MANUAL de Organización

Transcripción

1 MANUAL de Organización APLICADO A: UNIDAD DE ENLACE DE ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS SAN LUIS POTOSÍ, S.L.P., ABRIL DEL 2009.

2 C O N T E N I D O Sección Introducción 1 Directorio 2 Legislación o Base legal 3 Misión 4 Visión 5 Estructura Orgánica 6 Organigrama 7 Descripción de Puestos 8 Autorización 9 Control de Revisiones y Actualizaciones 10

3 I N T R O D U C C I Ó N El presente manual se elaboró con el objeto de que los servidores públicos del Gobierno del Estado cuenten con una fuente de información que les permita conocer la organización de la Unidad de Enlace de Organismos Descentralizados, dependiente de la Dirección de Educación Media, adscrita a la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado, así como las funciones a su cargo. Este documento presenta la Estructura Orgánica actualizada y autorizada, el marco jurídico en el que sustentan su actualización y funcionamiento, los objetivos que tienen encomendados y la descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos. Además, el manual de organización facilita a los empleados y funcionarios el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su competencia, así mismo ayuda entre otras cosas, a integrar y orientar al nuevo personal y es un instrumento valioso de datos para estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos. La aplicación del presente manual es únicamente para el personal que integra la Unidad de Enlace de Organismos Descentralizados. será el mismo el responsable de actualizar o modificar su contenido. Dado a la naturaleza dinámica de Gobierno del Estado, es necesario que cualquier cambio que se presente en la organización de las áreas, se comunique a la brevedad, a la Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, con el objeto de revisarlos y mantener actualizada la Estructura Orgánica de la Administración Pública Estatal.

4 D I R E C T O R I O SECRETARIO DE EDUCACIÓN Lic. Francisco Antonio Rubín de Celís Chávez DIRECTOR DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR. COORDINADOR DE ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS Profr. Roberto Márquez López SECRETARIA C. Felicitas Meléndez Maldonado SUBJEFATURA TÉCNICO ADMINISTRATIVA Profra. Martha Elva Morales Castillo SUBJEFATURA TÉCNICO ACADEMICA Profra. Bertha Araceli García Puente CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO C. Lucía Margarita Esquivel Alférez

5 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL Los ordenamientos o normas jurídicas que rigen la operación de la Unidad de Enlace de Organismos Descentralizados son los siguientes: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo 70 Fracciones XXIX-4 y XXX Artículo 90 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Artículo 1 Artículo 3 Artículo 45 al 50 Ley Federal de las Entidades Paraestatales Constitución Política del Estado Libre y soberano de San Luis Potosí. Ley General de Educación. Ley de Educación del Estado de San Luis Potosí. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de San Luis Potosí. Plan Nacional de Desarrollo Programa Sectorial de Educación Programa Nacional de Educación Reglamento Interior de la Secretaría de Educación del Gobierno del Estado.

6 M I S I Ó N La Unidad de Enlace de Organismos Descentralizados está enfocada en asegurar la prestación de los Servicios públicos a dichos organismos, con calidad, equidad, pertinencia y cobertura promoviendo la eficiente operación e implementación de sistemas de calidad en los organismos descentralizados; coadyuvando al correcto cumplimiento del marco normativo correspondiente, con el apoyo de la Contraloría Interna de los Organismos Descentralizados.

7 V I S I Ó N Colocar a la Unidad de Enlace como líder en materia de comunicación, regulación y sistematización de los procesos normativos y operativos de los organismos descentralizados que contribuya a brindar una educación de calidad y cobertura; equitativa, pertinente y eficaz promoviendo una cultura de la evaluación, innovación y de la mejora continua.

8 ESTRUCTURA ORGÁNICA 1.0 Secretaría de Educación de Gobierno del Estado Coordinador de la Unidad de Enlace de Organismos Descentralizados Subjefatura Técnico Administrativa Subjefatura Técnico Académica.

