DATTA & Quality Consultores S.C México ISO 9001:2008 / ISO 14001:2004

Transcripción

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN 2. QUÉ SON LAS ACCIONES PREVENTIVAS (AP)? ( y que no son!) 2.1 ESTRUCTURA 2.2 TIPOS DE ACCIÓN PREVENTIVA 2.3 BENEFICIOS DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS 2.4 QUÉ DEBE CONTENER UN PROCEDIMIENTO? (incluyendo fuentes de AP) 3. SECUENCIA 3.1 DESCRIPCIÓN DE UNA NO CONFORMIDAD POTENCIAL (incluyendo ejemplos) 3.2 ANÁLISIS DE RIESGOS o SEVERIDAD 3.3 DETERMINAR LA ACCIÓN CONTENEDORA 3.4 DETERMINACIÓN Y REGISTRO DE LA(S) CAUSA(S) DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL LLUVIA DE IDEAS NIVELES DE POR QUÉ? 3.5 DETERMINACIÓN y REGISTRO DE UN PLAN DE ACCIÓN EFICAZ QUÉ ELEMENTOS UN PLAN DE ACCIÓN PREVENTIVA DEBERÍA CONSIDERAR? 3.6 EL PLAN DE ACCIÓN 3.7 IMPLANTACIÓN DEL PLAN 3.8 CONTROLES FUNDAMENTALES EN LOS PLANES DE ACCIÓN CONTROL DE LA IMPLANTACIÓN DEL PLAN CONTROL DE la EFICACIA DEL PLAN 3.9 APLICANDO AMEF PARA ACCIONES PREVENTIVAS OPERACIONALES 4. ANEXOS / EJEMPLOS (incluye propuesta de procedimiento y formatos/registros 4.1 PROCEDIMIENTO DE ACCIONES PREVENTIVAS 4.2 FORMATO DE SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS 4.3 FORMATO DE CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS 4.4 FORMATO DE AMEF Derechos Reservados 2/ 68 Marcelo A.F. Villaça

