Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Veracruzana Procedimiento: Acciones Correctivas y Preventivas (SGCUV-GE-P-05)

Transcripción

1 Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Veracruzana Procedimiento: Acciones Correctivas y Preventivas (SGCUV-GE-P-05) CONTENIDO 1. Objetivo 11. Alcance 111. Definiciones y Terminología IV. Políticas V. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo A. Identifica NC real o potencial B. Análisis y solución de la causa C. Seguimiento y liberación de la acción correctiva o preventiva VI. VII. Referencias Histórico de Revisiones VIII. Firmas IX. Anexos Anexo 1 Diagrama de Flujo

2 1. Objetivo Establecer la metodología para identificar, controlar y llevar a cabo acciones eficaces que eliminen la causa raíz de no conformidades (NC) reales o potenciales. 11. Alcance Se aplica a todos los procesos de las entidades académicas y dependencias de la Universidad Veracruzana implementados y certificados o en proceso de implementación y certificación, formen o no parte del SGCUV Definiciones y Terminología Se aplican las definiciones de la norma ISO 9000 (fundamentos y vocabulario), en la versión aplicable vigente, así como los términos y abreviaturas contemplados en el Glosario Institucional de Términos UV (UOM-GE-GL-01). IV. Políticas 1. Todo participante en los procesos, debe aplicar el presente procedimiento cuando identifique el incumplimiento o un posible incumplimiento a un requisito. 2. Toda acción correctiva o preventiva requiere un análisis, evaluación de las acciones propuestas y solución de la causa raíz de la no conformidad, para su liberación. 3. Toda no conformidad real o potencial detectada debe atenderse inmediatamente. 4. Toda queja del demandante de servicio se debe atender de acuerdo a este procedimiento y se solicitará su participación en los casos que así lo amerite. 5. Cuando las acciones propuestas no se lleven a cabo en el término establecido, se debe contar con una justificación documentada donde se especifique el porqué del incumplimiento. 6. Cada Titular de Entidad Académica o Dependencia define la forma en que hará el seguimiento y control de las acciones correctivas y preventivas de acuerdo a sus necesidades.

3 V. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo A. Identificación de una NC real o potencial Personal involucrado en el SGCUV 1. Identifica el incumplimiento o riesgo de un posible incumplimiento de un requisito y en su caso lo comunica a su jefe inmediato, para que una vez requisitada la sección I del formato de Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas (SGCUV-GE-F-08), según su instructivo, preferentemente con el personal operativo involucrado, lo turne al Titular del Area que detecta NC y/o Representante de la Dirección del Proceso. Titular y/o Representante de la Dirección del Área que detecta NC 2. Recibe la notificación que se ha detectado una NC real o potencial. 3. Analiza la sección I del formato y asigna folio para su control y seguimiento. 4. Remite preferentemente por correo electrónico el forrnato (SGCUV-GE-F-08) al Representante de la Dirección y/o al Titular del Área que atiende la NC. 5. Recibe confirmación de recibido. Titular del Área y/o Representante de la Dirección que atiende NC 6. Recibe la notificación que se ha identificado una NC real o potencial detectada de: a) Titular y/o Representante de la Dirección del Área que detecta NC, con la sección I del formato (SGCUV-GE-F-08) requisitada. b) Personal o participante involucrado en el SGCUV. c) Auditor Interno o Externo, registrada en el inforrne final de la auditoria. d) Demandante del servicio, expresada por cualquier medio. e) Procedente del Procedimiento de Control de Producto No Conforme (SGCUV-GE-P-04), con la sección I del formato (SGCUV-GE-F-08) requisitada. 7. Registra en su control para seguimiento de NC. B. Análisis y solución de la causa 8. Analiza el incumplimiento o posible incumplimiento y determina si procede la NC: a) No procede: informal a quien notificó de la NC, el motivo del rechazo. b) Si procede: instruye al personal operativo para que realice las acciones procedentes y se asegura que se aplique este procedimiento en su área.

