. Recibió algún material didáctico impreso (folletos, manuales, etc.) durante la inducción: Sí No b. El material didáctico que recibió durante la inducción completo todos los temas de su interés: Sí No c. Considera usted que la cantidad y calidad del material didáctico fue: Excelente Bueno Regular Deficiente 78

86 d. Los medios audiovisuales utilizados fueron: Excelente Bueno Regular Deficiente Desenvolvimiento de los Expositores a. El dominio del tema por parte de los expositores fue: Excelente Bueno Regular Deficiente b. La explicación del tema por parte de los expositores fue: Excelente Bueno Regular Deficiente c. El conocimiento del tema fue percibido como: Excelente Bueno Regular Deficiente 79

87 d. Recibió la bienvenida de parte del Jefe Inmediato: Si No e. Su Jefe Inmediato le presentó a sus compañeros de trabajo: Si No f. Se le suministró la orientación e información necesaria para ocupar el puesto: Si No g. Recibió información de parte del Jefe Inmediato en cuanto a la descripción de su puesto: Si No h. Considera que la información recibida le permite identificarse con la empresa: Si No Contenido Del Programa a. Se le suministró información general de la empresa en cuanto: Historia, objetivos, estructura, políticas, normas, misión y visión: Si No 80

88 b. Se le dio la bienvenida al ingreso en Por Distinción S.A. de C.V.: Si No c. Se le informó con relación a sus deberes y derechos: Si No d. Recibió material didáctico con información relativa a la empresa y sus beneficios: Si No e. Considera que la charla recibida le proporciona información para desempeñar las labores que le sean encomendadas: Si No Generales a. Qué aspectos positivos le causó el Programa de Inducción? b. Cuáles fueron los aspectos menos valiosos? 81

89 Propuesta II Método de las 5`s Introducción En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en muchas empresas es pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea Para muchos negocios, el inventario es el activo más importante en el balance general en todo momento, aun cuando a menudo no es muy líquido. Resulta primordial tratar de bajar el inventario lo mejor posible. Debido a la relación tan importante que los inventarios tienen con el embarque de la mercancía, la mantención de los registros correctos acerca de los productos que ingresan y egresan a los almacenes de la empresa, así como la problemática que deriva del mal manejo del embarque en las diversas áreas que interactúan con el almacén y siendo este el problema principal de Por Distinción S.A de C.V., se propone implementar dentro de la empresa como estrategia principal, el Método de las 5 s el cual guiará a la empresa hacia un equilibrio tanto interno como externo, proporcionándole las herramientas base para iniciar el desarrollo de técnicas que le ayudarán a reducir costos y tomar conciencia de la problemática que existe en la empresa. Beneficios Algunos de los beneficios que genera la estrategias de las 5's son: Mayores niveles de seguridad que redundan en una mayor motivación de los empleados. 82

90 Reducción en las pérdidas y mermas en el área de almacén por embarques deficientes. Mayor calidad. Tiempos de respuesta más cortos. Aumenta la vida útil de los equipos. Genera cultura organizacional. Acerca a la empresa a la implantación de modelos de calidad total y aseguramiento de la calidad. Por lo tanto, si la empresa Por Distinción S.A. de C.V aplica el Método de las 5'S podrá obtener los siguientes beneficios: Almacenamiento con menos defectos. Mejor cumplimiento en los plazos de entrega. Mayor seguridad. Alta productividad. Mejor realización de las labores de mantenimiento. Mayor motivación para sus colaboradores. Incremento en sus niveles de crecimiento. Cabe mencionar que el hecho de aplicar el Método de las 5 s no es cuestión de un área en específico, ya que es aplicable a cualquier lugar que lo requiera, acoplándose siempre a las necesidades de cada empresa. Tal es el caso de Por Distinción S.A de C.V en la cual se enfoca el método antes mencionado al control de inventarios para un eficiente y eficaz embarque de mercancías. Objetivo Desarrollar un ambiente de trabajo agradable y eficiente, en un clima de seguridad, orden y limpieza así como de constancia que permita el correcto desempeño de las actividades diarias, eliminando así los despilfarros que tiene Por Distinción S.A de C.V. logrando con ello los requerimientos de calidad y mejora continua de los servicios que la empresa brinda. 83

