SIIGO WINDOWS. Informes Modulo de Clasificaciones. Cartilla

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1 SIIGO WINDOWS Informes Modulo de Clasificaciones Cartilla

2 I Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Clasificaciones? 3. Qué son Informes? 4. Qué son Informes Cuando se Maneja el Modulo de Clasificaciones? 5. Cuál es la Ruta para Generar Informes con Clasificaciones? 6. Cuál es la Funcionalidad de los Informes que se Generan en el Modulo de Clasificaciones? 7. Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Clasificaciones que se Generan en el Modulo de Inventarios? 8. Cuáles son los Informes con Clasificaciones que Generan en el Modulo de Inventarios? 8.1 Saldos Totales Cuál es la Funcionalidad del Informe de Saldos Totales? 8.2 Saldos por Bodega Cuál es la Funcionalidad del Informe de Saldos por Bodega? 8.3 Movimiento Detallado por Bodega Cuál es la Funcionalidad del Informe de Movimiento Detallado por Bodega? 8.4 Movimiento Total Cuál es la Funcionalidad del Informe de Movimiento Total? 8.5 Análisis de Existencias Impreso Cuál es la Funcionalidad del Informe de Análisis de Existencias?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de los informes con que cuenta el programa cuando se maneja el Modulo de Clasificaciones, los cuales sirven para analizar el comportamiento de cada uno de los productos de una forma más desagregada o sub dividida en cada clasificación.

4 INFORMES MÓDULO DE CLASIFICACIONES Qué son Clasificaciones? Las Clasificaciones son un complemento del Módulo de Inventarios y que se puede definir o parametrizar de dos formas a saber: 1. Clasificación Uno (1) y Clasificación Dos(2): Esta marcación está destinada básicamente para controlar el movimiento de los productos a través de la implementación de dos características que aplican para la mayoría de los productos Ejemplo. Talla y Color (La más utilizada) Presentación y Color Forma y Tamaño, entre otros Importante: Esta forma de clasificar los inventarios aplica para aquellas empresas que comercializan Ropa, Pinturas, Zapatos, etc. 2. Vencimiento por Lotes: Esta marcación está destinada básicamente para tener el control de las fechas de vencimientos por lotes de los productos Importante: Esta forma de clasificar los inventarios aplica para aquellas empresas que comercializan productos perecederos y/o medicamentos. Qué son Informes? Son documentos que describen o dan a conocer el estado o movimiento de una actividad o proceso ejecutado y sirven de apoyo para el análisis y la toma de decisiones. Qué son Informes Cuando se Maneja el Modulo de Clasificaciones? Son listados que ofrece el software y permite conocer datos exactos y desagregados por cada una de las clasificaciones que maneja la empresa; actualiza de manera automática la información del Módulo de Inventarios y permite analizar los resultados para la toma de decisiones.

5 Cuál es la Ruta para Generar Informes con Clasificaciones? Existen dos tipos de informes, uno de ellos se genera por el Modulo de Clasificaciones y otros se generan por el Modulo de Inventarios; a continuación se detallaran las dos rutas: 1. Módulo de Clasificaciones La ruta para generar los informes del Módulo de Clasificaciones es: Clasificaciones Catalogo de clasificaciones Informe 2. Módulo de Inventarios La ruta para generar los informes con Clasificaciones en el Modulo de Inventarios es: Inventarios y allí se despliega el menú con cada uno de los grupos en que se clasifican a nivel general los listados

6 Importante: No todos los informes que allí se presentan incluyen clasificaciones, solo algunos de ellos las imprimen. Cuál es la Funcionalidad de los Informes que se Generan en el Modulo de Clasificaciones? La funcionalidad de los Informes que se generan en el Modulo de Clasificaciones es generar un listado de las clasificaciones que fueron definidas por el usuario, este listado se puede generar por Pantalla o Impreso Importante: En caso de estar manejando Clasificación Uno y Clasificación Dos, se debe generar el listado en forma independiente, no es posible generar la información en un mismo archivo Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Clasificaciones que se Generan en el Modulo de Inventarios? La funcionalidad de los Informes de Clasificaciones que se generan en el Modulo de Inventarios es conocer de una forma más detallada el movimiento de un producto con sus correspondientes clasificaciones, para un posterior análisis y toma de decisiones Ejemplo. Informe sin Clasificaciones: Genera el número de unidades que se vendieron o salieron del inventario de un producto específico en un periodo de tiempo o un rango de meses

