Procedimiento para la Acreditación, Registro y el Funcionamiento de las Asociaciones Estudiantiles

Transcripción

1 Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles Vicerrectoría Asociada de Calidad de Vida y Bienestar Estudiantil Procedimiento para la Acreditación, Registro y el Funcionamiento de las Asociaciones Estudiantiles PO Box San Juan, PR Tel. (787) Ext Fax: (787) /12/2015

2 Contenido Página Introducción 3 Normas para la acreditación, registro y funcionamiento de las Asociaciones Estudiantiles (Reglamento de Estudiantes, Artículo III, sección 1 a la 9) 3 Acreditación 6 Directiva 6 Mentor 7 Actividades y/o Eventos 7 Publicaciones 7-8 Informe de Logros 8 Apéndice 9-23 Solicitud de Acreditación Directiva de la Asociación Estudiantil Lista Miembros de la Asociación Estudiantil Plan de Actividades Autorización de Información Certificación de Cumplimiento de la Asociación Estudiantil Solicitud para llevar a cabo actividades Solicitud de Servicios de Imprenta Temas Recomendados para la Realización de Talleres Informe de Logros Autorización de Publicaciones Solicitud de autorización de camisa 2

3 I. Introducción Las asociaciones estudiantiles responden a la necesidad de enriquecer las experiencias de la vida universitaria. Aportan de forma sustancial al desarrollo integral del estudiante al promover sus capacidades de liderazgo, dirección, planificación y su sentido cívico y social. Además facilitan la integración del estudiante a la sociedad y al ámbito profesional. La Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles desarrolló el procedimiento para la acreditación, registro y funcionamiento de las asociaciones estudiantiles de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Estudiantes y las disposiciones de la Ley Núm. 179 del 30 de julio de Esta ley requiere a las instituciones universitarias establecer un registro de asociaciones, fraternidades o sororidades que agrupen estudiantes matriculados en la institución o realicen actividades. Este manual tiene como objetivo servir de guía a los estudiantes interesados en participar y dirigir asociaciones estudiantiles. II. Normas para la acreditación y funcionamiento de las Asociaciones Estudiantiles (Reglamento de Estudiantes, Artículo III, sección 1 a la 9). 1. Cualquier grupo de diez o más estudiantes con programa regular, matriculados en 12 créditos o más a nivel subgraduado y 6 créditos o más a nivel graduado, podrán constituir una Asociación Estudiantil y solicitar reconocimiento oficial del Vicerrector(a) de Asuntos Estudiantiles como agrupación bonafide afiliada a la institución. Todo estudiante podrá pertenecer a agrupaciones reconocidas por el Vicerrector(a) de Asuntos Estudiantiles. 2. Todo estudiante matriculado oficialmente, según definido en el Artículo 1 del Reglamento de Estudiantes, podrá pertenecer a agrupaciones reconocidas por esta Oficina. No se reconocerá agrupación que practique discrimen racial, de género, religión, social, económico, político o étnico, o que tenga como propósito actos contrarios a la ley o al orden institucional, o que vaya en detrimento de los fines y objetivos de la Institución. 3. El uso de las facilidades de la institución por parte de las Asociaciones Estudiantiles podrá ser autorizado por el Vicerrector(a) de Asuntos Estudiantiles, previa certificación de dicho grupo como agrupación bonafide debidamente inscrita en esa Vicerrectoría. Las asociaciones estudiantiles serán responsables de las actuaciones de sus participantes e invitados a los actos celebrados bajo su patrocinio. 3. Cualquier agrupación bonafide podrá circular periódicos, revistas u hojas sueltas o fijar pasquines o avisos en lugares autorizados de la institución o sus Centros Universitarios previa autorización del Vicerrector(a) de Asuntos Estudiantiles. Toda publicación deberá identificar por su nombre a la asociación estudiantil que la promueve. 4. Se creará un Comité de Acreditación de Asociaciones Estudiantiles que ejercerá sus funciones por el año académico para el que haya sido nombrado. Este comité estará compuesto 3

