Anexo Nro. 3. Procedimientos para logística y distribución de equipamiento. Programa Alfabetización Digital

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1 Anexo Nro. 3 Procedimientos para logística y distribución de equipamiento Programa Alfabetización Digital 1. INSTALACIÓN Y PUESTA EN MARCHA 1.1. Depósitos de Equipamiento: El equipamiento adquirido por la DGCyE para la implementación del Proyecto Alfabetización Digital será puesto a disposición del adjudicatario de la siguiente manera: La DGCyE dispondrá de depósitos dentro del ámbito urbano de las Ciudades de La Plata y Quilmes, en las cuales almacenará el equipamiento a instalar a medida que lo reciba por parte de sus proveedores El oferente deberá considerar en los precios cotizados los costos de transporte derivados del retiro del equipamiento a instalar desde los depósitos de la DGCyE y el posterior traslado hacia las Escuelas de la o las Regiones en que haya resultado adjudicado Kits de Instalación: El equipamiento podrá será entregado al Adjudicatario en conjuntos completos para ser instalados en cada uno de los establecimientos educativos. En términos generales, estos conjuntos o kits estarán compuestos por: Servidor, con su correspondiente teclado, mouse, y monitor. Rack para alojamiento de los equipos Unidad de Potencia Ininterrumpida (UPS) Switch LAN para interconexión Access Point Carros Porta-Netbooks Netbooks La dotación de estos equipos asignada a cada Escuela es variable. Puede encontrarse un listado detallado de la misma en el Anexo Nro. 3 Distribución de Equipamiento por Escuela. Dichas cantidades han sido establecidas en forma estadística considerando las cantidades de dispositivos a conectar y posibles condiciones edilicias desfavorables. Una vez terminado el Servicio de Instalación y Puesta en Marcha, la instalación podrá ser auditada por personal técnico de la 1

2 DGCyE a efectos de verificar cantidad y números de serie de los equipos involucrados debiendo coincidir en todo con lo declarado en el certificado de conformidad de instalación. No obstante, de existir casos en los que el adjudicatario pudiera necesitar switches o Access points adicionales a los provistos (por ejemplo en casos en los que el tendido de cable UTP supere los 90 Mts.) o donde las condiciones edilicias hagan deficiente la cobetura wi-fi mediante los equipos asignadas y sea menester agregar Access Point adicionales. En estos casos deberá justificar técnicamente y por escrito dicha necesidad mediante nota dirigida al representante técnico de la DGCyE. Si dicha solicitud fuese aprobada por el representante técnico de la DGCyE, la instalación del equipamiento adicional no generará ningún costo adicional para la DGCyE Retiro y traslado de equipamiento: En aquellos casos en que el adjudicatario deba retirar partidas de equipamiento de los depósitos de almacenamiento de la DGCyE, correrán a cargo del adjudicatario, por sí o a través de subcontratistas, todos los traslados necesarios de dicho equipamiento hacia las sus propias instalaciones y/o hacia las escuelas donde deberán ser instalados los equipos. La cantidad de equipamiento entregado al adjudicatario (bajo la modalidad de custodia) para su instalación y puesta en marcha, dependerá de tres factores: a) la asignación de equipamiento previsto en el Anexo Nro. 3 Distribución de Equipamiento por Escuela, b) el cronograma de instalaciones presentado por la empresa c) el valor del aval bancario o póliza de seguro en Pesos Argentinos conformado como garantía durante el período de Instalación y Puesta en Marcha. Se recuerda que el valor del aval o póliza de seguro que presente el oferente determinará el tope máximo de equipamiento que la DGCyE pondrá temporalmente en su poder a efectos de su Instalación y Mantenimiento. El adjudicatario podrá presentar un aval o póliza total (equivalente al 100% del valor de los bienes a instalar en la región/es adjudicada/s). O bien, podrá presentar avales y/o pólizas parciales, de acuerdo a su cronograma de instalación, siendo el monto mínimo exigido por la DGCyE aquel que en Pesos Argentinos resulte equivalente a USD (dólares treinta y tres mil novecientos treinta y ocho). El aval o póliza conformado en su valor mínimo exigido, le permitirá retirar bajo custodia hasta: 1 Server, 90 Netbooks, 3 Carros Porta-netbooks, 1 Rack, 12 Access Point, 1 Switch, 1 Unidad de Potencia Ininterrumpida. Si bien el adjudicatario podrá optar entre retiros parciales o totales (dependiendo siempre de las garantías presentadas y cronograma de instalación y puesta en 2

