ELECTROHUILA S.A E.S.P. INVITACION PÚBLICA A COTIZAR EHUI-ORSA
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- Ana Isabel Alcaraz Olivera
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1 ELECTROHUILA S.A E.S.P. INVITACION PÚBLICA A COTIZAR EHUI-ORSA INFORMACIÓN GENERAL 1.1 OBJETO. Ejecución de actividades de mantenimiento de redes de energía en cuanto a tareas forestales de control de vegetación, tala, descope, y rocería, recolección del residuo en la fuente, transporte, aprovechamiento y disposición final del residuo para procesos productivos no contaminantes, cumpliendo los estándares de seguridad y normatividad ambiental correspondiente a todos los circuitos asociados a la subestación Bote, subestación Norte, subestación Oriente, subestación Sur, subestación Planta Diesel, subestación Centro, subestación Canaima (en la ciudad de Neiva) en los niveles de tensión I, II y III. 1.2 NORMATIVIDAD APLICABLE La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirá por el derecho privado conforme a lo dispuesto en las leyes 142 de 1994, art. 32; 143 de 1994, art. 8, y el Acuerdo No. 018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue expedido el Reglamento de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P. 1.3 ALCANCE DEL CONTRATO Comprende el suministro de servicios y recursos para atender el objeto de la presente invitación. Los recursos requeridos para ello son personal, herramienta, máquina trituradora, equipo y transporte, los cuales serán liquidados teniendo en cuenta como unidad base de pago el valor cotizado por el oferente en días y aceptado por la ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A E.S.P, para cada ítem.
2 Los recursos humanos y técnicos suministrados por el Contratista serán dirigidos y controlados directamente por él y bajo su supervisión, administración y control. El contratista recibirá del jefe de la División Zona Norte de ELECTROHUILA la programación de los trabajos y el contratista planeará, ejecutará y controlará, de manera diligente, la realización de los mismos utilizando los recursos ofertados. Estos recursos los utilizará el contratista, en la forma antes descrita, para realizar trabajos de mantenimiento de redes de energía en actividades forestales de control de vegetación, tala, descope, y rocería, recolección del residuo en la fuente, transporte, aprovechamiento y disposición final del residuo para procesos productivos no contaminantes, cumpliendo los estándares de seguridad y normatividad ambiental correspondiente a todos los circuitos asociados a las subestación Bote, subestación Norte, subestación Oriente, subestación Sur, subestación Planta Diesel, subestación Centro, subestación Canaima (en la ciudad de Neiva) en los niveles de tensión I, II y III. Al término del contrato todas las líneas a 34.5 y 13.8 kv deben estar sin interferencias o contactos con la vegetación. El valor final del contrato será el que resulte de las programaciones establecidas por la zona diariamente hasta cubrir los 170 días CRITERIOS PARA LA PODA P1: Cuando se interviene el árbol en un porcentaje hasta del 30% del follaje. P2: del 30% hasta el 50%. En cada uno de estos casos la poda debe conservar una distancia de la red entre 2 y 3 metros.
3 TALA: Intervención mayor al 50%, cuando su estado fitosanitario lo requiera según el criterio de la autoridad ambiental, o esté causando daños a nuestra infraestructura eléctrica que no permitan hacer otro tipo de intervención RECURSOS MÍNIMOS REQUERIDOS El oferente debe incluir dentro de los costos de cada ítem de su propuesta, al menos los siguientes elementos: 8 motosierras pequeñas Cuatro motosierras de 4 HP con espada de 40cm. Una sierra rígida manual por podador. Veinte machetes barrigones No.18 con cubierta por podador Cinco tijeras telescópicas aisladas con alcance de 10 m Dos medialunas con pértiga de madera de 3.50 m. Cinco limas para afilar herramientas. Diez manilas de polipropileno en los tamaños y diámetros necesarios para las labores. Diez aparejos dobles. Cinco escaleras de doble cuerpo 8 metros fibra de vidrio dieléctrica. Dos escaleras de doble cuerpo de 12 m de altura en fibra de vidrio dieléctrica. Materiales y herramientas utilizadas en el manejo de la vegetación (cuerdas o sogas, sierras de arco, serrucho plegable de poda, serrucho sobre mando telescópico, tijera telescópica, tijera de dos manos o de fuerza). Una camilla con inmovilizador de cuello para cada vehículo que labore. Botiquín de Primeros Auxilios para cada vehículo Seis cámaras fotográficas con resolución de mínimo 12 mega pixeles. Seis equipos de GPS Cinco pértigas Aisladas Cicatrizantes vegetales
4 La ejecución de las actividades por parte del contratista estará de acuerdo a lo indicado por ELECTROHUILA. El contratista deberá garantizar la correcta y continua disponibilidad de recurso humano, vehículos, equipos, herramientas y elementos requeridos el respeto y cumplimiento estricto de la normatividad ambiental y lo referente a la ejecución del plan de gestión ambiental. Además la coordinación, por parte del funcionario asignado por ELECTROHUILA y los profesionales o tecnólogos forestales del contratista, en lo que aplique a la ejecución del contrato que se suscriba. Los vehículos y talento humano como mínimo utilizado para esta labor debe ser el detallado en el anexo 2. El Contratista responderá por los daños y perjuicios que se causen durante la ejecución del contrato cuando se demuestre su responsabilidad PLAN DE CALIDAD En el momento de entregar la propuesta, el CONTRATISTA deberá preparar y presentar a ELECTROHUILA el plan de calidad en el que especifique cuales procesos, procedimientos y recursos se aplicaran, por quién y cuándo, para dar cumplimiento a los requisitos contractuales. El plan de calidad* deberá comprender como mínimo: a. Alcance del servicio b. Objetivos de calidad c. Especificaciones del servicio d. Responsabilidades e. Control de documentos, datos y registros