7 Informe con Clasificaciones: Genera el mismo número de unidades que se vendieron o salieron del inventario de un producto especifico en un periodo de tiempo o un rango de meses PERO discriminando cada clasificación (Talla y Color) o (Lote y Fecha de Vencimiento) Cuáles son los Informes con Clasificaciones que Generan en el Modulo de Inventarios? El sistema en el Modulo de Inventarios permite detallar con clasificaciones los siguientes informes: 1. Saldos Totales 2. Saldo por Bodega 3. Movimiento Detallado por Bodega 4. Movimiento Total 5. Análisis de Existencias Impreso A continuación se describirá cada uno de ellos 1. Saldos Totales Cuál es la Funcionalidad del Informe de Saldos Totales? La funcionalidad de los Informes de Saldos Totales es presentar listados con las cantidades totales de cada uno de los productos con sus clasificaciones a una fecha de corte determinada, permite generarlo impreso o por pantalla: a. Impreso: En esta opción el sistema imprime los saldos de cada producto incluyendo otros datos (código del producto, nombre, referencia, fecha de la última compra y de la última venta, entre otros). Permite definir la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica o Marca, se puede visualizar en vista preliminar, impreso o Excel

8 Importante: Al momento de generar el informe solicita los siguientes datos: Fecha de corte Rango de productos Si las cantidades se presentan a cinco decimales Si se desea incluir los saldos de productos que se encuentren en ceros Si la impresión se desea a nivel general, saldos crédito o productos sin movimiento al seleccionar este ultimo el sistema solicita el número de días para determinar la fecha del último movimiento Si requiere el informe de solo Productos, Consumos o Todos El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos Permite seleccionar si se requiere conocer o no las clasificaciones y el Rango de ellas Al seleccionar el informe con presentación General o Saldos Crédito el sistema refleja datos adicionales tomados del catálogo de productos como con Unidad, Marca, Ubicaciones y si discrimina el IVA en la impresión. Cuando se genera el informe con presentación Productos sin movimiento el sistema no refleja los datos mencionados anteriormente, solo reporta el costo promedio b. Pantalla: En esta opción el sistema genera la consulta de los saldos por producto con sus clasificaciones; permite definir la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica o Marca y seleccionar que tipo de productos se solicita si Producto, Consumo o Todos, el estado de los productos (Activo, Inactivos o Todos) y si se incluyen aquellos que no tengan saldo; adicional permite seleccionar si se requiere generar el detalle de las clasificaciones en caso se señalar solicita el rango de estas a tener en cuenta

9 Importante: En la opción de pantalla no solicita fecha de corte, pero toma la información desde el 1 de enero hasta el mes en que se ingresó al programa 2. Saldos por Bodega Cuál es la Funcionalidad del Informe de Saldos por Bodega? La funcionalidad de los Informes de Saldos por Bodegas es presentar listados con el saldo total de todos los productos con sus clasificaciones, por cada una de las bodegas y ubicaciones que tiene creadas la empresa; permite generarlo impreso o por pantalla: a. Impreso: En esta opción el sistema imprime los saldos de cada producto con sus clasificaciones por cada una de las bodegas y ubicaciones que maneje la empresa, además incluye otros datos (código del producto, nombre, referencia, fecha de la última compra y de la última venta, entre otros). Esta información se puede a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica o Marca; se puede visualizar en vista preliminar, impreso o Excel Importante: Solo se visualiza código de ubicación si están previamente definidas y tiene movimiento contabilizado, caso contrario la columna aparecerá en ceros

10 Importante: Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Fecha de corte Rango de Bodegas Si se desea tener el informe con Ubicaciones y en caso de seleccionar solicita el rango de ubicaciones a tener en cuenta. Rango de productos Si se desea incluir los saldos de productos que se encuentren en ceros Si la impresión se desea a nivel general, saldos crédito o productos sin movimiento al seleccionar este último el sistema solicita el número de días para determinar la fecha del último movimiento Si requiere el informe de solo Productos, Servicios, Consumos o Todos Si las cantidades se presentan a cinco decimales El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos Permite seleccionar si se requiere conocer o no las clasificaciones y el Rango de ellas b. Pantalla: En esta opción el sistema genera la consulta de los saldos de los productos con sus clasificaciones por cada una de las bodegas y ubicaciones; permitiendo definir la forma de presentación del listado si se hace a nivel Numérico, Referencia de Fabrica o Marca. El programa permite seleccionar si se incluyen o no los productos con saldo cero; adicional permite seleccionar si se requiere generar el detalle de las clasificaciones en caso se señalar solicita el rango de estas a tener en cuenta

