H. Ayuntamiento de Metepec Procedimiento para Acciones Preventivas PRO-DIG-UIN-005

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1 H. Ayuntamiento de Metepec Procedimiento para Acciones 3 3 ELABORÓ Lic. Gerardo Alexandro de la Mora Gómez Encargado de Área REVISÓ Lic. Sergio Palma González Jefe de la Unidad de Innovación AUTORIZÓ Mtra. Ivette Franco Romero Directora de Innovación Gubernamental

2 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para identificar, documentar, controlar, analizar y eliminar las causas de no conformidades potenciales del Sistema de Gestión de la Calidad, a fin de prevenir su ocurrencia. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los documentos utilizados en los procesos de las dependencias centralizadas y organismos descentralizados de la administración pública de Metepec, involucrados en el Sistema de Gestión de la Calidad. 3. REFERENCIAS Procedimiento para la integración de procedimientos de los procesos documentados del SGC Manual de la Calidad. Procedimiento para el Control de Documentos. Norma ISO 9000:2005 Norma ISO 9001:2008 PRO-DIG-UIN-001 MDC-DIG-UIN-001 PRO-DIG-UIN-002 NMX-CC-9000-IMNC-2005 NMX-CC-9001-IMNC TERMINOLOGÍA Acción Preventiva. Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial u otra situación indeseable. (ISO 9000:2005, 3.6.4). Conformidad. Cumplimiento de un requisito. Defecto. Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. Desecho. Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto. Documentación. Incluir los registros pertinentes para establecer, implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad y para apoyar la operación eficaz de los procesos de la organización. Identificación. Características que permiten reconocer un registro. Implantación. Establecer planes y programas necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad. Inspección. Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo / prueba o comparación de patrones. Liberación. Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso. Página 2 de 6

3 No Conformidad. Incumplimiento de un requisito. (ISO 9000:2005, 3.6.2) Observación. Incumplimiento parcial de algún requisito de la Norma o criterio de auditoría; falla aislada no sistemática. Cuando se detecta la misma observación en varios lugares de la organización, se debe clasificar como no conformidad. Proceso. Conjunto de actividades relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Producto. Resultado de un proceso, también se entiende como servicio. Reproceso. Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos. Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Seguimiento. Asegurar la precisión de los datos para el análisis de procesos y productos. Verificación. Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. 5 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD 5.1. Es Responsabilidad del Representante de la Dirección. a) Tener control y seguimiento de las no conformidades potenciales. b) Verificar el cumplimiento de las acciones preventivas. c) Tener reporte de los registros de los resultados de las acciones preventivas. d) Dar seguimiento a las soluciones de las acciones preventivas. e) Validar que dichas acciones hayan aportado valor al usuario o a la administración pública. f) Evaluar la eficacia de las acciones preventivas implantadas El Representante de la Dirección tiene Autoridad. a) Para ratificar o rectificar el cierre de la no conformidad potencial. b) Para solicitar evidencias, cuando sea el caso, del cierre de la no conformidad potencial. c) Para ingresar la no conformidad potencial y acción preventiva a la página Web del SGC Es responsabilidad de los Dueños de Proceso a) Determinar la no conformidad potencial en el formato de reporte de servicio no conforme. b) Planear y documentar su atención en el formato de acción preventiva. c) Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades. d) Registrar los resultados de las acciones tomadas. Página 3 de 6