4 por representantes de las escuelas, facultad y representantes de la Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles. 5. La Asociación Estudiantil que solicite acreditación por parte de la institución, someterá una copia del reglamento o constitución de la asociación. Las Asociaciones Estudiantiles representantes de las escuelas deberán tener la recomendación del Decano. El reglamento deberá contener una declaración de propósitos, los requisitos para ser miembros oficiales de la directiva, las reglas y procedimientos. Deberá someter el nombre del Consejero de la asociación y una lista de los miembros organizadores y sus direcciones residenciales, locales y permanentes. 6. Será función del Comité de Acreditación examinar que las asociaciones y sus integrantes cumplan con los requisitos administrativos y académicos para su posterior reconocimiento. 7. Para poder funcionar, la asociación deberá estar constituida íntegramente por estudiantes bonafide de la institución. Las asociaciones se acreditarán anualmente. 8. Las Asociaciones Estudiantiles no podrán estar afiliadas a entidades político-partidistas o a partidos políticos. Será motivo de cancelación la autorización del año de vigencia si se demuestra que la Asociación Estudiantil ha hecho afiliación ilegal. 9. Las Asociaciones Estudiantiles no incluirán prácticas que constituyen peligro o castigo físico, mental, moral o angustia innecesaria para los miembros de la misma. 4

5 Certificamos haber leído el Artículo IV del Reglamento de Estudiantes sobre Asociaciones Estudiantiles: Nombre del Presidente (a) Nombre del Vicepresidente (a) Nombre del Secretario (a) Nombre del Tesorero (a) Nombre del Mentor (a) Firma Firma Firma Firma Firma Fecha: 5

6 III. Acreditación Con el propósito de evaluar la acreditación, la Asociación Estudiantil deberá someter: a) Solicitud de Acreditación b) Formulario Directiva de la Asociación c) Lista de Miembros de la Asociación Estudiantil d) El Plan de Actividades debidamente firmado por el Presidente y el Mentor(a) de la asociación (puede entregarse por semestre). e) Copia del reglamento de la asociación. f) Formulario de Información a ser utilizado por al Oficina de Desarrollo de Asociaciones Estudiantiles y a ser incluida en el Directorio de Asociaciones Estudiantiles Reconocidas g) Certificación de Cumplimiento con las Normas Establecidas El Comité de Acreditación podrá revocar el reconocimiento a cualquier organización que no cumpla con las normas establecidas en el Reglamento de Estudiantes y el Procedimiento para la Acreditación, Registro y Funcionamiento de las Asociaciones Estudiantiles. La decisión del Comité de revocar la acreditación puede apelarse dentro de un término de diez (10) días laborables ante el Vicerrector(a) de Asuntos Estudiantiles, quien emitirá una decisión al efecto dentro de diez (10) días laborables. Esta decisión será final e irrevocable. IV. Directiva La Asociación Estudiantil elegirá mediante una asamblea a su directiva la cual estará compuesta por: a) Presidente(a)- representa la asociación en actividades, preside las reuniones, delega y supervisa el Plan de Actividades, entrega el Informe de Logros a la Oficina para el Desarrollo de las Asociaciones Estudiantiles. b) Vicepresidente(a)- asiste al presidente(a), sustituye al presidente(a) en caso de ser necesario. c) Secretario(a)- prepara las minutas y actas de las reuniones, guarda los documentos de la asociación. d) Tesorero(a)- prepara presupuesto, mantiene registro de los ingresos y gastos, gestiona el cobro de cuotas (de tener la asociación cuota asignada) e) Vocales (2)- el enlace con los miembros de la directiva y realiza las funciones que se le asignen. Los estudiantes que no cumplan con la Norma de Progreso Académico Satisfactorio, que tengan pendiente un caso de disciplina o hayan recibido sanción disciplinaria no podrán postularse ni ocupar puesto en la Directiva. La Directiva será responsable de la dirección de la asociación y velará porque se lleven a cabo las actividades establecidas en el Plan de Actividades. Además fomentará la armonía entre sus miembros y someterá los informes requeridos. 6

