Automatización de bibliotecas

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1 Automatización de bibliotecas Por Peter Gethin PARA ENTENDER LA SI- TUACIÓN ACTUAL de los sistemas integrados de gestión bibliotecaria (en adelante sigb) es necesario comprender sus orígenes y evolución, así como recordar las condiciones en las que trabajaban los profesionales de las bibliotecas antes de que se comenzase a utilizar los ordenadores. En aquellos años era común encontrar estudios en los que se señalaba que en una biblioteca cuyos fondos estuviesen abiertos al público bastaría un periodo de diez años para que casi un treinta por ciento de los materiales se hubiese extraviado, extraído o, más habitualmente, se encontrase situado en la estantería incorrecta. «Todavía hay muchos sigb considerados herramientas de uso exclusivo para el personal de la biblioteca, y que prestan escasas utilidades a los usuarios para descubrir por sí mismos el contenido de la colección» Peter Gethin Bath profile Es un perfil de la norma Z39.50 presentado en junio de 2000 (realizado por un grupo de expertos que se había reunido en Bath, Reino Unido, en agosto de 1999) y que actualmente se encuentra en la versión 1.1. Su objetivo es definir un subconjunto de funcionalidades clave dentro de dicho estándar que garantice una mayor interoperabilidad entre los sistemas que lo implementan. Para ello define las reglas que rigen la comunicación entre una aplicación cliente y una servidor en un proceso de recuperación de información. Los primeros sistemas informáticos comenzaron a ser utilizados para producir y organizar fichas catalográficas y gestionar el préstamo. Eran exclusivamente una herramienta destinada a ayudar al personal bibliotecario a recoger y organizar información para los usuarios del centro, y pocos sigb permitían a éstos acceder por sí mismos a los catálogos a través del ordenador. Además, en los primeros años de la informática las personas que acudían a las bibliotecas carecían del conocimiento y de los recursos para poder hacerlo. La inquietud del usuario: motor de la evolución Creo firmemente que la evolución de las herramientas informáticas en cualquier área ha dependido de la imaginación de las personas que las han utilizado. Son pocos los programadores que ofrecen ideas originales sobre qué debería hacer un sistema informático. Las ideas se originan en los usuarios, cuando llegan a ser conscientes del potencial de las tecnologías y piden a los programadores que escriban el software capaz de realizarlo. Así, cuando los bibliotecarios dispusieron de aplicaciones informáticas que les ayudaban en la catalogación, comenzaron a plantearse la posibilidad de utilizarlas para el control de autoridades; cuando comenzaron a ser gestionados la circulación y el préstamo empezamos a analizar la posibilidad de utilizar la tecnología para el control de publicaciones seriadas, adquisiciones y préstamo interbibliotecario. «Si un usuario puede acercarse al mostrador de la biblioteca y solicitar algo al bibliotecario, debería ser capaz de poder hacer lo mismo a través del opac, sea mediante un terminal disponible en la propia biblioteca o desde un ordenador conectado a internet» En general, el énfasis de los usuarios en las funcionalidades dependía de sus propias prioridades. En los primeros años de la automatización de bibliotecas los usuarios finales eran el personal de la biblioteca; sus prioridades eran diferentes dependiendo del tipo de centro. Por ejemplo, en uno de titularidad pública lo prioritario era el control del préstamo; en uno de naturaleza especializada o de investigación lo importante era permitir a los usuarios descubrir la información disponible que fuese útil para sus investigaciones. Por lo tanto los primeros sistemas usados en bibliotecas públicas hacían hincapié en el control de circulación, mientras que los utilizados en las especializadas eran más fuertes en las posibilidades de recuperación de información. También en aquella época, los ordenadores y los periféricos nece- 26

2 sarios para implementar un sistema informático eran caros, a lo que había que añadir que las interfaces de usuario se basaban en lenguajes de comandos que exigían el conocimiento de una sintaxis relativamente complicada y formación previa. Todas estas características hacían que su uso fuese limitado y ocasional. La automatización de bibliotecas en el presente Actualmente los ordenadores están siendo utilizados para automatizar el trabajo de la biblioteca en su práctica totalidad. Aun así, encontramos limitaciones dependiendo del uso que hacen los distintos tipos de centros de los sistemas informáticos. NetLibrary Puede definirse como una biblioteca de libros-e que ofrece servicios de búsqueda, adquisición y desarrollo de la colección así como préstamo a través de internet. Fundada en 1998 y con sede en Boulder, Colorado, sus servicios se orientan hacia bibliotecas que pueden crear su colección adquiriendo libros-e