5 f. Recursos (Provisión de recursos, materiales, Recurso Humano, Infraestructura y ambiente de trabajo) g. Identificación de requisitos h. Comunicación con ELECTROHUILA i. Procedimientos j. Control de compras k. Control de producto no conforme l. Seguimiento y medición m. Auditorias n. Retroalimentación y mejora. Este documento será revisado y formalmente aceptado dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la formalización del contrato. *Guía para la elaboración: NTC ISO SEGURIDAD INDUSTRIAL Durante la ejecución de los trabajos el contratista está obligado a respetar y hacer cumplir por el personal a su cargo, las normas de seguridad industrial y las instrucciones y observaciones que el funcionario encargado de este tema en ELECTROHUILA exija durante el término de duración del presente contrato, así como se compromete al uso de la dotación adecuada, tales como: a. Casco dieléctrico con barbuquejo b. Gafas de Seguridad y protección c. Protector auditivo tipo Tapón d. Equipo de protección apícola
6 e. Guantes de vaqueta con refuerzo de carnaza f. Ropa adecuada en algodón g. Botas dieléctricas h. Arnés completo y homologado con línea de vida y tercer pretal i. Uso de pretales de ascenso j. Señalización del parqueadero de automotores en el sitio de la obra. M í n i m o c uatro (4) conos por vehículo k. Capas Impermeables tipo abrigo l. Cinta Reflectiva m. Detector de tensión n. Equipos de puesta a tierra, tanto en baja como media tensión o. Banderolas (Pare Siga) p. Señalización y cerramiento del área de trabajo, especificando tipo y características q. Coordinar el cumplimiento de las Reglas de Oro y cumplir obligatoriamente las que correspondan al contratista. r. Uso de cinturón de seguridad. s. Guates dieléctricos para operar controles a 13,2 y 34,5 Kv La indumentaria o el uniforme que porten las personas contratadas, deberá tener los colores y diseños según el manual de imagen corporativa de Electrohuila S.A.E.S.P., el cual deberá permanecer en buenas condiciones, en caso de deteriorarse por el uso, con una frecuencia igual o superior a la legal, el contratista deberá suministrar una nueva dotación, a fin de garantizar su adecuada presentación personal y seguridad. Las personas deberán portar un carné que los acredite como empresa contratista de Electrohuila S.A.E.S.P.
7 Una vez legalizado el contrato el contratista deberá proceder al alistamiento del personal, equipo, vehículos y documentación asociada para lo cual tendrá cinco días hábiles para el inicio de los trabajos COMUNICACIONES El contratista deberá disponer de por lo menos dos radio teléfonos programados con la frecuencia de ELECTROHUILA a fin de coordinar las maniobras que correspondan CUADRO DE CANTIDADES El cuadro de cantidades mediante el cual el contratista presentará su oferta está definido en el anexo No ASPECTOS AMBIENTALES Durante la ejecución de los trabajos el contratista está obligado a respetar y hacer cumplir por el personal a su cargo, las normas y legislación ambiental. Se compromete además a: Realizar las prácticas de manejo de la vegetación (actividades forestales) control de vegetación POR DEBAJO DE LA RED DE BAJA TENSIÓN (O EN LA EXISTENTE), tala de árboles, manejo de residuos de poda y tala, despeje de redes en clara observancia de las normas ambientales vigentes, de los compromisos con la autoridad ambiental local y con los propietarios de los predios intervenidos. Tomar todas las medidas preventivas de manejo ambiental para evitar impactos al medio biótico, físico y social (Generación de residuos vegetales, provenientes de la poda y tala de la arborización emisión de material particulado y generación de ruido proveniente del parque automotor Afectación a la vegetación por poda inadecuada ocasionando deformaciones a las copas y deterioro a la arborización afectación al paisaje por poda y tala de árboles afectación a la comunidad por presencia de trabajadores en la zona obstrucción del tráfico vehicular y peatonal.
8 Realizar adecuado manejo de residuos de poda y tala (recolección, transporte y disposición final del material vegetal), al igual que el retiro de las raíces o cepas, los cuales son de su única responsabilidad y cuyos costos se entienden incluidos dentro de los ítems de su propuesta, en ningún caso se aceptarán sobrecostos que no hayan sido considerados dentro de su propuesta. Acatar las recomendaciones y lineamientos del Plan de Manejo Ambiental de ELECTROHUILA y cumplir con el cronograma de actividades mensual de acuerdo con la programación del interventor. Documentar diaria, semanal y mensualmente los procesos operativos en las planillas y formatos definidos por ELECTROHUILA, incluyendo: la evaluación, el análisis y el diagnóstico de la vegetación asociada a las redes y las características de las especies forestales a intervenir documentar en medio fotográfico y escrito: estimativos en Kg. de residuos de poda, determinar numéricamente cuántos árboles se van a intervenir, qué otros residuos se generan, etc. Con ésta información deberá presentar un informe mensual en medio físico y magnético debidamente documentado. En caso de que el contratista realice alguna acción u omisión de acuerdo a lo requerido por la autoridad ambiental dentro de la ejecución del objeto, y que esto conlleve a alguna sanción para ELECTROHUILA S.A. E.S.P, ésta será descontada de los pagos pendientes, cuando el contrato aún esté en ejecución o vía solicitud al contratista si el contrato ya ha finalizado, sin detrimento de las acciones legales que ELECTROHUILA puede iniciar. El proponente con la sola presentación de su oferta acepta esta condición. Los funcionarios del contratista, antes de iniciar las labores propias del objeto de este contrato, deben asistir obligatoriamente a la capacitación que ELECTROHUILA les dará en la aplicación de sus actividades, de los aspectos ambientales que actualmente
