2. CONDICIONES ESPECÍFICAS A QUE DEBE AJUSTARSE SU EJECUCIÓN.

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DE DIGITALIZACIÓN DE FOLIOS DE PROTOCOLOS NOTARIALES DE LOS SIGLOS XVI A XIX DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE PROTOCOLOS DE MADRID 1. OBJETO DEL CONTRATO. Será objeto del contrato la digitalización de folios de protocolos notariales de los siglos XVI a XIX del Archivo Histórico de Protocolos de Madrid, centro dependiente de la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid. 2. CONDICIONES ESPECÍFICAS A QUE DEBE AJUSTARSE SU EJECUCIÓN La empresa adjudicataria realizará la digitalización en las dependencias que se destinen al efecto en el Centro de Archivo que se señale por la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid, no pudiendo en ningún caso, trasladar ningún documento a local distinto al expresado. La empresa aportará los medios necesarios para que el trabajo se desarrolle en el centro de Archivo y su resultado sea satisfactorio, aun en el caso de especial dificultad técnica La empresa adjudicataria aportará el personal y la maquinaria necesarios para la realización de los trabajos objeto de este contrato que se relacionan en el apartado relativo a la solvencia técnica del pliego de cláusulas administrativas particulares además del equipo que sea necesario para la correcta ejecución del trabajo en calidad y plazo, el cual se realizará con la dirección, coordinación y supervisión de la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid, a través de la Dirección del Archivo Histórico de Protocolos de Madrid. Así mismo aportará, a su costa, Disco Duro USB, Juego de DVD y material necesario para el funcionamiento de la maquinaria y equipo, fungible o no, que deberán ser de la máxima calidad y ajustados a la normativa vigente. No obstante lo anterior, el adjudicatario realizará el control mensual de los trabajos que se lleven a cabo por su personal. Este control consistirá en la revisión de cada imagen, comprobando la correcta visualización y descompresión de la misma y la comprobación de la foliación, eliminación de bordes negros y corrección de alineamiento de imágenes. Entre los requisitos para que la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid de la conformidad a los trabajos realizados, será preciso que el 1

2 adjudicatario haya efectuado previamente dicho control mensual y comunique por escrito los medios y procedimientos utilizados para ello La digitalización se ajustará a las siguientes especificaciones: a) La captura de imágenes será a doble página, en el sentido de la lectura y en escala de grises obteniéndose imágenes con una resolución mínima de 300 Dpi. b) El almacenamiento definitivo de las imágenes será en Disco Duro USB en formato Tiff como copia de seguridad y en Juego de DVD (1 copia) en formato Jpeg como copia de consulta, que contendrán agrupados en directorios los ficheros correspondientes a los fondos. Las imágenes Jpeg se entregarán recortadas página a página de forma manual por un operador sin perder ninguna información ni mostrar ningún elemento adyacente como pueda ser parte de la mesa de digitalización o zonas del tomo eliminando posibles deficiencias. Se realizará igualmente un control de calidad de las imágenes resultantes generando en paralelo un parte de incidencias. c) En ningún caso una misma signatura estará dividida en dos DVD. d) Como imagen de inicio de cada tomo se digitalizará la pertinente carátula de identificación, que proporcionará la información precisa para su identificación, conteniendo los siguientes datos: Archivo Histórico de Protocolos, siglo/s, signatura, fecha, nombre de notario, observaciones. e) Se observarán los controles de calidad pertinentes que garanticen la buena imagen y la máxima conservación de la copia de seguridad en Disco Duro USB y la copia de consulta en DVD. f) El trabajo se efectuará siguiendo el número correlativo de las signaturas de los tomos, de acuerdo con el Inventario del Archivo Histórico de Protocolos de Madrid. g) El personal que el adjudicatario asigne a la ejecución de los trabajos, deberá actuar con el máximo cuidado en la manipulación de los documentos a digitalizar, primando la conservación de los mismos sobre la productividad Los DVD serán entregados en estuches de plástico debidamente identificados que serán aportados por el adjudicatario y a su costa (se indicará número de DVD, nombre 2

