Regulación de Prontos Pagos a Proveedores y Contratistas Nacionales y Descuentos Asociados

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1 Página: 1 de 7 CORPORATIVO IFC N 20 Regulación de Prontos Pagos a Proveedores y Contratistas Nacionales y Descuentos Asociados REVISIÓN N 2 VIGENCIA 01/09/2013 UNIDADES AFECTADAS ÁREA COORDINADORA Gerencia de Contraloría - Centro de Cuentas por Pagar Gerencia de Finanzas Gerencia de Contraloría MATERIA PROCESO ASOCIADO Regulación de prontos pagos a proveedores y contratistas nacionales y descuentos asociados Cuentas por Pagar - Procesamiento Facturas

2 Página: 2 de 7 Índice de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE INFORMACIÓN GENERAL CAMPO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES MARCO NORMATIVO DEFINICIONES PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE SOLICITUD DE PRONTO PAGO ANÁLISIS Y VALIDACIÓN CÁLCULO DEL DESCUENTO POR PRONTO PAGO AUTORIZACIÓN CONTABILIZACIÓN PAGO OTRAS DISPOSICIONES: INFORMACIÓN A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS RESPONSABILIDADES... 6

3 Página: 3 de 7 1. OBJETIVO Definir el procedimiento de operación para establecer y estandarizar un adecuado tratamiento administrativo y contable de los Prontos Pagos a Proveedores y Contratistas Nacionales de Codelco, y los descuentos a que ellos dieran lugar, según solicitudes específicas que aquellos hagan al efecto conforme al marco regulatorio establecido en el presente instrumento, y según lo permita la disponibilidad de recursos de la Corporación para este propósito. 2. ALCANCE Este procedimiento involucra a la Gerencia de Contraloría y Gerencia de Finanzas, que están relacionadas con la recepción de la solicitud, autorización, control y proceso de Prontos Pagos. 3. INFORMACIÓN GENERAL 3.1 CAMPO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES Las presentes disposiciones serán aplicables a los pagos correspondientes a Contratos de Servicios y Órdenes de Compra de Proveedores Nacionales, que soliciten la aplicación del procedimiento descrito en el presente instrumento. Las solicitudes de Pronto Pago no serán aplicables a: Boletas de Honorario. Pagos eventuales realizados con respaldo de Solicitud Electrónica de Pago. Pagos a proveedores clasificados como PYME ante el S.I.I Facturas entregadas a Factoring 3.2 MARCO NORMATIVO Artículo 57 del D.L. Nº 825, publicado el , que entró en vigencia el y sus reglamentos correspondientes. Artículo 2 del Decreto N 127 del 23 de septiembre de 2011, Certificación del plazo de Pago Verificado 3.3 DEFINICIONES Pronto Pago: Pago anticipado que configura un acuerdo, complementario y por excepción, respecto de la emisión de una Orden de Compra ó Contrato, e implica una modificación transitoria a la condición de pago de una factura en particular y no modifica la cláusula de la forma de pago convenida contractualmente Tasa de Descuento: Corresponde al porcentaje mensual que se aplica a un pago anticipado, informado por la Gerencia de Finanzas de Casa Matriz. Solicitud de Pronto Pago: Corresponde a Carta original emitida por el Proveedor o Contratista y firmada por su Representante Legal, dirigida al Centro de Cuentas por Pagar vía correo electrónico, incluyendo una declaración simple que indique que la(s)

