CREACIÓN DE CUENTAS DE MATRÍCULA, ARANCEL Y PAGO DE OTRAS DEUDAS ALUMNOS DE POSTGRADO, DIPLOMADOS Y OTROS CURSOS

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1 CREACIÓN DE CUENTAS DE MATRÍCULA, ARANCEL Y PAGO DE OTRAS DEUDAS Área: Vicerrectoría de Gestión Económica y Apoyo Administrativo/Dirección de Finanzas 1. Antecedentes Página 1 de 6 Unidad Administrativa: Unidad Gestión de Actividades Extraordinarias (UGAE). 1.1 Objetivo Describir el procedimiento para la creación de cuentas corrientes: Para alumnos de Postgrado (doctorados, magíster y programas de especialización) Para alumnos de diplomados y otros cursos Para pagar otras deudas (conservatorio de música). 1.2 Alcances Se aplica a los alumnos regulares y alumnos libres de los programas de postgrado, diplomados y especialización que ofrece la Universidad de Talca (puntos y 1.1.2) Documentos de Entrada Los requisitos y la documentación necesaria para postular a postgrados, diplomados, cursos y al conservatorio de música, se detalla en la siguiente página y en las Resoluciones Universitarias Nº 705 y Nº 706 ambas del año Los documentos internos que se utilizarán para generar cuentas de matrícula, arancel u otras deudas son: Solicitud para Crear Cuenta de Arancel y/o Matrícula (Postgrado, Diplomados y otros cursos) Solicitud para Crear Cuenta de Arancel y/o Matrícula Conservatorio Música Solicitud para Crear Cuenta para el Pago de Otras Deudas 1.4. Documentos de Salida Comprobante de ingreso (matricula, arancel u otros ingresos) 1.5. Marco Legal R.U. Nº 706 de 2006: Reglamento de Programas de Doctorado. R.U. Nº 705 de 2006: Reglamento de Programas de Magíster. R.U. Nº 564 de 2007: Reglamento de Aranceles y Matrículas de Postgrado y Especialización. R.U. Nº 827 de 2009: Fija Arancel de Matrícula para Programas de Diplomado. R.U. Nº de 2008: Aprueba Reglamento de Aranceles de Matrícula de Programas de Diplomado. Revisado por Aprobado por Patricia Henríquez Encargado Unidad de Gestión de Actividades Extraordinarias Nombre Cargo

2 CREACIÓN DE CUENTAS DE MATRÍCULA, ARANCEL Y PAGO DE OTRAS DEUDAS Página 2 de 6 2. Características Extracto de RU Nº 706 del 03 de octubre del 2006, Reglamento de programas de Doctorado. TÍTULO III. DE LA ADMISIÓN Y DE LOS ESTUDIOS. Artículo 9.- Para postular a un Programa de Doctorado se requiere: a) Poseer el grado de Licenciado o Magíster. b) Presentar una solicitud de admisión que contenga los antecedentes y demás requisitos exigidos por el respectivo Programa. c) Aprobar un examen formal de admisión. Artículo 10.- Los candidatos al Programa serán seleccionados por el Comité Académico de cada Programa, en función de los antecedentes requeridos y de la matrícula disponible. Artículo 11.- Los postulantes recibirán una comunicación oficial del Director de Postgrado de la Universidad informándoles respecto del resultado de la postulación, el procedimiento de matrícula y la información relevante que sea del caso. Extracto de RU Nº 705 del 03 de octubre del 2006, Reglamento de programas de Magíster. TÍTULO III. DE LA ADMISIÓN, PLAN DE ESTUDIOS Y OBTENCIÓN DEL GRADO. Artículo 8.- Se entenderá válida una postulación a un Programa de Magíster cuando el postulante: a) Posea el grado de Licenciado o un título profesional con nivel y contenidos equivalentes al grado de licenciado y, b) Presente una solicitud de admisión que contenga los antecedentes y demás requisitos exigidos por el respectivo Programa. Artículo 9.- Los candidatos a cada Programa serán seleccionados por el Comité Académico respectivo, en función de los antecedentes presentados y de las vacantes disponibles. Artículo 10.- Los postulantes recibirán una comunicación oficial del Director del Magíster, en representación del Comité Académico del Programa, informándoles acerca del resultado de la postulación, el procedimiento de matrícula y la información relevante que sea del caso.