9 tenemos. Prácticas de intervenciones forestales, actitud ante los propietarios de los predios o especies, ante la comunidad en general. El Contratista debe dejar limpia el área de trabajo intervenida y darle buen uso y destino final adecuado a las basuras o escombros generados en la realización de las actividades de tal manera, además, que eliminen riesgos en la circulación de peatones, animales o vehículos ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL PERSONAL Todos los trabajadores serán de libre vinculación y desvinculación del contratista con quien se suscriba el contrato y no adquieren vinculación laboral, administrativa, ni de ninguna índole con ELECTROHUILA S.A. E.S.P. Por tanto corre a cargo del contratista el pago de salarios, indemnización, bonificaciones y prestaciones sociales a que ellos tengan derecho. No obstante lo anterior, ELECTROHUILA podrá solicitar al contratista, sin que sea necesario justificación alguna, la desvinculación de cualquier trabajador de las obras materia de este contrato sin que por ello adquiera obligación alguna con el trabajador o con el contratista FUNCIONARIOS INGENIEROS AMBIENTAL Y ELECTRICISTA La persona encargada por el contratista, para realizar las actividades de Coordinador de los grupos de trabajo, deberá poseer el título de Ingeniero ambiental o electricista, en éste último caso debe acreditar conocimientos en ambiental o haber laborado en trabajos con funciones relacionadas con el objeto de la presente invitación, adicionalmente tendrán que tener el certificado básico actualizado para trabajo en altura. Acreditar experiencia y/o conocimiento de la realización de las actividades o funciones más adelante relacionadas Funciones Estos profesionales, durante el periodo de ejecución del contrato, deberán ejercer o
10 realizar las siguientes funciones básicas: a. Conocer la legislación ambiental y del sector eléctrico. b. Evaluar, analizar y diagnosticar la vegetación asociada y las características de los árboles que están dentro del área de influencia de los circuitos de distribución de energía (talla o porte del árbol morfología de los árboles velocidad de crecimiento sistema radicular, estado fitosanitario, entre otras). c. Manejar técnicamente los aspectos generales sobre los árboles, poda técnica de árboles, tala de árboles, siembra o plantación, trasplante de árboles, manejo de residuos de poda y tala, despeje de redes. d. Manejar los programas de EXCEL, WORD y PROJECT e interpretación de planos. e. Realizar la coordinación del manejo de residuos de poda y tala (recolección, transporte y disposición final del material vegetal). f. Realizar la coordinación del manejo de residuos generales (recolección, transporte, almacenamiento, aprovechamiento y disposición final) g. disposición final de material resultante de la actividad vegetal, y la no vegetal se entrega a Electrohuila para su disposición final. h. Aportar en el mejoramiento de los documentos que ELECTROHUILA disponga para el Plan de Manejo Forestal y Plan de Manejo de Residuos Sólidos, en los aspectos concernientes al objeto del contrato. i. Acatar las recomendaciones y lineamientos del Plan de Manejo Ambiental de ELECTROHUILA y cumplir con el cronograma de actividades mensual de acuerdo con la programación del interventor. j. Asistir y participar activamente en las capacitaciones de normatividad ambiental, aspectos técnico -ambientales o actividades similares que lideren ELECTROHUILA o la autoridad ambiental competente. k. Documentar diaria, semanal y mensual los procesos operativos en las planillas y formatos definidos por ELECTROHUILA, incluyendo: la evaluación, el análisis y el diagnóstico de la vegetación asociada a las redes y las características de las especies forestales a intervenir (talla o porte morfología
11 velocidad de crecimiento sistema radicular, estado fitosanitario, entre otras). l. Documentar en medio fotográfico y escrito: estimativos en kg de residuos de poda, determinar numéricamente cuántos árboles se van a intervenir, qué otros residuos se generan, etc. m. Aplicar las reglas y normas técnicas y ambientales para realizar trabajos en redes de energía eléctrica. n. Disponerse para desempeñar su trabajo con el compromiso de ser respetuoso y fiel cumplidor de las normas de seguridad. o. Aplicación básica de primeros auxilios para afrontar situaciones de emergencia. p. Conducir camioneta asignada y tener su respectivo pase de conducción y cursos mínimos. q. Evidenciar con registro fotográfico de antes y después, todos y cada uno de los árboles intervenidos. r. Gestionar información a través del SITEC de Electrohuila y mantenerlo actualizado de manera permanente, ingresando la información con máximo un día posterior a la ejecución de los trabajos. s. El ingeniero electricista deberá adelantar todas las labores necesarias que permitan dar cumplimiento a la normatividad asociada con el ejercicio de trabajos en redes eléctricas, con el objeto de garantizar la correcta ejecución de los trabajos por parte del personal del contratista y por tanto estará a cargo de todas las labores asociadas a las redes eléctricas FUNCIONARIO OPERADOR PODADOR MAQUINA TRITURADORA Los requisitos mínimos de este funcionario son los siguientes: 1. Las mismas del podador más las que siguen. 2. Con un grado de escolaridad de mínimo 4 de bachillerato. 3. Conocimiento y capacitación en la operación de la máquina trituradora 4. Poseer licencia de conducción. 5. Disponerse para desempeñar su trabajo con el compromiso de ser
12 respetuoso y fiel cumplidor de las normas de seguridad. 6. Certificado básico actualizado para trabajo en altura Funciones Las siguientes son las funciones y actividades que debe realizar el funcionario que el contratista suministre en este oficio. 1) Tiene a su cargo la operación con seguridad de la máquina trituradora. 2) Propender que las ramas, troncos, hojas y desechos sean recogidos y procesados por la maquina conforme a las normas de seguridad e higiene. 3) Velar por el buen funcionamiento, presentación y la seguridad de la máquina. 4) Propender para que todo el material triturado sea transportado a un lugar ambientalmente permitido. 5) Colocar señales preventivas en las zonas donde se realizan los trabajos. 6) Colaborar con el control del flujo vehicular en las labores o situaciones que se requieran. 7) Acatar las órdenes y observaciones por parte del coordinador de campo así como de los funcionarios de LA EMPRESA (que este encargado de estas labores) FUNCIONARIO CONDUCTOR DE VEHÍCULO Los siguientes son los requisitos mínimos que deben cumplir los Conductores encargados de los vehículos de trabajo, los cuales serán verificados por LA EMPRESA. 1) Experiencia mínima de dos (2) años en la conducción de vehículos. 2) Poseer licencia para conducir el vehículo que le corresponda según este contrato. 3) Disponerse para desempeñar su trabajo con el compromiso de ser respetuoso y fiel cumplidor de las normas de seguridad.
