Manual de Usuario. Los (Las) Integrantes del Equipo. Control de versiones. Sistema de Administración de Activos Fijos Versión: 0.2 Fecha: 22/11/2013

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1 Manual de Usuario. Sistema de Administración de Activos Fijos Versión: 0.2 Fecha: 22/11/2013 Los (Las) Integrantes del Equipo Nombre Anaiz Menchaca Murillo Iván Eliseo Tinajero Díaz Puesto Ingeniera de Software Ingeniero de Software Control de versiones Nombre del Archivo Versión Fecha Autor(a) Comentarios MAN_SAAF_Personal_ v /11/2013 Anaiz Menchaca Murillo Iván Eliseo Tinajero Diaz. Actualización de Pantallas. 22/11/2013 F-CSI-07 1 / 16

2 Índice 1. INTRODUCCION INGRESAR AL SISTEMA AUTENTIFICACION CAMBIAR CONTRASEÑA MOBILIARIO Y EQUIPO... 9 FIRMAR RESGUARDOS DE MOBILIARIO Y EQUIPO: INCONSISTENCIAS LEVANTAR REGISTRO DE INCONSISTENCIA: VER INCONSISTENCIAS DE BIENES MUEBLES: BÚSQUEDAS COMO REALIZAR UNA BÚSQUEDA: REPORTES /11/2013 F-CSI-07 2 / 16

3 1. INTRODUCCION Bienvenido al Sistema de Administración de activos Fijos de Gobierno del Estado de Zacatecas. El presente manual le permitirá utilizar las funciones provistas por el mismo. Para comenzar a utilizar el sistema se le recomienda que lea este documento y proceda a obtener un usuario para el mismo, posteriormente, verifique los requerimientos técnicos, de hardware y software de su equipo. Una vez que haya cubierto estos requerimientos, proceda a ingresar dentro del sistema, el cual le permitirá realizar entre otras funciones: Firmar resguardos de las dependencias. Registrar inconsistencias. Otras Usuario(a) Un (una) usuario(a) es un nombre único dentro de la base de datos del sistema, el cual identifica un (una) usuario(a) autorizado(a) para trabajar dentro del mismo. Password o Contraseña Un Password o contraseña es un conjunto de caracteres (puede tratarse de una palabra, números, letras o símbolos) que tiene como finalidad la protección de nuestro acceso a un sistema o equipo. Elija cuidadosamente los componentes de un Password, así como las personas que tendrán acceso al mismo. La seguridad de la información que mantenga dentro de un sistema o equipo dependerá de esta protección. Requerimientos Técnicos para el Sistema Para poder utilizar correctamente el sistema, deberá de cubrir los siguientes requisitos técnicos: Equipo de cómputo: Para utilizar esta herramienta debe de disponer de un equipo de cómputo (Computadora): no existen requerimientos mínimos para la computadora que se puede utilizar. Sistema operativo y paquetes de cómputo, cualquiera de los siguientes puede ser utilizado: Windows 95 Windows 98 Windows NT Windows Me Windows XP Windows Vista Windows 7 Windows 8 Linux (Cualquier distribución con interfaz gráfica) Mac OS 22/11/2013 F-CSI-07 3 / 16