4 Titular del Área y Personal operativo que atiende NC 9. Determinan la causa raíz utilizando herramientas de análisis. 10. Planifican y requisitan la sección 11 del formato (SGCUV-GE-F-08) de acuerdo a su instructivo. 11. Llevan a cabo las acciones apropiadas para eliminar la causa raíz de la NC para asegurarse que no vuelvan a ocurrir o que puedan suceder, generan y archivan las evidencias de estas acciones. C. Seguimiento y liberación de la acción correctiva o preventiva 12. Verifican la efectividad de las acciones (si procede, efectúan prueba piloto) a) No se eliminó la causa raíz: reinician el procedimiento desde el punto 9. b) Se eliminó la causa raíz: registran resultados y envía formato (SGCUV-GE-F- 08) para su liberación. Titular y/o Representante de la Dirección del Área que detecta la NC 13. Recibe formato (SGCUV-GE-F-081, comprueba que se haya eliminado la causa raíz. 14. Libera la NC y requisita la sección 111 del formato (SGCUV-GE-F-08) de acuerdo al instructivo. 15. Turna al Titular del área que atiende la NC para que archive la evidencia de la acción correctiva o preventiva cerrada y a su Representante de la Dirección para su seguimiento. 16. Registra los resultados de las acciones tomadas en su control para seguimiento de NC. Titular del Área y Personal operativo que atienden NC 17. Recibe formato (SGCUV-GE-F-08) y registra en el control para seguimiento de la NC, archiva los registros. VI. Referencias a) Norma ISO 9000 Fundamentos y Vocabulario, en la versión aplicable vigente. b) Norma ISO 9001 Requisitos, en la versión aplicable vigente. c) Glosario Institucional de Términos UV (UOM-GE-GL-01) d) Procedimiento: Control del Producto o Servicio No Conforme (SGCUV-GE-P-04) e) Formatos: SGCUV-GE-F-08 Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas

5 VII. Histórico de Revisiones VIII. Firmas de Autorización Fecha Propone Autoriza A... Entrada en utorlzaclon v. Igor o. Suárez Sánchez Unidad de Organización y Métodos \.. J O_ dv'-v\a.>-"--v'v C.P. Fidel Saavedra Uribe Director de Planeaci6n Institucional 21 / / IX. Anexos Anexo 1 Diagrama de Flujo

6 Anexo 1 D' lagrama d e FI ujo ' Titular y/o Personal Representante que involucrado en el detecta una NC real SGCUV o potencial Titular y/o Representante que atiende una NC real o potencial Titular y personal que atiende una NC real o potencial / Identifica el incumplimiento real o Recibe form ato (SGCUVpotencial de un Recibe form ato (SGCUV- GE-F-081, registra para su req uisito, lo comunica a - ~ GE-F-081, asigna folio y f- control y analiza el su jefe y requi sitan remite incumplimiento o posible sección I del formato de incumplimiento ACYP (SGCUV-GE-F-08) No Analiza y detennina si procede Si Instru ye al personal operativo que realice acciones ~ Informa a quien notifi có, J el motivo del rechazo Determinan causa raíz de la NC y requisitan sección 11 del formato (SGCUV-GE-F-08) ~ Realizan acciones para eliminar causa raíz de la NC y verifican eficacia ~ Se eliminó la causa raíz? [sdl Comprueba eliminación Registra resultados y de causa raiz de NC, la envia formato (SGCUVlibera y requisita sección GE-F-08) para su 111 del form ato (SGCUV- liberación GE-F-08) Turna acción correctiva Recibe form ato (SGCUVo preventiva cerrada y registra resultados en su GE-F-08) y registra y archiva control No

7 : o '._(p,ªc.'ser Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Veracruzana Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas Id. SGCUV-GE-F-08,FójlO Fecha de detección Ola Mes Mo _-- -._-- _.-. --~ _ ",, - - lii"n'álisls:y s'oluclón'd,,'la 'causa -- - l' " l!ºn.a_c;!ª, P_<?t..\!LL~p-ºn~-ª"le:.i:!!'~l\ºJ ven!i!hlª : ~!iqnfq!l!liqai:l ;k....j omo:determino la(~l c usa(s) ",iz: SI NÓ [ _._ =- _ ~...: - _--.. " ~......, 1JI;;! IJbe.r.acjón,de.l,a :ac~ióo.c_o!r.e_cti~o..j PLeYj!nti.\@_J. -:. ~ _, Titular I del'.. ~ a _". ue D e lacta, y lo Alta: Di recel ó n :~ e Mes A~o Nombre y firma Histórico de Revisiones Firmas de Autorización