PROCEDIMIENTO DE VENTA EN TIENDAS DEPARTAMENTALES

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1 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-GCO-PR.13 Versión: 01 Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales Páginas : 1 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 PROCEDIMIENTO DE VENTA EN TIENDAS DEPARTAMENTALES Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

2 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-GCO-PR.13 Versión: 01 Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales Páginas : 2 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 1 Objetivo Comercializar las obras editadas por el FCE, de acuerdo al canal de ventas establecido al Venta a Grandes superficies en territorio nacional, así como promover y difundir las publicaciones del FCE en el ámbito nacional. 2 Alcance Este procedimiento aplica al Ventas a Grandes y abarca desde la promoción y difusión de las publicaciones del FCE, hasta la facturación y reporte de los resultados alcanzados a la Subgerencia de Ventas Nacionales. 3 Políticas 1. Se entregan muestras de las novedades a aquellos clientes con los que se haya firmado un contrato previamente. 2. Las muestras se entregan de acuerdo las existencias en el almacén central del FCE, al nicho de mercado y el perfil del cliente. Para Cortesías y Distribución de Libros sin Cargo 3. -Los libros de otros fondos editoriales exhibidos en las librerías del Fondo de Cultura Económica, no podrán ser sujetos de cortesías de ninguna índole, salvo en casos especiales mediante autorización expresa del Director General, el Gerente General o el Gerente de Comercialización. 4. -Las cortesías de libros del fondo editorial propio podrán surtirse a través de las librerías o almacenes, con la autorización expresa del Director General, Gerente General o del Gerente de Comercialización; en el caso de las Delegaciones Regionales de Monterrey y Guadalajara, con la autorización del Gerente de Comercialización. 5. -La distribución de libros sin cargo se efectuará mediante las modalidades siguientes: a) Los ejemplares que de cada título se destinen a cortesías corresponderán a: - Clientes con convenio y/o contrato a nivel de muestras a vistas, este mecanismo mantendrá la opción de devolución del material abierta. - Clientes seleccionados para apertura de nuevos puntos de venta y deberá contar con la autorización del Gerente de Comercialización. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

3 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-GCO-PR.13 Versión: 01 Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales Páginas : 3 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 4 Definiciones Cliente. Organización o persona que recibe un producto o servicio. Consignación. Operación comercial en la que media un contrato de consignación y se documenta mediante remisiones. Muestra: Material propuesto de las novedades y reimpresiones para su promoción, difusión y venta. Devolución: Son aquellos ejemplares devueltos por el cliente final posterior a la entrega y cumplido el plazo de exhibición, el cual puede ser de 30, 60, 90 y hasta 120 días que no se comercializaron, dados en consignación por el área Comercial; facturas con derecho a devolución o remisiones. Devolución total. Ocurre cuando el consignatario regresa toda la existencia que le resta de un determinado documento en el plazo acordado Ejecutivo de cuenta.- Se considera como ejecutivo de cuenta a la persona responsable de realizar el procedimiento con las tiendas departamentales. Intermediario.- En el FCE se considerara intermediario a la persona física o moral que tenga establecido un contrato con el Fondo para desempeñarse en esas funciones.con el consumidor final. Modulo OM. Módulo de administración de órdenes (Order Management), o pedidos. Pedido del cliente. Orden de compra o requisición de compra que realiza el cliente. SIGUE. Sistema de Gestión Editorial. Vales de salida. Documento transitorio con el cual se pueden sacar libros del almacén y que corresponden a un pedido autorizado por Gerencia Comercial, Ingresos, Gerencia General o Dirección General que se traducen a remisión o factura en su momento, salvo casos excepcionales que serán autorizados por el Gerente General. Venta por factura. Operación comercial entre el FCE y un cliente en la que no media un contrato de consignación por el Gerente General. Se manejan dos tipos de facturas, para compras en firme y compras con derecho a devolución. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