13 4) Adelantar además sus labores como ayudante. 5) Certificado básico actualizado para trabajo en altura Funciones Las siguientes son las funciones y actividades que debe realizar el funcionario que el contratista suministre en el oficio de Conductor Encargado de trabajo de campo: 1. Tiene a su cargo conducir el vehículo asignado así como los materiales necesarios para la ejecución de los trabajos. 2. Tendrá a su cargo la responsabilidad por las herramientas y equipos que sean transportados en el vehículo. 3. Velar por el buen funcionamiento, presentación y la seguridad del vehículo. 4. Colocar señales preventivas en las zonas donde se realizan los trabajos. 5. Colaborar con el control del flujo vehicular en las labores o situaciones que se requieran. 6. Acatar las órdenes y observaciones por parte del coordinador de campo así como de los funcionarios de LA EMPRESA (que este encargado de estas labores). 7. Mantener al día tanto la documentación del vehículo como la del conductor FUNCIONARIOS CON EL ROL DE PODADOR- LINIERO Requisitos Los siguientes son los requisitos mínimos que debe cumplir el podador, los cuales serán verificados por LA EMPRESA. 1) Conocer las reglas de oro. 2) Conocer y entender el uso de las normas de mantenimiento de redes aéreas
14 eléctricas en las actividades de manejo de la vegetación. 3) Tener experiencia comprobada en actividades de manejo de la vegetación para despejar redes de energía eléctrica, como mínimo de dos (2) años. 4) Tener la habilidad física y mental para ejecutar trabajos en altura. 5) Conocer y aplicar las normas de seguridad para realizar trabajos en las diferentes redes de energía eléctrica. 6) Tener conocimiento básico de primeros auxilios para afrontar situaciones de emergencia. 7) Tener disposición para capacitarse en los programas de capacitación que lideren ELECTROHUILA, La ARL, el Contratista y el responsable en Seguridad Industrial, etc. 8) Tener curso de certificación avanzado actualizado de trabajo en alturas Funciones Las siguientes son las funciones y actividades que debe realizar el funcionario que el contratista suministre en el oficio de Podador: 1) Tendrá a su cargo la ejecución de las actividades de manejo de la vegetación para despejar redes de distribución de energía eléctrica bajo las normas y especificaciones de ELECTROHUILA. 2) Despejar redes de energía eléctrica y garantizar su perfecto funcionamiento. 3) Disponerse para desempeñar su trabajo con el compromiso de ser respetuoso y fiel cumplidor de las normas de seguridad. 4) Acatar las órdenes y observaciones por parte del Jefe designado por el contratista y esta a su vez del tecnólogo y con el ingeniero quien se entiende con la interventoría o la persona encargada por parte de ELECTROHUILA. 5) Ser respetuoso de la propiedad privada y de sus propietarios y residentes. 6) Actuar con responsabilidad y conciencia ambiental. 7) Adecuada presentación personal y expresión con decoro, acorde a la dignidad de la empresa que representan, ELECTROHUILA S.A. E.S.P
15 DE VEHICULOS El contratista deberá ofertar como mínimo los vehículos establecidos en el anexo 2. El combustible y todos los gastos que requieran los vehículos y equipos contratados serán por cuenta del Contratista. El contratista deberá disponer con el recurso necesario para respaldar oportunamente el servicio de transporte ante cualquier anomalía o imprevisto que se presente durante la prestación del mismo. ELECTROHUILA S.A. E.S.P no reconocerá el tiempo que dure el imprevisto del vehículo. El transporte hasta el sitio de los trabajos de equipos y materiales componentes de los trabajos por realizar es por cuenta y bajo la responsabilidad del Contratista. En todos los aspectos relacionados con el transporte, el contratista deberá cumplir con todas las normas de seguridad indicadas por ELECTROHUILA S.A. E.S.P, las Secretarías de Obras Públicas y las Direcciones de Tránsito Departamentales y Municipales o regulación nacional aplicable. Para efectos de aceptación y aprobación del vehículo, el contratista deberá presentar los siguientes documentos: 1) Revisión técnico mecánica, si aplica. 2) Fotocopia de la tarjeta de propiedad del vehículo. 3) Fotocopia del certificado de movilización vigente. 4) Fotocopia del seguro obligatorio vigente. 5) Copia del seguro de responsabilidad civil extracontractual por daños contra terceros. 6) Copia del seguro de responsabilidad civil contractual.
16 7) Copia del seguro contra todo riesgo. 8) Copia de la licencia de conducción de quien va a conducir el vehículo. La empresa está en libertad de solicitar el cambio del conductor o vehículo, sin que se requiera para ello justificación alguna, cuando éste o aquél no ofrezcan garantía y seguridad para los usuarios del servicio o cuando no cuente con los equipamentos de seguridad y comodidad de los pasajeros así como cuando los usuarios del servicio consideren que el conductor falte al orden, la disciplina y otras situaciones que dificulten o impidan la prestación del servicio JORNADA LABORAL Dentro de la propuesta se tiene estimado trabajar de lunes a sábado, sin embargo dependiendo de las necesidades de Electrohuila, se puede ampliar a dominicales y festivos incluso jornadas nocturnas según la conveniencia de la empresa, previa autorización por parte del interventor y sin que se generen sobrecostos para ELECTROHUILA. El contratista debe disponer de un sitio apropiado en la ciudad de Neiva, donde se coordinen las actividades de despacho de personal, parqueo de automotores, mantenimiento de las herramientas y actividades administrativas ESPECIFICACIONES DE UNIFORMES DOTACIÓN El Contratista dotará a todos sus trabajadores desde el inicio del contrato y desde el ingreso del personal, de uniformes de trabajo, conforme lo establece la legislación vigente. El contratista dotará a todos sus trabajadores con el uniforme indicado, debe portar un carnet que lo acredite como contratista de Electrohuila.