que se almacenan físicamente en sus servidores y que posteriormente podrán prestar a sus usuarios, ofreciendo toda la infraestructura hardware / software para gestionar la circulación de esos libros. Todavía hay muchos sigb considerados herramientas de uso exclusivo para el propio personal, que prestan escasas utilidades a los usuarios para descubrir por sí mismos el contenido de la colección. De esta forma podemos constatar la existencia de muchos sistemas cuyos opacs únicamente ofrecen como puntos de acceso a la colección el nombre del autor, el título o código de clasificación del libro. Afortunadamente esto está cambiando por distintas causas: Los ordenadores son mucho más baratos y se utilizan con normalidad en el trabajo y en los hogares. «La tecnología actual permite que la biblioteca se comunique con el mundo exterior más fácilmente: a través de correo-e, teléfono, envío de faxes o mensajes a teléfonos móviles» Se considera al usuario final como la principal razón de ser de las bibliotecas. Las interfaces de usuario han evolucionado para ser más fáciles de usar e intuitivas, con lo que cualquier persona puede utilizar un ordenador sin necesidad de haber recibido una formación especializada. La evolución de estándares y convenciones en este área (un ejemplo es la generalización del uso de navegadores web como interfaz universal a distintas aplicaciones informáticas). Con el rápido crecimiento del uso de internet los usuarios han tomado conciencia del gran potencial que se les ofrece para recuperar información, y muchas personas que acceden a la Red se han planteado la pregunta: si puedo descubrir recursos de información disponibles en una colección al otro lado del mundo, por qué no encontrar lo que está en mi propia biblioteca? Automatización de bibliotecas El personal bibliotecario que veía la automatización como una aplicación para su uso exclusivo, es hoy consciente de que el sigb no es únicamente una herramienta para organizar y gestionar la colección, sino que también posibilita a los lectores descubrir los recursos bibliográficos y documentales disponibles en el centro. Nuevos modelos de acceso Los opacs accesibles a través de internet se han popularizado en las bibliotecas universitarias en los últimos cuatro o cinco años. A día de hoy su acceso se está generalizando tanto en centros especializados como públicos. Pero ofrecen más funciones que la simple búsqueda en el catálogo. Un opac moderno y bien diseñado debe permitir a los usuarios gestionar el uso de la colección, consultar el estado de los préstamos, renovarlos, reservar materiales que no están disponibles, solicitar la adquisición de libros o pedir una búsqueda especializada, etc. «Los sigb actuales deben entrar de lleno en la era electrónica. Una cantidad creciente de materiales ya está disponible en formato electrónico, y prácticamente la totalidad del material impreso que se genera se hace mediante sistemas informatizados y en formato digital» En Sirsi creemos que si un usuario puede acercarse al mostrador de la biblioteca y solicitar algo al bibliotecario, debería ser capaz de poder hacer lo mismo a través del opac, sea por medio de un terminal disponible en la propia biblioteca, o desde un ordenador conectado a internet en cualquier otro lugar y en cualquier momento (durante las 24 horas del día y los 7 días de la semana). 27

3 Peter Gethin La tecnología actual permite que la biblioteca se comunique con el mundo exterior más fácilmente. Es posible enviar notificaciones a los usuarios por correo-e: finalización del periodo de préstamo, respuestas a consultas, etc., y gestionarlas de forma totalmente automática, al igual que las peticiones y mensajes que intercambia con los proveedores. Por ejemplo, si una revista o periódico no se recibe en el momento esperado, el sigb debe ser capaz de enviar la reclamación oportuna al proveedor, sin necesidad de intervención humana. Otro punto importante es la integración con la telefonía: los usuarios también pueden acceder a todos los servicios desde un teléfono para solicitar cualquier tipo de información. De igual manera, el sigb puede indicarles que su período de préstamo ha finalizado, enviar un fax o incluso un mensaje a un teléfono móvil. Información digital Los sigb actuales deben entrar de lleno en la era electrónica. El personal bibliotecario ya no trata únicamente con materiales impresos disponibles físicamente en la biblioteca. Una cantidad creciente de documentos ya está accesible en soportes electrónicos, y prácticamente la totalidad del producto impreso que se genera se hace mediante sistemas informatizados y en formato digital. ibistro, un modelo de acceso al opac innovador De esta forma los sigb están comenzando a ser utilizados para catalogar y ofrecer acceso directo a información electrónica, incluyendo libros-e, periódicos-e, vídeos, sonidos en formato wav, mp3 y un largo etcétera, materiales que pueden encontrarse físicamente en cualquier lugar