7 V. Mentor(a) Es requisito que toda asociación tenga un Mentor(a). Este puede ser miembro de la administración o facultad. Entre las responsabilidades a llevar a cabo se encuentran: a. Asesorar a los miembros de la asociación y del Consejo de Estudiantes en la redacción de las metas, actividades y reglamento b. Firmar los documentos sometidos para la acreditación de la asociación c. Conocer el Reglamento de Estudiantes y el Manual de procedimiento para la acreditación y el desarrollo de las asociaciones estudiantiles d. Informar a la Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles o Director del centro, cualquier acción, comportamiento o violación a las normas institucionales e. Fomentar la participación estudiantil f. Participar de actividades coordinadas por la asociación y el Consejo de Estudiantes g. Motivar y asesorar a los miembros de la asociación h. Monitorear y mantener al día la página electrónica desarrollada por la asociación estudiantil i. Revisar y autorizar el material a publicar por la asociación estudiantil j. Monitorear las finanzas de la asociación estudiantil VI. Actividades o Eventos Las Asociaciones Estudiantiles podrán realizar actividades y/o eventos que no interrumpan los horarios o programas de clases, la seguridad y el orden establecido en la institución. Las normas para la realización de las mismas son las siguientes. a) Deberán llenar el formulario de Autorización para Realizar Actividades o Eventos. El mismo será autorizado por el Vicerrector(a) de Asuntos Estudiantiles, Director del Centro Universitario o su representante. b) Luego de ser aprobada se envía a la División de Planta Física o Seguridad para el proceso correspondiente. c) Coordinar de ser necesario la solicitud de equipo audiovisual. d) Los solicitantes serán responsables de las acciones de los participantes y de cualquier daño causado por éstos. VII. Publicaciones Las Asociaciones Estudiantiles tienen la oportunidad de preparar publicaciones para la promoción a través de hojas sueltas, invitaciones, opúsculos, cartelones y páginas electrónicas con la autorización del Vicerrector de Asuntos Estudiantiles o del Director del Centro Universitario y del Mentor de la Asociación Estudiantil. Estás deberán cumplir con los siguientes requisitos: a) Identificar con su nombre la asociación estudiantil y el nombre del presidente de la asociación. b) Los artículos tienen que ser firmados por su autor c) No contener anuncios de bebidas alcohólicas, tabaco, sustancias controladas, material pornográfico e información libelosa. 7

8 d) No alterar logo (Política de Marcas del SUAGM) El Vicerrector de Asuntos Estudiantiles o el Director del Centro Universitario verificará que la promoción este bien redactada y que cumpla con las normas de orden institucional para proceder a autorizar las mismas. VIII. Informe de Logros Las Asociaciones Estudiantiles entregarán durante el mes de abril a la Vicerrectoría Asociada de Calidad de Vida y Bienestar Estudiantil un Informe de Logros que presente las actividades o eventos realizados que impactaron a la comunidad universitaria. El mismo deberá estar firmado por el Mentor(a) de la asociación. La Universidad Metropolitana no excluye de participación, niega beneficios, ni discrimina contra ningún estudiante por razón de edad, raza, color, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, impedimento, condición social, afiliación, política, ideas políticas o religiosas o por ser víctima o ser percibida como víctima de violencia doméstica, agresión sexual o acecho por ser militar, servir o haber servido en las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos o por ostentar la condición de veterano, o cualquier otra categoría protegida por ley. 8

9 Vicerrectoría Asuntos Estudiantiles Vicerrectoría Asociada de Calidad de Vida y Bienestar Estudiantil Solicitud de Acreditación Asociación Estudiantil Año Académico: Renovación Fecha de entrega: Nueva Nombre de la Asociación Estudiantil Dirección Postal de la Asociación Estudiantil (a ésta dirección se enviará la correspondencia) Correo Electrónico Institucional Categoría de la Asociación Estudiantil Académica Religiosa Recreativa Social Cultural Ambiental Deportiva Otra: 9