4 Se requiere también que la computadora en cuestión cuente con un paquete de navegación en la Web, cualquiera de los siguientes es suficiente: Microsoft Internet Explorer (Versión 7.0 o superior) Mozilla Firefox (Versión 20.0 o superior) (Recomendado: También deberá estar instalado el paquete de Adobe Acrobat Reader (http://www.adobe.es), con la finalidad de que pueda abrir e imprimir los reportes que el sistema genera. Este paquete está disponible a través de una pequeña descarga de carácter gratuito. Conexión a Internet: Para trabajar con el Sistema, es indispensable que la computadora en donde se va a operar cuente con una conexión a Internet de cualquier tipo: Dial-Up (Por vía telefónica y modem) Prodigy Infinitum Cable (Con su proveedor de TV por Cable) Red Interna Es importante hacer notar que no es necesario que esta conexión sea permanente, sin embargo, la conexión debe de estar funcionando en el momento de realizar cualquier operación en el sistema, de otra manera, será imposible operarlo. NOTA: El sistema no guarda información alguna en la computadora en donde se trabaja, toda la información es enviada a los servidores de la aplicación, en consecuencia, se puede trabajar en cualquier computadora, aún en ocasiones diferentes, es decir, aunque la información se capture un día en la computadora doméstica, y otro día en la computadora de nuestras Oficinas, esta siempre estará disponible. De esta forma, si no contamos con conexión alguna al Internet en nuestro negocio, podemos recurrir a otras opciones para realizar nuestras capturas sin poner en riesgo la seguridad de nuestra información. 2. INGRESAR AL SISTEMA Ejecute los siguientes pasos para tener acceso al sistema, una vez que se le hayan asignado su Nombre de Usuario(a) y Contraseña: Conectarse a Internet: verifique que su equipo de cómputo se encuentre conectado a Internet, por cualquiera de los medios mencionados en la sección de Requerimientos Técnicos. Navegador de Internet: ya confirmada su conexión, abra un navegador de Internet (Cualquier de los mencionados en la sección de Requerimientos Técnicos funcionará bien), dando un doble clic sobre el icono o el menú de dicho navegador. Por ejemplo, los siguientes: 22/11/2013 F-CSI-07 4 / 16

5 Ingresando a la página: Una vez abierta la ventana del navegador, teclee, en la barra de Direcciones, el URL (Dirección Web) de la aplicación: Después presione la tecla Intro o Enter, o bien en el navegador, presione el botón Ir. Firefox IExplorer En este momento, la computadora se conectará a la página que alberga al sistema. Al cargarse, el navegador mostrará el siguiente formulario: En este formulario se verificará la identidad de los (las) usuarios(as) del mismo, si lo desea, y para su conveniencia, añada esta página a la lista de sus Marcadores o Favoritos. 3. AUTENTIFICACION En el formulario de acceso al Sistema, teclee sus datos de autentificación en los campos que le son solicitados, primero su Nombre de Usuario(a), y posteriormente su Password o Contraseña. (Ej. Usuario(a): omg 22/11/2013 F-CSI-07 5 / 16

6 Contraseña: apple) La contraseña se encuentra Enmascarada, por lo cual no se verá mientras teclea, sólo aparecerán asteriscos sobre el campo de texto. Una vez que haya tecleado estos datos, presione el botón Aceptar o presione la tecla Enter/Intro para ingresar al Sistema. En el caso de que haya ingresado alguno de los datos, ya sea su Usuario(a) o su Contraseña de manera incorrecta, el sistema le enviará un mensaje de alerta y lo devolverá a la ventana de Autentificación, para que pueda repetir el intento. La pantalla del Sistema de Administración de activos Fijos Al ingresar al sistema se enfrentará a la pantalla principal de trabajo, que será su herramienta constante durante el uso de la aplicación, su aspecto general es este: 22/11/2013 F-CSI-07 6 / 16

7 Formulario Un Formulario es una pantalla o ventana dedicada a la captura, manejo o presentación de un conjunto de datos relacionados dentro del Sistema. Para considerar que los datos están relacionados, estos se agrupan mediante intereses o relevancias comunes a los mismos, por ello se colocan juntos. Todas las tareas del Sistema están asociadas con Formularios específicos, a los cuales se puede acceder mediante los elementos del Menú Principal. Ventana Emergente Una Ventana Emergente es un elemento que su Navegador de Internet provee para mostrarle información adicional a la que tiene desplegada en la ventana en la cual se encuentra trabajando en un momento dado. Estas ventanas aparecen frente a su ventana actual y frecuentemente son de menor tamaño que la misma. Este sistema envía algunas ventanas emergentes para presentar Formularios complementarios a aquellos en los cuales se están trabajando. Todas estas ventanas poseen botones que permiten cerrarlas una vez que se ha terminado de trabajar con ellas, sin embargo puede ocurrir que por omisión, alguna de estas ventanas pase a segundo plano (es decir, detrás de nuestra ventana principal), y quede inadvertidamente abierta aún después de que se haya trabajado en el sistema. Esto no represente problema alguno ni pone en riesgo nuestra información, basta con cerrar la ventana mencionada utilizando el control (X) que se encuentra en la parte superior derecha de la misma para que esta desaparezca. Botones de Acción 22/11/2013 F-CSI-07 7 / 16