3 1. INTRODUCCIÓN Esta guía surge d e má s de 25 a ños ded ic a d os a los mod elos de gestión, inc luyend o la particip a c ión c omo instruc tor en p rogra ma s d e forma c ión d e a ud itores líd eres y otros p rogra ma s, c onsultor en d iversa s organiza c iones en d iferentes p a rtes d el Mund o y a ud itor líder en procesos de certificación. En tod os estos a ños he ob serva d o c ontinua mente, la d ific ulta d d e d iversa s Organiza c iones en la id entific a c ión y tra ta miento d e la s no c onformid a d es potenciales y en la determinación de las Acciones Preventivas, sea n esta s d eriva d a s d e los a ná lisis sobre los productos, procesos o los sistemas. El ob jetivo d e esta guía p ues es p rop orc iona r una herra mienta, p a so a p a so y d e fá c il entendimiento q ue p ued a ser utiliza d a ta nto p or p ersona l c a lific ado en la s herra mienta s d e gestión, c omo p a ra p ersona s no nec esa ria mente entrena d a en esta s herra mienta s, a sí c omo estud ia ntes. Esto es p a rtic ula rmente c ierto, una vez q ue la ma yor p a rte d e la s p ersona s involuc ra d a s en la id entific ac ión y tra ta miento d e d e no c onformid a d es potenciales, no ha n rec ib id o una c a p a c ita c ión d eta lla d a en el tema. Pa ra a q uellos exp ertos, esp ero q ue esta guía p ued a servir p a ra rea firma r c onc ep tos y mejora r sus ha b ilid a d es, ta nto p ara sus p rop ios sistemas d e gestión, c omo p a ra c a p a c ita r a 3ºs d entro de sus propias Organizaciones o fuera de ellas. En p oc a s p a la b ra s, la s a c c iones p reventivas está n enfoc a d a s a la GESTIÓN DE LOS RIESGOS. El gra ve prob lema (q ue ta mbién p ued e ser id entific a d a c omo la gra n forta leza ) d e los mod elos ISO 9001 o ISO (a sí c omo otros mod elos) es q ue no id entific a n herra mienta s p a ra la id entific a c ión d e los riesgos. Si leemos la gra n ma yoría d e los p roc ed imientos d e a c c iones p reventivas, va mos ver q ue estos inic ia n má s o menos d e la misma forma c ua lq uier p ersona en la Organiza c ión p ued e id entific a r a c c iones p reventiva s. Una vez id entific a d a. El p roc ed imiento p a rte d e un c ontrol a d ministra tivo d e la s a c c iones p reventivas, p ero d e d ond e sa len! Este ha sid o el p rob lema s d e la s Organizac iones. Cua nd o llegamos a a ud ita r enc ontra mos X número d e a c c iones c orrec tiva s y 3 o 4 o 5 p reventiva s (casi como ahí viene el auditor, hay que identificar acciones preventivas). Parecen acciones sa lid a s d e la ma nga d el ma go y no resulta d o d e una sistema tiza c ión d el a ná lisis d e los riesgos. En muc ha s otra s Organiza c iones vemos ac c iones p reventiva s lleva d a s a c a b o (se sup one q ue este es el p a p el d e la s gerenc ia s y d e la Alta Direc c ión) p or muc ha s p a rtes, p ero esta s no son tra ta d a s c omo ta l (seguimiento o c ontrol sistema tiza d o, registro d e los resulta d os y fina lmente el a ná lisis d e la efic a c ia ). Esto no q uiere d ec ir q ue TODAS la s a c c iones d eb en ser documentadas, pero entonces; Cuáles si? En esta guía b usc a remos ver la s Ac c iones Preventivas c omo una mec á nic a q ue tiene una secuencia que debe ser respectada, un conjunto de actividades básicas fundamentales, así c omo c ontroles ta les q ue p ermita n c erra r el c ic lo d e una a c c ión (se ob serva n me estoy esforza nd o p a ra no utiliza r el término proc eso y evita r c onfusiones si la s a c c iones preventivas son o no un proceso. Este es un tema que discutimos en la guía de elaboración de Manuales Derechos Reservados 3/ 68 Marcelo A.F. Villaça

4 d el Sistema d e Gestión y resumiend o, la d ec isión d e que si la s Ac c iones Preventivas son o no un p roc eso d el sistema d e gestión es d e la Organiza c ión, lo q ue si es q ue el p roc ed imiento ta nto p a ra el ISO 9001:2008 c omo p a ra el ISO 14001:2004, son obligatorios, p ero no gestionar las acciones como un proceso). Algunos elementos de esta mecánica son: Cla rid a d en la d efinic ión d e herra mienta s p a ra la id entific a c ión d e p rob lema s p otenc ia les (RIESGOS ta nto d e c a lid a d c omo a mb ienta les o p a ra c ua lq uier otros aspecto de la operación) Problema potencial claramente descrito y Qué datos/información tenemos? Qué procesos/actividades estén involucradas? Quién(es) se adueñará del plan? y Quién(es) autoriza el plan? Quién(es) será responsable de dar seguimiento al plan? Qué recurso(s) son necesarios para implementar el plan? Qué c a mb ios/ mod ific a c iones son nec esa ria s p a ra q ue el p la n siga vigente e implementado en el futuro? Cómo vamos determinar que he plan ha sido eficaz? Una mec á nic a d e a c c ión preventiva llevada a c a b o sin los c uid a d os a p rop ia d os, p ued e func iona r, así c omo suerte d e p rinc ipia nte, p ero regula rmente termina rá ma l y lleva rá a l a umento d el d esc réd ito d el sistema c omo un tod o (rec ursos $, tiemp o, esfuerzo, etc. lanzados a la basura). Esta guía no p retend e ser el último d oc umento p ub lic a d o sob re el tema, no tenemos esta p retensión, su func ión es orientativa y a c la ra toria. Pretend emos c on este d oc umento p rop orc iona r una herra mienta que sirva d e a ná lisis p a ra la s p ersona s y Organiza c iones y p osibilite q ue su mec á nic a d e a c c iones preventivas mejore o c onfirme la s b uena s p rá c tic as implementa d a s. Esto c on un lengua je má s senc illo y d e lec tura fá c il c on ejemp los y c a sos prácticos. Pod emos d efinir la s a c c iones p reventivas c omo la forma en q ue gestiona mos los riesgos d eriva d os d e los c a mb ios. El c a mb io es la únic a c onsta nte en la gestión y siemp re tra e c onsigo c onsec uenc ia s. No es releva nte si el c a mb io fue inic ia d o p or la Organiza c ión o p or fa c tores externos d e p resión, ta les c omo mod ific a c iones en el ma rc o legal o regla menta rio, c lientes u otra s p a rtes interesa d a s. En este sentid o la s a c c iones p reventiva s son el rec onoc imiento d e los c a mb ios p or fa c tores internos y/ o externos y el esta b lec imiento d e mecanismos para eliminar o mitigar los efectos negativos que estos pudieran tener. Change is what makes the World go round, not love love only keeps it populated Charles Brower Derechos Reservados 4/ 68 Marcelo A.F. Villaça