10 2. Descripción general de la asociación 3. Propósito de la asociación 4. Objetivos de la asociación 10

11 Directiva de la Asociación: Los miembros de la directiva tienen que mantener con una carga académica de 12 créditos a nivel subgraduado y 6 créditos a nivel graduado. Presidente Nombre Núm. Est. Créditos Sem. I Sem. II Sem. Teléfono Correo Electrónico Institucional Vicepresidente Nombre Núm. Est. Créditos Sem. I Sem. II. Sem. Teléfono Correo Electrónico Institucional Tesorero Nombre Núm. Est. Créditos Sem. I Sem. II Sem. Teléfono Correo Electrónico Institucional Secretaria Nombre Núm. Est. Créditos Sem. I Sem. II Sem. Teléfono Correo Electrónico Institucional Otro Nombre Núm. Est. Créditos Sem. I Sem. II. Sem. Teléfono Dirección Postal (mientras estudias) Tel. Hospedaje: Celular Dirección Postal (mientras estudias) Tel. Hospedaje: Celular Dirección Postal (mientras estudias) Tel. Hospedaje: Celular Dirección Postal (mientras estudias) Tel. Hospedaje: Celular Dirección Postal (mientras estudias) Tel. Hospedaje: 11

12 Correo Electrónico Institucional Otro Nombre Núm. Est. Créditos Sem. I Sem. II. Sem. Teléfono Correo Electrónico Institucional Mentor Nombre Teléfono Correo Electrónico Institucional Celular Dirección Postal (mientras estudias) Tel. Hospedaje: Celular Escuela o Departamento: Extensión: Celular: 12

13 Lista Miembros de la Asociación Estudiantil (Según lo establece el Reglamento sobre el Registro de Fraternidades, Sonoridades Asociaciones requerido por la Ley Núm. 179 para las instituciones de Educación Superior en Puerto Rico). Favor de escribir nombre y apellidos en letra de molde

14 Plan de Actividades Asociación: Presentado por: Actividad Fecha Descripción 14

15 Utilización de Fondos en la Asociación Estudiantil 1. Favor de llenar el encasillado correspondiente sobre utilización de fondos de la Asociación Estudiantil: 1. No tenemos cuota 2. Los miembros de nuestra asociación aportan: a. Cuota de ingreso b. Cuota mensual c. Otras cuotas regulares d. Otras fuentes de ingreso 2. El método utilizado en la administración de los fondos de la asociación es: 2. Llevarán a cabo actividades con el propósito de recaudar fondos? Sí No No aplica Certifico que la información incluida en este documento es correcta y la asociación estudiantil que represento habrá de cumplir con las normas establecidas por la Universidad Metropolitana, las contenidas en el Reglamento de Estudiantes y el Manual para la Acreditación, Registro y Funcionamiento de las Asociaciones Estudiantiles. Nombre Presidente(a) (Letra del Molde) Firma Nombre Mentor(a) (Letra de Molde) Firma Fecha 15

16 Formulario de Autorización para Publicar Información Autorización para publicar Directorio de Asociaciones Estudiantiles acreditadas para el año académico. Yo presidente(a) de la Asociación Estudiantil ; autorizo a la Oficina para el Desarrollo de las Asociaciones Estudiantiles a utilizar y a incluir en el directorio la siguiente información: Nombre de la Asociación: Nombre del Presidente(a): Dirección Postal: Teléfono: Correo electrónico institucional: Nombres y teléfonos de los miembros de la directiva: a. Presidente(a): b. Vicepresidente(a): c. Tesorero(a): d. Secretaria(a): e. Vocal: La asociación será responsable de mantener actualizada esta información y proveerla a la Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles. Firma del Presidente(a) Fecha 16