8 Dentro del la Ventana Principal del Sistema, en la parte inferior derecha de la misma encontraremos la sección de los Botones de Acción. Estos botones nos permiten trabajar con el Formulario que tenemos abierto. Es decir, sin importar que tarea estemos realizando dentro del sistema, estos botones siempre conservarán su misma funcionalidad. Los botones son los siguientes: Guardar sirve para actualizar en el servidor la información que estemos trabajando en un momento determinado. Una vez que lo presionamos, el sistema recarga el Formulario, el cual aparece ya con los datos actualizados. Cancelar sirve para cancelar la actividad que se esté realizando en ese momento. Menú Principal El Menú Principal aparece en la parte inferior izquierda presionando el botón Inicio. Los Menús contenidos en esta parte son: Mobiliario y Equipo Inconsistencias Reportes. Cada una de estos Menús, al ser presionado o activado, despliega una serie de opciones, las cuales a su vez pueden ser activadas para cambiar la funcionalidad en la cual se encuentre trabajando el (la) usuario(a) en cualquier momento. 4. CAMBIAR CONTRASEÑA Para realizar un cambio de su Contraseña actual por una diferente, siga los siguientes pasos. 22/11/2013 F-CSI-07 8 / 16

9 1. Se abrirá el Formulario Cambiar Contraseña. 2. Teclee su Contraseña Actual (aquella que desea sustituir), dentro del campo señalado para dicho fin ( Contraseña Actual ). 3. Dentro del campo Contraseña Nueva, escriba la contraseña que ha elegido para utilizar de ahora en adelante dentro del sistema. Verifique con cuidado como la ha escrito. 4. Escriba por segunda ocasión su contraseña nueva dentro del campo Reescribir Contraseña Nueva. Esto con la finalidad de verificar que haya introducido exactamente los caracteres que usted desea. 5. Presione el botón Guardar. 6. En caso de que el cambio se halla llevado a cabo con éxito, aparecerá el texto la contraseña ha sido cambiada sobre el recuadro y se limpiarán los campos del mismo. 7. Si aparece el mensaje La contraseña actual no coincide y los campos se limpian, será indicativo de que está introduciendo su contraseña actual de manera errónea. 8. Una vez que este proceso se haya llevado a cabo con éxito, deberá entrar al sistema con su nueva contraseña a partir de ahora. 5. MOBILIARIO Y EQUIPO FIRMAR RESGUARDOS DE MOBILIARIO Y EQUIPO: Este módulo le permitirá firmar los resguardos de Mobiliario y Equipo, para realizar el procedimiento siga estos pasos: 1. Diríjase al menú Mobiliario y Equipo y seleccione la opción Firmar resguardos de mobiliario y equipo. Aparecerá la siguiente pantalla, donde deberá seleccionar la dependencia de la cual se realizó la revisión: 2. Aparecerá las solicitudes de resguardo a firmar. Seleccione los resguardos a firmar, marcando la caja que se encuentra del lado derecho de cada registro y presione el botón de Firmar. 22/11/2013 F-CSI-07 9 / 16

10 6. INCONSISTENCIAS LEVANTAR REGISTRO DE INCONSISTENCIA: Para levantar una inconsistencia, realice los siguientes pasos: 1. Diríjase al menú Inconsistencias y seleccione la opción Registrar inconsistencia. 2. Para buscar el activo al cual se le levantará la inconsistencia, de clic sobre el icono de búsqueda. Se abrirá la siguiente ventana donde deberá realizar la búsqueda: 22/11/2013 F-CSI / 16

11 3. Una vez localizado ce clic sobre la columna Nombre del registro, los datos se cargarán en la pantalla principal como se muestra a continuación: 4. Deberá llenar los siguientes campos: Fecha Revisión: Seleccione la fecha en que fue detectada la inconsistencia. Motivo: Seleccione el motivo por la cual se está levantando la inconsistencia. Observaciones. 5. Una vez que haya llenado los campos de manera correcta, presione el botón Guardar para salvar los datos; el sistema le enviará un mensaje avisándole que el registro se ah guardado satisfactoriamente. VER INCONSISTENCIAS DE BIENES MUEBLES: Este módulo le permitirá ver las inconsistencias detectadas durante las revisiones de bienes muebles en las Dependencias. Para observar el módulo diríjase al menú Inconsistencias y seleccione la opción Inconsistencias de Bienes Muebles, aparecerá la siguiente pantalla mostrándole un listado de todas las inconsistencias presentadas: 22/11/2013 F-CSI / 16