17 En cuanto a especificaciones técnicas de los zapatos para todo el personal del contratista, aquél deberá ser de seguridad, con suela de caucho y reforzado en cuero externamente o tipo guayo con puntera reforzada SEÑALIZACIÓN INFORMATIVA PARA LOS SITIOS DE TRABAJO Durante la ejecución de los trabajos el contratista debe disponer de suficiente señalización en la zona circundante del mantenimiento, para lo cual debe disponer permanentemente de cinta plástica de señalización y seguridad que será de color Amarillo con negro ANOTACIÓN PARA FUTURAS INVITACIONES ELECTROHUILA, dispone de un sistema de evaluación de proveedores, en donde el interventor designado por la Empresa podrá efectuar las valoraciones que correspondan con los criterios de dicha evaluación sin que el contratista pueda objetar tales calificaciones PROTECCIÓN DE LA SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Se debe presentar un programa de salud ocupacional que contenga el panorama general de riesgos, cronogramas de trabajo para el control de riesgos encontrados en el panorama, el cual debe incluir el procedimiento de seguridad documentado para controlar el riesgo eléctrico y trabajo en altura. El programa debe estar firmado por el representante legal y el profesional de salud ocupacional con número de licencia. Dado el caso que el contratista no cumpla con lo estipulado en el programa de salud ocupacional, debe suspenderse temporalmente el contrato, y presentar la justificación para el análisis de ELECTROHUILA. Si la justificación no es aceptada, se levantará un acta de no conformidad según sea el caso, y se dará por terminado el contrato.
18 A continuación se presentan los aspectos básicos que se deben tener en cuenta en este programa SEGURIDAD SOCIAL DE LOS TRABAJADORES El Contratista se obliga a afiliar a todos sus trabajadores al sistema de seguridad social integral, prestado por las entidades públicas o privadas autorizadas, con el fin de garantizar las prestaciones de salud, económicas y servicios sociales establecidos para los riesgos comunes y profesionales. Sin el cumplimiento de los anteriores requisitos, ninguna persona podrá participar en los trabajos objeto del contrato RIESGOS PROFESIONALES El Contratista se obliga a afiliar y cotizar para todos sus trabajadores por accidente de trabajo y enfermedad profesional, en la clase de riesgo para trabajo en redes eléctricas. Antes de iniciar el servicio el Contratista informará a la Administración del Contrato, la administradora de Riesgos Laborales (ARL) a que tiene afiliados a sus trabajadores, reportando de inmediato todo cambio que haga al respecto. Si por causa de riesgos profesionales se presentare alguna disminución o detrimento de la capacidad laboral de un trabajador, ELECTROHUILA, a través de su personal, podrá investigar y efectuar seguimiento del tipo de acciones llevadas a cabo por el Contratista para remediar o compensar esta situación. El Interventor, a su juicio, podrá exigir al Contratista modificaciones y/o complementos a las mencionadas acciones sin que esto conlleve obligaciones por parte de ELECTROHUILA.
19 ORGANIZACIÓN DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL MARCO LEGAL DE LA SALUD OCUPACIONAL Durante la ejecución del contrato, el Contratista desarrollará el programa de Salud Ocupacional, el cual contempla, entre otras, las siguientes actividades: Medicina Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene Industrial y Seguridad Industrial adicionalmente se compromete al cumplimiento de toda la legislación aplicable. Durante la ejecución del contrato el contratista ordenará las actividades y proveerá los recursos que sean necesarios para garantizar la higiene, salubridad y seguridad de sus empleados, los de ELECTROHUILA y de los visitantes o de terceras personas y la seguridad de las instalaciones y los equipos encomendados por ELECTROHUILA. El contratista exigirá a sus empleados el cumplimiento de todas las condiciones relativas a la higiene, salubridad y seguridad establecidas en los documentos del contrato. El Contratista será responsable de todos los accidentes que pueda sufrir su personal, el de ELECTROHUILA, los visitantes o terceras personas, resultantes de su negligencia o descuido, sus empleados o proveedores requeridos en la ejecución del contrato, para tomar las medidas de seguridad e higiene necesarias para la prevención de accidentes Por consiguiente, todas las indemnizaciones correspondientes serán por cuenta del Contratista. El contratista se obliga a emplear personal apto, saludable, capacitado, especializado y con experiencia para cada tipo de trabajo con el fin de que las actividades se ejecuten en forma segura, técnica y eficiente. El contratista deberá suministrar personal idóneo y en número suficiente, para garantizar la correcta supervisión de cada tipo de actividad, en todos los frentes y durante todos los turnos.
20 El contratista será directamente responsable de la atención de todo lo relacionado con aspectos de Medicina Preventiva, Higiene y Seguridad Industrial, contando para ello con personal calificado y experimentado y oficialmente autorizado. El contratista, junto con el programa de ejecución de las obras, debe presentar a consideración del Interventor del Contrato, su organización prevista para la atención de todo lo relacionado con la salud ocupacional y seguridad industrial durante la ejecución de las mismas. Para el efecto el Contratista: a. Emitirá e implementará una política al más alto nivel organizacional en relación con la Salud Ocupacional y velará porque todo el personal relacionado con los servicios prestados la conozca y la respete. b. Definirá los mecanismos necesarios para garantizar que todos los trabajadores vinculados a los servicios cumplan las disposiciones de Salud Ocupacional establecidas por el contratista y aprobadas por la Administración del Contrato. c. Definirá la organización del programa de Salud Ocupacional para la prevención y control de accidentes y enfermedad profesional en el contrato y describirá su modo de funcionamiento. d. Designará un encargado responsable del programa de Salud Ocupacional que se reporte a un nivel jerárquico suficientemente alto para garantizar la efectividad de su acción y con autonomía organizacional para decidir e implantar acciones. e. El contratista informará a la Administración del Contrato acerca de cualquier accidente que ocurra en relación con la ejecución del contrato y que ocasione
21 lesión a cualquier persona, o daño a la propiedad y en los casos de enfermedad profesional que ocurran por causa y con ocasión del contrato. f. El contratista deberá cumplir con lo establecido en la Resolución 1401 de 2007, para suministrar el informe de cada accidente de trabajo que ocurra en la obra con todos los datos contenidos en el formato diseñado y suministrado por la ARL a que estén afiliados sus trabajadores NORMAS GENERALES DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE RIESGOS Durante la ejecución del presente contrato, el CONTRATISTA se obliga a cumplir con las normas aplicables sobre seguridad industrial, salud y medio ambiente TRANSPORTE DE PERSONAL, DE MATERIALES Y EQUIPOS El contratista debe contribuir y vigilar que los vehículos automotores estén en perfectas condiciones mecánicas y apropiados para transporte de personas o materiales y equipos necesarios en los diferentes frentes de trabajo. Durante el transporte, el personal deberá viajar sentado dentro del vehículo ubicándose en el sitio más seguro que exista. Los productos inflamables, explosivos, corrosivos o que generen gases, sólo podrán transportarse en vehículos apropiados, conducidos por personal adiestrado para tal fin y dotados de los avisos de peligro y demás requisitos exigidos por la autoridad competente. Por ningún motivo se transportará personal conjuntamente con este tipo de materiales.