3 del cliente y signaturas que contiene conforme a las directrices que se marquen por la dirección de los trabajos). Mensualmente se entregarán por el adjudicatario los DVD grabados en ese período para su revisión y control, junto con la comunicación por escrito de los medios utilizados para el control mensual de los trabajos a que se refiere el último párrafo del apartado 2.2 anterior. La entrega del Disco Duro USB correspondiente a la totalidad de tomos escaneados se realizará al finalizar los trabajos facilitando al cliente informe sobre el contenido del mismo. Tanto el Disco Duro USB como los DVD que no se ajusten a las condiciones y normativas expuestas, y aquellos en los que se aprecie algún defecto, serán devueltos a la empresa adjudicataria, quedando ésta obligada a su subsanación, aun cuando implique un nuevo trabajo de digitalización. Con cada entrega periódica de DVD grabados, el adjudicatario proporcionará una relación de las signaturas de los mismos con equivalencia a la de los tomos y con expresión de las imágenes comprendidas en cada uno. Con independencia de las relaciones mensuales, el adjudicatario entregará una definitiva a la finalización de los trabajos La empresa adjudicataria y su personal no podrán conservar en su poder ninguna imagen o fragmento de ella que resulte del desarrollo del trabajo objeto de este contrato o de pruebas realizadas al efecto En toda actividad que implique divulgación o publicidad de los servicios, se hará constar expresamente que se trata de trabajos meramente ocasionales que se realizan (o se han realizado) bajo la dirección, coordinación y supervisión de la Subdirección General de Archivos, las fechas de inicio y finalización de los mismos, y que la custodia y el servicio de los documentos corresponden exclusivamente a la Comunidad de Madrid El resultado de las tareas realizadas, así como el soporte donde se refleje la digitalización de documentos (bases de datos, partes de incidencias, informes, etc.) serán propiedad del Archivo Histórico de Protocolos de Madrid El adjudicatario, como encargado del tratamiento de datos de carácter personal, 3

4 tal y como se define en la letra g) del artículo 3 de la ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal, declara expresamente que conoce quedar obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la citada LOPD y especialmente en lo indicado en sus artículos 9, 10, 12, y adoptará las medidas de seguridad que le correspondan según el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, Reglamento de desarrollo de la LOPD, así como lo dispuesto en la Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal en la Comunidad de Madrid y, especialmente, lo indicado en su artículo 11. Igualmente el adjudicatario se compromete explícitamente a formar e informar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan. También serán de aplicación las disposiciones de desarrollo de las normas anteriores que se encuentren en vigor a la adjudicación de este contrato o que puedan estarlo durante su vigencia, y aquellas normas del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, Reglamento de desarrollo de la LOPD. Si la empresa adjudicataria aporta equipos informáticos, una vez finalizadas las tareas el adjudicatario, previamente a retirar los equipos informáticos, deberá borrar toda la información utilizada o que se derive de la ejecución del contrato, mediante el procedimiento técnico adecuado. La aplicación informática, registros, ficheros, inventarios, modelos, gráficos, ideas o cualquier otra información contenida o derivada de los mismos, se entregarán al adjudicatario para el exclusivo fin de la realización de las tareas objeto de este contrato, quedando prohibido, para el adjudicatario y para el personal encargado de su realización, su reproducción por cualquier medio y la cesión total o parcial a cualquier persona, física o jurídica, así como la publicación o divulgación de cuanta información se derive del mismo El horario de prestación de los servicios se ajustará al de apertura del Archivo Histórico de Protocolos de Madrid y a las indicaciones que se den por el mismo, al objeto de coincidir con el horario de su personal técnico, que debe dirigir, coordinar y supervisar el trabajo, sin perjuicio de ampliación en caso necesario El adjudicatario será responsable de los daños causados por fallos, pérdidas o deterioros ocasionados por su personal, como consecuencia o con ocasión de acciones u omisiones en la ejecución de los trabajos Se designará una persona como responsable de que los trabajos se lleven a cabo en calidad y plazo. Asimismo, esta persona actuará como interlocutor con la 4

5 Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid en lo relativo a la coordinación, programación y grado de realización de los trabajos. Madrid, 10 de febrero de 2010 SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS Fdo.: P.A. Berta Bravo Serrano 5