12 La columna Estado nos hace referencia al estado en el que se encuentra la inconsistencia, existiendo 3 tipos: Inconsistencia: Esta inconsistencia se encuentra en la dependencia en espera de que sea solventada; por lo tanto no podrá aun ver el detalle. Solventada: La dependencia ah atendido dicha inconsistencia, por lo tanto se podrá consultar el detalle de la misma de la siguiente manera: 1. Presione el icono que se encuentra en la columna Detalle del registro que desee consultar, se presentará la siguiente pantalla en la que podrá ver de qué manera la Dependencia ah solventado la inconsistencia: 2. Para ver las Observaciones que fueron hechas por la Administración de Activos a la Dependencia sobre dicha Inconsistencia, de clic sobre la liga Observaciones y se abrirá una ventana mostrando la información. 22/11/2013 F-CSI / 16

13 3. Para descargar los archivos adjuntos de clic sobre el icono que se encuentra a la derecha en la sección marcada como Archivos Adjuntos. Mientras la inconsistencia permanezca en estado Solventada, aún estará pendiente para que sea revisada y aceptada por la Dirección de Administración de Activos. Aceptada: Una vez que haya sido revisada y aceptada. 7. BÚSQUEDAS COMO REALIZAR UNA BÚSQUEDA: Para realizar una búsqueda por cualquiera de los campos deberá realizar los siguientes pasos: 1. Al entrar a algunos módulos del sistema, estos cuentan con una sección para la búsqueda de registros ubicada en la parte inferior izquierda de la lista: En donde: Buscar registro. Recarga: Refresca la lista quitando el filtro de búsqueda realizado. 2. Presione la Imagen que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la lista con el título Buscar registro y aparecerá la siguiente ventanita dándole las opciones necesarias para realizar la búsqueda: 3. Seleccione de la primera lista que se encuentra el campo por el cual desea realizar la búsqueda. 4. Seleccione la condición que desea darle a la búsqueda. 5. Teclea la palabra clave para realizar la búsqueda y posteriormente presione el botón Buscar ; los registros arrojados por la búsqueda se mostrarán en la lista. 22/11/2013 F-CSI / 16

14 6. Si desea eliminar la búsqueda presione la opción Reset. 8. REPORTES El sistema cuenta con una parte donde podrá consultar reportes de la información alojada en el sistema. Este módulo se encuentra dividido en 3 secciones principales las cuales son las siguientes: a) Listado de Reportes: Esta sección muestra un listado de reportes a los que tendrá privilegios para consultar, separados por carpeta según el origen del reporte. b) Descripción: Muestra una breve síntesis del reporte seleccionado. c) Visor: En esta sección se muestran los formularios de cada uno de los reportes los cuales se irán mostrando según vaya siendo seleccionado; una vez que se hayan completado los campos requeridos, se mostrará el reporte. Para visualizar los reportes siga estos pasos: 1. Diríjase al menú Reportes, al dar clic se mostrará el generador de reportes: 2. Seleccione el reporte que desee consultar. 3. Se mostrará el formulario, el cual deberá llenar de manera indicada según lo que quiera consultar. 4. Una vez realizado lo anterior se presentará el reporte de la siguiente manera: 22/11/2013 F-CSI / 16

15 5. El visor de reportes del SAA muestra las opciones de Exportar Reporte e Imprimir Reporte : a) Para exportar un reporte deberá dar clic sobre el icono que se encuentra en la parte superior izquierda del visor con el título Exportar Reporte el cual le abrirá la siguiente ventana: b) Seleccione de la lista Formato, el formato al cual desee exportar el reporte; las opciones presentadas son las siguientes: - Excel - PDF - Word - PowerPoint c) Una vez seleccionadas las opciones de cómo desea exportar el reporte, presione el botón OK y espere unos minutos para realizar la exportación. d) Para imprimir el reporte, deberá presionar el botón que se encuentra del lado derecho del botón de Exportar el cual les mostrará la siguiente pantalla en donde deberán seleccionar las opciones para la impresión. 22/11/2013 F-CSI / 16

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