22 LA ZONA DE TRABAJO SEÑALIZACIÓN DE SEGURIDAD Durante la ejecución de las actividades el contratista deberá colocar la señalización reglamentaria, preventiva e informativa de acuerdo con el riesgo, en la cantidad y tamaño requeridos en cada lugar de trabajo MÁQUINAS, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS El Contratista se obliga a suministrar las herramientas básicas adecuadas, en buen estado y n e c e s a r i o s p a r a c a d a t r a b a j o o actividad. Deberán ser revisados periódicamente, y siempre que se detecte un daño o deterioro se ordenará de inmediato la reparación o la reposición si fuere necesario. ELECTROHUILA proporcionará los equipos y herramientas especiales que requiera el Contratista para que sus funcionarios adelanten las labores que se deriven del objeto de esta invitación. Los equipos, máquinas y herramientas solamente podrán ser operados por personal calificado y autorizado por el Contratista. Todos los equipos, máquinas y herramientas deberán estar dotados con los dispositivos, instructivos, controles y señales de seguridad exigidos por la ley o recomendados por los fabricantes APLICACIÓN DEL CICATRIZANTE Una vez el contratista realice el trabajo de poda conforme a las normas técnicas ambientales, este colocará en el sitio podado un cicatrizante en la forma y cantidad que requiera el árbol intervenido.
23 Para tal efecto antes del inicio del contrato se realizará una capacitación por parte de Electrohuila o la autoridad ambiental en donde se defina muy claramente la metodología para su aplicación, sin embargo, el contratista será responsable de hacerlo y de garantizar su adecuado uso. 1.4 CRONOGRAMA DEL PROCESO APERTURA La apertura de la invitación será el día 3 1 de marzo de 2015, en la página y publicada en el periódico LA REPUBLICA el 28 de marzo de FECHA LÍMITE PARA SOLICITAR ACLARACIONES Las aclaraciones e inquietudes necesarias se podrán hacer a partir del día 9 de abril de 2015 y hasta el día 10 de abril de 2015, las cuales serán resueltas hasta el 13 de abril de Correo electrónico: servicios.administrativos@electrohuila.com.co, mmortiz@electrohuila.com.co Los proponentes podrán solicitar aclaraciones a través de la página web VALOR DE LOS PLIEGOS Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de un millón de pesos ($ ) M/Cte, los cuales deberán consignarse en la cuenta a nombre de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P en la cuenta corriente número del banco popular, indicando en el comprobante: VALOR PLIEGOS INVITACION PUBLICA EHUI-ORSA Con copia del recibo de consignación se obtendrá el derecho de participar en la invitación pública EHUI-ORSA El plazo máximo para compra de pliegos será hasta el día 7 de abril de 2015.
24 Electrohuila está adelantando actualmente los procesos de contratación EHUI- ORSA , EHUI-ORSA Se establece que los proponentes no podrán presentarse a más de un proceso de contratación de los anteriormente mencionados, y en el evento de que lo hicieren Electrohuila solamente tendrá en cuenta para efectos de calificación la primera propuesta radicada. VISITA Se realizará la visita el día 8 de abril de 2015 a las 09:00 a.m. El sitio de encuentro será en el Auditorio del Edificio SAIRE, ubicado en la carrera 18 calle 9 esquina. El transporte al sitio de la reunión correrá por cuenta de cada proponente. Será requisito para participar en la visita presentar el documento que acredite la compra de los pliegos, carta en donde se acredite la representación de la compañía que compró los pliegos, presentar los documentos de seguro de salud y riesgos profesionales. Los proponentes serán representados en la visita por un ingeniero electricista, forestal o ambiental, que deberá acreditar por escrito dicha representación y demostrará su condición profesional con las fotocopias de su tarjeta profesional, cédula de ciudadanía y presentar los documentos de seguridad social y riesgos profesionales. Se expedirá certificación de asistencia a la visita, documento que será requisito indispensable para presentar la propuesta. 1.5 PRESUPUESTO Electrohuila pagará el valor del contrato con recursos provenientes del rubro denominado Mejoramiento confiabilidad a través de podas del Presupuesto de Ingresos y Gastos de la vigencia 2015.
25 1.6 CAUSALES DE INADMISIBILIDAD DE LAS PROPUESTAS No serán objeto de evaluación las propuestas respecto a las cuales concurran alguna de las siguientes circunstancias: a. Presentación con posterioridad a la fecha y hora fijada del cierre de convocatoria. b. Haya sido enviada por correo electrónico, vía fax o cualquier medio diferente a la entrega personal o mensajería. c. El proponente se encuentre incurso en causales de inhabilidad incluidas en el reglamento de contratación de Electrohuila S.A. E.S.P. d. Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos. 1.7 LIMITACIONES PARA CONTRATAR No podrán contratar con Electrohuila S.A. E.S.P: a. Las personas naturales o jurídicas que con anterioridad hayan sido proveedores de la Empresa y durante la ejecución del respectivo contrato se hubieren presentado diferencias tales que imposibilitaran su liquidación por mutuo acuerdo. b. Quienes hayan promovido acción judicial, extrajudicial o requerida la resolución de conflictos a través del tribunal de arbitramento. c. Consorcios o uniones temporales. d. Los proveedores que han sido Re-evaluados por la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P., que por su calificación son CONDICIONALES y no han presentado plan de mejora, no pueden presentar oferta en la presente invitación; de igual forma los proveedores que por su calificación son NO CONFIABLES, que no han cumplido el plazo de limitación para contratar de 6 meses y no han presentado plan de mejora.
