UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

Transcripción

1 1 8 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO GENERALIDADES POLÍTICAS DE OPERACIÓN DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4 5. FLUJOGRAMA 6 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6 7. REGISTROS 6 8. CONTROL DE CAMBIOS 7 9. ANEXOS 8 Elaborado por Eliecer Caraballo Hernánz Firma: Cargo Jefe Oficina Asuntos Financieros Revisado por Diana Carina Martelo Barrios Firma: Cargo Jefe Aseguramiento la calidad Aprobado por Carlos Alberto Frasser Arrieta Firma: Cargo Vicerrector Administrativo en el sitio que ésta es la versión vigente

2 OBJETIVO Orientar, generar y controlar, el recaudos la Cuenta Deudores, estableciendo los parámetros, actividas y procedimientos a seguir por cada penncia involucrada. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el servicio matrícula prestado por la Universidad Córdoba y todas las udas que hayan sido contraídas con la misma. 3. DEFINICIONES AMORTIZACIÓN: Disminución gradual o extinción gradual cualquier uda durante un periodo tiempo. DEUDOR SOLIDARIO: Persona natural o jurídica que respon ilimitadamente e indistintamente por el udor principal la obligación. FACTURA: Recibo don se tallan los géneros vendidos o los servicios prestados y su precio, que se ofrece al cliente como justificante l pago realizado. PAGARÉ: Documento que contiene la promesa incondicional una persona -nominada suscriptora-, que pagará a una segunda persona -llamada beneficiaria o tenedora-, una suma terminada dinero en un terminado plazo tiempo. DIFERIDO: Fraccionamiento l pago la matrícula en diversas cuotas sin generación intereses. ODESAD: Oficina Educación Superior Abierta y a Distancia. COSTAS LEGALES: es el que hace referencia a los gastos y costos que se le aplican a una persona acuerdo a los servicios judiciales que reciba por parte algún abogado o profesional l área. 4. CONTENIDO 4.1. GENERALIDADES Todo estudiante la Universidad Córdoba sea modalidad presencial o a distancia, funcionario o docente, beneficiario un convenio o cualquier otra persona, pue solicitar el pago diferido la matrícula por medio la Universidad para realizar estudios en la misma u

3 3 8 obtener productos y/o servicios ella; siempre que cumplan con las políticas, reglamentos y normas diferido en vigencia. Los solicitantes y las penncias la institución encargadas recibir la solicitud l pago diferido la matrícula y realizar la aprobación l mismo son: Depenncia encargada Tipo solicitante Semestre a aprobar Bienestar Institucional Estudiantes (Presencial, Educación a distancia 2 semestre Recursos Humanos Funcionario o Docente Primer semestre Grupo Recaudo y Postgrado Primer semestre Rectoría Otros Semestre acordado A los estudiantes que no hayan cancelado la uda al final l periodo pactado no se les levantará el impedimento para matrícula l siguiente periodo académico o graduación hasta el momento que cancele el total la uda más los intereses y costas legales causadas por s cobro coactivo. Si el udor no cancela la uda en términos ordinarios, se proce a realizar las etapas l cobro contempladas en el reglamento interno recaudo cartera establecido mediante resolución 2113 l 30 diciembre 2010, según lo previsto en el numeral 1 l artículo 2 la ley 1066 l POLÍTICAS DE OPERACIÓN El facturación se realiza únicamente por la División Asuntos Financieros con el fin tener un óptimo recaudo. El grupo concilia mensualmente con las penncias la Universidad Córdoba, y a su vez con la sección Contabilidad los saldos. Dicho grupo es el único encargado crear los impedimentos matrícula cuando los estudiantes realicen un diferido matrícula y levantarlos cuando cancelen la uda.

4 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Pasos Responsable Descripción 1 Coordinador Grupo Auxiliar Auxiliar Jefe Sección 5 Solicitante 6 7 Depenncia encargadas Coordinador l Grupo Programa el tiempo para la generación liquidaciones matrículas financieras para estudiantes nuevos y antiguos, según calendario académico. Actualiza en el software vigente, los conceptos y valores que forman parte la liquidación matrícula financiera así como las cuentas bancarias autorizadas para el recaudo matrículas. Recibe con anterioridad 5 días hábiles al inicio l pago, los diferentes conceptos exoneraciones y scuentos; por parte la división registro y control académico, para aplicarlos a la liquidación la matrícula financiera los estudiantes. Solicita al l sarrollo tecnológico la activación l link para que los estudiantes puedan scargar las liquidaciones matrícula financiera, la impriman y procedan a cancelarla en las entidas bancarias autorizadas. Si el estudiante va a solicitar la matrícula diferida siga al siguiente paso. Si el estudiante va a cancelar la matrícula siga al paso 10. Solicita la matrícula diferida en la penncia respectiva. Formato Solicitud Matrícula Diferida (Estudiante) FGFI-050 más los anexos requeridos y publicados en la página web institucional. Recibe la solicitud y ci si se aprueba o no, teniendo en cuenta la resolución financiación vigente a la fecha la solicitud. Si aprueba, ja constancia la aprobación en el Formato Solicitud Matrícula Diferida (Estudiante) FGFI-050 y remite al solicitante al grupo para que realice la legalización l diferido. Si no aprueba, se le informa al solicitante y se da por finalizado el procedimiento. Recibe y revisa el Formato Solicitud Matrícula Diferida (Estudiante) FGFI-050 aprobado por la penncia y los documentos soporte (en caso que el grupo consire necesario un udor solidario, dicho udor be diligenciar el Formato Solicitud Matrícula Diferida (Deudor Solidario) FGFI- 051).