4 e) Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas. f) Comunicar a todos los involucrados en la acción preventiva sobre las actividades a realizar. g) Dar seguimiento hasta el total desahogo de la acción preventiva implementada. h) Solicitar al titular la dependencia u organismo la autorización del cierre de la no conformidad. 5.4 El dueño o responsable del proceso tiene autoridad. a) Para modificar las actividades que darán cumplimiento al cierre de la no conformidad potencial. b) Solicitar información relacionada a la atención o cierre de la no conformidad potencial. 5.5 Es responsabilidad del titular de la dependencia u organismo. a) Notificar por oficio, al representante de la dirección, el cierre de la no conformidad potencial. b) Remitir en forma electrónica al representante de la dirección el formato de acción preventiva, con el que se atendió el cierre de la no conformidad potencial. 5.6 El titular de la dependencia u organismo tiene autoridad. a) Ampliar o modificar la información con que se dio cierre a la no conformidad potencial. b) Formular no conformidad potencial en su proceso documentado. c) Modificar el contenido de las acciones preventivas. 6 DESARROLLO 6.1. Las Acciones. En la administración pública de Metepec se establece la aplicación de acciones preventivas para eliminar no conformidades potenciales y sus causas. Quien haya formulado no conformidades potenciales deberá registrarla en el formato de reporte de no conformidades y formular la acción preventiva en el formato correspondiente. Preferentemente por cada no conformidad potencial se deberá de generar una acción preventiva, misma que será remitida al representante de la dirección para su seguimiento en coordinación con los auditores internos de la dependencia u organismo. Las Acciones se derivan de: No Conformidades potenciales de Auditorías al Sistema de Gestión de la Calidad. Revisiones al proceso. Reuniones de Círculos de Calidad. Análisis de datos del desempeño del proceso. Recomendaciones de la alta dirección. Resultados de la revisión por la dirección. Página 4 de 6

5 Se investiga la causa raíz de la no conformidad relativa al servicio, al proceso y/o al Sistema de Gestión de la Calidad y se registran los resultados de la investigación en el formato de acciones preventivas. En este formato se documentan las acciones preventivas necesarias para eliminar la causa de la no conformidad potencial y los controles que aseguren que la acción preventiva se llevó a cabo y es efectiva Es responsabilidad del Dueño de Proceso. Implementar la acción preventiva y una vez transcurrido el plazo comprobar la implantación y su eficacia. Asimismo, deberá solicitar al titular de la dependencia u organismo autorice su cierre y se informe al representante de la dirección el cierre de la misma remitiendo archivo electrónico el formato de acciones preventiva. Por último, una vez cerrada la no conformidad archivar el original Seguimiento de las Acciones. Con el objeto de tener un control sobre el cumplimiento de las acciones preventivas, el representante de la dirección a través de la tendrá registro de las mismas para dar seguimiento en la que se indican las acciones preventivas adoptadas, responsables de implantación, plazo y fecha de cierre El Dueño de Proceso y su equipo de trabajo. Deberán identificar y tomar decisiones para la solución de situaciones no deseables, registrando las conclusiones del análisis en el formato de acción preventiva Para el registro de las Acciones, se deberá utilizar el formato FOR-DIG-UIN-034, siguiendo las instrucciones establecidas en dicho formato. 1. El titular de la dependencia u organismo verificará sí las actividades manifestadas son eficaces para cerrar la no conformidad, o en su caso, solicitará al dueño de proceso una reprogramación para su verificación. 2. El cierre de la no conformidad estará a cargo del titular de la dependencia u organismo El Representante de la Dirección. Presentará un informe relevante sobre las acciones efectuadas que demuestran el estado que guardan las mismas para ser revisadas en reunión de la alta dirección. 7 A N E X O S El formato de Acciones FOR-DIG-UIN-034 está disponible en la página de internet del SGC. 8 DISTRIBUCIÓN Este procedimiento está disponible en la página de internet Página 5 de 6

6 9 HISTORIAL DE CAMBIOS NIV. DE FECHA: DESCRIPCIÓN: REV.: 2/ENERO/2010 Emisión del documento. 1 14/ENERO/2010 Cambio de Imagen Institucional y nombre de nuevas autoridades. De conformidad al acuerdo de cabildo N. 348/2010 establecido en la gaceta 2 24/MARZO/2011 municipal No. 43 de fecha 17 de diciembre de 2010 donde se estableció nuevo Escudo Heráldico, se incluyó en la imagen institucional del SGC y dicho Escudo. Cambio de Imagen Institucional y nombre de nuevas autoridades. 3 16/ENE/ /FEB/14 Cambio de la imagen institucional, así como la fecha y versión vigente. 6 01/MAR/14 Se cambió el nombre del Titular de la FIN DEL DOCUMENTO Página 6 de 6

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