26 e. Los oferentes que no cuenten con la certificación ISO 9001: 2008, ISO : 2004 vigentes a la fecha de presentación de la oferta relacionada con el mantenimiento de redes de energía en cuanto a tareas forestales de control de vegetación, tala, descope, siembra y rocería, recolección del residuo en la fuente, transporte, almacenamiento, trabajos estos, objeto de esta invitación. 1.8 ENTREGA DE PROPUESTAS Las propuestas deberán ser presentadas en sobre cerrado en el área de recepción de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio El Bote kilómetro 1 vía Neiva Palermo, a más tardar el 15 de abril de 2015 a las 15:00:00 Horas. Cuando la oferta sea enviada por correo certificado o mensajería, se tomará como hora y fecha de entrega la señalada por el reloj radicador o en su defecto el funcionario encargado de recibirla.
27 2 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS 2.1 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA La propuesta debe contener los documentos que a continuación se indican: a. Carta de presentación de la propuesta. La cual debe contener nombre y firma del representante legal o sus suplentes, dirección, número de teléfono, correo electrónico y número de fax, conforme al Anexo No. 1 de los presentes términos. Es obligatorio el reporte de un correo electrónico a través del cual la Empresa remitirá las comunicaciones que se requieran en desarrollo de proceso pre-contractual y contractual. b. Garantía de seriedad de la propuesta. El proponente debe garantizar la suscripción del contrato, para lo cual debe presentar garantía de seriedad de la propuesta mediante póliza, expedida por compañía aseguradora establecida en Colombia, que cumpla los siguientes requisitos: Asegurado / Beneficiario: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. Valor asegurado: Diez por ciento (10%) de la propuesta económica. Vigencia: noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación. Tomador / Afianzado: El proponente. Si el proponente es una persona jurídica, la póliza deberá contener el nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, o el documento correspondiente de acuerdo a su naturaleza jurídica. Si el proponente es persona natural deberá figurar en la póliza el nombre de la misma manera como esté en la cedula de ciudadanía.
28 Estar debidamente firmada por las partes (Tomador y aseguradora) Anexar el recibo de pago de la prima. c. La oferta técnica - económica. La oferta técnico económica debe presentarse en medio impreso en números enteros. d. Certificación ISO 9001: 2008, ISO : 2004 vigentes a la fecha de presentación de la oferta relacionada con el mantenimiento de redes de energía en cuanto a tareas forestales de control de vegetación, tala, descope, siembra y rocería, recolección del residuo en la fuente, transporte, almacenamiento, trabajos estos, objeto de esta invitación. NOTA: Los anteriores documentos (a, b, c y d) se consideran NO SUBSANABLES de tal forma que en el evento de omitirse su presentación la propuesta será rechazada. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar la aclaración, complementación o modificación respecto a cualquiera de los documentos anteriores que hubiesen sido presentados. Los documentos que a continuación se detallan tendrán la calidad de SUBSANABLES. En este sentido el Comité Evaluador podrá solicitar su remisión, aclaración, modificación, actualización o complementación según sea el caso. e. La oferta técnica - económica. La oferta técnico económica en medio magnético en archivo editable (Excel). f. Certificado de existencia y representación legal. La fecha de expedición del anterior certificado no deberá ser mayor a los 90 días anteriores a la presentación de la propuesta.
29 g. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal de la Persona Jurídica que oferta o de la Persona Natural proponente, según sea el caso. h. Estados Financieros aprobados del último periodo contable a 31 de diciembre de 2014 (Balance General y Estado de Resultado). i. Registro Único Tributario RUT actualizado. j. Copia de la consignación de compra de pliegos. k. Constancia de asistencia a la visita La omisión de envío de la documentación, total o parcial, exigida en los términos de referencia será un factor que Electrohuila S.A. E.S.P. tendrá en cuenta al momento de calificar a todos sus proveedores. Si el proveedor no anexa en su propuesta alguno de los documentos que son considerados subsanables el comité evaluador solicitará al correo electrónico reportado por el proponente en la carta de presentación, o cualquier otro medio expedito, que estos sean remitidos. El comité evaluador otorgara un término hasta de cinco (5) días hábiles para la remisión de los documentos, de no ser atendida la solicitud, la propuesta será descalificada. 2.2 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS Las ofertas se presentan en original y medio magnético marcadas con el nombre o razón social, dirección y correo electrónico del Oferente, debidamente selladas y foliadas (enumeradas las páginas), deberá ser entregada en el área de recepción de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio El Bote kilómetro 1 vía Neiva Palermo, antes de la hora y fecha de cierre para la entrega de propuestas del presente proceso de contratación, establecida en el
30 numeral 1.8 donde se le entregará una constancia que registre la fecha y hora de recibo de la misma. Es importante que el Oferente verifique que todas y cada una de las páginas que conforman la propuesta, incluyendo catálogos y documentación anexa como: certificados, cartas, formularios, entre otros, estén debidamente foliadas (enumeradas) en forma consecutiva y ascendente. La presentación de la oferta será evidencia suficiente de que el oferente ha examinado completamente el pliego de condiciones y especificaciones de esta contratación y que ha obtenido aclaración suficiente y oportuna de Electrohuila S.A. E.S.P. sobre los puntos inciertos o dudosos, así como que acepta jurídicamente los términos y condiciones previstos en el mismo. Como en el edificio El Bote kilómetro 1 vía Neiva Palermo, existe un control previo de seguridad para autorizar el ingreso de las personas a estas instalaciones, es conveniente que el oferente o su delegado, se presente con suficiente anticipación respecto de la hora límite para la entrega de ofertas, debido a que Electrohuila S.A. E.S.P. no se responsabilizarán por las demoras que puedan ocurrir al momento de ingresar al edificio como consecuencia de los controles de acceso existentes, los cuales, posiblemente, pueden llegar a incidir en la entrega oportuna de la oferta.