91 Metas Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarros producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación, etc. Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la intervención del personal en el cuidado del sitio de trabajo. Facilitar crear las condiciones para aumentar la vida útil de los productos y equipos, gracias a la inspección permanente por parte de la persona quien opera los maneja. Mantener la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los esquemas al tener el personal la posibilidad de participar en la elaboración de procedimientos de limpieza. Hacer uso de elementos de control visual como tarjetas y tableros para mantener ordenados todos los elementos y herramientas que intervienen en el proceso productivo. Conservar el sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las acciones de mantenimiento de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5 s. Poder implantar cualquier tipo de programa de mejora continua de producción: Justo a Tiempo, Control Total de Calidad y Mantenimiento Productivo Total. Reducir las causas potenciales de accidentes e incrementar la conciencia de cuidado y conservación de los equipos, productos y demás recursos de la empresa. Estrategia La propuesta a implementar en la empresa Por Distinción S.A de C.V está basada en la metodología de las 5 s, acoplada a las necesidades de la empresa. La cual se desarrolla a continuación: 84

92 Clasificar (Seiri) Eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor. Ordenar (Seiton) Organizar los elementos clasificados como necesarios, de modo que se puedan encontrar con facilidad. Limpiar(Seiso) Eliminar el polvo y suciedad tanto del area de trabajo como de los equipos, previniendo el desorden y la basura.. Estandarizar (Seiketzu) Preservar altos niveles de organización, orden y limpieza, manteniendo los logros alcanzados, evitando un retroceso en las primeras 3 s. Disciplina (Shitsuke) Convertir en hábito el empleo y manejo de los métodos establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo Después de haber descrito en forma general en que consiste cada etapa de las 5 s se presentan de forma detalla los pasos a seguir para la implementación de este método. Clasificar (Seiri) Se elimina del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor mientras que los elementos necesarios se mantienen cerca del área de trabajo. Dando lugar a la creación de un entorno en el que se evitan problemas de espacio, pérdida de tiempo, aumento de la seguridad y ahorro de energía. Justificación Al no aplicar el Seiri se pueden presentar algunos de los siguientes problemas en Por Distinción S.A de C.V : 85

93 El área en que se labora es insegura, se presentan mas accidentes, se pierde tiempo valioso para encontrar algún material y se dificulta el trabajo. Los cajones y armarios que se utilizan para guardar elementos innecesarios impide la comunicación entre compañeros de trabajo. En caso de una señal de alarma, las vías de emergencia al estar ocupadas con productos o materiales innecesarios, impiden la salida rápida del personal. Es necesario disponer de armarios y espacio medido en metros cuadrados para ubicar los materiales innecesarios. El coste financiero también se ve afectado por este motivo. Es más difícil mantener bajo control el stock que se produce por productos defectuosos. El volumen existente de productos en proceso permite ocultar más fácilmente los stocks innecesarios. El cumplimiento de los tiempos de entrega se puede ver afectado debido a las pérdidas de tiempo al ser necesario mayor manipulación de los materiales y productos. Beneficios La implantación del Seiri permite crear un entorno de trabajo en el que se evitan problemas de espacio, pérdida de tiempo, aumento de la seguridad y ahorro de energía. Al implantar Seiri se obtienen entre otros los siguientes beneficios: Se mejora el control visual de los elementos de trabajo, en este caso los productos. El flujo de los procesos se logra gracias al control visual. La calidad del producto se mejora ya que los controles visuales ayudan a prevenir los defectos. Es más fácil identificar las áreas o sitios de trabajo con riesgo potencial de accidente laboral. 86

94 El personal puede mejorar la productividad en el uso del tiempo. Implementación Identificar los elementos innecesarios Se identifican los elementos innecesarios en el lugar seleccionado para implantar las 5 s. Lista de elementos innecesarios Se diseñan y muestran la lista de elementos innecesarios durante la fase de preparación. Esta lista permite registrar el elemento innecesario, su ubicación, cantidad encontrada, posible causa y acción sugerida para su eliminación. Esta lista es complementada por el operario, encargado o supervisor durante el tiempo en que se ha decidido realizar el método de las 5 s. Tarjeta de color identificadora Este tipo de tarjetas marca o "denuncia" que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar una acción correctiva. 87

