COPIA IMPRESA NO CONTROLADA

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1 CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. POLÍTICAS 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 5. PROCEDIMIENTO 6. DIAGRAMA DE FLUJO 7. REGISTROS 8. MODIFICACIONES 9. ANEXOS Fecha de elaboración: 15 de octubre de 2007 Fecha de Vigencia: 11 de noviembre del 2011 Elaboró: F. López, L.E. Araiza, E. Hdez., M. Hdéz., G. Arroyo, F. Graciano, I. Caballero Revisó: Raquel Y. Lara Gallegos Autorizó: Carlos I. Luhrs Eijkelboom 1 de 7

2 1. OBJETIVO 1.1. Definir los lineamientos que permitan determinar las acciones preventivas apropiadas para eliminar las causas de no conformidades potenciales y prevenir su ocurrencia 2. ALCANCE 2.1. Aplica a todos los procesos del SGC del Colegio de Estudios Científicos y Tecnológicos del Estado de Querétaro. 3. POLÍTICAS 3.1. Se fortalecerá el SGC a través de la identificación de no conformidades potenciales Las acciones preventivas pueden ser detectadas y registradas por cualquier miembro del CECyTEQ cuando observe una No Conformidad potencial 3.3. Se atenderán las acciones preventivas sin demora injustificada, de acuerdo a la magnitud y al riesgo, en el menor tiempo posible Se dará la importancia apropiada a las acciones preventivas conforma a la magnitud de la No Conformidad potencial 2 de 7

3 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 4.1. Responsabilidad Del personal del CECyTEQ: Identificar y documentar acciones preventivas Diseñar, implementar y dar cumplimiento al plan de acciones preventivas para las que haya sido asignado De los Directores: Informar al Representante de la Dirección quien será el encargado de atender las acciones preventivas Responsable de Calidad Dar seguimiento al cumplimiento de las acciones 4.2. Autoridad Del Representante de la Dirección: Designar al responsable de verificar el cumplimiento del plan de acción derivado de las acciones preventivas así como de su efectividad Del Auditor designado como verificador de las acciones preventivas: Declarar la efectividad o la no efectividad de las acciones preventivas llevadas a cabo 3 de 7

4 5. PROCEDIMIENTO 5.1. Al identificar cualquier situación que pueda afectar al SGC, se informa a un AI, al Responsable de Calidad de Plantel, Coordinador de Calidad o al RD Las acciones preventivas pueden generarse a partir de: La revisión de las necesidades y expectativas del cliente Los resultados de la Revisión por la Dirección Los comentarios y sugerencias de los clientes Objetivos de calidad Los registros significativos del SGC Proceso de Enseñanza-Aprendizaje y procesos de apoyo Evaluación de no conformidades que hayan ocurrido en circunstancias similares pero para otros productos, procesos, otras partes de la organización o hasta en otras organizaciones. Nota: Cualquier integrante del Colegio (personal y alumnos) puede reportar actos que considere como NC potencial, independientemente a las que sean identificadas por las fuentes mencionadas El Responsable de Calidad de Plantel, Coordinador de Calidad o RD evalúan si es necesario tomar acciones para evitar la ocurrencia de no conformidades Si procede, se solicita al Director que nombre a un responsable para atender la NC potencial El responsable de atender la NC potencial es un integrante del Plantel o Dirección que realiza las actividades o que conoce el proceso involucrado El RD nombra a un integrante del grupo de auditores para que funja como verificador del cumplimiento al plan de Acción Preventiva La codificación para el número de Reporte de Acción Preventiva será la siguiente: Consecutivo de AP en el plantel ó Dirección de área (en DG) / Iníciales de: Plantel o Dirección de área (en DG) 5.5. El responsable de atender la NC potencial identifica el origen de la misma recabando y analizando la información pertinente. Con la información realizar el análisis de ella aplicando alguna herramienta estadística (por ejemplo el método científico, Ishikawa, Deming, etc.) que permita obtener mayor información y encontrar la (s) causa (s) raíz potencial Una vez detectada la causa-raíz potencial se determinan las acciones preventivas que permitan eliminar la NC potencial detectada Estas acciones se registran en el formato Reporte de AP FAP El plan de acción preventiva incluye: una o más actividades para cada causa identificada responsables las fechas de inicio y de término 4 de 7

5 El responsable de atender la NC potencial entrega el Reporte de Acciones Preventivas al Responsable de Calidad de Plantel para que de seguimiento al plan de acción preventiva Cuando se concluyen las actividades planteadas en el plan se le informa al Auditor designado para que verifique el cumplimiento al 100% de las actividades planteadas. El auditor verifica: Las acciones realizadas correspondan a los efectos de los problemas potenciales Las acciones programadas se hayan realizado en la fecha establecida La efectividad de las acciones permitan comprobar que la NC potencial no se presentará 5.8. De acuerdo a la evidencia presentada, el auditor declara la AP como efectiva o no efectiva Si la AP es declara como no efectiva se le solicita al responsable de la acción el replanteamiento de la misma, siguiendo los pasos descritos anteriormente en este procedimiento (a partir del punto 5.4), y comunica al Responsable de Calidad de Plantel para que se retome el seguimiento Si la AP es declarada como efectiva el Reporte de Acciones Preventivas y la evidencia aportada son archivados en las carpetas del Responsable de Calidad de Plantel o en las carpetas del Coordinador de Calidad, dependiendo de la ubicación de la NC, declarando el cierre de la misma. 5 de 7

6 6. DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Detecta NC potencial Procede? Si Nombramiento Responsable de atender Auditor verificador Determina Causa- Raíz Elabora plan de acción Implementa plan de acción Concluye plan de acción e informa Verifica No FP-001 FAP-001 Rechaza Seguimiento No cumple? Si Cierra Fin FAP de 7

7 7. REGISTROS Título Código Periodo de retención Responsable Ubicación Reporte de AP FAP años RCP/CC Plantel/DPE 8. MODIFICACIONES 8.1. Se corrige Se actualiza el nombre del Representante de la Dirección 8.3. Se anexa 5.4 Codificación a número de Reporte de Acción Preventiva, reenumerando los puntos a partir del mismo 8.4. En 5.4 Se cambia la codificación de Reporte de Acción Preventiva 9. ANEXO 7 de 7

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