4 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-GCO-PR.13 Versión: 01 Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales Páginas : 4 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 5 Desarrollo 5.1 Diagrama de flujo Inicio 1 Reciben novedades DVGS 1 Realiza el registro de la hoja de pedido DVGS 12 FCE-GCO-RE.01 Pedido Preselección de novedades de acuerdo al perfil solicitado por el cliente DVGS 2 El ejecutivo de cuenta firma el registro hoja de pedido y recaba Vo.Bo DVGS 13 Verifica existencias en el catalogo general DVGS 3 Catálogo general Anexa pedido del cliente al formato de hoja de pedido DVGS 14 Elabora formato de pedido y lo turna al capturista para reserva de los ejemplares DVGS 4 FCE-GCO-RE.01 Realiza la indicación en la hoja de pedido sobre el desbloqueo de material. DVGS 15 Recibe formato y reserva los ejemplares en el sistema DOV 5 Solicita una cita para la entrega del material C 16 Solicita a la Subgerencia de Ventas Nacionales el tramite de cortesías de novedades DVGS 6 Correo electronico Da seguimiento por teléfono o correo interno con el almacén para confirmar los números de pedidos y fechas de entrega DVGS 17 Lleva a cabo el tramite de cortesías e informa al DVGS el no. de folio de las mismas. SVN 7 Correo electronico Informa al cliente del estatus de su pedido y fecha de entrega. DVGS 18 Presenta cortesías físicamente al cliente DVGS 8 Archiva copias en carpetas de los clientes de los anteriores documentos. DVGS 19 Orden de compra Determina que títulos va solicitar. C 9 Fin Envía pedido a través de correo electronico, pagina comercial, por telefono o intermediarios C 10 Elabora hoja de pedido con base en la orden de compra DVGS 11 Correo electronico RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD DVGS: Ventas en grandes superficies. DOV: Departamento operativo de ventas SVN: Subgerencia de Ventas Nacionales C: Cliente 1 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

5 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-GCO-PR.13 Versión: 01 Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales Páginas : 5 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Descripción de actividades PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Reciben las novedades 2. Hace una preselección de las novedades de acuerdo al perfil que nos solicita el cliente. 3. Verifica existencias en el Catálogo General que previamente recibe de la Subgerencia de Ventas Nacionales Catálogo General 4. Elabora formato de pedido, considerando las cantidades aproximadas que requerirá el cliente y turna al capturista del Depto. Operativo de Ventas para la reserva de los ejemplares en el almacén central. FCE-GCO-RE.01 Pedido 5. Capturista Depto. Operativo de Ventas Recibe formato y reserva los ejemplares en el almacén central, en el módulo OM del sistema ERP. 6. Solicita a la Subgerencia de Ventas Nacionales lleve a cabo el trámite para la solicitud de muestras de las novedades que serán entregados al cliente como libros sin cargo. Correo electrónico 7. Subgerencia de Ventas Nacionales Lleve a cabo el trámite de solicitud de muestras e informa al el N de folio de la (s) solicitud de libros sin cargo (s). Correo electrónico 8. Presenta muestras físicamente al cliente para su revisión Seguimiento de visitas a clientes 9. Cliente Determina, con base en la presentación que se le hizo de las novedades, qué Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

6 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-GCO-PR.13 Versión: 01 Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales Páginas : 6 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO títulos pedirán y cuáles no. 10. Cliente Envía pedido a través de: correo electrónico, su página Web, vía mensajería. 11. Elabora hoja de pedido con base en la orden de compra, cumpliendo con las cantidades de surtido y la fecha de entrega, para evitar cargos por incumplimiento. 12. En el registro de hoja de pedido especifica: Cliente, no. de cliente, descuento, Num. de pedido, fecha de cancelación, lugar y fecha límite de entrega, títulos, ejemplares solicitados FCE-GCO-RE.01 Pedido 13. El ejecutivo de cuenta firma el registro hoja de pedido y recaba Vo.Bo. del jefe de Ventas en Grandes y del jefe del Ingresos. 14. Anexa pedido del cliente al formato de hoja de pedido del FCE y turna al Ventas Nacionales la hoja de pedido, una vez firmada y autorizada, para su folio y entrega. 15. Indica en la hoja de pedido al capturista que se debe hacer el desbloqueo del material para cada cliente y no sigan bloqueados en el almacén. 16. Cliente En su caso, el cliente requiere que se solicite una cita para la entrega del material 17. Da seguimiento por teléfono o correo interno con el almacén para confirmar los números de pedidos y fechas de entrega Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

7 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-GCO-PR.13 Versión: 01 Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales Páginas : 7 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 18. Informa al cliente el estatus de su pedido y la fecha probable de entrega. 19. Archiva copias en carpetas de los clientes de los anteriores documentos para cualquier duda y/o aclaración en un futuro. Se da por terminado el procedimiento. Orden de compra Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

8 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-GCO-PR.13 Versión: 01 Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales Páginas : 8 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 6 Referencia o documentos relacionados ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad Catálogo general Solicitud de alta o modificación de clientes 7 Anexos y registros usados ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-GCO-RE.01 Pedido 7.2 FCE-GCO-RE.02 Factura 7.3 FCE-GCO-RE.04 Remisión 7.4 Seguimiento de visitas a clientes 7.5 Oficio para entrega de cortesías 8 Lista de distribución COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción V.E. Versión electrónica Gerencia de Tecnología (Intranet) Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

