ESTUDIOS PREVIOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA INVITACION PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA SM

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1 1 ESTUDIOS PREVIOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA INVITACION PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA SM de noviembre de NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: El COPNIA, es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que interviene como tribunal de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley, para proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones encomendadas. En cabeza del Director General está dirigir el desarrollo y aplicación de las políticas institucionales, dirigir y ejecutar los planes, programas y los proyectos que contribuyan al mejoramiento administrativo del COPNIA en cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales. El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería dando cumplimiento al Plan Estratégico , en aras de difundir las actividades del COPNIA y mantener a la ciudadanía informada sobre la gestión misional de la entidad, viene emitiendo boletines de divulgación sobre las actividades, noticias y gestión general de la entidad, situación ésta que se incrementa día a día en proporción con la inscripción y registro de los profesionales, auxiliares y demás personas que realizan los trámites de rigor ante el COPNIA. Se precisa, que para el desarrollo misional el COPNIA requiere llevar a cabo los diferentes procesos y para ello requiere que los funcionarios que prestan sus servicios, cuenten con las herramientas necesarias que en términos de oportunidad y cumplimiento les permita remitir la información que genera la entidad y que está dirigida a los usuarios registrados, siendo de gran relevancia para la comunidad usuaria. Para dar cumplimiento a lo anterior, la entidad tiene previsto realizar envíos masivos con boletines de noticias, comunicaciones, invitaciones y solicitudes de inscripción, por correo electrónico a los usuarios registrados, acorde con la normatividad legal vigente en especial el Decreto 1377 de 2013, que reglamenta la Ley 1581 de 2012 y aquellas normas que la modifiquen o adicionen. Así las cosas y teniendo en cuenta la necesidad objeto de este documento, se considera oportuno y conveniente dar trámite al requerimiento efectuado mediante el NAL-CI del 30 de septiembre de 2013.

2 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR: Prestación de servicios mediante una plataforma tecnológica de administración y envío masivo de correos electrónicos dirigidos a los usuarios registrados en el Copnia. 2.1 CONDICIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO: N REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Configuración de plataforma de administración de correos masivos según los requerimientos 1 de la entidad Garantizar el envío de los mensajes en un tiempo no superior a setenta y dos (72) horas luego 2 de su aprobación. Soportar mínimo hasta destinatarios al mes, acumulables durante la vigencia del 3 contrato. 4 Realizar hasta 2 envíos mensuales aproximadamente para destinatarios al mes. Generar informes de correos iniciados, rebotados, correos abiertos (basado en el control de 5 imágenes descargadas) y enlaces visitados desde el mensaje de . Link de suscripción, seguimiento a de-suscribirse, marcación y desactivación de correos 6 rebotados, marcación y control correos cancelados para la baja automática de la base de datos. Administración de plantillas y boletines personalizados, bases de datos de contactos, sistema 7 web con formularios de registro ilimitados y elaboración de encuestas virtuales. Plataforma con detección automática de direcciones repetidas al agregar o importar 8 suscriptores, monitoreo continuo de dominio y direcciones IP en listas negras y gestión para solucionar dichos casos. 9 Experiencia certificada en el manejo de campañas de marketing. 10 La plataforma debe permitir el envío mensual de boletines, generación de estadísticas y alta capacidad de personalización 11 Capacitación a tres (3) funcionarios del área de sistemas y comunicaciones del COPNIA. 12 Soporte, mantenimiento y servicio de atención permanente sobre el funcionamiento de la plataforma, durante la ejecución del contrato. 13 Preparar y entregar informes estadísticos mensuales de los envíos solicitados por la entidad y entregar una copia de seguridad de la base de datos. 14 Efectuar las recomendaciones pertinentes, para el mejoramiento de la estrategia de marketing en la entidad. 15 El Contratista y la plataforma tecnológica suministrada deberán cumplir con la Política de Privacidad y Tratamiento de la Información y Datos Personales de los usuarios del COPNIA. 2.2 CONDICIONES DEL CONTRATO A EJECUTAR: 2 1. Objeto 2. Plazo de ejecución Prestación de servicios mediante una plataforma tecnológica de administración y envío masivo de correos electrónicos dirigidos a los usuarios registrados en el Copnia. Doce (12) meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previa publicación de la comunicación de