31 3 EVALUACIÓN Y ACEPTACION DE PROPUESTAS 3.1 EVALUACION DE LAS PROPUESTAS Electrohuila S. A. E.S.P, tendrá en cuenta los siguientes parámetros para evaluar las propuestas: CRITERIO PUNTAJE - Experiencia Capacidad económica y 200 financiera Índice de liquidez 70 Nivel de endeudamiento 70 Capital de trabajo 60 - Valor económico de la oferta 600 TOTAL EXPERIENCIA. De acuerdo con las certificaciones expedidas por la persona natural o jurídica contratante o actas de liquidación de contratos que el oferente presente ejecutados en los últimos (5) cinco años, relacionadas con el mantenimiento de redes de energía en cuanto a tareas forestales de control de vegetación, tala, descope, y rocería, recolección del residuo en la fuente, transporte, y disposición final del residuo; objeto del contrato se asignará a cada propuesta una calificación así: - Al oferente que acredite una experiencia igual o superior a SMMLV se le asignaran 200 puntos.
32 - Al oferente que acredite una experiencia mayor o igual a SMMLV y menor a SMMLV, tendrá entre uno y ciento cincuenta (1-150) puntos, siguiendo una relación lineal. - Al oferente que acredite una experiencia menor a SMMLV tendrá cero (0) puntos. Se evaluarán máximo cinco (5) certificaciones por cada oferente, en caso de presentarse más certificaciones se escogerán las cinco (5) cuyos montos sean los más representativos a la fecha de liquidación del contrato. Las certificaciones deberán tener el valor del contrato, el número del contrato, objeto, fecha de inicio y fecha de liquidación de manera clara, en caso de no tenerlo se tomará como cero. Para efectos de escoger los contratos de los últimos cinco años, se tomará como referencia la fecha de liquidación del mismo. Con el fin de calcular el valor presente de la certificación, se debe anotar claramente la fecha de liquidación del contrato. Se aceptarán certificaciones en moneda diferente al peso colombiano, para cuya evaluación se empleará la tasa de cambio vigente para la fecha del acta de liquidación del contrato las cuales serán suministradas y certificadas por el oferente, de acuerdo con la información del Banco de la República, para tomar ese valor en pesos colombianos como base del cálculo de la experiencia. No se admiten ni se aceptan certificaciones de subcontrataciones ni auto certificaciones.
33 Para la evaluación se procederá a expresar en salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento del acta de liquidación el valor correspondiente, para lo cual se deberá diligenciar el siguiente cuadro. ítem No contrato objeto Valor* TRM Valor *: Cuando se trate de moneda extranjera Valor ejecutado en pesos Fecha liquidación smmlv Valor expresa do en smmlv En la calificación de la experiencia Electrohuila S.A. E.S.P verificará si los oferentes han realizado contratos con Electrohuila S.A. E.S.P en los dos últimos años y su respectiva Re-evaluación como proveedor; de tal manera que una firma Re-evaluada con calificación CONDICIONAL tendrá afectada negativamente la calificación de la experiencia en 25 puntos por cada contrato; una firma Reevaluada con calificación NO CONFIABLE tendrá afectada negativamente la calificación de la experiencia en 50 puntos por cada contrato y una firma con calificación CONFIABLE no tendrá afectada la calificación de la experiencia. - CAPACIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA (200 PUNTOS) En este análisis se verificará y calificará la capacidad del proponente para cumplir con los términos del contrato a suscribirse y con la viabilidad financiera que el mismo requerirá. Los indicadores se determinarán, con base en el balance general del último periodo contable, debidamente firmado por el representante legal, por su contador y/o revisor fiscal si es el caso.
34 INDICE DE LIQUIDEZ (70 Puntos) El índice de Liquidez será el resultado de dividir el activo corriente sobre el pasivo corriente y se calificara de la siguiente manera: IL= Activo Corriente / Pasivo Corriente IL < 1.5 Cero Puntos (0) IL entre 1.5 y 2.0 tendrá de uno (1) a cincuenta (50) Puntos, siguiendo una relación lineal IL >2.0 sesenta (70) Puntos. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (70 Puntos) El nivel de endeudamiento será el resultado de dividir el Pasivo Total sobre el Activo Total y se calificará así: NE= Pasivo Total / Activo Total NE menor al 50%, setenta (70) Puntos NE entre el 50% y 70%, tendrá de cincuenta (50) a un (1) punto, siguiendo una relación lineal. NE Mayor al 70%, Cero (0) Puntos CAPITAL DE TRABAJO (60 PUNTOS) El capital de trabajo será la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo Corriente y se calificará así: CT= Activo Corriente - Pasivo Corriente CT Mayor a 279 SMMLV, tendrá sesenta (60) Puntos.
35 CT Entre 130 SMMLV y 279 SMMLV, tendrá entre uno y cincuenta (1-50) puntos, siguiendo una relación lineal. CT Menor a 130 SMMLV, Cero (0) Puntos. - VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA Cálculo del puntaje La evaluación económica tendrá un valor máximo de 600 puntos. Este puntaje será calculado así: POi = (VOmin / VOi) * 600 Dónde: POi Puntaje de la oferta i VOmin: Valor de la oferta más baja entre las calificables; VOi: Valor de la oferta i. Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación, se exige la presentaciones de los cuadros de precios y cantidades en medio magnético editable (Excel), para facilitar la evaluación correspondiente. Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido. 3.2 NEGOCIACION ECONOMICA Electrohuila S.A. E.S.P. podrá disponer que se proceda a llamar a negociar a la oferta que se determine como la primera en orden de elegibilidad que se indique en el informe de evaluación y que cumpla con las condiciones y términos de la invitación. Si no se llegare a un acuerdo con este oferente, se podrá llamar a quien ocupe el segundo lugar en el orden de elegibilidad y así sucesivamente, con el fin
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