95 Plan para eliminar los elementos innecesarios El plan debe considerar los siguientes puntos, según le convenga a Por Distinción S.A de C.V. Mantener el elemento en el mismo sitio. Mover el elemento a una nueva ubicación dentro del almacén Almacenar el elemento fuera del área de trabajo. Eliminar el elemento. El plan indicará los métodos para eliminar los elementos: desecharlo, venderlo, devolverlo al proveedor, destruirlo o utilizarlo, etc. Control e informe final Se prepara un informe donde se registra y se informa el avance de las acciones planificadas, las implantadas y los beneficios aportados. El jefe del área deberá realizar este documento y publicarlo en el tablón informativo sobre el avance del método 5 s. Ejemplo de tarjetas de colores: 88

96 TARJETA AZUL Fecha N de Folio Nombre del articulo Categoría 1.- Maquinaria 4.- Refacción 2.- Accesorios y herramientas 5.- Librería y papelería 3.- Instrumental de medición 6.- Limpieza Localización Valor $ Cantidad Razón 1.- No se necesitan 4.- Material de desperdicio 2.- Defectuoso 5.- Contaminante 3.- Material de desperdicio 6.- Otro Consideraciones especiales de almancenaje Ventilación especial Máxima altura Cajas Frágil Ambiente a C Explosivo Forma de desecho 1.- Tirar 3.- Mover a otro almacén 4.- Regresar al 2.- Vender proveedor Fecha de despacho y nombre de quien elaboró Firma de autorización Nombre Fecha Folio TARJETA AZUL 89

97 TARJETA ROJA Fecha N de Folio Nombre del artículo Categoría 1.- Maquinaria 4.- Refacción 2.- Accesorios y herramientas 5.- Librería y papelería 3.- Instrumental de medición 6.- Limpieza Localización Valor $ Cantidad Razón 1.- No se necesitan 4.- Material de desperdicio 2.- Defectuoso 5.- Contaminante 3.- Material de desperdicio 6.- Otro Consideraciones especiales de almancenaje Ventilación especial Máxima altura Cajas Frágil Ambiente a C Explosivo Forma de desecho 1.- Tirar 3.- Mover a otro almacén 4.- Regresar al 2.- Vender proveedor Fecha de despacho y nombre de quien elaboró Firma de autorización Nombre Fecha Folio TARJETA ROJA 90

98 Ordenar (Seiton) Consiste en organizar los elementos que se han clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad. Una vez eliminados los elementos innecesarios, se define el lugar donde se deben ubicar aquellos que necesitamos con frecuencia, identificándolos para eliminar el tiempo de búsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados. Aplicando lo descrito anteriormente, se desea mejorar la identificación y marcación de los controles de los productos y los elementos críticos para mantenimiento y la conservación en buen estado de los mismos. Ordenar, permite ubicar los materiales y herramientas de forma rápida, mejora la imagen del área ante el cliente, el control de stock de inventarios, y por último mejora la coordinación para la ejecución de trabajos. Beneficios Para el trabajador: Facilita el acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo Se mejora la información en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial. El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad. La presentación y estética de la empresa se mejora, comunica orden, responsabilidad y compromiso con el trabajo. Se libera espacio. El ambiente de trabajo es más agradable. La seguridad se incrementa debido a la demarcación de todos los sitios ubicados en el área de trabajo y a la utilización de protecciones transparentes especialmente los de alto riesgo. 91

99 Para la empresa Por Distinción S.A de C.V.: La empresa puede contar con sistemas simples de control visual de productos. Eliminación de pérdidas por errores. Mayor cumplimiento de las órdenes de trabajo. El estado de los productos y equipos se mejora y se evitan averías. Se conserva y utiliza el conocimiento que posee la empresa. Mejora de la productividad global de la empresa. Justificación El no aplicar el Seiton en Por Distinción S.A de C.V conduce a los siguientes problemas: Incremento del número de movimientos innecesarios. Se puede perder el tiempo de varias personas que esperan los elementos que se están buscando para realizar un trabajo. Un equipo sin identificar sus elementos (movimiento de componentes) puede conducir a deficientes montajes, mal funcionamiento y errores graves al ser operado. El desorden no permite controlar visualmente los stocks en proceso ni los materiales de trabajo. Errores en la manipulación de productos. Esto conduce a defectos, pérdida de tiempo, crisis del personal y un efecto final de pérdida de tiempo y dinero. La falta de identificación de lugares inseguros o zonas del equipo de alto riesgo puede conducir a accidentes y pérdida de moral en el trabajo. 92

