Curso básico de contabilidad de costos

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1 Curso básico de contabilidad de costos Autor: TEO LUJAN LUJAN LUJAN 1

2 Presentación del curso Conoce los términos básicos de la contabilidad con este curso. Te acercará al mundo de las finanzas con la auyda de unos esquemas y ejercicios prácticos para poder aplicar lo aprendido desde el principio. 2

3 1. Temas de Inicio 1. Acuerdo. En el presente curso, con el fin de hacerlo digerible desde el primer momento, se eliminarán todos aquellos elementos, que aunque se dan en la vida práctica con intensidad, no tienen una relación directa con la determinación de los costos de producción, es decir se manejar` sólo el esqueleto de la contabilización de éstos, despojándolo de conceptos periféricos que solo incrementan el volumen de las transacciones, como ejemplo de ellas se pueden mencionar: el I.V.A., la determinación de las depreciaciones, entre otros. Se supone, por otra parte, que el lector tiene bases suficientes en el manejo contable de ellos. Así mismo, al ser un curso elemental, la pretensión es presentar un esquema mínimo que de claridad en el uso del registro y de la elaboración de la información, relativa a los costos de producción. Se menciona que todas las transacciones se considerarán hechas al contado, para no manejar operaciones específicas a crédito. 2. Antecedentes. Es conveniente recordar aquí, que para asimilar este curso, se debe tener conocimiento ya de la contabilidad general (estructura contable) y financiera (como sistema de información). Se conviene que se sabe que es la contabilidad, como se realizan los asientos contables, cuales son los componentes del Balance General y del Estado de Resultados, como se usan los libros Diario, Mayor, Auxiliares, la elaboración de Pólizas, la valuación de inventarios, sistema pormenorizado y de inventario perpetuo, etc., inclusive el uso de programas informáticos. Esto constituye la plataforma de la cual se partirá en este curso. O sea, la contabilidad de costos es una parte específica de la Contabilidad como rama de la Contaduría; como lo son las que se mencionaron al principio de este párrafo y se maneja igual. 3. Introducción. En este curso se usará el término de "costos". En la inteligencia de que es similar o sinónimo de otros que se puedan usar, la diferencia est` en la forma de su escritura. No tiene mayor importancia, además se puede adecuar al gusto. Sin embargo se debe asentar que, de inicio, la contabilidad de costos está involucrada con las entidades económicas industriales, o manufactureras, o de fabricación, es decir aquéllas que partiendo de insumos primarios, realizan actividades que los transforman sustancialmente para obtener un producto o artículo distinto, que es la base de sus actividades productivas o principales: compra, producción y ventas. Esto nos lleva a una situación específica, la existencia de eventos, acciones, actividades y tareas, íntimamente relacionadas con la transformación de insumos productivos y que se cuantifican a través de la unidad monetaria y que se deben contabilizar, obteniendo así información importante, como es el costo total, el costo unitario, el costo de los productos terminados y vendidos, el costo de los productos no terminados y otra información complementaria. Por lo tanto, se aplicará el sistema contabilizador sólo a un proceso de producción, independientemente de que en una empresa o negocio o entidad económica industrial se ejecuten varios. Este curso es únicamente un ejemplo básico o elemental. 4. Objetivo del Curso. 3

4 Conocer, en forma general, la contabilización de las transacciones financieras del costo de producción, generado en una entidad de producción, para la fabricación de un producto en un proceso de producción y la elaboración de la información financiera auxiliar pertinente. Conceptos para investigar. A. Cuál es la diferencia entre una entidad económica industrial y una que no lo es?. B. Cuáles son las ramas principales de la Contaduría? 4

