Plan de Responsabilidad Social

Transcripción

1 Plan de Responsabilidad Social Mayo de 2014 SEDE CENTRAL Avda. de la Innovación, 15 Edificio Pitágoras Autovía del Mediterráneo (A-7) Salida ALMERÍA T: SEDE CIENTÍFICA PITA Campus de la Universidad de Almería La Cañada de San Urbano ALMERÍA T:

2 ÍNDICE 1. FASE PREVIA DOCUMENTO DE COMPROMISO DE VOLUNTAD EMPRESARIAL DIAGNÓSTICO.5 4. ESTRATEGIA Y PLAN DE ACTUACIÓN EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 9 1

3 1. FASE PREVIA El Parque Científico-Tecnológico de Almería(PITA) S.A. es una empresa comprometida con el desarrollo económico, social y medioambiental que promueve la implantación de una política de Responsabilidad Social Corporativa (RSC), también llamada Responsabilidad Social Empresarial (RSE). El objetivo de este Plan es mejorar la situación competitiva, valorativa y el valor añadido de la entidad. De este modo, la responsabilidad social va más allá del cumplimiento de las leyes y normas, dando por supuesto su respeto y estricto cumplimiento. La dirección del PITA ha establecido un compromiso para avanzar en el desarrollo e integración de la responsabilidad social dentro de las actuaciones que se desarrollan en el Proyecto Aire del Ayuntamiento de Almería. Este Plan recoge las distintas fases del proceso de implantación de la RSC que van desde la elaboración de un diagnóstico, a la definición de la estrategia, plan de actuación, evaluación y seguimiento. Este Plan se comunicará internamente, a todos los trabajadores y externamente a proveedores, clientes, asesores, administraciones públicas, otras organizaciones y la sociedad en general. La difusión y/o comunicación puede hacerse por los medios que habitualmente utiliza la empresa como correo electrónico, reunión, web o nota de prensa tal y como se establece en el Plan de Comunicación del PITA. Misión: el Parque Científico-Tecnológico de Almería contribuye al desarrollo tecnológico y a la innovación en la provincia, de manera sostenible, favoreciendo el intercambio de conocimiento y la transferencia tecnológica entre el ámbito universitario y empresarial. El PITA es un espacio concebido, creado y desarrollado para albergar a una comunidad del pensamiento, cooperación y excelencia, en la que los profesionales y empresas, independientemente de su tamaño y área de negocio, puedan crecer y expandirse tanto como lo requieran. Visión: gracias a un modelo de trabajo en cooperación, el PITA aspira a ser un acelerador de la economía, promoviendo la innovación permanente para todos los residentes y creando el tejido oportuno que les permita acceder a nuevos mercados y territorios. Valor: Impulsar la transferencia del conocimiento y la implantación de negocios que faciliten la innovación continua forma parte de nuestro ADN como auténtico ágora de ideas, proyectos y empresas que aspiren a estar rodeadas de talento, inspiración y apoyo. 2

4 2. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN D/Dña Rafael Peral Sorroche, como representante legal de la empresa Parque CientíficoTecnológico de Almería (PITA) S.A., con CIF: A suscribe el presente documento que recoge el compromiso asumido por la/el mismo para avanzar en el desarrollo e integración de la Responsabilidad Social como un camino de mejora en sostenibilidad realizado por esta entidad en fecha febrero de 2014 dentro de las actuaciones que se desarrollan en el proyecto Aire.- Almería, Integración y Responsabilidad Social, Cofinanciado por el FSE y del que es promotor el Ayuntamiento de Almería. Para ello, la entidad se compromete a: 1. Llevar a cabo la implementación de la Responsabilidad Social mediante todas sus fases: - Elaborar un diagnóstico de RS Establecer y priorizar las oportunidades de mejora que surgen a partir de los resultados del Diagnóstico. Concretar las acciones de mejora a desarrollar, asignando responsables, medios y plazos, y conformando un Plan de Actuación a un año vista. Poner en práctica las acciones de mejora recogidas en el Plan de Actuación. 2. Designar una persona responsable del proceso de implantación con disponibilidad de tiempo y recursos suficientes. 3. Comunicar el desarrollo del Proceso de Implantación a todas las personas de la organización, al menos en 3 momentos: - En el inicio del proceso Tras el diagnóstico y la elaboración del plan de actuación Tras la evaluación y para el inicio de un nuevo ciclo de mejora 4. Dejar implantado el proceso de diagnóstico y mejora continua en Responsabilidad Social como un nuevo proceso en la organización que se ejecute periódicamente para dar continuidad a la mejora en sostenibilidad. En Almería, a.14. de marzo de 2014 Fdo: Representante legal de Parque Científico-Tecnológico de Almería (PITA) S.A. 3