100 Implementación Estandarización y Orden La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos. La estandarización de la maquinaria y las operaciones significa que cualquiera puede realizar la operación y manejar la maquinaria, mientras que el orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización. Controles visuales Un control visual es un estándar representado mediante un elemento gráfico o físico, de color o numérico y muy fácil de ver. La estandarización se transforma en gráficos y estos se convierten en controles visuales. Los controles visuales, se utilizarán para informar de manera fácil, entre otros los siguientes puntos: Sitio donde se encuentran los elementos Estándares sugeridos para cada una de las actividades que se deben realizar en un equipo o proceso de trabajo. Dónde ubicar el material en proceso, producto final y si existe, productos defectuosos. Sitio donde deben ubicarse los elementos de aseo, limpieza y residuos clasificados. 93

101 Mapa 5 s Es un gráfico el cual mostrará la ubicación de los elementos a ordenar en un área determinada dentro de la empresa. Los criterios o principios para encontrar las mejores localizaciones de herramientas y útiles son: Localizar los elementos en el sitio de trabajo de acuerdo con su frecuencia de uso. Los elementos usados con más frecuencia se colocan cerca del lugar de uso. Los elementos de uso no frecuente se almacenan fuera del lugar de uso. Eliminar la variedad de plantillas, herramientas y útiles que sirvan en múltiples funciones. Almacenar las herramientas de acuerdo con su función o producto. Marcación de la ubicación Una vez que se han escogido las mejores localizaciones, estas se identifican de forma que cada uno sepa donde están las cosas, y cuántas cosas de cada elemento hay en cada sitio. Para esto se pueden emplear: Indicadores de ubicación. Indicadores de cantidad. Letreros y tarjetas. Nombre de las áreas de trabajo. Localización de stocks. Lugar de almacenaje de equipos. Procedimientos estándares. 94

102 Disposición de las máquinas. Puntos de lubricación, limpieza y seguridad. Marcación con colores La marcación con colores se emplea para crear líneas que señalen la división entre áreas de trabajo, movimiento, seguridad y ubicación de materiales. Las líneas de colores, se pueden aplicar entre otros a los siguientes lugares o áreas: Localización de almacenaje de carros con materiales en proceso. Dirección de pasillo Localización de elementos de seguridad: grifos, válvulas de agua, etc. Colocación de marcas para situar mesas de trabajo Líneas cebra para indicar áreas en las que no se debe localizar elementos ya que se trata de áreas con riesgo. Codificación de colores Se usa para señalar claramente las piezas, herramientas, conexiones, tipos de lubricantes y sitio donde se aplican. Limpieza (Seiso) Se pretende incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y la conservación de la clasificación y el orden de los elementos. La limpieza se implantará siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el hábito de mantener el sitio de trabajo en correctas condiciones. Esto apoyado en un programa de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución. 95

103 Beneficios Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes. Mejora el bienestar físico y mental del trabajador. Se incrementa la vida útil del equipo al evitar su deterioro por contaminación y suciedad. Las averías se pueden identificar más fácilmente cuando el producto equipo se encuentra en estado óptimo de limpieza. La limpieza conduce a un aumento significativo de la Efectividad Global del Equipo. Se reducen los despilfarros de materiales y energía debido a la eliminación de fugas y escapes. La calidad del producto se mejora y se evitan las pérdidas por suciedad y contaminación del producto y empaque. Implementación 96

104 Campaña de limpieza En esta jornada se eliminan los elementos innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, armarios, almacenes, etc. Como evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección y operarios en el proceso de implantación segura de las 5S. Esta jornada o campaña crea la motivación y sensibilización para iniciar el trabajo de mantenimiento de la limpieza y progresar a etapas superiores. Planificar el mantenimiento de la limpieza El jefe de área debe asignar un cronograma de trabajo de limpieza en el área de la empresa que le corresponde. Si se trata de un equipo de gran tamaño o una línea compleja, será necesario dividirla y asignar responsabilidades por zona a cada trabajador. Esta asignación se debe registrar en un gráfico en el que se muestre la responsabilidad de cada persona. Preparación del manual de limpieza Es muy útil la elaboración de un manual de entrenamiento para limpieza. Ya que este guiará el procedimiento de cómo se limpiará el área de trabajo seleccionada. El manual de limpieza debe incluir: Propósitos de la limpieza. Fotografía o gráfico del equipo donde se indique la asignación de zonas o partes de la empresa. Mapa de seguridad del equipo indicando los puntos de riesgo que nos podemos encontrar durante el proceso de limpieza. 97

