Manual de Cliente- sitio web copacourier.com - Versión 3 Noviembre 2016 MANUAL DE CLIENTE SITIO WEB COPACOURIER.COM

Transcripción

1 MANUAL DE CLIENTE SITIO WEB COPACOURIER.COM 1

2 Contenido El sitio web copacourier.com tiene nuevo look y con ello nuevas funcionalidades, implementadas para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Este manual ha sido diseñado para guiarles en su experiencia al hacer sus envíos y consultas en nuestro nuevo sitio web. 2

3 Índice Tema Número de Página Sitio copacourier.com 4 Ingrese a Mi Copa Courier.5 Contenido de Mi Copa Courier 6 Solicitud de Envío (Corte de guía web)..7 Estado de Envíos 21 Estado de Cuentas 23 Solicitud de Suministros 25 Simulador de Tarifas..26 3

4 Sitio Web copacourier.com Para acceder a nuestra página de inicio debe ingresar a siguiente pantalla: y se mostrará la A continuación le indicaremos como ingresar al área exclusiva para clientes registrados. 4

5 Ingrese a Mi Copa Courier. Su nueva sección como cliente Corporativo registrado se llama Mi Copa Courier. En esta sección, entre otras opciones, Ud. tendrá acceso a la funcionalidad de corte de guía, llamada de ahora en adelante Solicitud de envío. Para ingresar a la sección de usuarios registrados. A esta sección usted podrá ingresar con su usuario y contraseña actual. En caso de no poder hacerlo, comuníquese inmediatamente con su ejecutivo de cuenta asignado o su contacto local. 5

6 Contenido de Mi Copa Courier. Una vez haya ingresado a Mi copa Courier, con su usuario y contraseña, observará la siguiente pantalla. En esta pantalla vera las opciones a las que solamente los usuarios registrados tendrán acceso. 1. Estado de Envíos, es donde consultaremos el estado de nuestro envío. 2. Acceso a Estados de Cuentas es donde podrá ver sus saldos actualizados. 3. Solicitud de Suministros aquí podrá realizar el pedido del material para sus empacar sus envíos Courier. 4. Solicitud de envío es donde realizaremos nuestros cortes de guías web. 5. Simulador de Tarifas, aquí podrá cotizar su envío Courier en todo el mundo. A continuación le explicaremos, paso a paso, cómo hacer sus envíos desde copacourier.com Ingresemos a Solicitud de envío para realizar nuestro corte de guía online. Veremos cómo se despliega la pantalla que le mostramos en la siguiente página. 6

7 Sección 1-Cliente: Solicitud de Envío (Corte de guía web). El campo Cliente se refiere al nombre de la empresa que realiza el envío. Seleccione el nombre de la empresa, con la que desea introducir su guía. Debe dar clic en el menú desplegable para ver sus opciones. Normalmente el nombre de entidad será el nombre de su empresa, con el que está registrado en nuestra base de datos, pero usted podría tener varias cuentas asociadas. Es en ese caso, la herramienta le mostrará varias opciones. Esta selección podrá realizarla en donde indica la flecha. Usted podrá seleccionar la dirección de correo electrónico cada vez. Si Ud. desea que le sea sugerida, deberá ponerse en contacto con su Ejecutivo de Ventas para asegurarse de que tenemos la misma en nuestra base de datos. A esta dirección se le enviarán los documentos que se generen al finalizar esta operación. Si tiene algún código promocional favor ingresarlo en el campo Código promocional. Importante: Para obtener su Guía con valores favor de seleccionar la opción Recibir guía valorada, esto para que en la sección 5- Confirmación, le llegue a su correo electrónico la guía con los valores correspondientes. De lo contrario solamente recibirá la guía sin valores. Recuerde los campos con (*) son mandatorios. 7