17 Certificación de Cumplimiento de la Asociación Estudiantil Certifico que la asociación estudiantil cumple con las disposiciones del Reglamento de Estudiantes y las establecidas en el Procedimiento de Acreditación, Registro y Funcionamiento de las Asociaciones Estudiantiles. Es nuestra responsabilidad notificar a la Oficina de Desarrollo de Asociaciones Estudiantiles de la Vicerrectoría Asociada de Calidad de Vida y Bienestar Estudiantil cualquier cambio que ocurra en nuestra directiva o reglamento. Además certifico que la información provista es correcta y autorizo a que la información pueda ser utilizada por la Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles y ser incluida en el Directorio de las Asociaciones Estudiantiles Acreditadas. Firma del Presidente(a): Fecha: Para uso oficial del representante de la Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles La Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles certifica que esta asociación estudiantil cumple con los criterios establecidos para su acreditación. Firma representante Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles Fecha 17

18 Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles Vicerrectoría Asociada de Calidad de Vida y Bienestar Estudiantil Información de logos, páginas electrónicas y redes sociales de las Asociaciones Estudiantiles Logo de la asociación: El logo será revisado por la Vicepresidencia de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles para su aprobación. El mismo deberá permanecer sin cambio por un período de 5 años. Si la asociación estudiantil utilizará una página electrónica indique la siguiente información: Dirección: Persona encargada: Teléfono: Correo electrónico: Si la asociación estudiantil utilizará redes sociales indique la siguiente información: Dirección: Persona encargada: Teléfono: Correo electrónico: Para uso oficial de la Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles: Autorizado No autorizado Firma de persona que autoriza: Fecha: 18

19 Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles Vicerrectoría Asociada de Calidad de Vida y Bienestar Estudiantil SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR ACTIVIDADES FECHA DE LA SOLICITUD: NOMBRE DE LA ASOCIACIÓN ESTUDIANTIL: NOMBRE DE LA PERSONA QUE SOLICITA: PUESTO EN LA ASOCIACIÓN ESTUDIANTIL: NÚMERO DE TELÉFONO: CORREO ELECTRONICO: FIRMA DEL MENTOR: FECHA DE LA ACTIVIDAD: CANTIDAD DE PERSONAS: HORA: FACILIDADES SOLICITADAS: DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD A REALIZAR: INDIQUE SI REQUIERE EQUIPO AUDIOVISUAL: FAVOR DE INDICAR LOS PARTICIPANTES DE LA ACTIVIDAD: *ESTA SOLICITUD SERÁ EVALUADA POR LA VICERRECTORÍA DE ASUNTOS ESTUDIANTILES O DIRECTOR DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE SER APROBADA O DENEGADA SE LE ESTARÁ NOTIFICANDO A LA PERSONA CONTACTO EN LA SOLICITUD. APROBADA NOMBRE DE PERSONA QUE AUTORIZA: FIRMA DE PERSONA QUE AUTORIZA: FECHA DE AUTORIZACIÓN: DENEGADA COMENTARIOS: 19

20 Vicerrectoría Asuntos Estudiantiles Vicerrectoría Asociada de Calidad de Vida y Bienestar Estudiantil SOLICITUD SERVICIOS DE IMPRENTA Fecha de solicitud: Fecha de la actividad: Nombre Asociación Estudiantil: Nombre de la persona que solicita: Puesto que ocupa en la Asociación Estudiantil: Número de teléfono: Correo electrónico Firma del Mentor: Tipo de Servicio Opúsculo Afiches Copias blanco y negro Copias a color Cantidad *ESTA SOLICITUD SERÁ EVALUADA POR LA VICERRECTORÍA DE ASUNTOS ESTUDIANTILES Y EL DIRECTOR DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE SER APROBADA O DENEGADA SE LE ESTARÁ NOTIFICANDO A LA PERSONA CONTACTO EN LA SOLICITUD. APROBADA DENEGADA NOMBRE DE PERSONA QUE AUTORIZA: FIRMA DE PERSONA QUE AUTORIZA: FECHA DE AUTORIZACIÓN: 20