5 ETAPAS: FASE/TAREA RESPONSABLES Coordinación General Comunicación Voluntad organización Dirección de la empresa Diagnóstico: Comunicación - Recopilación de información PERIODO EJECUCION COMENTARIOS 1 año De forma anual el plan se revisará y se adaptará a las nuevas necesidades 1 semana - Informe inicial Estrategia Comunicación 1 semana Comunicación 1 semana Evaluación Comunicación A la finalización del año de ejecución Memoria de Sostenibilidad Comunicación A la finalización de la evaluación Plan de actuación 4

6 3. DIAGNÓSTICO La Responsabilidad Social Corporativa es para el PITA un modo de entender el papel de la empresa en la sociedad, considerando los impactos ambientales, sociales y económicos de la actividad y las relaciones con los distintos grupos de interés. La RSC es un elemento transversal que atañe a todas las áreas y unidades de negocio, desde la toma de decisiones hasta la operativa de trabajo, siendo parte de la cultura organizacional. Hasta el momento, la RSC no se llevaba a cabo de forma planificada sino que se ponían en marcha acciones con un marcado componente de responsabilidad social sin una estrategia definida. A continuación se enumeran algunas acciones como ejemplo: Guía de Procedimientos para la Sostenibilidad: este documento evalúa la calidad medioambiental del proyecto de edificación y del desarrollo de la obra de todas las construcciones que se vayan a realizar en las parcelas que son parte de la oferta de suelo del PITA. De este modo, las empresas deberán conjugar la productividad con la protección medio ambiental y en ese entorno los edificios, tienen que estar un paso por delante de lo que sería cumplir con la norma vigente. Edificio Pitágoras: la Sede Central del PITA es un edificio sostenible con calificación energética A, en el que destaca la utilización de la luz natural. Encuentros empresariales: a lo largo de todo el año el PITA organiza junto con otras entidades encuentros de cooperación empresarial para fomentar el intercambio de experiencias entre empresarios. Jornadas: el PITA celebra de forma periódica sesiones informativas para fortalecer los conocimientos de los empresarios. Acciones con emprendedores: la tecnópolis participa en eventos como la Feria de las Ideas donde muestra a los jóvenes emprendedores las posibilidades de instalarse en el PITA y de forma gratuita cede un espacio al ganador de esta feria. GRUPOS DE INTERÉS El Parque Científico-Tecnológico de Almería define sus grupos de interés directos como aquellas personas, colectivos e instituciones a los que afecta su actividad o que, a su vez, pueden influir de forma significativa sobre la misma. Por esta razón, asegurar que la relación con ellos se desarrolle en óptimas condiciones es un asunto central para el enfoque del negocio de la tecnópolis. 5

7 La política de RSC del PITA se dirige a todos los grupos de interés identificados, claves para el desarrollo de su actividad: Clientes Empleados Sociedad Proveedores Accionistas Competidores Para el correcto desarrollo de esta relación entre el PITA y sus grupos de interés es fundamental que existan canales de comunicación a través de los cuales puedan obtener la información que les concierne en su relación con el parque. Cada grupo de interés tiene unas características específicas y, por lo tanto, unas necesidades de información determinadas (ver Plan de Comunicación). 6