8 Sección 2-Expedidor: Luego de haber ingresado los datos en la sección 1-Cliente, hacemos clic en siguiente e ingresamos entonces a la sección 2. Expedidor y veremos la siguiente pantalla, en la cual debemos ingresar cada uno de los campos solicitados. En la pantalla de esta sección, se completarán los datos del remitente. Al colocar la ciudad en el campo Población automáticamente aparecerá un mapa donde puede buscar el código postal en caso que aplique. (En la siguiente página se mostrará la pantalla). En esta sección hemos incluido la funcionalidad llamada Recoger en domicilio. Esta opción se encuentra ubicada justo antes del botón Anterior, en la parte baja del formulario. Puede ser utilizada si desea que el envío sea recogido en su domicilio. Debe recordar que, aunque seleccione esta alternativa, debe programar el recojo con su estación local. Recuerde los campos con (*) son mandatorios. Nueva opción para buscar el código postal si la dirección del expedidor aplica para este campo. Una vez completada esta ventana dar clic en el botón Siguiente. 8

9 Muestra de la pantalla de búsqueda del código postal. (Está función estará vigente a partir martes 2 de Febrero 2016). Para la búsqueda debe completar los campos de región, provincia y población sino los conoce solamente al hacer clic en ver, se mostrarán los códigos postales válidos. Hacer clic en el código que aplique y luego en Seleccionar y aparecerá automáticamente en el campo Código Postal o Zip Code. Si desea volver a la ventana anterior, solo debe dar clic en la x de la parte superior derecha señalada en la imagen con la flecha azul. 9

10 Una vez se cierre la ventana de los códigos regresará a la pantalla principal y si están todos los datos completos. Puede avanzar haciendo clic en siguiente. 10

11 Sección 3- Destinatario: Una vez completados todos los campos en la sección 2. Expedidor damos clic en el botón siguiente, y pasaremos a la Sección 3- Destinatario. Se debe desplegar la siguiente pantalla. Recuerde los campos con (*) son mandatorios. Conforme vayamos realizando envíos, se guardará la información de nuestros destinatarios habituales, que podremos seleccionar aquí. (La función de códigos postales estará vigente a partir del martes 2 de febrero 2016.) 11

12 (La función de códigos postales estará vigente a partir del martes 2 de Febrero 2016.) 12

13 Una vez completados todos los datos, debe dar clic en Siguiente para pasar entonces a la sección 4 - Envío. Recordemos que en cada una de las vistas nos da la opción de dar clic en el botón Anterior para modificar o agregar cualquier información en las secciones anteriores. Campo CIF: Nombre genérico para el código de identificación fiscal (RUC, RUT, DNI, cédula, etc.). Este es un dato obligatorio cuando se trata del envío de paquetería. No completarlo puede retrasar la entrega. Campo Población: Nombre de la ciudad a la cual pertenece la dirección del destinatario. 13

14 Campo Contacto: Es lo que en el sistema actual se llama Atención, es decir, a la atención de quién va el envío. Puede ser muy de vital importancia para la entrega correcta y a tiempo del mismo. Sección 4- Envío: Una vez estemos en la Sección 4- Envío se desplegará la siguiente ventana. En esta sección debemos colocar cada uno de los datos solicitados acerca de nuestro envío, luego completada la pantallas dar clic en siguiente. Recuerde los campos con (*) son mandatorios. Campo Número de bolsa: En este campo usted puede colocar, el número de bolsa que aparece en su suministro Courier, este número viene en todas nuestras bolsas plásticas Courier. Esto le puede ayudar a identificar sus envíos, y brindarle la seguridad al destinatario que en efecto recibió la bolsa Courier con el número de bolsa, que indicará la guía impresa. Campo Incoterm: Condiciones de Entrega del Envío. Solamente trabajaremos con dos opciones: DDP, que contempla que Ud. se hará cargo de los gastos en destino asociados con la liberación, los impuestos, aranceles y cualquier otro relacionado; y DDU, indicando que es el destinatario quien se hará cargo de los mismos. En cualquier caso, recuerde que los mismos no están incluidos en el flete. Campo Flete: Condiciones de pago, para el flete ya sea prepagado (contado) o collect. Recuerde que los envíos al cobro (o collect) tienen un pequeño recargo y está sujeto a que usted tenga asociada la cuenta 14

15 la cual se va realizar el cobro del envío. (Sino tiene configurada esa cuenta contactar a su Asesor de Ventas) A continuación pantalla si usted selecciona un envío Collect. A continuación pantalla si su envío es Prepaid. 15

