SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Proceso: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /MAR/2011 Versión Inicial Talento Humano /MAR/2014 Se realizaron ajustes a las tareas de identificar la necesidad de contratación la cual se cambia a presentar solicitud incluyendo un formato para tal fin, igualmente se ajustaron las tareas relacionadas con la preselección en la cual se incluye la valoración de las hojas de vida de los candidatos, incluyendo un formato nuevo y el criterio de aceptación de la valoración en el respectivo Plan de Control. Se definieron las evaluaciones de los candidatos según el nivel ocupacional, ajustando igualmente los formatos de entrevista de candidatos, asignando una ponderación para cada una de las etapas de la selección. Director Talento Humano

2 1. OBJETIVO Determinar los criterios para la selección y contratación del personal administrativo, de la Universidad de San Buenaventura Cali. 2. ALCANCE Aplica para la selección y contratación del personal en la Universidad de San Buenaventura seccional Cali, para los cargos administrativos en las diferentes modalidades de contratación. 3. DEFINICIONES ADMINISTRADORA DE FONDO DE PENSIONES (AFP). Entidad industrial y comercial del estado de carácter financiero, de naturaleza especial que ofrece soluciones de pensión a través de sus productos obligatorios y complementarios de ahorro. ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES (ARL). Entidades que tienen como objetivo prevenir, proteger y atender a los trabajadores contra Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales que puedan ocurrir en el trabajo que desarrollan. CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR (CCF). Entidades que tienen como fin promover el mejoramiento del nivel de vida de los trabajadores, sus familias y la comunidad, para lo cual proporcionan bienes y servicios, de acuerdo con el dinero recaudado de los empleadores. CONTRATO LABORAL. Es un acuerdo por el cual una persona natural (empleado) se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica (empleador), bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y a cambio de una remuneración. EMPRESAS PROMOTORAS DE SALUD (EPS). Son las entidades responsables de la afiliación, registro y carnetización de sus afiliados, Las EPS tienen como función básica organizar y garantizar a sus afiliados, la prestación de los servicios contemplados en el Plan Obligatorio de Salud (POS). Página 1 de 7

3 FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTÍA DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL (FOSYGA). Es una cuenta adscrita al ministerio de la protección social, cuyos recursos se destinan a la inversión en salud. ICEBERG. Herramienta informática (software) mediante el cual se gestiona toda la información financiera, contable, administrativa y de talento Humano de la Universidad de San Buenaventura Cali. PERFIL DE CARGO. Es la descripción de los requisitos mínimos de educación, formación, habilidades y experiencia requeridas o necesarias para el desempeño eficientemente del empleado en un puesto de trabajo. PERSONAL ADMINISTRATIVO. Empleados vinculados a la Universidad, que laboran en las diferentes áreas y que desarrollan funciones diferentes a la docencia. SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL (SGSS). Hace referencia a los medios de protección institucionales para amparar a la persona y a su familia frente a los riesgos que atentan contra la capacidad que éstos tienen para generar ingresos suficientes para gozar de una existencia digna y enfrentar contingencias como la enfermedad, la invalidez o la vejez. 4. LÍDER DE PROCEDIMIENTO. Página 2 de 7

4 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Inicio 1. Presentar solicitud de vinculación personal administrativo 1.1 Solicitar a través del Formato de requisición de personal Código PA.04.GH.F15 la vinculación de trabajador con base en lo aprobado en el presupuesto de la unidad 1.2 Revisar y/o complementar el perfil del cargo con las especificaciones necesarias para la convocatoria. 1.3 Publicar convocatoria para cargo vacante. Unidad 2.1 Buscar en el banco de hojas de vida de la Universidad los candidatos que se ajusten al perfil. 2.2 Revisar las hojas de vida y preseleccionar posibles candidatos que se ajusten al perfil del cargo. (PCC) Preseleccionar a los aspirantes a cubrir la vacante. 2.3 Revisar los resultados de la valoración de candidatos. 2.4 Determinar la necesidad de ampliar el número de candidatos preseleccionados. 2.5 Remitir las hojas de vida de los candidatos preseleccionados para el cargo al la unidad respectiva. 2.6 Revisar las hojas de vida enviadas por talento humano Unidad Página 3 de 7 1