105 Elementos de limpieza necesarios y de seguridad. Diagrama de flujo a seguir. Preparar elementos para la limpieza Aquí se aplica la segunda S, el orden a los elementos de limpieza, almacenados en lugares fáciles de encontrar y devolver. El personal debe estar entrenado sobre el empleo y uso de estos elementos desde el punto de vista de la seguridad y conservación de estos. Implementación de la limpieza Retirar polvo, aceite, grasa sobrante de los puntos de lubricación, asegurar la limpieza de la suciedad de las grietas del suelo, paredes, cajones, maquinaria, ventanas, etc., Es necesario remover capas de grasa y mugre depositadas sobre las guardas de los equipos, rescatar los colores de la pintura o del equipo oculta por el polvo. 98

106 Ejemplo de tarjeta para la limpieza TARJETA MORADA (LIMPIEZA) Fecha Area N de Folio Localización Categoria 1.- Agua 4.-Polvo 7.- Mal funcionamiento 2.- Aceite 5.- Pasta de equipo 3.- Polvo 6.- Material 8.- Acciones del personal Descripción del problema SOLUCIONES Acción correctiva implementada Solución definitiva propuesta Elaborada por: Nombre Folio TARJETA MORADA 99

107 Ejemplo de Carteles utilizados para la limpieza. 100

108 Estandarizar (Seiketsu) Es la metodología que permite mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras "S". Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras acciones. Esta cuarta S esta fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en condiciones perfectas. Beneficios Se guarda el conocimiento producido durante años de trabajo. Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente. Los operarios aprender a conocer en profundidad el equipo. Se evitan errores en la limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios. La dirección se compromete más en el mantenimiento de las áreas de trabajo al intervenir en la aprobación y promoción de los estándares Se prepara el personal para asumir mayores responsabilidades en la gestión del puesto de trabajo. Los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa la productividad de la empresa. 101

109 Implementación Estandarizar Estandarizar Seiketsu Asignar trabajos y responsables Integrar las 3 s anteriores en los trabajos Estandarizar Estandarizar Se estabiliza el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas precedentes, con un mejoramiento y una evolución de la limpieza, ratificando todo lo que se ha realizado y aprobado anteriormente, con lo cual se hace un balance de esta etapa y se obtiene una reflexión acerca de los elementos encontrados para poder darle una solución. Asignar trabajos y responsabilidades Para mantener las condiciones de las tres primeras S s, cada empleado debe conocer exactamente cuáles son sus responsabilidades sobre lo que tiene que hacer, cuándo, dónde y cómo hacerlo. Para la asignación de responsabilidades se emplea lo siguiente: Diagrama de distribución del trabajo de limpieza preparado en Seiso. Manual de limpieza Tablón de gestión visual donde se registra el avance de cada S implantada. 102

110 Integrar las 3 s anteriores en los trabajos de rutina El estándar de limpieza de mantenimiento autónomo facilita el seguimiento de las acciones de limpieza y control de los elementos de ajuste y fijación. Estos estándares ofrecen toda la información necesaria para realizar el trabajo. Disciplina (Shitsuke) Pretende convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo. La disciplina implica un desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la empresa. Las cuatro "S" anteriores se implantan sin dificultad si en los lugares de trabajo se mantiene la Disciplina. Su aplicación garantiza que la seguridad será permanente, la productividad se mejora progresivamente y la calidad de los productos es excelente. Beneficios Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa. La disciplina es una forma de cambiar hábitos. Se siguen los estándares establecidos y existe una mayor sensibilización y respeto entre personas. La moral en el trabajo se incrementa. El cliente se sentirá más satisfecho ya que los niveles de calidad serán superiores debido a que se han respetado íntegramente los procedimientos y normas establecidas. 103

111 El área de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo y confortable llegar cada día. Implementación La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificación, orden, limpieza y estandarización. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina. Formación Las 5 s, no se trata de ordenar en un documento por mandato lo que se debe hacer. Es necesario educar e introducir mediante el entrenamiento de "aprender haciendo" cada una de las S s. El papel de la dirección Para crear las condiciones que promueven o favorecen la Implantación de la disciplina en la empresa Por Distinción S.A. de C.V., la dirección tiene las siguientes responsabilidades: Educar al personal sobre los principios y técnicas de las 5 s y mantenimiento autónomo. Crear un equipo promotor o líder para la implantación en toda la planta. Asignar el tiempo para la práctica de las 5 s y mantenimiento autónomo. Suministrar los recursos para la implantación de las 5 s. 104