3 marcha) del equipamiento, la DGCyE sólo entregará equipos que integren un conjunto completo. Es decir, no se entregarán equipos sueltos sino agrupados en kits. Cada kit entregado estará asignado a un Establecimiento Educativo específico, conforme a lo dispuesto en el Anexo Nro. 2 Distribución de Equipamiento por Escuela. En caso que por cuestiones estratégicas o logísticas, el adjudicatario necesite almacenar en instalaciones propias equipamiento, estarán a su exclusivo cargo, los costos asociados al almacenamiento y seguridad de los equipos acopiados. Dicha responsabilidad abarcará al adjudicatario y a los subcontratistas en los que deba apoyarse para la prestación del servicio. El adjudicatario deberá tener en cuenta en sus costos una demora, atribuible a la DGCyE, de 60 (sesenta) días corridos. La demora efectiva que se produzca, en días corridos, deberá ser adicionada al plan de instalación presentado por el adjudicatario Responsabilidad Patrimonial: Según lo detallado en las IAO 43.2, el adjudicatario será patrimonialmente responsable del equipamiento que la DGCyE ponga en su custodia y responsabilidad, para su instalación en las escuelas. Esta responsabilidad patrimonial será instrumentada a través de los avales o pólizas de seguro mencionados en pliego, tanto para el período de Instalación y Puesta en Marcha, como para el período de Servicio de Mantenimiento Correctivo. Dicha responsabilidad patrimonial rige desde el día y hora en que el equipamiento haya sido puesto en custodia del adjudicatario, hasta el día y hora de la efectiva puesta en marcha mediante el cumplimiento del Protocolo de Mediciones y Aceptación que forma parte del Pliego de Contratación del Servicio. 2. GARANTÍA DE CORRECTO FUNCIONAMIENTO OBLIGATORIO Y SERVICIO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO En el mismo momento en el que el adjudicatario logre el alta definitiva de la red informática de un determinado establecimiento educativo mediante el cumplimiento del Protocolo de Mediciones y Aceptación, que se describe en el pliego de contratación del servicio, dicho establecimiento entra, en de ese momento en Período de Garantía de Correcto Funcionamiento Obligatoria y de Servicio de Mantenimiento Correctivo. Ambas garantías deberán estar vigentes por un período de 12 meses desde la firma del acta de recepción de obra. La DGCyE no aceptará cargo alguno relacionado con costos de transporte generados directa o indirectamente por las visitas de personal técnico del adjudicatario contempladas en la Garantía de Correcto Funcionamiento Obligatorio y/o Servicio de Mantenimiento Correctivo. 3