21 Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles Vicerrectoría Asociada de Calidad de Vida y Bienestar Estudiantil TEMAS RECOMENDADOS PARA LA REALIZACIÓN DE TALLERES Nombre Asociación Estudiantil: Campus UMET: Cupey Jayuya Bayamón Aguadilla Comerío A continuación presentamos una lista para realizar actividades. Marque con una (X) los temas de que son de su interés (puede marcar más de uno). I. Talleres Liderazgo Manejo de Presupuesto Comunicación efectiva Solución de conflictos entre los integrantes de mi asociación Estilos de Vida Saludable (alcohol, sexualidad, drogas, etc.) Manejo adecuado de estrés Cómo realizar y ofrecer talleres Desarrollo de agenda de trabajo Relaciones Interpersonales Otros: II. Desarrollo de Actividades Actividades para los estudiantes nocturnos Presentación de las Asociaciones Estudiantiles a la comunidad universitaria. Contar con mi Asociación Estudiantil para otras actividades de la institución. Actividades para el desarrollo personal Congreso de Asociaciones Estudiantiles con la participación de otras Instituciones. Actividades fuera de la institución como por ejemplos giras. Actividades que fomenten la labor voluntaria en mí Asociación Estudiantil. Conocer la labor de otras Asociaciones Estudiantiles en mi Universidad. Que se reconozca la labor de mi Asociación Estudiantil durante todo el año académico. Otros: III. Materiales Opúsculos Hojas sueltas Banner Lugar de reunión con los integrantes de mi asociación Periódicos Manteles Lápices/ bolígrafos Transportación Otros: IV. Comentarios: Tu opinión es muy importante, gracias por tu colaboración. 21

22 Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles Vicerrectoría Asociada de Calidad de Vida y Bienestar Estudiantil INFORME DE LOGROS Asociación Estudiantil: Mes: Por: Nombre Presidente(a): OBJETIVO ACTIVIDAD LOGRO Firma del Mentor(a) de la Asociación: 22

23 Vicerrectoría Asuntos Estudiantiles Vicerrectoría Asociada de Calidad de Vida y Bienestar Estudiantil AUTORIZACIÓN DE PUBLICACIONES Yo, representante de la Asociación Estudiantil solicito autorización para la publicación de: Documentos Opúsculo Redes Sociales Tablones de Edicto Distribución Hojas sueltas Tarjetas de Promoción Página electrónica Firma del Mentor: *ESTA SOLICITUD SERÁ EVALUADA POR LA VICERRECTORÍA DE ASUNTOS ESTUDIANTILES Y EL DIRECTOR DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE SER APROBADA O DENEGADA SE LE ESTARÁ NOTIFICANDO A LA PERSONA CONTACTO EN LA SOLICITUD. APROBADA DENEGADA NOMBRE DE PERSONA QUE AUTORIZA: FIRMA DE PERSONA QUE AUTORIZA: FECHA DE AUTORIZACIÓN: 23

24 Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles Vicerrectoría Asociada de Calidad de Vida y Bienestar Estudiantil Oficina para el Desarrollo de las Asociaciones Estudiantiles SOLICITUD PARA AUTORIZACIÓN DE CAMISAS Fecha: Teléfono: Correo electrónico: Yo, representante de la Asociación Estudiantil solicito autorización para la orden de: Camisas T-Shirts Polo Polo Microfibras T-Shirts Microfibras Cantidad Color Modelo de arte de la camisa: Sí *Favor de adjuntar con la solicitud el arte. No Firma del Mentor: *ESTA SOLICITUD SERÁ EVALUADA POR LA VICERRECTORÍA DE ASUNTOS ESTUDIANTILES Y EL DIRECTOR DEL CENTRO UNIVERSITARIO DE SER APROBADA O DENEGADA SE LE ESTARÁ NOTIFICANDO A LA PERSONA CONTACTO EN LA SOLICITUD. APROBADA DENEGADA NOMBRE DE PERSONA QUE AUTORIZA: FIRMA DE PERSONA QUE AUTORIZA: FECHA: 24