112 Motivar y participar directamente en la promoción de sus actividades. Evaluar el progreso y evolución de la implantación en cada área de la empresa. Participar en las auditorías de progresos semestrales o anuales. Aplicar las 5 s en su trabajo. Enseñar con el ejemplo para evitar el cinismo. Demostrar su compromiso y el de la empresa para la implantación de las 5 s. El papel de los colaboradores Continuar aprendiendo más sobre la implantación de las 5 s. Asumir con entusiasmo la implantación de las 5 s. Colaborar en su difusión del conocimiento empleando las lecciones de un punto. Diseñar y respetar los estándares de conservación del lugar de trabajo. Realizar las auditorías de rutina establecidas. Pedir al jefe del área el apoyo o recursos que se necesitan para implantar las 5 s. Participar en la formulación de planes de mejora continua para eliminar problemas y defectos del equipo y áreas de trabajo. Participar activamente en la promoción de las 5 s. 105

113 Propuesta III Medición del Desempeño a través de Indicadores De acuerdo a los resultados obtenidos en el presente estudio, es sabido que Por Distinción S.A. de C.V. es una empresa comercial donde existen fallas en el registro y control del embarque de la mercancía, ya que éste se lleva de manera deficiente y en ocasiones nula, siendo inminente que la empresa no cuenta con los datos exactos para saber la cantidad monetaria que pierde por no tener control de esta situación, misma que proviene de diversas problemáticas, siendo las más fuertes, la falta de control de mercancía física por un alto desorden en el almacén y la nula capacitación de los empleados para llevar a cabo sus actividades. Es por ello que la tercer propuesta que se realiza a la empresa, gira en torno a una serie de indicadores que le permitan evaluar en forma cuantitativa las actividades críticas del almacén; con esta propuesta se pretende vigilar de forma numérica las incidencias y anomalías que se presentan por la falta de control en el inventario como son: las mermas, desperdicios, retrasos en tiempos de entrega, exceso de mercancía, e incluso robos de los cuales no se nota su ausencia por la deficiencia en estos controles. Para las organizaciones los verdaderos resultados son los que se expresan en forma numérica, y en Por Distinción S.A. de C.V. nunca se ha puesto en práctica ésta técnica, teniendo como resultado la falta de acciones preventivas y correctivas que evitarían situaciones como las descritas con anterioridad; con ello se busca obtener un impacto en los diferentes departamentos que se relacionan con las mercancías y por supuesto a la satisfacción del cliente al mejorar la calidad del servicio. Indicadores La medición es requisito de la gestión. Lo que no se mide no se puede gestionar y, por lo tanto, no se puede mejorar. Esto es aplicable a cualquier organización, incluidas las empresas públicas o privadas. Un indicador es una magnitud asociada a una característica (del resultado, del proceso, de las actividades, de la estructura, etc.) que permite a través de su medición en periodos sucesivos y por 106

114 comparación con el estándar establecido, evaluar periódicamente dicha característica y verificar el cumplimiento de los objetivos (estándares) establecidos. Un indicador correctamente compuesto posee las siguientes características: Nombre: Es la identificación y la diferenciación de un indicador. Es muy importante que este sea concreto, definiendo claramente su objetivo y la utilidad. Formas de cálculo: Al tratarse de un indicador cuantitativo, se debe tener en cuenta la fórmula matemática que se va emplear para el cálculo de su valor, esto implica la identificación exacta de los factores y la manera como ellos se relacionan. Unidades: Es la manera como se expresa el valor del indicador dado por unidades, las cuales varían de acuerdo con los factores que se relacionan. Glosario: Este punto es de vital importancia, ya que es significativo que para el indicador se encuentren documentados o anexados los términos que especifican de manera exacta los factores que se relacionarán en el cálculo del mismo. Según la naturaleza del objeto a medir, se pueden distinguir los siguientes tipos de indicadores: Indicadores de Resultados Miden directamente el grado de eficacia o el impacto sobre la población. Son los más relacionados con las finalidades y las misiones de las políticas públicas. Otros nombres con que se conocen los indicadores de resultados son: Indicadores de Objetivos. Indicadores de Impacto. Indicadores de Efectividad. Indicadores de Satisfacción. Ejemplos de indicadores de resultados son: Número de asistentes a exposiciones en función del número de habitantes. 107