9 ORGANIGRAMA UNIDAD DE ENLACE DE ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS Secretario de Educación Lic. Francisco Antonio Rubín de de Celís Chávez Coordinador de la la Unidad de Enlace de Organismos Descentralizados Prof. Roberto Márquez López Secretaría S.T. Felicitas Maldonado Meléndez Correspondencia y Archivo T.C. Lucía Margarita Esquivel Alférez Subjefatura Técnico Administrativa Profra. Martha Elva Morales Castillo Subjefatura Técnico Académica Profra. Bertha Araceli García Puente 1Personal de Confianza 2 Personal de Base 2 Honorarios Total Plazas: 5 El C. C.P. Arturo Vinicio de León Martínez, Director de Administración de la Secretaría de Educación del Gobierno del Estado, certifica que el presente organigrama refleja el personal así como los puestos y nombramientos que integran la estructura vigente al mes de Abril del año Firma:

10 COORDINADOR DE LA UNIDAD DE ENLACE DE ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS OBJETIVO Coordinar las acciones de los Organismos Descentralizados de la Secretaría de Educación para que coadyuven en el cumplimiento de los objetivos, metas y programas del sector educativo. FUNCIONES Asesorar al personal de la Unidad de Enlace, en la elaboración de la Programación anual de las reuniones ordinarias y extraordinarias de las Juntas Directivas. Revisar, modificar y ajustar el contenido de las convocatorias para las reuniones ordinarias y extraordinarias, de las Juntas Directivas. Revisar el Informe del periodo de gestión de los titulares de los organismos descentralizados. Presentar al Secretario de Educación la Síntesis del Informe del periodo de gestión de los titulares de los organismos descentralizados. Revisar y complementar las Actas de las reuniones de las Juntas Directivas. Revisar, ajustar y complementar los Acuerdos de las reuniones de las Juntas Directivas. Presentar al Secretario de Educación el Orden del Día previo a cada reunión. Prof. Roberto Márquez López

11 COORDINADOR DE LA UNIDAD DE ENLACE DE ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS (Continúa) Presentar al Secretario de Educación el Orden del Día previo a cada reunión. Presentar al Secretario de Educación el informe anual del número de reuniones Ordinarias y Extraordinarias de Juntas Directivas. Implementar un Registro de los Organismos Descentralizados del sector educativo. Promover el registro y control de los nombramientos de los integrantes de las Juntas Directivas. Promover la expedición de nombramientos de los integrantes de las Juntas Directivas. Promover la expedición del Reglamento Interior de cada uno de los organismos descentralizados. Analizar la Estructura Orgánica de cada uno de los organismos descentralizados. Registrar y dar seguimiento a los procesos de evaluación que impacten en la calidad de los servicios de los organismos descentralizados. Intervenir ante los organismos descentralizados para la agilización de las aportaciones que brindan como apoyo para la operación de la contraloría interna. Coordinar con la Contraloría Interna en materia de normatividad. Prof. Roberto Márquez López

12 COORDINADOR DE LA UNIDAD DE ENLACE DE ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS (Continúa) Registrar y dar seguimiento a las aportaciones, federal, estatal y de ingresos propios de los organismos descentralizados. Atender las comisiones asignadas por el Secretario de Educación. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Prof. Roberto Márquez López

13 SECRETARIA OBJETIVO Atender al personal en general que solicite los servicios de la Coordinación y apoyar el trabajo administrativo de la oficina FUNCIONES Capturar las solicitudes de becas que alumnos hacen a través de esta Coordinación. Elaborar tarjetas informativas. Capturar tarjetas para solicitar apoyos ante los diferentes niveles educativos para ingreso de alumnos. Apoyar en la recepción de la correspondencia. Capturar documentos oficios, memorandums, informes etc. de la Coordinación. Atender al público personal y telefónicamente. Tramitar el envío de documentación a través de estafeta y correo. Fotocopiar documentos de la Coordinación. Enviar documentos por fax a diferentes instancias de Gobierno y Educativas. Capturar formatos de Entrega- Recepción. S.T. Felicitas Maldonado Meléndez