3 aceptación de la oferta por parte del COPNIA y la expedición del registro presupuestal. 3. Vigencia del Contrato A partir del perfeccionamiento, durante el plazo de ejecución y cuatro (4) meses más. 4. Lugar de Ejecución A convenir según lugar propuesto por el contratista. El COPNIA realizará pagos mensuales correspondientes a la cantidad de correos masivos efectivamente enviados, dentro de los veinte (20) días calendario, siguientes a la radicación de la respectiva factura o cuenta de cobro; el diligenciamiento del formato de Control de supervisión y aprobación de pago firmado por el supervisor, como constancia de recibo a satisfacción y la acreditación del pago 5. Forma de pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales. El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir del primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior de cada mes Requisitos para el perfeccionamiento y la ejecución del contrato 7. Interventor y/o Supervisor 8. Acuerdo de confidencialidad El COPNIA sólo pagará al contratista y bajo ningún motivo o circunstancia aceptará o hará pagos directos a terceros. Para el perfeccionamiento del Contrato se requiere de la publicación de la comunicación de aceptación de la oferta, y para su ejecución la expedición del registro presupuestal y la acreditación de pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales. Para la ejecución, el Director General designará a un funcionario del COPNIA como supervisor del contrato. Mantener la información entregada por la entidad para el envío de correos masivos, como confidencial en reserva o secreto, brindándole a la misma el carácter de estricta confidencialidad, y manteniéndola debidamente protegida del acceso interno o de terceros, con el fin de no permitir su conocimiento o manejo por parte de personas no autorizadas. La obligación de confidencialidad, también se predica sobre los ejecutivos, empleados, consejeros, asesores, abogados, representantes o cualquier otra persona que tenga acceso a la información confidencial, incluyendo cualquiera de sus compañías afiliadas o vinculadas. El incumplimiento del Acuerdo de Confidencialidad, hará

4 responsable a la empresa contratista por los perjuicios o sanciones que la revelación o utilización con propósitos diferentes al objeto del contrato, pueda causar al COPNIA. Utilizar siempre la Información Confidencial sujetándose a los parámetros que establece la normatividad legal. (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013) Obligaciones del contratista No permitir la copia o reproducción de la Información Confidencial o el acceso a la misma, total o parcialmente, por personas no autorizadas, sin previo consentimiento expreso. Prestar servicio de soporte técnico y administración para el envío de correos electrónicos masivos mediante una plataforma tecnológica que se adapte a los requerimientos técnicos y las necesidades del COPNIA. Proveer a su costo, todos los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de los objetivos del presente contrato. Configurar y personalizar la plataforma tecnológica de envío de correos masivos con las características y necesidades del COPNIA. Realizar el envío masivo para el registro y autorización de utilización de datos personales de los usuarios de la base de datos de profesionales del COPNIA, de acuerdo con lo establecido en el capítulo II del Decreto 1377 de Entregar los servicios objeto del contrato, aptos para la prestación eficiente de acuerdo con su funcionalidad, en las condiciones y plazos establecidos. En general, la obligación de cumplir cabalmente con las condiciones previstas contractualmente para la ejecución y desarrollo del Contrato, para ello EL CONTRATISTA debe actuar razonablemente en el marco de sus obligaciones contractuales. Responder por los impuestos y demás gastos que pueda causar la legalización del contrato. Cumplir con los plazos establecidos para la prestación del servicio. Capacitar a tres (3) funcionarios del Copnia, sobre la configuración y administración de la plataforma tecnológica. Entregar informes mensuales y backup de bases de datos. Reparar los daños e indemnizar los prejuicios que se