5 2. QUÉ SON LAS ACCIONES PREVENTIVAS (AP)? Pa rec e inc reíb le, p ero mismo entre los lla ma d os exp ertos y a ud itores, he enc ontra d o d ud a s sob re lo q ue rea lmente es una a c c ión p reventiva. Inc luso he enc ontra d o a lgunos ma gos, q ue a tra vés d e una red a c c ión b ien ela b ora d a q uieren tra nsforma r una a c c ión c orrec tiva en p reventiva (c osa q ue ob via mente no se p ued e). Por esto mismo c reo q ue el p rimer p unto a a rra nc a r son c on la s d efinic iones existentes en el ISO 9000:2005 (esta s definiciones son válidas también para el ISO 14001) No Conformidad (ISO 9000: ): incumplimiento de un requisito. Corrección (ISO 9000: ): a c c ión toma d a p a ra elimina r una no conformidad detectada NOTA 1 Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. Acción Correctiva (ISO 9000: ): a c c ión toma d a p a ra elimina r la c a usa d e una no conformidad detectada u otra situación no deseable. NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad. Acción Preventiva (ISO 9000: ): a c c ión toma d a p a ra elimina r la c a usa d e una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse. Aq uí el p rimero p unto a nota r es que q ued a c la ro p or la s definic iones que una a c c ión p reventiva NO PUEDE d eriva rse d e una no c onformid a d (o inc ump limiento d e un req uisito), una vez que la d efinic ión p a rte d e no conformidad potencial (o sea q ue no ha oc urrid o RIESGO). De igua l forma no p ued e ha b er CORRECCIÓN p a ra una no c onformidad p otenc ia l, ya q ue tod a vía no ha oc urrid o. Esp ec ia l atenc ión en la NOTA 2 d e la d efinic ión d e Ac c ión Preventiva. La s a c c iones c orrec tiva s y p reventiva s tienen a lgo en c omún, a mb a s atacan las CAUSAS. Tema extraído (no con exactas palabras) del documento publicado por el Auditing Practices Group, Guidance on Auditing Preventive Action del 23/Abril/2011 Es c omún d ura nte las a ud itorias, sob re tod o a ud itoria s d e 3ª p a rte, enc ontra r discusiones filosófic a s entre el a ud itor y el a ud ita d o (o el Rep resenta nte d e la Direc c ión a nomb re d e la Organiza c ión) a c erc a d e d ónd e termina la a c c ión c orrec tiva y d ond e inic ia la ac c ión p reventiva. Por ejemp lo, si una no c onformid a d es d etec ta d a en el p roc eso A, la s a c c iones toma d a s p a ra p revenir futura s no c onformidades en los p roc esos B, C y D son a c c iones p reventiva s, o simp lemente está n d entro d el a lc a nc e d e la s a c c iones Derechos Reservados 5/ 68 Marcelo A.F. Villaça