115 Porcentaje de casos resueltos al mes. Grado de satisfacción de los resultados de los ciudadanos con un servicio determinado. Indicadores de Proceso Valoran aspectos relacionados con las actividades. Están directamente relacionados con el enfoque denominado Gestión por Procesos. Hacen referencia a mediciones sobre la eficacia del proceso. Habitualmente relacionan medidas sobre tiempos de ciclo, porcentaje de errores o índice de filas. Ejemplos de indicadores de proceso pueden ser: Tiempo de resolución de expediente. Tiempo de espera en una fila. Lista de espera en días. Indicadores de Estructura Miden aspectos relacionados con el costo y la utilización de recursos. En general miden la disponibilidad o consumo de recursos. Ejemplo de indicadores de estructura pueden ser: Número de empleados. Número de empleados por habitante. Horas de atención semanales. Gasto mensual. Costo de material fungible anual. Gasto de inversiones anual. Costo medio por empleado. 108

116 Indicadores Logísticos Uno de los factores determinantes para que todo proceso, llámese logístico o de producción, se lleve a cabo con éxito, es implementar un sistema adecuado de indicadores para medir la gestión de los mismos, con el fin de que se puedan implementar indicadores en posiciones estratégicas que reflejen un resultado óptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de información que permita medir las diferentes etapas del proceso logístico. Actualmente, las empresas tienen grandes vacíos en la medición del desempeño de las actividades logísticas de abastecimiento y distribución a nivel interno (procesos) y externo (satisfacción del cliente final). Sin duda, lo anterior constituye una barrera para la alta gerencia, en la identificación de los principales problemas y cuellos de botella que se presentan en la cadena logística, y que perjudican ostensiblemente la competitividad de las empresas en los mercados y la pérdida paulatina de sus clientes. El adecuado uso y aplicación de estos indicadores y los programas de productividad y mejoramiento continuo en los procesos logísticos de las empresas, serán una base de generación de ventajas competitivas sostenibles y por ende de su posicionamiento frente a la competencia nacional e internacional Objetivo de los Indicadores Logísticos Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos. Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales. Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado. Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final. Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa. 109

117 Esquema de Implantación Sólo se deben desarrollar indicadores para aquellas actividades o procesos relevantes al objetivo logístico de la empresa, para lo anterior, se deben tener en cuenta los siguientes pasos: Identificar el proceso logístico a medir. Conceptualizar cada paso del proceso. Definir el objetivo del indicador y cada variable a medir. Recolectar información inherente al proceso. Cuantificar y medir las variables. Establecer el indicador a controlar. Comparar con el indicador global y el de la competencia interna. Seguir y retroalimentar las mediciones, y Mejorar continuamente el indicador. Como se vio en el Capítulo anterior uno de los inconvenientes que presenta la empresa Por Distinción S.A. de C.V. es no tener un medio que le permita evaluar si su nivel logístico es productivo y está dando los resultados esperados por la misma; esto por ende lleva a que el no tener medidores que muestren esta información de vital importancia no se considere el costo real que genera el no realizar las actividades de manera adecuada. Es por ello que parte de la propuesta que se le hará a la empresa es poner en práctica una serie de indicadores que generen información veraz y en tiempo para el manejo correcto del inventario; así como una tabla de semaforización de los resultados obtenidos en cierto periodo para crear un historial que proporcione información a la empresa para identificar si las actividades se están llevando a cabo correctamente y si son los resultados esperados tanto por el área como por la empresa y con ello observar el impacto que se ha tenido en los costos; y de esta forma hacerla una empresa con un mayor índice de competitividad frente a otras empresas de su mismo giro. A continuación se presentan los indicadores que ayudarán a Por Distinción S.A. de C.V. a también tener conocimiento de su situación actual de manera numérica y así implementar estrategias que puedan corregir el entorno y a la vez tener una mejora continua; no dejando de monitorear dichos indicadores para también crear acciones correctivas. 110

118 Los indicadores se dividirán en las siguientes categorías: Abasteci-miento Capacitación de los Recursos Humanos Inventarios Indicadores Financieros Almacena-miento Servicio al Cliente (Interno) Transporte 111

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