del web. «Los bibliotecarios han visto en sitios como Amazon.com un ejemplo de los servicios que quieren ofrecer a sus usuarios a través de la Red» Simultáneamente a la generalización del acceso a documentos digitales se ha seguido trabajando en la interconexión de sistemas de recuperación de distintos fabricantes. El trabajo comenzó hace casi diez años con el desarrollo de un estándar que facilitase la comunicación entre sistemas: Ansi Z ibistro combina el acceso al catálogo con servicios e información para los usuarios de la biblioteca Una de sus ventajas es que permite utilizar un amplio conjunto de atributos para la recuperación así como combinaciones entre ellos, lo que dio como resultado un sistema abierto. Sin embargo resultó ser lo suficientemente restrictivo, con lo que los desarrolladores podían implementar un servicio Z39.50 que en un sentido estricto cumpliese 28

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5 Peter Gethin sus requisitos, pero con el que se obtenía el mismo resultado con independencia de que se buscase por autor, materia, título o cualquier otro criterio. «ibistro es un moderno opac con el que no sólo se puede acceder al catálogo, sino que también se facilita la comunicación entre los usuarios y el personal de la biblioteca, permitiendo tanto la organización como el control del acceso a información externa» Para resolver este problema, el Z39.50 Implementers Group (ZIG) ha definido un conjunto de 25 reglas que indican la combinación de los atributos de recuperación, de forma que si se hace una búsqueda por autor el conjunto de registros recuperados debe quedar restringido a aquellos en los cuales el nombre buscado aparece realmente en el campo autor. Este conjunto de reglas se conoce como el Bath profile, y Sirsi lo ha implementado en su totalidad, ante su evidente adopción general (la Oclc ha anunciado su intención de hacerlo próximamente). Más información en el catálogo Tradicionalmente, la base de datos de un sigb contenía registros bibliográficos y metadatos que los describían. Para catalogar materiales y permitir su posterior recuperación con esta información bastaba, pero en otras áreas la disponibilidad de esos metadatos no es suficiente. Por ejemplo, las organizaciones dedicadas a la venta de libros a través de internet, como Amazon o Barnes & Noble, han necesitado ampliar la descripción de estos metadatos con información adicional: imágenes de las cubiertas de las obras, revisiones y opiniones, biografías de autores, tablas de contenidos o sumarios, etc. Los usuarios de las bibliotecas han comparado los opacs con estos sitios web y se han preguntado: por qué no puede el opac parecerse más al web de Amazon? Por otra parte, los bibliotecarios también los han considerado como un ejemplo de los servicios que quieren ofrecer a sus usuarios a través de la Red. Versión online de EPI Estos planteamientos son totalmente legítimos. Los opacs deberían ser tan atractivos como la interfaz de Amazon.com, y las bibliotecas deberían contar con una presencia similar para posicionarse en la era internet. Por esta razón Sirsi ha introducido ibistro, un moderno opac con el que no sólo se puede acceder al catálogo, sino que también se facilita la comunicación entre los usuarios y el personal de la biblioteca; incluso permite organizar y controlar el acceso a información externa. ibistro ayuda al usuario recordándole qué recursos de información ha utilizado en el pasado e informándole de los materiales que han consultado otros, las búsquedas que han realizado, los títulos y autores más consultados. Cuando se recuperan metadatos del catálogo local o de cualquier otro, la aplicación accede a una base de datos de contenidos y muestra al usuario una imagen de la cubierta del libro, el sumario, revisiones hechas por otros usuarios y la biografía de los autores. Futuro de la automatización de bibliotecas La misión de los centros bibliotecarios ha sido coleccionar y organizar materiales para facilitar el uso por parte de sus usuarios. Cuando la información estaba disponible únicamente en formato papel y se necesitaban grandes áreas físicas para almacenarla, contar con profesionales experimentados en la clasificación y organización de las colecciones era una necesidad obvia. Actualmente una gran cantidad de datos están accesibles en internet y contamos con ordenadores personales de bajo coste que pueden ser utilizados por cualquier persona, por lo que hay quien ha llegado a dudar de la función de las bibliotecas en el futuro: no se puede estar más equivocado. Nadie cuestiona que la generalización de los ordenadores y de los procesadores de texto, en lugar de llevarnos a la oficina sin papeles nos han conducido a una explosión en la cantidad de información impresa. El ritmo con el que se descubre y registra nuevo conocimiento es tal que, a menos que sea tratado y organizado de forma correcta, podemos encontrarnos en una situación en la que sería nece- Existe una versión electrónica de la revista El profesional de la información, de uso gratuito para la mayoría de los suscriptores (empresas, organismos, instituciones), consultable en: Más información en: 30