5 5 8 Pasos Responsable Descripción Diligencia el Formato pagaré FGFI-037 y el Formato Carta instrucciones FGFI-041; luego, los firma con el solicitante. Crea la uda en el software contable vigente Auxiliar Auxiliar Auxiliar A los estudiantes la modalidad presencial y l ODESAD se les genera una nueva liquidación en el software académico y a los otros tipos estudiantes se les entrega el Formato Aprobación l Diferido y Orn Matrícula FGFI-049 en la sección cartera para que la entreguen en la penncia respectiva y se archiva una copia en dicha sección. A los funcionarios y docentes, se le entrega copia l Formato Aprobación l Diferido y Orn Matrícula FGFI- 049 con el visto bueno l grupo, para que pueda recibir el servicio y/o producto. Realiza el cobro ordinario la siguiente manera: A los Funcionarios o Docentes, se envía copia l Formato Aprobación l Diferido y Orn Matrícula FGFI-049 diligenciado a la Oficina Talento Humano para que se inicie el scuento por nómina según el valor y número cuotas pactadas. Mensualmente el grupo solicita el reporte scuentos por nómina y se realiza la amortización l diferido en el software contable vigente adjuntando el soporte l abono a la historia l estudiante. A los estudiantes y otros, se genera el archivo recaudo las cuentas bancarias la Universidad y los reportes caja la sección tesorería, los revisan y realiza la amortización l diferido en el software contable vigente adjuntando el soporte l abono a la historia l estudiante. Se scargan diariamente los archivos planos generados por los bancos los pagos realizados por los estudiantes para su respectiva activación. Si los datos l archivo plano no coincin con la liquidación, el estudiante be acercarse a la sección cartera y facturación para solucionar el inconveniente y realizar la activación manual sino finaliza el procedimiento.

6 FLUJOGRAMA SOLICITANTE GRUPO DE FACTURACIÓN Y CARTERA INICIO El Coordinador Grupo facturación y programa el tiempo para la generación liquidaciones matrículas financieras según calendario académico. Solicita diferido? Solicita Matrícula Diferida en la penncia correspondiente No Es aprobada? Si La penncia encargada ja constancia la aprobación en el formato dispuesto para esto y remite al solicitante al grupo cartera para que realice la legalización la Matrícula Diferida. El Auxiliar l Grupo facturación y Actualiza los conceptos y valores que forman parte la liquidación matrícula financiera así como las cuentas bancarias. El Auxiliar l Grupo facturación y recibe los diferentes conceptos exoneraciones y scuentos para aplicarlos a la liquidación la matrícula financiera los estudiantes. El Coordinador l grupo solicita al l sarrollo tecnológico la activación l link para que los estudiantes puedan scargar las liquidaciones matrícula financiera y procedan a cancelarlas. El Coordinador l grupo recibe y revisa el formato solicitud Matrícula Diferida. Luego, diligencia el pagaré, la carta instrucciones y los firma con el solicitante El auxiliar crea la uda en el software vigente. A los estudiantes se les genera una nueva liquidación o formato pago por el saldo la matrícula. A los funcionarios y docentes, se les entrega la copia l formato scuento con el visto bueno l Grupo El Auxiliar realiza el cobro ordinario. A los funcionarios y/o docentes, formato scuento a la oficina talento humano para que se inicie el scuento por nómina. A los estudiantes, se genera el archivo recaudo las cuentas bancarias la Universidad y los reportes caja tesorería, revisa y realiza la amortización l Diferido. El Auxiliar scarga diariamente los archivos planos generados por los bancos los pagos realizados por los estudiantes para su respectiva activación. Soluciona el inconveniente con el grupo No Coinci el archivo plano con la liquidación? FIN Si

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA No. REFERENCIA FECHA DE EMISIÓN BREVE DESCRIPCIÓN 1 Ley Por la cual se dictan normas públicas para la normalización la cartera pública y se dictan otras disposiciones. 2 Decreto Por el cual se reglamenta la ley Todas las normas reguladoras cobro 3 obligaciones a favor la Universidad Córdoba, Reglamento el cual constituye el régimen responsabilidas y interno l 2010 acciones que les correspon asumir a las recaudo diferentes penncias y los funcionarios frente al cartera recaudo dineros y caudales públicos a cargo la Institución REGISTROS Resolución Por la que se emite el reglamento interno recaudo cartera. Código Nombre Responsable Diligenciarlo Lugar archivo Medio Tiempo Disposición FGFI-037 FGFI-041 FGFI-049 FGFI-050 FGFI-051 Formato pagaré Formato Carta instrucciones Formato Aprobación l Diferido y Orn Matrícula Formato Solicitud Matrícula Diferida (Estudiante) Formato Solicitud Matrícula Diferida (Deudor Solidario) Grupo recaudo y cartera Solicitante Grupo recaudo y cartera Solicitante Deudor solidario Vigencia l Vigencia l Vigencia l Vigencia l Vigencia l Regresa al udor Regresa al udor Elimina Elimina Elimina

8 CONTROL DE CAMBIOS No aplica. 9. ANEXOS No aplica.