16 Si su envío es Prepaid la opción de Cuenta a Cargar estará bloqueada hacer clic en Siguiente. 16

17 Sección 5- Confirmación: Al dar clic en Siguiente, iremos directamente a la Sección 5- Confirmación, y debe desplegarse la siguiente pantalla. En esta sección se ve un resumen del envío y el total a pagar. Esta es la pantalla que verá si su envío es Prepaid Una vez completada dicha pantalla dar clic en Finalizar 17

18 Esta es la pantalla que verá al finalizar si su envío es Collect. Si todo está correcto haga clic en finalizar. 18

19 Observación: Una vez que haya dado clic en Finalizar ** verá el siguiente mensaje desplegarse para validar su transacción** Al dar clic en Aceptar y Finalizar, se creará automáticamente su guía en nuestro sistema y será facturada a su cuenta. Y al completar el proceso automáticamente le aparecerá online su guía en formato pdf esta opción estará disponible a partir del 18 de Abril. Pues anteriormente se generaba un correo con la información de la guía. En caso tal que al final, del proceso no necesite crearla favor dar clic en Cancelar y salir de su sesión. 19

20 Hemos añadido nuevos campos a la guía actual, los nuevos campos están marcados a continuación: 20

21 Estado de Envíos. Al ingresar mediante un clic a Estado de Envíos, podremos ver los estatus de los envíos realizados. Como lo muestra la siguiente vista. De igual forma usted podrá configurar los reportes a su necesidad mediante los campos detallados a continuación. Campos del lado derecho del reporte: Fecha de Creación: Se completará automáticamente con la fecha en curso. Número de días a mostrar: Viene con el número 30 (en referencia a cantidad de días), usted lo puede modificar si desea mostrar solamente por ejemplo 15, le mostrará 15 días. Filtrar por: Es un campo libre en el cual usted puede colocar el campo por el cual desea filtrar el reporte por ejemplo puede hacerlo por: Origen, Remitente, por Destino, por fecha de creación, etc. 21

22 Entidad: Mostrará automáticamente, el nombre del cliente Empresa que tiene el user para Mi Copa Courier. Expedidor: Usted podrá seleccionar en caso de que usuario tenga asociado varias sucursales u oficinas pertenecientes a su empresa. Y así darle seguimiento a los envíos originados por cada área. Incoterm: Seleccionar entre estas dos opciones: Entregado con derechos abonados (DDP), Entregado sin pagar derechos (DDU). Vista de cómo se muestran los estados de los envíos realizados. Una vez generado el reporte, o el que usted visualiza apenas ingresa a esta sección, podrá hacer clic en Acciones y podrá exportar el mismo en los formatos que se visualizan a continuación. 22

23 Aquí también al darle clic al signo de más, se desplegará la información de la guía y de igual forma podrá descargarla para su referencia, en caso tal que se necesite. Estado de Cuentas. Sección que mostrará sus facturas pendientes. De acuerdo al estatus de recibido de los envíos realizados. O de las facturas que aún no han sido entregadas a usted. Esto le permitirá una mejor visión de los pagos a realizar por los envíos recibidos en destino. A este reporte le hemos realizado cambios para que le sea de mayor apoyo, y ahora las facturas incluyen las guías incluidas en su facturación y sus importes. Los campos que se encuentran en el área de parámetros, le permitirían filtrar el reporte de acuerdo a sus preferencias. El campo entidades, le aparecerá el nombre de su empresa automáticamente. Estado recibo: Solo le permitirá seleccionar la opción llamada pendiente, para que pueda visualizar las facturas pendientes de pago. 23

24 A partir del 18 de Abril, estará disponible la nueva versión de factura que le mostramos a continuación y a partir de la fecha indicada encontrará sus facturas en su estado de cuenta. 24

25 Solicitud de Suministros. Al ingresar a esta sección con un solo clic verá este formulario, donde debe indicar las cantidades que necesita de suministros, recuerde al final dar clic en Enviar, el mismo le llegará al personal asignado para esta labor. 25

26 Simulador de Tarifas. Este simulador de tarifas les permitirá, realizar cotizaciones con su tarifa corporativa aplicada. Así podrá tener usted acceso a saber un estimado de cuanto le saldría realizar su envío. 26