5 2. Vocabulario y Terminología 4. Datos Básicos. Se definirán, en este apartado, una serie de elementos específicos de la contabilidad de costos, en forma convencional, tal como se usarán en el sistema de contabilidad de este curso. Como sigue: Proceso de producción. Proceso físico donde se transforman o modifican los insumos productivos primarios y se obtiene un producto nuevo. Materia prima. Insumo transformable. Es materia prima directa la que se identifica y cuantifica en una unidad producida. Es materia prima indirecta la que se distribuye en la producción por el método de prorrateo, es difícil su identificación y cuantificación en la unidad producida. Mano de obra directa. El servicio de los recursos humanos en el proceso en forma directa. Gastos indirectos de Fabricación. Conjunto de gastos que intervienen en forma indirecta en el proceso, integrados en tres conceptos genéricos, materia prima indirecta, mano de obra indirecta y gastos complementarios (energía eléctrica, depreciaciones, reparaciones, mantenimientos, de los bienes de la fábrica, entre otros gastos.) Costo de producción. Inversión financiera para fabricar los productos. Es la suma de los costos de materia prima utilizada, mano de obra directa y los G. I. F. del período. Costo directo. Costos directos de producción, materia prima y Mano de obra directa. Costos indirectos. Gastos indirectos de fabricación. Costo total. Inversión total para producir y vender los productos. Es la suma de los costos de producción, de distribución y otros costos. Costo de distribución. Costo del proceso de ventas. Es la suma de los gastos de venta, gastos de administración y gastos financieros (en su caso). Otros costos. Son costos no relacionados con las actividades principales, si se ejercen forman parte del costo total. Costo unitario de producción. Es el costo de una unidad producida: costo de producción dividido por las unidades producidas. Volumen de producción. Es el número total de unidades producidas en un determinado período. Costo de conversión. Es la suma de los costos de mano de obra directa y G. I. F. (gastos indirectos de fabricación). Costos primo. Es la suma de los costos de materia prima y de la M.O.D. (mano de obra directa). Costo de producción de los artículos terminados. 5

6 Costo de producción de los artículos vendidos (costo de ventas). Costo incurrido. Es el costo de la producción generada en un período determinado. Es la suma de los costos de producción correspondientes a la materia prima utilizada, la mano de obra directa y los gastos indirectos de fabricación. Estado del Costo de producción de los Artículos Vendidos. Es el documento donde se informa del costo de ventas, en una empresa industrial. Materia prima utilizada. El costo total de la materia prima que intervino en el proceso de producción. 6

7 3. Listado de Cuentas Contables del Curso 5. Catálogo de Cuentas. Introducción. En forma convencional, solamente para efecto de este curso elemental de contabilidad de costos, se creará una lista de cuentas mínima, necesaria para ejemplificar el registro de las transacciones del costo de producción y para un solo proceso de producción. Sabiendo que este documento previene, en un caso real, cuentas de Balance, cuentas de resultados (acreedoras y deudoras), cuentas de orden, cuentas puente, entre otras. Por otra parte, se eliminarán los números de cuenta y todos aquellos elementos que no son relevantes para el costo de producción. Así mismo, se utilizarán cuentas genéricas ya que el detalle no es importante. Activo. Activo Circulante. Caja y Bancos. Cuenta que representa todo el efectivo disponible. No interesando en donde se encuentre depositado ni su denominación. Clientes. Sólo si es necesaria. Inventario de Productos Terminados. Inventario inicial y final de productos terminados. Inventario de Producción en Proceso. Igualmente para los productos no concluidos. Inventario de Materia Prima. Similarmente para la materia prima como existencia en el almacén. Activo No Circulante. Activo Fijo. Propiedades, Planta y Equipo. Para representar todos los activos permanentes de la entidad industrial. Pasivo. Pasivo a Corto Plazo. Proveedores. Sólo si es necesaria, y para representar el pasivo en la ecuación contable. Capital. Capital Social. Igual que el pasivo. Cuentas del Proceso de producción. Almacén de Materia Prima. En esta cuenta se registrarán solamente las compras y el total de las requisiciones de materia utilizada. Es cuenta de trabajo del período. 7