8 4. ESTRATEGIA Y PLAN DE ACTUACIÓN El PITA incorpora con la puesta en marcha del Plan de RSC consideraciones sociales y ambientales en todas sus acciones y áreas de gestión. En este sentido, la estrategia de la Responsabilidad Social Corporativa del PITA contempla una serie de objetivos generales a largo plazo: Mantener una estrecha relación con el cliente y garantizar su satisfacción. Implicarse en la comunidad y en el tejido social. Asegurar la motivación y la implicación de los recursos humanos en la mejora continua de la empresa. Fomentar la cooperación entre el ámbito científico y empresarial. Promover oportunidades de negocio para las empresas instaladas. Promover la creación de empresas de jóvenes emprendedores. PLAN DE ACTUACIÓN A continuación se exponen las acciones de responsabilidad social que se ponen en marcha desde mayo de 2014 con un periodo de vigencia de un año y que serán mejoradas o renovadas dependiendo de los resultados obtenidos. LABORATORIO DE IDEAS Y PROYECTOS INNOVADORES, PITALAB PITAlab pretende ser un laboratorio de ideas y proyectos innovadores del Parque Científico-Tecnológico de Almería. PITAlab enfocará sus proyectos al emprendimiento y a la empleabilidad, siempre desde una perspectiva innovadora y participativa.el objetivo es aplicar la filosofía colaborativa a esta iniciativa, buscando para cada proyecto las personas, entidades o empresas que puedan aportar elementos que favorezcan su viabilidad.esta iniciativa responde a la obligación que todo Parque Tecnológico tiene con el desarrollo económico de su entorno, buscando por medio de la innovación el fortalecimiento de los sectores de 7

9 actividad arraigados, la diversificación económica y el mejor aprovechamiento del talento y el conocimiento existente. En el marco de PITAlab se desarrollarán proyectos anuales, algunos de los cuales ya están en marcha. Ejemplo de ello es Desafío Makers (programa de retos planteados por empresa en el ámbito de la robótica y la automática con hardware libre que encuentranrespuesta en la comunidad de makers de Almería) que ya cuenta con la participación de más de 75 personas. En fase de desarrollo se encuentran AgroUp (aceleradora de empresas agrotecnológicas) y Webs de contenidos. CESIÓN DE ESPACIOS El PITA cederá el aula de formación y el auditorio a otras organizaciones que promuevan los mismos valores que el parque para la celebración de reuniones y eventos. Cada petición será atendida de forma individual por el área de Dinamización y se estudiará cada propuesta de acuerdo a los contenidos del acto que se pretenda llevar a cabo en el Edificio Pitágoras o Sede del PITA en la Universidad de Almería. INCREMENTO DE PORCENTAJE DE COMPRAS A PROVEEDORES LOCALES Con el objetivo de colaborar con los proveedores locales y beneficiar el comercio en el entorno más cercano, desde el área de Administración se seguirá trabajando para incrementar el porcentaje de compras a proveedores locales. Actualmente, la cifra se sitúa en un 60% de compras en local mientras que el 40% restante se realiza a proveedores del exterior. PROCESO DE INCIDENCIAS Y SUGERENCIAS El Parque Científico Tecnológico de Almeria dispone de canales de atención para que cualquier cliente /empresa usuaria de sus servicios, pueda dejar constancia de cualquier incidencia y/o sugerencia que considere conveniente sobre los servicios prestados. EL PITA informa a través su página web del contacto para la posibilidad y forma de presentación de las incidencias y reclamaciones. 8