5 1 2.7 Determinar la necesidad de ampliar la cantidad de candidatos preseleccionados 2. Preseleccionar a los aspirantes a cubrir la vacante 2.8 tificar por correo electrónico a la necesidad de ampliar el grupo de preseleccionados o ajustes en el mismo 2.1 Unidad 2.9 Enviar por correo electrónico el aval de los preseleccionados 3.1 Revisar con el jefe inmediato el esquema de evaluación a aplicar según las necesidades del cargo y la unidad 3.2 Programar entrevista de los candidatos al cargo vacante 3. Realizar evaluación de los candidatos a ocupar cargo administrativo 3.3 Realizar entrevista al candidato a cubrir la vacante (PCC) 3.4 Realizar filtro de candidatos con base en los resultados de las entrevistas (PCC) 3.5 Programar la realización de las pruebas de selección a los candidatos 3.6 Realizar pruebas de selección para el cargo administrativo (PCC) Unidad / 3.7 Elaborar informe de selección código PA.04.GH.F17 por candidato y enviar al Talento Humano. (PCC) Página 4 de 7 2

6 2 4.1 Revisar los informes de selección junto con el jefe inmediato del cargo vacante 4.2 Seleccionar el candidato a ocupar la vacante 4.3 Realizar la verificación de la experiencia laboral y certificaciones académicas / Jefe Inmediato Auxiliar de 4. Seleccionar al candidato a contratar 4.4 Determinar si la información de educación y experiencia es correcta 4.5 Comunicar la decisión a los participantes no seleccionados a través de correo electrónico 4.6 tificar al asistente de talento Humano la nueva vinculación por correo electrónico (PCC) 4.7 tificar a la persona seleccionada de manera telefónica y correo electrónico los pasos siguientes para terminar el proceso vinculación. (PCC) Asistente de 5. Recopilar y diligenciar documentos para contratación. 4.8 Crear al nuevo trabajador en el sistema ICEBERG 4.9 Ingresar toda la información de la persona a contratar en los sistemas de información de la Universidad 5.1 Validar la información registrada en los sistemas de información versus documentos soportes entregados y entregar carta para realización de exámenes médicos de ingreso (PCC) Auxiliar Administrativo Asistente de Página 5 de 7 3

7 5.2 Asesorar al trabajador en el diligenciamiento de los formatos de afiliación al SGSS y demás requeridos para la vinculación (PCC). 5.3 Entregar información general de la Universidad al nuevo trabajador (PCC) 3 5. Recopilar y diligenciar documentos para contratación. 5.4 Enviar formatos de afiliación al SGSS a las entidades respectivas. 5.5 Determinar si el nuevo empleado posee cuenta bancaria para la consignación de la nómina. 5.6 Entregar a la persona seleccionada carta de apertura de cuenta nómina, en caso de no tener cuenta. Asistente de 5.7 Solicitar al docente la carta de notificación o el número de cuenta bancaria y la entidad para el pago de la nómina. 6.1 Elaborar el contrato de trabajo de acuerdo con el tipo de contratación Secretaria de 6. Generar contrato laboral 6.2 Revisar el contrato de trabajo y determinar si es necesario realizar ajustes. (PCC) 6.3 Realizar ajustes al contrato de acuerdo con la revisión realizada por el 6.4 Garantizar la firma por parte del trabajador y demás firmantes del contrato (PCC) Secretaria de Página 6 de 7 4

8 4 6. Generar contrato laboral 6.5 Registrar el número del contrato del trabajador en el sistema ICEBERG. 6.6 Enviar carpeta del trabajador con contrato y anexos para archivo de Auxiliar Administrativo Secretaria de 7. Archivar historia laboral del personal administrativo 7.1 Ingresar al control de archivo la nueva carpeta del Docente contratado 7.2 Guardar todos documentos soportes en la carpeta de historia laboral Auxiliar de Archivo 7.3 Archivar historias laborales en el archivo de. 8. Realizar seguimiento al procedimiento de selección y contratación personal administrativo 8.1 Realizar seguimiento al desarrollo de las actividades propuestas para el procedimiento 8.2 Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para el procedimiento 9. Realizar ajustes al procedimiento 9.1 Determinar la necesidad de realizar ajustes al procedimiento 9.2 Realizar ajustes al procedimiento Fin Elaboró: Diego Fernando Torres Gaviria Cargo: Fecha: 17/FEB/2014 Firma: Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: de Calidad Fecha: 09/MAR/2014 Firma: Aprobó: Yaneth Díaz Campo Cargo: Directora de Fecha: 17/MAR/2014 Firma: Página 7 de 7