8 Mano de Obra Directa. producción en el período. El pago total a los trabajadores directos de la Gastos Indirectos de Fabricación. Cuenta para registrar el monto total de los gastos complementarios o adicionales indirectos de la producción. Producción en Proceso. Cuenta para registrar el costo de producción, como representación del proceso de transformación de los insumos en artículos. Es cuenta de trabajo del período. Cuentas complementarias. Almacén de productos terminados. Costo de ventas. 8

9 4. Instructivo Esquemático de las Cuentas de Mayor 6. Cuentas de Mayor y sus Movimientos. Introducción. Los movimientos contables que se manejarán en estos esquemas, serán los elementos representativos a través de transacciones tipo, como conceptos esenciales. Considerar que no es necesario tomar en cuenta, al menos aquí, de otros conceptos que suceden en la vida real, por mencionar algunos, por ejemplo mermas y devoluciones de materia prima, los componentes del salario devengado y otros. 9

10 10

11 Nota. Se aplica el método de inventarios perpetuos o constantes. 11

12 5. Esquema Simplificado de Contabilización 7. Cuentas de Mayor del Proceso del Producción. 12

13 6. Información Financiera Auxiliar 8. Estado del Costo de Producción de los Artículos Vendidos. Introducción. El Estado del Costo de Producción de los Artículos Vendidos es un documento informativo, que forma parte de la información complementaria que analiza y detalla el costo de producción en tres apartados 1ro. El costo de producción total del período. Que será la suma de los costos totales de materia prima utilizada en la producción, los salarios directos y gastos indirectos del período de producción. 2do. El costo de producción de los artículos terminados, por depuración del costo total de producción a través de los inventarios inicial y final de producción en proceso. 3ro. El costo de producción de los artículos vendidos, presentando el efecto de los inventarios inicial y final de productos terminados, aplicados sobre la producción en proceso. Este informe se puede elaborar de tres formas distintas, en este curso se verá una de ellas. Representando el costo primo, el costo incurrido y los costos de productos terminados y vendidos. Esquema General. Nombre de la Empresa y otros datos. Estado del Costo de Producción de los Artículos Vendidos. Período: (1) y (2) Deudor o acreedor dependiendo de que elemento es mayor. Todo documento informativo de carácter contable debe llevar las firmas que formalizan la información. 13

14 7. Ejemplo Práctico 9. Datos Ficticios de Transacciones Globales. Aclaración: La presente lista esta compuesta por datos de la contabilidad de una entidad económica cualquiera en operación, presentando datos iniciales como de los movimientos del ejercicio contable actual mezclados, por lo que se debe identificar en primer lugar la situación del Balance Inicial con sus correspondientes saldos saldosy sobre ellos aplicar las transacciones financieras del ejercicio en curso, para obtener los nuevos saldos al final del período contable y generar la nueva información financiera. Se hace énfasis en que, este curso, de ninguna manera se asemeja a una situación verdadera, y se pide la comprensión del lector. Ya que se tendría que presentar un volumen inmenso de "operaciones" de distinto tipo, del proceso de producción, del proceso de ventas, del proceso de administración y de otros procesos, para conformar el costo total, que afecta al Estado de Pérdidas y Ganancias. Este ejemplo es solamente ilustrativo, de carácter muy general y elemental. Ya que considera sólo la esencia de la contabilización del costo de producción y como se dijo de un proceso en un período determinado, aclarado el punto!. La moneda que se manejará será el peso mexicano. Lista de datos: Se pide: 1. Registrar dichos movimientos, utilizando directamente esquemas "T" de mayor. 2. Determinar en el registro el costo de ventas. 3. Determinar los saldos de cada cuenta. 4. Elaborar Balanza de Comprobación. 5. Elaborar el Estado del Costo de Producción de los Artículos Vendidos. 6. Elaborar el Estado de Pérdidas y Ganancias al nivel del margen de ventas. 7. Realice la aplicación en forma manual. Recuerde que en este caso se utiliza el método de inventarios perpetuos. 14