11 Importante: En la opción de pantalla no solicita fecha de corte, pero toma la información desde el 1 de enero hasta el mes en que se ingreso al programa 3. Movimiento Detallado por Bodega Cuál es la Funcionalidad del Informe de Movimiento Detallado por Bodega? La funcionalidad del Informe de Movimiento Detallado por Bodega es presentar listados que permitan visualizar el movimiento de cada uno de los productos con sus clasificaciones en forma discriminada por cada una de las bodegas y ubicaciones que maneja la empresa. Se puede generar impreso o por pantalla: a. Impreso: En esta opción el sistema imprime los saldos de cada producto con sus clasificaciones por cada una de las bodegas y ubicaciones que maneje la empresa, además incluye otros datos (código del producto, nombre, Tipo, número y fecha de elaboración del documento, entre otros). Esta información se puede ordenar a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica, se puede visualizar en vista preliminar, impreso o Excel. Importante: Solo se visualiza el código de la ubicación si están previamente definidas y tienen registrado movimiento, caso contrario la columna se visualiza en ceros

12 Importante: Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Rango de Fechas (Mes y Día) Si en la presentación del informe se desea conocer la descripción del producto o el nombre del tercero que afecto cada documento (son campos excluyentes) Bodega Si se desea tener el informe con Ubicaciones y en caso de seleccionar solicita el rango de ubicaciones a tener en cuenta. Si requiere el informe de solo Productos, Servicios, Consumos o Todos Si las cantidades se presentan a cinco decimales Si se desea incluir los productos sin movimiento. El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos Permite seleccionar si se requiere conocer o no las clasificaciones y el Rango de ellas b. Pantalla: En esta opción el sistema genera la consulta por cada una de las bodegas y ubicaciones del movimiento que ha tenido el producto con sus clasificaciones en un periodo de tiempo determinado; permitiendo definir la forma de presentación a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica. El programa permite seleccionar si se incluyen o no los productos con saldo cero; adicional permite seleccionar si se requiere generar el detalle de las clasificaciones en caso se señalar solicita el rango de estas a tener en cuenta

13 4. Movimiento Total Cuál es la Funcionalidad del Informe de Movimiento Total? La funcionalidad del Informe de Movimiento Total es presentar en forma detallada el movimiento que ha tenido cada un producto con sus clasificaciones en un periodo de tiempo determinado; su generación puede ser impreso o por pantalla: a. Impreso: En esta opción el sistema imprime las entradas, salidas y los saldos de cada producto con sus clasificaciones, además incluye otros datos (código del producto, nombre Tipo, número y fecha de elaboración del documento, bodega y ubicación registrada en el movimiento, entre otros). Esta información se puede ordenar a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica, se puede visualizar en vista preliminar, impreso o Excel Importante: Solo se visualiza el código de la ubicación si están previamente definidas y tienen registrado movimiento, caso contrario la columna se visualiza en ceros

14 Importante: Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Rango de Fechas (Mes y Día) Si en la presentación del informe se desea conocer la descripción del producto o el nombre del tercero que afecto cada documento (son campos excluyentes) Rango de Productos Si requiere el informe de solo Productos, Servicios, Consumos o Todos Desea imprimir cantidades en ceros Si las cantidades se presentan a cinco decimales El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos Permite seleccionar si se requiere conocer o no las clasificaciones y el Rango de ellas b. Pantalla: En esta opción el sistema genera la consulta del movimiento que ha tenido el producto con sus clasificaciones en un periodo de tiempo determinado; permitiendo definir la forma de presentación del listado si se hace a nivel Numérico o Referencia de Fabrica. El programa permite seleccionar si se incluyen el movimiento con cantidades en cero; adicional permite seleccionar si se requiere generar el detalle de las clasificaciones en caso se señalar solicita el rango de estas a tener en cuenta

15 5. Análisis de Existencias Impreso Cuál es la Funcionalidad del Informe de Análisis de Existencias? La funcionalidad del Informe de Análisis de Existencias Impreso es presentar listados con el saldo general de cada uno de los productos con sus clasificaciones; se puede ordenar a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fábrica o Marca. Se genera en vista preliminar, impreso o Excel Importante: Este informe reporta el stock máximo y mínimo que previamente se definieron por cada clasificación en el Modulo de Clasificaciones. Recuerde que solamente el Stock Máximo y Mínimo se incluye cuando se maneja Clasificación Uno y Clasificación Dos (Talla y Color)

16 Importante: Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Rango de Productos Si las cantidades se presentan a cinco decimales Impresión de existencias en cero Promedio de los últimos NN meses del año actual Seleccionar entre el rango de días de existencias por debajo del mínimo o por encima del máximo o Todos los productos El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos Permite seleccionar si se requiere conocer o no las clasificaciones y el Rango de ellas