4 Página: 4 de 7 Factura(s) mencionadas no va a ser cedidas a Factoring y que se conocen y aceptan las condiciones de descuento pronto pago. Descuento Mínimo: Todo pronto pago tendrá un descuento mínimo que se define más adelante. 4. PROCEDIMIENTO 4.1 RECEPCIÓN DE SOLICITUD DE PRONTO PAGO Las solicitudes de pronto pago enviadas por proveedores y contratistas deberán ser recibidas y analizadas por el Área de Procesamiento de Facturas del Centro de Cuentas por Pagar, a través del personal encargado definido al efecto. 4.2 ANÁLISIS Y VALIDACIÓN El Encargado deberá verificar que la Factura solicitada para Pronto Pago se encuentra en condiciones de ser pagada. Para los efectos anteriores deberá: a) Revisar si en la Cuenta por Pagar del Proveedor o Contratista se encuentra registrada la Factura en comento. b) Verificar que el Documento de Pago no esté cedido a una Empresa de Factoring. c) Verificar que el Documento de Pago no tenga bloqueos de pago. d) Verificar que la Hoja de Entrada de Servicios, en el caso de pedidos de servicios, se encuentre liberada. e) Verificar que no exista restricción por Responsabilidad Subsidiaria. En caso que la factura aún no haya ingresado al sistema, o se encuentre bloqueada para pago, se informará al proveedor el estado del documento para su gestión. De no comprobar limitantes para proceder al Pronto Pago solicitado, se procederá al cálculo del descuento, conforme se describe en el punto siguiente. 4.3 CÁLCULO DEL DESCUENTO POR PRONTO PAGO El Encargado de materializar el Pronto Pago deberá determinar el descuento que corresponde aplicar por el Pronto Pago solicitado, según se indica a continuación: a) La tasa de descuento a aplicar a los pagos anticipados es mensual y es informada por la Gerencia de Finanzas Casa Matriz a las Áreas de Egresos de la Corporación. b) La aplicación del porcentaje debe ser proporcional, en base 30 días, es decir, la tasa mensual se divide por 30 días y se obtiene el porcentaje diario. En consecuencia, para obtener el porcentaje de descuento que se aplicará, se debe dividir por 30 días el porcentaje entregado por la Gerencia de Finanzas y se multiplicará por el número de días que se anticipe el pago. c) La Base de cálculo sobre la cual se aplicará la Tasa de Descuento determinada en el párrafo anterior, será el valor total del Documento de Pago. Para estados de pago se debe rebajar la retención si la tuviere.

5 Página: 5 de 7 d) El porcentaje determinado según vencimiento se debe calcular para cada Documento de Pago. Este descuento se debe aplicar por la cantidad de días corridos en que se está anticipando el pago. Los días se calcularán a partir de la fecha en que se producirá el Pronto Pago, sin incluir éste, hasta el día en que debió pagarse el compromiso, incluido dicho día. e) El monto a descontar que resulte, según lo determinado por el Analista de Pago, se debe comparar con el equivalente a UF 2 más IVA (al valor UF del día de pago). 4.4 AUTORIZACIÓN e.1) Si el cálculo del monto a descontar por pronto pago es menor, se descontará UF 2 más IVA. e.2) Si el cálculo monto a descontar por pronto pago resulta igual o superior a UF 2 más IVA, se debe descontar el monto calculado. En ambas alternativas, el descuento por pronto pago se debe respaldar mediante la emisión de una Nota de Crédito por parte del Proveedor o Contratista, en la cual debe referenciar el concepto de Descuento por Pronto Pago. El Encargado deberá obtener la autorización para conceder el Pronto Pago, según se indica en el Manual de Alcance de Facultades y sus delegaciones correspondientes. 4.5 CONTABILIZACIÓN Una vez determinado el descuento que corresponde aplicar por el Pronto Pago solicitado y obtenida la autorización del caso, según indican numerales anteriores, el Encargado deberá informar al Proveedor o Contratista vía correo electrónico - previo aviso a su jefatura y con copia a la misma - para que éste emita la Nota de Crédito antes mencionada, que respalde el descuento. Para el caso de los documentos tributarios manuales, es requisito presentar cuarta copia cedible junto a la Nota de Crédito. Recibida dicha Nota de Crédito, lo cual es requisito básico para procesar la Factura con descuento por Pronto Pago, el Encargado deberá: a) Contabilizar la Nota de Crédito, acompañada de la Solicitud de Pronto Pago, debidamente autorizada a través de VIM, con cargo a la cuenta del Acreedor o Proveedor y abonando la cuenta Descuento Pronto Pago Proveedores. b) Asimismo, asociar el documento contable de la Nota de Crédito con la Factura solicitada para Pronto Pago, para asegurar el descuento del monto respectivo. Se debe tener presente que toda contabilización de Nota de Crédito queda registrada en el Libro de Compras, no pudiendo realizarse ninguna contabilización sin el respaldo del original de la Nota de Crédito. Para el control y registro de las Notas de Crédito que respaldan los descuentos por Prontos Pagos, éstas deben ser ingresadas en el Sistema SAP a través de VIM.

