IBISCOM AUMENTE SU EFICIENCIA. i-bpm

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1 i-bpm AUMENTE SU EFICIENCIA La necesidad de las organizaciones de ser más competitivas en un mercado dinámico ha generado estructuras organizacionales complejas y exigentes en términos de calidad y eficiencia y reconociendo que es a través de los procesos como las organizaciones generan los productos y servicios que entregan a sus clientes, afiliados y/o ciudadanos, IBISCOM desarrolló el producto de software i-bpm. Orientar las organizaciones a procesos permite recoger una serie de elementos en su estructura que facilitan una participación activa y protagónica de sus integrantes, más cercana a su naturaleza y a sus necesidades, con resultados positivos en los niveles de eficiencia o productividad. IBISCOM

2 INCREMENTE SU NIVEL DE RESPUESTA Orientarse en procesos es una forma organizacional para un mundo en constante cambio Michael Hammer i-bpm i-bpm es un sistema de información con tecnología web que soporta la administración y operación de los diferentes procesos de negocio, a través de componentes que permiten a las distintas áreas de la organización su definición, gestión y monitoreo. La solución i-bpm permite definir las tareas que conforman un proceso, el orden en que se deben ejecutar, las herramientas para ejecutarlos, los responsables de la ejecución, los documentos que se manejan en el proceso y las notificaciones que se requieren. Adicionalmente permite definir flujos para el control de documentos digitales e imágenes digitalizadas, facilitando de esta manera el control, preservación y acceso a los mismos. Al permitir la administración y monitoreo de la ejecución de los procesos, i-bpm apoya a nuestros clientes en el logro de mayores índices de eficiencia, estandarización y calidad en la gestión diaria.

3 i-bpm Los procesos son los que producen el valor que la organización entrega al mercado Robert Gardner i-bpm es una solución de sofware que permite mejorar los niveles de eficiencia y eficacia de la organización mediante herramientas para modelar, administrar, automatizar y optimizar de manera sistémica los procesos de negocio. Teniendo presente que un proceso de negocio es un conjunto de actividades interrelacionadas que son llevadas a cabo de manera integral en la organización para alcanzar un objetivo de manera sistemática, i-bpm facilita el logro de los siguientes hechos: Redución del Time To Market, al contar con una herramienta que de manera dinámica facilita la implementación de procesos que soportan el diseño, la producción y entrega de nuevos productos y/o servicios. Disminución del volumen de desperdicio que ocurre cuando se realizan actividades que no agregan valor y cuando se realizan actividades duplicadas o reprocesos. Disminución de esfuerzos para el manejo coherente de las relaciones entre los recursos, las actividades y las herramientas involucradas en los procesos de la organización. Mayor coordinación e integración entre las diferentes actividades del proceso. Mayor trazabilidad sobre la ejecución de cada proceso y d i s p o n i b i l i d a d d e i n f o r m a c i ó n p a r a u n monitoreo oportuno. D i s p o n i b i l i d a d d e indicadores de ejecución que facilitan tareas de o p t i m i z a c i ó n d e l o s procesos. Los procesos tienen proveedores 1 Entrada 2 Los procesos representan la manera natural como hacemos el trabajo 3 Los procesos usan recursos 4 Gente Metodos Materiales Equipo Tiempo Salida Los procesos: - Son orientados a objetivos - Son transformadores - Agregan valor Los procesos tienen clientes Los procesos son evaluados de tres formas: 1. Efectividad 2. Eficiencia 3. Adaptación Fuente: Gardner (2004, 29) (traducción del autor del ingles) IBISCOM