10 Las incidencias se pueden formulan por escrito (mail) a info@pitalmeria.es, su tramitación sigue el procedimiento administrativo de Gestión de Incidencias establecido por la Dirección. Las sugerencias se pueden formulan por escrito (mail) a Dirección del Parque Científico Tecnológico rperal@pitalmeria.es, su tramitación sigue el procedimiento administrativo de Gestión de Sugerencias establecido por la Dirección. Cuando recepción recibe la petición, a través del correo electrónico, examina la causa que provoca la incidencia o sugerencia y propone las acciones correspondientes encaminadas a la solución de la anomalía. Estas actuaciones se notifican al interesado y se le comunica que de no tener respuesta por su parte en 24 horas la incidencia se entenderá satisfactoriamente cerrada. EL PITA archiva los expedientes que contienen los escritos de reclamación, sugerencias o incidencias, las medidas tomadas, en su caso, y una copia de la contestación al interesado. BOLETÍN INFORMATIVO Con periodicidad semanal, el área de Comunicación redacta un boletín informativo con las actividades y eventos que tienen previsto celebrarse en el PITA, tanto en el Edificio Pitágoras como en la Sede en la Universidad de Almería. Este boletín contiene otras informaciones de interés como ayudas y/o subvenciones que van destinadas a empresas con características similares a las que están instaladas en el PITA. Con periodicidad mensual se envía un boletín con las nuevas incorporaciones de empresas al parque. El objetivo es dar a conocer a las empresas instaladas la actividad de estas nuevas entidades y a su vez fomentar la cooperación empresarial entre todos los integrantes del PITA. Ambas comunicaciones son enviadas desde el área de Atención al Cliente a todas las empresas instaladas. REDUCCIÓN DEL USO DEL PAPEL 9

11 Con el objetivo de reducir el gasto en papel y aumentar el reciclaje del mismo se propone esta acción. El área de Administración será la encargada de controlar las compras que se realizan y de gestionar el reciclaje del mismo a través de una empresa que se dedique a esta materia. De forma periódica se realizará un seguimiento tanto de las compras como del volumen de papel reciclado y se informará a los empleados de la necesidad de reducir el número de impresiones. 10

12 5. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Tras la aplicación del plan de actuación se procederá a la evaluación de cada una de las acciones, mediante indicadores de distinta naturaleza: económicos, sociales, medioambientales, ya sean cualitativos o cuantitativos. La evaluación se llevará a cabo de forma trimestral y anualmente. Al final del plazo de tiempo máximo estipulado se determinará el grado de consecución en la implementación de la responsabilidad social. El informe de evaluación de la ejecución del plan de actuación servirá como instrumento de valoración, seguimiento y mejora que permitirá mostrar los avances y detectar las deficiencias en las acciones planificadas. Se analizará la ejecución de cada una de las medidas previstas, así como las dificultades que se han presentado para ejecutarlas y propondrá actuaciones para la continuación y mejora del proceso en la siguiente anualidad. 11

13 TABLA DE PLAN DE ACTUACIÓN ACCIONES ÁREA RESPONSABLE TEMPORALIZACIÓN 1 Reducción del uso de papel Medioambiente Administración A diario 2 Reciclaje de papel a través de la instalación de un contenedor Medioambiente Infraestructuras 1 mes Crear un proceso de quejas y reclamaciones ágil, accesible y con la difusión adecuada Marketing Información 3 meses 3 Comprar materias primas, bienes y servicios a empresas locales Política Social Dirección General A diario Marketing Dinamización 1 mes 4 Creación de un Kit de Bienvenida con toda la información necesaria para cada empresa 5 Creación de PITALAB Marketing Dinamización 1 mes 6 Desarrollar visitas guiadas con escolares y otros grupos de interés Marketing Dinamización Anual 7 Cesión de espacios a ONG y otras entidades sociales para la celebración de eventos Política social/marketing Dinamización Anual 2 12

14 8 Difusión de actividades, ayudas y otras informaciones de interés Comunicación Comunicación Anual 13

15 TABLA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO INDICADORES 1 Nº de paquetes de folios que se compran A 3 MESES A 6 MESES A 9 MESES 1 AÑO GRADO DE CONSECUCIÓN (%) Reducción de un 10-15% Reciclar el 100% del papel usado 2 3 OBJETIVO Porcentaje del gasto de las compras efectuadas a proveedores locales respecto al total Potenciar el desarrollo de las empresas y empleo local Proporcionar a las empresas instaladas la información necesaria sobre el funcionamiento del PITA 4 Nº de participantes en Este proyecto une a los profesionales 13

16 5 PITALAB dedicados al sector tecnológico del hardware libre en el interés de crear tejido tecnológico almeriense. 6 Dar a conocer el PITA y ofrecerles charlas sobre otros emprendedores. 7 Favorecer el flujo de visitantes y aumentar la visibilidad en prensa 8 Nº de actividades realizadas Incrementar la participación de las empresas instaladas en la comunidad PITA 15