4 La DGCyE pondrá a disposición de los usuarios una Mesa de Ayuda, actuando como nexo entre los Establecimientos Educativos y las empresas adjudicatarias de la LPI 2/12. La Mesa de Ayuda concentrará los reclamos por parte de las Escuelas y será la responsable del diagnóstico de los distintos problemas, del seguimiento de la solución del problema, de la ejecución de la Garantía de Correcto Funcionamiento Obligatoria y de la ejecución del Servicio de Mantenimiento Correctivo, según corresponda. Toda vez que se registre una falla en algún componente de la Instalación Eléctrica, Sistema de Cableado de Datos, o Red informática de un establecimiento, el referente TIC (personal docente con entrenamiento técnico del Establecimiento Educativo en cuestión) reportará la anomalía a la Mesa de Ayuda de la DGCyE. La Mesa de Ayuda ofrecerá dos vías de contacto: i) una línea telefónica del tipo 0800, ii) una plataforma online a la que se podrá acceder fácilmente a través del portal La DGCyE hará uso, según corresponda, de la Garantía de Correcto Funcionamiento Obligatoria o bien, del Servicio de Mantenimiento Correctivo, a partir de una solicitud de visita técnica en la Escuela, remitida por la Mesa de Ayuda al Centro Único de Contacto que el adjudicatario deberá habilitar a este efecto Garantía de Correcto Funcionamiento Obligatorio: Esta garantía será aplicable a todos los materiales y mano de obra provistos por el adjudicatario, que fueron necesarios para la instalación y puesta en marcha del kit o conjunto de equipamiento informático asignado a cada Escuela. Es decir, se limita a todos los recursos necesarios para la Instalación Eléctrica y Cableado de Transmisión de Datos. Esta garantía NO alcanza a los equipos informáticos -propiedad de la DGCyEdados en custodia al adjudicatario, para la instalación y puesta en marcha de la red informática. La cantidad de visitas técnicas para la solución de problemas relacionados con el funcionamiento de la Red Eléctrica y Cableado de Transmisión de Datos será ilimitada durante los 12 meses de vigencia de la Garantía de Correcto Funcionamiento Obligatorio. Los plazos para la provisión de este servicio de garantía serán los establecidos en el documento de pliego (LPI 2/12) y se comenzarán a correr a partir del envío de una solicitud de visita técnica remitida por la Mesa de Ayuda al Centro Único de Contacto que el adjudicatario deberá habilitar a este efecto. Este aviso/solicitud generará la apertura de un Incidente de Soporte Técnico que será identificado mediante un número. A partir de la apertura del Incidente de Soporte Técnico, el adjudicatario dispondrá de los plazos consignados en las Especificaciones Técnicas del Servicio para presentarse en el establecimiento y aplicar los procedimientos necesarios para solucionar el problema reportado. 4

5 El cierre del Incidente de Soporte Técnico se confirmará mediante la confección y firma del formulario certificado de conformidad de servicio técnico que el adjudicatario podrá obtener en el portal y que deberá, para tener validez, contener las firmas del personal técnico interviniente por parte del adjudicatario, el referente TIC del Establecimiento y el Director del mismo Servicio de Mantenimiento Correctivo: Este servicio será aplicable a todos los desperfectos que pudieran presentarse en la configuración de la red informática y/o funcionamiento de los equipos informáticos instalados en las Escuelas y pertenecientes a la DCGyE. Entiéndase por tales al kit o conjunto de equipos asignado a cada Establecimiento Educativo (Rack, Server, Netbooks, Carro Porta-netbooks, Switches, Access Point, Unidad de Potencia Ininterrumpida). La mayoría de los problemas de software, serán resueltos por el referente TIC de la Escuela con la asistencia -remota o telefónica- de la Mesa de Ayuda de la DGCyE. Eventualmente, podría presentarse el caso en que la imposibilidad de resolver un problema de software mediante los canales mencionados derive en la emisión por parte de la Mesa de Ayuda de la DGCyE- de una solicitud de visita al Centro Único de Contacto del adjudicatario. Ante problemas de hardware, el Servicio de Mantenimiento Correctivo funcionará en modalidad de reemplazo. Esto significa que el adjudicatario jamás será responsable, ni estará autorizado por la DGCyE a proceder a la apertura de los equipos para su reparación en caso de falla. Tal como se detalla en las Especificaciones Técnicas del Servicio de Mantenimiento Correctivo del pliego de contratación, este servicio obliga a la empresa adjudicataria a garantizar la presencia de personal técnico en el establecimiento educativo para la resolución de problemas de software y/o hardware, durante 12 meses, cada vez que la Mesa de Ayuda de la DGCyE emita un Incidente de Soporte Técnico. A partir de la apertura del Incidente de Soporte Técnico, el adjudicatario dispondrá de los plazos consignados en las Especificaciones Técnicas del Servicio para presentarse en el establecimiento y reemplazar el equipo o aplicar los procedimientos necesarios para solucionar el problema reportado. El cierre del Incidente de Soporte Técnico se confirmará mediante la confección y firma del formulario certificado de conformidad de servicio técnico que el adjudicatario podrá obtener en el portal y que deberá, para tener validez, contener las firmas del personal técnico interviniente por parte del adjudicatario, el referente TIC del Establecimiento y el Director del mismo. En caso que una falla ponga a un determinado equipo en condición fuera de servicio, el adjudicatario será responsable de su reemplazo en las condiciones y plazos estipulados en el pliego de bases y condiciones para la contratación. Para efectuar dicho reemplazo, el adjudicatario deberá entregar a la DGCyE el equipo en condición fuera de servicio y recibirá a cambio un equipo nuevo o reparado (con todas sus funcionalidades activas) que deberá reinstalar en el mismo establecimiento educativo. 5