15 8. Solución a Problema de Ejemplo 10. Primer Paso: Determinar el Balance Inicial. Inducción. Se recomienda, como primer paso, identificar cada transacción; como se hizo en la parte derecha de la lista, anotándole una clave. Balance Inicial. CF o RA CP BI TP Conteo físico o registro de almacén. Costo de producción. Balance Inicial. Transacción del período. Una vez hecho lo anterior, abra las cuentas de Mayor del Balance Inicial y no olvide que todo registro debe arrojar movimientos, deudores y acreedores, iguales y sobre todo que la Ecuación Contable dice: 11. Segundo Paso: Abrir Cuentas de Mayor, Reclasificar Cuentas y Registrar Movimientos Nuevos. Mayor General. 15

16 12. Tercer Paso: Registrar Movimientos del Costo de Producción. Introducción. Recordar que estos movimientos no afectan cuentas de efectivo, son transacciones implícitas del proceso de producción, en forma directa, y se efectúan mediante traspasos, como se ve a continuación: A. Teniendo como base las "requisiciones" del Departamento de Producción ( o del Área) se determina la materia prima utilizada. En este curso se utilizará la siguiente fórmula: MPu = IImp + C - IFmp Donde: MPu = Materia prima utilizada. IImp = Inventario inicial de materia 16

17 prima. prima. Por lo tanto: C = Compras de materia prima. IFmp = Inventario final de materia MPu = 2, ,000-1,000 = 45,000 (en pesos). Asiento No. 8. B. Recordar que toda la información está en el registro contable. Consultando la cuenta de Mano de obra Directa, se sabe el monto total de los salarios directos que intervinieron en la producción. Asiento No. 9. C. Se hace la mismo en el caso de los gastos indirectos de fabricación, si son varios los movimientos se suman. Asiento No. 10. D. Con estos tres asientos se determina el costo total de producción en la cuenta transitoria Producción en Proceso Compuesto por el costo de producción del período mas el inventario inicial. 13. Cuarto Paso: Depuración del costo de producción. E. Se determina el costo de los productos terminados. Se usarán las siguientes fórmulas: CPat = IIpp + CI - IFpp los artículos terminados. producción en proceso. producción en proceso. CI = MPu + MOD + GIF Costo del período. Así: Donde: CPpt es el costo de producción de IIpp es el inventario inicial de CI IFpp CI = 45, , ,000 = 135,000 y es el costo incurrido. es el inventario final de Es la suma de los tres elementos del CPat = 3, ,000-1,500 = 136,500 Asiento No. 11. F. Se determina el costo de ventas. CV = IIpt = CPat - Ifpt productos terminados. artículos terminados. CV = 5, ,500-5,000 = iguales implica que Donde: CV es el costo de ventas. IIpt es el inventario inicial de CPat es el costo de producción de los 136,500 Como los inventarios son CV = CPat. Asiento No. 12. G. Se registran los inventarios finales, producto de los conteos físicos en almacén, de verificación. Asiento 17

18 de verificación. Asiento No. 13. H. Aplicados todos los movimientos se determinan los saldos de las cuentas de Mayor. 18

19 9. Elaboración de la información financiera secundaria 14. Se elabora Balanza de Comprobación, con saldos del Mayor. 15. Elaboración del Estado del Costo de Producción de Artículos Vendidos. 16. Elaboración del Estado de Resultados al Nivel de Margen de Ventas. (1) Debe ser igual a las cantidades que aparecen en los estados informativos y en la cuenta de Mayor. 19