14 SECRETARIA (Continúa) Enviar y recepcionar documentos por Internet. Elaborar oficios de comisión. Entregar en el departamento de Recursos Financieros oficios de comisión para el trámite de viáticos. Elaborar solicitudes de requisiciones de materiales. Elaborar vales de resguardo del equipo y mobiliario. Atender trabajos adicionales relacionados con el servicio y que son asignados por el titular de la Unidad de Enlace de Organismos Descentralizados. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. S.T. Felicitas Maldonado Meléndez

15 CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO OBJETIVO Recibir, registrar, archivar la correspondencia relacionada con la Coordinación. FUNCIONES Atender al público y el servicio telefónico. Recepcionar correspondencia. Registrar correspondencia en bitácora y en la PC. Llevar el control general de archivo para su resguardo correspondiente a su expediente. Llevar el control de registro de recepción de materiales de oficina y didácticos. Actualizar expedientes por ciclo escolar. Llevar el control y registro de envió de documentos a archivo muerto. Llevar el control de registro de libros, revistas y engargolados de los Organismos Descentralizados. Actualizar Directorios telefónicos de los Organismos Descentralizados y s. Registrar e integrar el expediente de Convenios, Decretos, Reglamentos, Manuales etc., T.C. Lucía Margarita Esquivel Alferez

16 CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO (Continúa) Entregar y tramitar documentación ante las diferentes áreas de la SEGE. Entregar documentación a los organismos (oficios, convenios, circulares, engargolados, etc.,) Apoyar en la captura de formatos de entrega de recepción. Enviar por Fax Oficios a los organismos descentralizados y diferentes dependencias y escuelas. Enviar por o por Fax Becas Internacionales a los organismos descentralizados. Apoyar en la elaboración de tarjetas informativas, oficios, etc., Atender trabajos adicionales relacionados con el servicio y que son asignados por el titular de la Unidad de Enlace de Organismos Descentralizados. Apoyar el proceso asignados. de Juntas Directivas, de los organismos Apoyar administrativamente el trámite de becas para las universidades privadas de alumnos que no fueron aceptados en la UASLP. (ésta actividad es apoyada por todo el personal de la Coordinación debido a la demanda y a que es receso escolar). Estas funciones son enunciativas más no limitativas. T.C. Lucía Margarita Esquivel Alferez

17 SUBJEFATURA TECNICO ADMINISTRATIVA OBJETIVO Apoyar las actividades de la Coordinación de Organismos Descentralizados FUNCIONES Atender los oficios, memorandums, circulares turnados por el titular de la Coordinación Estatal de los Organismos Descentralizados (Respuesta y seguimiento). Atender la solicitud de becas e ingresos a diferentes niveles educativos gestionando ante las áreas correspondientes el apoyo. Atender comisiones y trabajos adicionales relacionados con el servicio y que son asignados por el titular de la Coordinación de Organismos Descentralizados. Atender la oficina cuando el titular es comisionado en actividades asignadas por el Ejecutivo Estatal o el Secretario de Educación. Controlar la asistencia de los integrantes de las Juntas Directivas de los 14 Organismos Descentralizados a las reuniones correspondientes. Solicitar el Orden del Día de cada una de las 4 reuniones de Junta Directiva programadas anualmente, a los 14 Organismos Descentralizados. Revisar captura de datos de las sintesís informativas para las reuniones de Junta Directiva de cada uno de los Organismos. Profra. Martha Elva Morales Castillo