6 saria una vida entera para aprender y asimilarlo, con lo que no quedaría tiempo para la creación de nuevos conocimientos. Esta hipótesis, aunque pueda parecer un tanto exagerada, está basada en un fundamento cierto. «Algunas personas han llegado a cuestionar la función de las bibliotecas: no pueden estar más equivocadas» El hecho real es que nunca ha habido una necesidad tan grande de contar con bibliotecarios experimentados para clasificar y organizar información como la hay hoy en día. El libro electrónico Desde que la información se ha creado con ordenadores se viene considerando que la ergonomía de los dispositivos de visualización no es la óptima para que los lectores se sientan cómodos leyendo en ellos. Cuántas veces se ha dicho que puedes acurrucarte en un sofá con un buen libro, pero no con un buen monitor? Todo esto está cambiando. Los llamados libros-e se están convirtiendo en una realidad. Contamos con ordenadores personales portátiles que pesan unos 200 gramos, son lo suficientemente pequeños como para caber en un bolsillo, y al mismo tiempo resultan muy potentes y tienen capacidades multimedia que pueden usarse en los mismos lugares en los que se puede utilizar un libro. La diferencia está, literalmente, en el número de libros que se pueden llevar en un ordenador de bolsillo. Las condiciones ergonómicas de las pantallas usadas en estos dispositivos permiten leer el libro-e con la misma facilidad con la que leemos su equivalente impreso. La ventaja del ordenador portátil es que, además de llevar un gran número de obras en el bolsillo, se pueden añadir marcas de lectura y comentarios personales sin afectar su contenido. Además, los libros-e pueden tener imágenes en color, vídeo y sonido. Una organización en los EUA, Netlibrary, ofrece un servicio de préstamo de libros-e, los cuales serán desprotegidos en el dispositivo de lectura del usuario mientras dure el préstamo. Una vez cumplido este tiempo, no podrá volver a leerse hasta que se renueve. Las bibliotecas pueden comprar suscripciones que permitan a un número determinado de usuarios obtener copias prestadas del libro-e en periodos de tiempo simultáneos. Pero no todo acaba aquí. Ha habido experimentos exitosos con dispositivos de visualización de cristal líquido flexibles para leer mapas; éstos se descargan de un pc y el dispositivo de visualización flexible se puede enrollar, de la misma forma que un mapa impreso en papel para llevarse a cualquier parte. La ventaja es que el mismo instrumento puede reutilizarse para cualquier mapa. El potencial de los mecanismos portables para la lectura no puede pasarse por alto. Más ancho de banda Las redes de comunicación globales se están expandiendo diariamente. El uso de fibra óptica y enlaces microondas está ampliando el ancho de banda, lo que significa que podemos distribuir más información. Las redes sin cables están haciendo que los materiales informativos estén disponibles en más y más puntos geográficos. «Los llamados librose se están convirtiendo en una realidad» Automatización de bibliotecas No está muy lejano el momento en el cual un usuario de una biblioteca podrá buscar en el catálogo desde cualquier lugar del mundo. Cuando la información se recupere podrá ver las cubiertas del libro, leer un resumen o una revisión hecha por otros lectores, consultar el sumario, un capítulo de ejemplo, descargar el libro a su dispositivo de lectura o añadir su opinión sobre el mismo. Quizás el material al que acceda no exista en la biblioteca, sino que se obtenga de cualquier otro centro o de un servicio electrónico de suscripción. Con el opac ibistro, Sirsi comienza a hacer esta visión posible. Todas las ideas aquí descritas son técnicamente posibles a día de hoy. La tecnología y el creciente ancho de banda de las redes permitirán acceder online a un gran volumen de contenidos a través de los opacs de las bibliotecas. Sin duda alguna estamos viviendo una época estimulante. Cada día hay más información y distintos formatos para distribuirla a diferentes dispositivos. Pero a menos que esté bien organizada, la situación de un usuario sentado enfrente de su dispositivo de acceso será equivalente a la de alguien a cuyo lado se han dejado caer todos los libros del mundo en una gran pila. No hay duda de que la información que se está buscando se encuentra en uno de los libros del montón, pero cómo dar con ella? El crecimiento de los materiales disponibles y la facilidad con la que podremos acceder a ellos hará que el trabajo de los bibliotecarios sea más importante de lo que nunca ha sido. Colaboración enviada a EPI por Peter Gethin, managing director de Sirsi Limited y director general de Sirsi Iberia. Marqués del Duero, Madrid. Tel.: ; fax:

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