9 Fecha de liberación: Fecha de versión: Área responsable: Gerencia de Comercialización. Código de documento: FCE-GCO-PR.13 Versión: 01 Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales Páginas : 9 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 02 9 Control de cambios FECHA VERSIÓN Todas Todas PÁGINAS AFECTADAS ORIGINADOR DEL CAMBIO Departamento Operativo de Ventas Departamento Operativo de Ventas NATURALEZA DEL CAMBIO Se cambia término revisión por el de versión y se agrega la leyenda de documento electrónicamente controlado. Este procedimiento se presentará en la próxima reunión de COMERI Documentación del procedimiento por primera vez para su integración al Manual de organización, políticas y procedimientos de la Gerencia de Comercialización. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado

10 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales ANEXO 7.1 FCE-GCO-RE.01 PEDIDO

11 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales Código de documento: FCE-GCO-RE.01 Revisión:

12 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: PEDIDO 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Solicitud de mercancía para su venta. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Agentes de ventas, secretaria de ventas. El sistema registra algunos datos de manera automática. (Se especifica en la descripción de llenado de elementos qué datos son los que registra el sistema) 4. FORMA DE LLENADO: Manual y por sistema 5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. Comentarios en la Factura Datos esenciales para la entrega oportuna de la mercancía. 2. Pedido No. Número consecutivo que se le asigna al pedido. 3. Fecha Día, Més y Año de elaboración. 4. Hoja de Numeración de hoja, refiriendo el total de hojas que abarca el pedido. 5. Vía de Embarque Medio de transporte por el cual se entregará la mercancía. 6. No. de Cliente Número de cuenta de cliente. 7. Nombre Número o Razón Social del cliente. 8. No. Agente Número de Agente que atiende a dicho cliente. Cond. Pago, Prec. Bruto, Prec. 9. Datos generales del expediente del cliente. Ant., Prec. Costo, etc Cargo Adicional, Concepto, Cargos o descuentos adicionales solcitados por el 10. Desc. Especial, Concepto cliente. 11. Clave de Título Se coloca el código de barras que corresponda. 12. Inic. Autor No aplica este campo 13. Título Nombre del libro con que se dio de alta, el dato lo llena el sistema. 14. Cant. Cantidad de ejemplares solicitados por el cliente, lo llena el vendedor. 15. Precio Unitario Dato que llena el sistema, no se llena en el momento de levantar un pedido. 16. Importe Dato que llena el sistema, no se llena en el momento de levantar un pedido. TOTALES DE ESTA HOJA, Dato que llena el sistema, no se llena en el momento 17. Cant. de levantar un pedido.

13 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales Id. Elemento Descripción TOTALES DE ESTA HOJA, Dato que llena el sistema, no se llena en el momento 18. Precio Unitario de levantar un pedido. TOTALES DE ESTA HOJA, Dato que llena el sistema, no se llena en el momento 19. Importe de levantar un pedido. 20. Cliente Acepto No Aplica este elemento. Nombre y firma del subgerente de ventas o del jefe de 21. Autorizado ventas así como la del jefe del departamento de ingresos. 22. Elaboró No aplica este elemento.

14 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales ANEXO 7.2 FCE-GCO-RE.02 FACTURA

15 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales

16 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: Factura 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Evidencia que permita llevar el control de la venta. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Departamento Operativo de Ventas 4. FORMA DE LLENADO: Por sistema 5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. FACTURA NO. Número de factura. 2. CONTROL NO. Número de control de la factura. 3. LUGAR Indicar el lugar donde se realiza la facturación 4. FECHA Y HORA Fecha y hora de emisión de la factura. 5. AGENTE Número del agente de ventas. 6. REFERENCIA Número de referencia del agente. 7. HOJA Número de hoja del total del hojas. 8. VENDIDO A: Datos del cliente. 9. ENTREGAR A: Datos del lugar donde deberá entregarse la factura. 10. CONDICIONES DE PAGO Muestra por ejemplo: los días en que deberá pagarse. 11. VÍA DE EMBARQUE Describe como o quien lo embarcará. 12. COMENTARIOS Cualquier comentario que describa la operación. 13. ISBN Número de ISBN del libro facturado 14. C. BARRAS Código de barras del libro facturado 15. PED. Cantidad de libros pedidos 16. SUR. Cantidad de libros surtidos 17. TÍTULO Título del libro 18. PESO Peso por ejemplar en kg. 19. CLAVE Clave del libro 20. PRECIO LISTA Precio de lista 21. DESC % Porcentaje de descuento 22. PRECIO NETO Precio Neto 23. IVA Porcentaje y monto 24. IMPORTE Importe resultante de multiplicar el precio por la cantidad de libros surtidos.