18 . SUBJEFATURA TECNICO ADMINISTRATIVA (Continúa) Asistir a las reuniones Ordinarias y Extraordinarias que se llevan a cabo con los Organismos Descentralizados, Dependencias Estatales y otras áreas Educativas fuera del edificio de la SEGE. Representar a la Coordinación en actividades de la propia oficina y de los diferentes Organismos. Atender asuntos designados por la (DEMSyS) Dirección de Educación Media. Atender el Programa Nacional de Fortalecimiento de la Educación Especial y de la Integración Educativa en el Nivel de Educación Media. Tratar asuntos de los Organismos en Gobierno del Estado en las áreas de Contraloría y Oficialía Mayor. Atender los asuntos que las Dependencias de Gobierno propongan para su difusión y aplicación en los diferentes Organismos. Llevar a cabo la difusión de diferentes actividades que Promocionan los Gobiernos Federal y Estatal sobre Congresos, cursos, becas, etc. Conjuntar las propuestas de fechas que hacen los Organismos Descentralizados para elaborar en versión preliminar el calendario anual de reuniones ordinarias de Junta Directiva y ponerla a consideración del Coordinador de Organismos Descentralizados. Fungir como enlace entre la Contraloría Interna y los Organismos Descentralizados para dar seguimiento a las aportaciones para el pago del personal de la Contraloría Interna. Profra. Martha Elva Morales Castillo

19 SUBJEFATURA TECNICO ADMINISTRATIVA (Continúa) Rendir informes sobre el proceso de Entrega Recepción de acuerdo a solicitud de la Dirección Administrativa y la Contraloría Interna de la SEGE. Elaborar y actualizar los Manuales de Organización y Procedimientos de la Coordinación Fungir como enlace de la DEMSyS y la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos para la entrega de los Manuales de Organización y Procedimientos de la Coordinación. Registrar y llevar control de Equipo y Mobiliario. Canalizar ante las Universidades Privadas a los Alumnos que no fueron aceptados en la UASLP. Elaborar y tramitar viáticos para el personal de la Coordinación de acuerdo a normatividad Representar al Gobierno del Estado, la SEGE la Dirección Media y la Coordinación de los Organismos cuando lo indiquen en eventos como Reuniones, Clausuras e Inauguraciones. Estas funciones son enunciativas más no limitativas Profra. Martha Elva Morales Castillo

20 OBJETIVO SUBJEFA TÉCNICO ACADEMICA Atender las acciones relacionadas con el proceso y desarrollo de las reuniones de las Juntas Directivas y elaborar el seguimiento de los indicadores básicos de los organismos descentralizados. FUNCIONES Elaborar tarjetas informativas turnadas por el titular de la Coordinación para el Secretario de Educación. Elaborar tarjetas turnadas por el titular de la Unidad de Enlace, a los diferentes niveles educativos para ingresos de alumnos. Elaborar documentos oficios, memorandums, informes etc. Atender al público de manera personal y telefónicamente Elaborar las solicitudes de beca que alumnos hacen a través de esta Coordinación. Atender comisiones y trabajos adicionales relacionados con el servicio y que son asignados por el Titular de la Coordinación de Organismos Descentralizados. Elaborar y turnar las convocatorias, tarjetas, actas, acuerdos, síntesis informativas de los organismos. Actualizar indicadores básicos de cada Organismo. Llevar control de Actas y Acuerdos de todos los Organismos. Asistir a las Reuniones Ordinarias y Extraordinarias de Junta Directiva de los Organismos Descentralizados. Profra. Bertha Araceli García Puente

21 SUBJEFA TÉCNICO ACADEMICA (Continúa) Apoyar administrativamente el trámite de becas para las universidades privadas de alumnos que no fueron aceptados en la UASLP. (ésta actividad es apoyada por todo el personal de la Coordinación debido a la demanda y a que es receso escolar). Estas funciones son enunciativas más no limitativas Profra. Bertha Araceli García Puente

22 AUTORIZACIÓN RESPONSABLE DE LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE ENLACE DE ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS Prof. Roberto Márquez López Coordinador de la Unidad de Enlace de Organismos Descentralizados REVISÓ Lic. Gonzalo Ortuño Castro Director de Organización y Métodos AUTORIZAN SECRETARIO DE EDUCACIÓN OFICIAL MAYOR Lic. Francisco Antonio Rubín de Celis Chávez C.P. Humberto Picharra Carrete

23 CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES FECHA NOMBRE FIRMA CARGO ACTUALIZACIÓN FECHA Parte del Manual que se Actualiza Hoja (s) que se modifica (n): FORMULÓ REVISÓ AUTORIZO Titular Admtvo. De la dependencia Dirección de organización y Métodos Oficial Mayor