20 10. Ejercicio de Práctica 17. Datos Ficticios de Transacciones Globales. Concepto. Energía eléctrica y otros gastos de producción. $ 1,800 Salarios directos de producción. 6,000 Salario del Jefe y otros salarios indirectos de producción. 2,000 Inventario inicial de producción en proceso. 100 Otros salarios directos de producción. 500 Depreciación acumulada de Propiedades, Planta y Equipo. 50,000 Caja y bancos. 100,000 Inventario final de producción en proceso. 200 Importe. Materia prima indirecta. 2,200 Otros gastos indirectos de producción. 1,000 Inventario final de productos terminados. 400 Propiedades, Planta y Equipo. 500,000 Gastos por papelería y útiles para oficinas administrativas. 3,000 Primera compra de materia prima, 1500 unidades a $5 cada una. - Segunda compra de materia prima, 1000 unidades a $7 cada una. - Inventario inicial de materia prima, 100 unidades a $4 cada una. - Primera entrega de materia prima a producción, 1200 unidades, utilice 20

21 Primera entrega de materia prima a producción, 1200 unidades, utilice UEPS. - Segunda entrega de materia prima a producción, 1000 unidades. - Inventario final de materia prima. - Inventario inicial de productos terminados. 200 Se pide : 1. Registrar movimientos en cuentas "T" de Mayor. 2. Elaborar Balance Inicial. 3. Determine en el registro el costo de ventas. 4. Determine los saldos de cada cuenta. 5. Elabore Balanza de Comprobación. 6. Elabore el Estado del Costo de Producción de los Artículos Vendidos. 7. Elabore el Estado de Pérdidas y Ganancias al nivel del Margen de Ventas. 8. Realice la aplicación en forma manual. Utilice Inventarios Perpetuos. 18. Consideraciones para su Resolución. A. Identifique los movimientos directamente relacionados con el proceso de producción y del costo de producción. B. No registre los movimientos que no cumplan este requisito. C. Recuerde que, como en el ejemplo anterior, se utilizan los movimientos necesarios para representar lo que se pretende practicar. Aún cuando todo se puede registrar. D. Utilice para la materia prima el método UEPS. Recuerde "con el precio de las últimas entradas, valuar las primeras salidas" y que el inventario final quedará valuado con el precio de las primeras. E. Recuerde que, los movimientos contables de producción, no se relacionan físicamente. F. Por último, registre cada una de las transacciones una por una para cada elemento del costo, si son varias. Utilice el ejemplo como guía. 21

22 11. Aclaración Final y Conclusiones 19. Aclaración. Una situación verdadera de la contabilidad de costos es que se realiza un volumen muy extenso de transacciones en un ejercicio contable. Muchas de ellas repetitivas y sería difícil plasmar en un curso pequeño este caso. Aquí solamente se presentó, en forma muy resumida y esquemática y en general, el uso de las cuentas medulares con una finalidad didáctica elemental. 20. Conclusiones. La operación de un sistema de contabilidad total requiere la aplicación del control sobre las actividades relacionadas con el proceso de producción o del proceso de compras (costo de ventas) y con el proceso de ventas o distribución más el proceso de administración (gastos de operación), que constituyen las actividades principales y de apoyo de una entidad cualquiera, sea industrial o comercial. Todo lo anterior implica tomar en cuenta el proceso contable: sistematización, valuación, procesamiento, evaluación e información, en síntesis el análisis, registro e información de las transacciones financieras que realiza una entidad económica. En lo que se refiere al proceso de producción se considera: - La Contabilidad de Costos comprende, en base a la clase de entidad industrial, o previene el uso de algún sistema de costos reales: por órdenes de producción o por procesos productivos. - Así mismo, según la producción (coproductos, producto principal y subproductos), el uso de los métodos de Costos Conjuntos. - Los mismo en relación al uso de los costos no reales o costos predeterminados, como Costos Estimados o Estándar. - El control administrativo para el análisis, estudio, evaluación de las variaciones de operación en función de la eficiencia en el uso de los recursos. Y ésto se debe dar en forma integral y completa porque son partes del todo contable. 22

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