3 3. Proceso de Creación de Cuenta de Matrícula para Alumnos de Postgrado (doctorados, magíster y programas de especialización) Generación de Matrícula para Alumnos de Postgrado Página 3 de 6 Alumno de Postgrado Unidad de Gestión de Actividades Extraordinarias (UGAE) Alumno Postulante Postula al Programa de Postgrado Director del Programa Se comunica con los alumnos seleccionados Acepta a los alumnos en el Sistema de Postgrado (alumnos en calidad de aceptados) Automáticamente se envía un correo electrónico a la UGAE con la nómina de los alumnos aceptados en el Programa Recepciona la información del correo electrónico Revisa la cuenta corriente de los alumnos Incorpora en el Sistema ICON los alumnos no registrados Genera la matricula para los alumnos con calidad de aceptados (Sistema ICON) Informa a la que los alumnos aceptados pueden matricularse Alumno Aceptado Cancela la matrícula de acuerdo a procedimiento definido (Proceso: Forma de Pago para Alumnos de Postgrado, Diplomados y Otros Cursos) Informa a los alumnos aceptados que pueden matricularse Posterior al pago de la matrícula la cambia el estado del alumno, de aceptado a matriculado (Sistema Postgrado)

4 4. Proceso de Creación de Cuenta de Arancel para Alumnos de Postgrado (doctorados, magíster y programas de especialización) Página 4 de 6 Generación de Arancel para Alumnos de Postgrado Alumno de Postgrado Departamento de Registro Académico Unidad de Gestión de Actividades Extraordinarias Cambia el estado del alumno, de aceptado a matriculado (Sistema de Postgrado) Automáticamente se envía un correo electrónico al Departamento de Registro Académico con los datos del alumno Posteriormente, envía un correo electrónico o carta a la UGAE especificando los datos del arancel de los matriculados, es decir, programa, Centro de Responsabilidad, nombre, RUT, monto, cuota, primer vencimiento (formato: Solicitud para Crear Cuenta de Arancel y/o Matrícula) Departamento de Registro Académico Genera automáticamente el Nº de Matrícula Automáticamente se envía un correo electrónico a la UGAE indicando los alumnos matriculados Corrobora el correo electrónico de Registro Académico con la nómina enviada por la Genera el arancel para los alumnos matriculados Avisa al Director del Programa que los alumnos pueden cancelar el arancel Alumno Matriculado Cancela el arancel de acuerdo a procedimiento definido (Proceso: Forma de Pago para Alumnos de Postgrado, Diplomados y Otros Cursos) Director del Programa Informa a los alumnos que ya pueden cancelar el arancel Revisa los pagos de los alumnos en Intranet

5 5. Proceso de Creación de Cuenta de Matrícula y Cuenta de Arancel para Alumnos de Diplomados y otros Cursos Página 5 de 6 Postulación, Selección y Generación de Deuda para Alumnos de Diplomado, Música e Idiomas Alumno Unidad de Gestión de Actividades Extraordinarias Alumno Postulante Postula al Programa Realiza la selección de los alumnos (proceso interno de la Dirección) Acepta a los alumnos en el Programa (en calidad de aceptados) Envía un correo electrónico o carta a la UGAE especificando los datos de los alumnos en calidad de aceptados, para que generen la matrícula y el arancel (formatos: Solicitud para Crear Cuenta de Arancel y/o Matrícula o Solicitud para Crear Cuenta de Arancel y/o Matrícula Conservatorio Música) Genera la matrícula y arancel en el Sistema Avisa al Programa que la matrícula y el arancel de los alumnos fueron generados Alumno Aceptado Cancela la matrícula y el arancel de acuerdo a procedimiento definido (Proceso: Forma de Pago para Alumnos de Postgrado, Diplomados y Otros Cursos) Avisa a los alumnos aceptados Encargado Inicia el control presupuestario de los Centros de Responsabilidad de la Actividad Extraordinaria

6 6. Proceso de Creación de Cuenta para el Pago de Otras Deudas Página 6 de 6 Solicitante Unidad de Gestión de Actividades Extraordinarias (UGAE) Solicitante Envía carta o correo electrónico a la Unidad de Gestión de Actividades Extraordinarias solicitando la generación de una deuda por los siguientes motivos: devolución o recaudación de dinero al Centro de Responsabilidad (formato: Solicitud para Crear Cuenta para el Pago de Otras Deudas) Genera la deuda en el Sistema Avisa al solicitante que puede cancelar la deuda Solicitante Cancela la deuda en caja