4 Herramientas de Apoyo El i-bpm mediante el motor de WFMS (Workflow Management System) permite automatizar la secuencia de actividades, acciones o tareas que conforman un proceso de negocio en una organización y posteriormente facilitar el seguimiento de la ejecución del proceso integrando las herramientas y los actores relacionados con el mismo; de manera específica permite la realización de las siguientes acciones: Definir el flujo de cualquier proceso Ajustar dinámicamente el flujo del proceso ante cambios del negocio Asignar y quitar directamente actores asignados a una tarea Controlar la ejecución cooperativa de una tarea, por parte de un grupo de actores Usar el mail para informar sobre acciones en el flujo del proceso Asociar los atributos que se requieran a un objeto Garantizar la autenticación y la autorización a través de un módulo de seguridad Desarrollado con las últimas tecnologías web usando J2EE, la arquitectura SOA y la integración de componentes reusables, de fácil implementación en un ambiente empresarial, es extensible a todas las áreas de la empresa a través de clientes ligeros (Browsers). El sistema está constituido por cuatro componentes que se integran de manera cooperativa para soportar la definición, ejecución y monitoreo de un proceso de negocio: WFConstructor Permite definir el modelo de un proceso de negocio para su posterior ejecución, control y monitoreo. La definición de un proceso incluye relacionar las actividades, las relaciones de flujo, los actores responsables, los objetos que se van a transformar o construir y las herramientas para la ejecución y control de actividades. WFEngine Permite controlar la ejecución de un flujo de trabajo asociado con un proceso de negocio que fue previamente definido. El control se hace sobre las diferentes actividades asociadas en el proceso, validando las características de los eventos que se presentan y direccionando el flujo de acuerdo con las condiciones determinadas en el modelo. Informa a cada usuario las tareas que tiene pendientes por ejecutar y lleva un control de los responsables involucrados permitiendo su asignación y liberación de manera manual o automática. Controla la posición dentro del flujo de trabajo de cada uno de los objetos involucrados. Lleva un control de las herramientas informáticas de que disponen los usuarios o responsables para ejecutar las actividades y proporciona mecanismos para lanzar automáticamente las herramientas en el momento oportuno. Diferencia entre el estado actual del sistema y el estado histórico, de tal forma que se pueden consultar los eventos que han sucedido con cada concepto en cierto periodo de tiempo y no se confunden con el estado actual del sistema. Envía correo electrónico cuando la tarea o el objeto llegan a un estado determinado. WFMonitor Permite la consulta de información almacenada por medio de la especificación de criterios de búsqueda, entrtegando información esencial de la ejecución de los procesos, como: Información de estado y extracto (periodos de tiempo determinados) Tareas ejecutadas por un responsable Estado de las tareas en ejecución Tiempos promedio de ejecución de tareas y de un proceso completo Tareas que tuvieron alarma durante su ejecución Duración completa de los flujos de negocio Información detallada de un proceso ejecutado Estadísticas generales

5 i-bpm REDUZCA COSTOS WFSecurity Permite validar un usuario contra la información previamente guardada por parte del administrador, de tal forma que el usuario puede cambiar su clave cuando lo desee o cuando el sistema lo solicite, de acuerdo con los parámetros definidos por el cliente. Este módulo permite administrar los registros de auditoria de las actividades realizadas por los usuarios y administradores sobre el aplicativo y sus datos, de manera que el administrador puede definir hasta que nivel desea realizar el registro de las mismas. de mejoramiento actual Optimiza Metodología i-bpm i-bpm automatizado Define WFEngine WFConstructor WFMonitor Responsable Tarea Flujo Objeto WFSecurity Optimizado

6 IBISCOM Acerca de IbisCom. Desde su fundación, IBISCOM ha venido consolidando la generación de una cultura organizacional que genera conocimiento colectivo explícito, de manera que ante las necesidades de nuestros clientes, podemos integrar una serie de elementos que aseguran la generación de soluciones reales. Con la convicción de desarrollar productos que aprovechen al máximo el potencial de la tecnología para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, el equipo de IBISCOM ha desarrollado, involucrado y asimilado una serie de metodologías, estándares y técnicas que sumadas a una disciplina operativa le permiten fortalecer la generación de productos con factores diferenciadores. Desde el inicio, nuestro compromiso es el de buscar y merecer la confianza de nuestros clientes, mediante la entrega de productos y servicios que realmente contribuyan a soportar y mejorar sus niveles de gestión y por ende fortalezcan su crecimiento y su competitividad. Somos en esencia una compañía de servicio que busca permanentemente reforzar la confianza y lealtad de nuestros clientes IBISCOM LTDA Calle 125 No Of.401 Tel: Fax: Cel: Bogotá D.C. - Colombia

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