6 Reposición de equipos fuera de servicio La DGCyE concentrará en sus depósitos la totalidad de equipos adquiridos en el marco de este Programa. Tanto la provisión inicial de equipos a los adjudicatarios para su instalación en los establecimientos educativos, como la provisión de equipos para el reemplazo y/o ejecución de garantía de equipos en condición fuera de servicio se realizará en ubicación a determinar dentro de las Ciudades de La Plata y Quilmes de la Provincia de Buenos Aires. Quedan bajo exclusiva responsabilidad del adjudicatario, todos los costos derivados del traslados de equipamiento y personal técnico necesarios para cumplimentar los requerimientos del servicio (viajes desde las instalaciones del adjudicatario al depósito para el retiro de equipamiento en funcionamiento, viajes entre dependencias del adjudicatario y las escuelas de la región adjudicada y viajes para entrega de equipamiento en falla para su reparación y/o ejecución de garantía a la ciudad de La Plata y/o Quilmes). Todos estos costos, serán exclusiva responsabilidad del adjudicatario y por lo tanto se considerarán formando parte del servicio cotizado. Debe entenderse como transporte necesario a todo traslado de personal y/o equipos que se requiera para restablecer todas las funcionalidades activas de la red informática de un establecimiento escolar. En todos los casos en los que un Incidente de Soporte Técnico requiera que el adjudicatario reemplace un equipo de un establecimiento educativo, la Mesa de Ayuda de la DGCyE será quién notifique al adjudicatario, en el mismo momento de apertura del Incidente de soporte, el tipo de equipo a reemplazar, como así también, el día y horario de presentación en los depósitos para retirar un equipo nuevo o reparado. La Mesa de Ayuda de la DGCyE podría programar la recolección de varios equipos averiados en más de un Establecimiento Educativo dentro de la Región Educativa adjudicada, que deberán presentarse en las oficinas centrales del Programa para su reposición. En el caso eventual en el que en las oficinas centrales del Proyecto NO estuvieran disponibles los equipos necesarios para la reposición, el sistema de Mesa de Ayuda de la DGCyE pondrá el Incidente de Soporte en condición de Pendiente lo cual liberará al adjudicatario de la responsabilidad de su resolución hasta tanto la DGCyE provea el equipo necesario. En este momento, la Mesa de Ayuda comunicará al adjudicatario la provisión del equipo requerido y reabrirá el Incidente de Soporte, aplicándose desde ese momento los plazos consignados para la resolución del mismo. Para todos los casos en los que el adjudicatario deba proceder al reemplazo de cualquier equipo, quedará bajo su responsabilidad patrimonial (garantizada mediante el aval para período de Servicio de Mantenimiento Correctivo) el equipo en condición Fuera de Servicio que haya sido reemplazado. Dicha responsabilidad correrá desde el preciso momento del cierre del Incidente de Soporte que generó el reemplazo y hasta que el 6

7 personal de los depósitos en las Ciudades de La Plata y/o Quilmes, reciba el equipo en condición Fuera de Servicio para la ejecución de su garantía o bien para su reparación. 7