5 5 causen al COPNIA por el incumplimiento del contrato, del acuerdo de confidencialidad y de las políticas de privacidad. Acreditar el pago de aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, de sus empleados. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Teniendo en cuenta que la necesidad a satisfacer corresponde a un servicio y que el presupuesto considerado para esta contratación no excede el diez (10%) por ciento de la menor cuantía establecida para el COPNIA en la vigencia de 2013, la modalidad a emplear en el presente proceso de selección es la Invitación Pública de Mínima Cuantía, según lo dispuesto en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 que adiciona el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo y siguientes del Decreto 734 de 2012; para ello, la Entidad formulará Invitación Pública para que participen los interesados en el proceso de selección. Acorde con lo dispuesto en la Resolución No de fecha 14 de agosto de 2013, Por la cual el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA se acoge al período de transición otorgado por el Decreto 1510 de ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO Para determinar el presupuesto del proceso se solicitaron cotizaciones a las empresas, C3 COLOMBIA, WAILOO, SIM SOLUCIONES DE INTERNET Y MERCADEO, GESOTEC LTDA, de acuerdo con las cotizaciones recibidas, se realizó el siguiente análisis económico para determinar el presupuesto oficial del proceso: Descripción Cantidad Envíos de correos masivos mensuales. Vlr. Unitario Valor Total C3 COLOMBIA V.U.=1,90 +IVA 10 $ $ WAILOO V.U.=5,45 +IVA 10 $ $ SIM V.U.=10 +IVA 10 $ $ GESOLTEC V.U.=3 +IVA 10 $ $ TOTAL PROMEDIO Incluido IVA $ NOTA: Se presupuestan 10 servicios de envíos mensuales de correos. Teniendo en cuenta la información y el análisis de precios efectuados en el presente estudio, se determina que el valor estimado de la contratación, se proyecta tomando

6 6 como referencia el promedio de las cotizaciones recibidas. El valor del presupuesto oficial es la suma de DOCE MILLONES DE PESOS M/CTE ($ oo) Incluido IVA, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Número 828 del 6 de noviembre de 2013, expedido por el Profesional de Gestión de Presupuesto del COPNIA. El valor de la oferta no puede superar el presupuesto oficial asignado, so pena de rechazo de la misma; en el numeral 2 de este estudio, se establecen en forma detallada las características y especificaciones técnicas. 5. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE El COPNIA adjudicará el contrato al proponente cuya propuesta económica presente el precio más bajo, siempre y cuando cumpla con la totalidad de las condiciones exigidas y requisitos habilitantes, de acuerdo con lo establecido en el literal c) del Artículo 94 de la Ley 1474 de SOPORTES DE ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS. ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES ASIGNACION DEL RIESGO TIPIFICACION DE RIESGOS ENTIDAD CONTRATIST A Variación de precios por situaciones ajenas al contrato. Incumplimiento en los plazos acordados. Requerimientos técnicos adicionales a los inicialmente considerados. Variación en la cantidad y periodicidad de envío de correos masivos. Los riesgos tipificados en caso de su ocurrencia, serán asumidos económicamente en un 100% de acuerdo con la asignación, de igual forma la cuantificación de estos, se realizará en el momento que se presenten. 7. ANALISIS DE COBERTURA DE LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y EL CONTRATO A CELEBRAR. De acuerdo a lo establecido en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007, por tratarse de una contratación cuyo valor es inferior al 10% de la menor cuantía del COPNIA, no se considera necesaria la exigencia de garantías.

7 8. INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN, TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN UNILATERALES. Cuando surjan motivos que hicieren necesario la Interpretación, Modificación, Terminación y Liquidación unilaterales del presente contrato, EL COPNIA dispondrá de las facultades excepcionales al derecho común y dará aplicación a lo previsto en la Ley. PARÁGRAFO: El COPNIA se reserva el derecho de interpretar, modificar y terminar unilateralmente el presente contrato cuando se den las circunstancias establecidas en los Artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes. 9. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD. Es obligación del contratista, mantener a la Entidad libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, con ocasión de la ejecución del contrato. 7 NUBIA ROCÍO POVEDA PARRA Profesional de Gestión de Contratación Vo. Bo. LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera Vo. Bo. CARLOS ROBERTO VALLEJO CUBILLOS Profesional de Gestión de Sistemas Rodríguez

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