6 Página: 6 de PAGO Los prontos pagos se procesarán mediante la emisión de la Propuesta de Pago normal, vía transferencia electrónica al Banco (Depósito en Cuenta Corriente o Vale Vista), establecida según Calendario de Propuestas de Pago existente en el Centro de Cuentas por Pagar. Será responsabilidad del Encargado coordinar que la factura a pagar con modalidad de pronto pago sea incluida en la propuesta de la fecha pactada con el proveedor. En caso de utilizarse como vía de pago la transferencia bancaria, en el plazo convenido se incluyen los 2 días hábiles de anticipación que Tesorería necesita para informar al Banco. 5. OTRAS DISPOSICIONES: INFORMACIÓN A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Es responsabilidad del Proveedor o Contratista presentar una solicitud escrita de Pronto Pago, en la que debe: indicar que conoce y acepta las condiciones de descuento (cargo fijo o aplicación de tasa). incluir una declaración simple donde indique que la(s) Factura(s) mencionadas no serán cedidas a Factoring y que aceptan las condiciones de descuento pronto pago. La Solicitud del Pronto Pago debe ser presentada al Centro de Cuentas por Pagar (Attn.: Dirección), con copia al área de Procesamiento de Facturas, vía correo electrónico. La solicitud deber ser presentada con una anticipación mínima de 7 días hábiles a la fecha de pago solicitada, siempre y cuando la factura se encuentre disponible en el sistema SAP. El Proveedor o Contratista que solicitó el Pronto Pago, una vez que el Centro de Cuentas por Pagar haya informado la autorización del mismo, debe dar aviso de la emisión o entrega de la Nota de Crédito que respalda el descuento al Área de Procesamiento de Facturas, antes que se materialice el Pronto Pago. Para el caso de los documentos tributarios manuales es requisito presentar cuarta copia cedible junto a la Nota de Crédito. Debe hacerse presente a los Proveedores y Contratistas que el hecho de presentar una solicitud de Pronto Pago no constituye una aprobación de la misma. 6. RESPONSABILIDADES A continuación se resumen las principales funciones y responsabilidades en el procedimiento expuesto en el numeral 4 del presente instrumento: Área Área de Procesamiento de Facturas del Centro de Cuentas por Pagar Funciones y Responsabilidades Recibir Solicitudes de Pronto Pago Verificar que la Factura se encuentra en condiciones de ser pagada. Informar al proveedor el estado de documentos que no puedan pagarse, para su gestión. Determinar el descuento que corresponde aplicar por el Pronto Pago solicitado.

7 Página: 7 de 7 Área Funciones y Responsabilidades Obtener la autorización para conceder el Pronto Pago, según se indica en el Manual de Alcance de Facultades y sus delegaciones correspondientes. Informar al Proveedor o Contratista - previo aviso a su jefatura - para que éste emita la Nota de Crédito correspondiente al descuento calculado. Recepcionar y contabilizar la Nota de Crédito entregada por el Proveedor o Contratista. Coordinar que la factura a pagar con modalidad de pronto pago sea incluida en la propuesta de la fecha pactada con el proveedor. Gerencia de Finanzas Informar tasa de descuento mensual a las áreas pertinentes