17 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales Id. Elemento Descripción 25. MONEDA Tipo de moneda 26. TIPO DE CAMBIO Tipo de cambio, cuando aplique 27. INCOTERMS: Término de negociación, cuando aplique 28. GASTOS DE ENVÍO: Gastos de envío 29. IVA DE ENVIO IVA del envío 30. IMPORTE CON LETRA Describe el total de la factura 31. TOTAL A PAGAR Total de la factura

18 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales ANEXO 7.3 FCE-GCO-RE.04 REMISIÓN

19 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales Código de documento:fce-gco-re.04 Revisión:

20 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: Remisión 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Para llevar el control de la venta que salió consignada y posteriormente aplicar la devolución. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Departamento Operativo de Ventas 4. FORMA DE LLENADO: Por sistema 5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. REMISIÓN No. Número de factura. 2. CONTROL No. Número de control de la factura. 3. FECHA Fecha de emisión de la factura. 4. AGENTE Número del agente de ventas. 5. REFERENCIA Número de referencia del agente. 6. HOJA Número de hoja del total del hojas. 7. VENDIDO A: Datos del cliente. 8. ENTREGAR A: Datos del lugar donde deberá entregarse la factura. 9. CONDICIONES DE PAGO Muestra por ejemplo: los días en que deberá pagarse. 10. VÍA DE EMBARQUE Describe como o quien lo embarcará. 11. COMENTARIOS Cualquier comentario que describa la operación. 12. ISBN Número de ISBN del libro facturado 13. C. BARRAS Código de barras del libro facturado 14. Ped. Cantidad de libros pedidos 15. Sur. Cantidad de libros surtidos 16. Título Título del libro 17. PESO Peso por ejemplar en kg. 18. CLAVE Clave del libro 19. PRECIO LISTA Precio de lista 20. DESC % Porcentaje de descuento 21. PRECIO NETO Precio Neto 22. IVA IVA 23. IMPORTE Importe resultante de multiplicar el precio por la cantidad de libros surtidos. 24. IMPORTE CON LETRA Describe el total de la factura

21 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales Id. Elemento Descripción 25. TOTAL A PAGAR Total de la factura

22 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales ANEXO 7.4 Seguimiento de visitas a clientes

23 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales FONDO DE CULTURA ECONOMICA SEGUIMIENTO DE VISITAS A CLIENTES 1 AGENTE No.: NOMBRE: FECHA CLIENTE COMPRADOR RESULT. DE VISITA OBSERVACIONES

24 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: Seguimiento de visitas a clientes 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Integrar un control de las visitas realizadas a los diferentes clientes del FCE. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Ejecutivo de cuenta 4. FORMA DE LLENADO: Automático / manual 5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Agente 2 Fecha 3 Cliente 4 Comprador Indicar el número y nombre del agente responsable de llevar a cabo las visitas Anotar la fecha en la que se llevo a cabo la visita al cliente Anotar el nombre o razón social del cliente al que se visito Indicar el nombre completo de la persona que funge como responsable de la posible compra. 5 Resultado de la visita Indicar el resultado de la visita: Entrega de documentos, levantamiento de pedidos, solicitud de información, etc. 6 Observaciones Anotar cualquier comentario adicional

25 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales ANEXO 7.5 Oficio para entrega de cortesías

26 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales

27 Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: Oficio para entrega de cortesías. 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Llevar un control de los títulos entregados como cortesía a los diferentes clientes de acuerdo con su perfil. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Ejecutivo de cuenta 4. FORMA DE LLENADO: Automático / Manual 5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Fecha Anotar la fecha en la que se elabora el oficio 2 N de oficio Anotar el número de oficio correspondiente 3 Cliente Indicar el nombre del cliente 4 Nombre y cargo Anotar el nombre y cargo de la persona a la que va dirigido el oficio. 5 Código de barras Anotar el código de barra del título que se deja como muestra. 6 Título Anotar el título de la obra 7 Autor Anotar el nombre del autor de la obra 8 Precio Indicar el precio de la obra