MANUAL DE FUNCIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE ZACATECAS FRANCISCO GARCÍA SALINAS Coordinación de Informática y Telecomunicaciones MANUAL DE FUNCIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Coordinación de Informática y Telecomunicaciones Elaborado por: Aprobado por: Vigencia: ACGM JADG MFSGC CIyT / VI / 2011 Planta Baja, Torre de Rectoría,Campus UAZ Ejido la Escondida, C.P , Tel. (492) Siglo XXI, Carretera Zacatecas Guadalajara Km 6, , ext 1174, Zacatecas, Zacatecas, México

2 Índice 1. Introducción Finalidad Base legal o administrativa Responsabilidad Alcance Objetivo General 3 2. Política de Calidad Objetivos de la Calidad 4 3. Misión 5 4. Visión 5 5. Valores (Institucionales) 5 6. Estructura orgánica Organigrama 5 7. Funciones específicas 6 Responsable del S.G.C. 6 Gestor de la Calidad 9 Auditor Líder 12 Auditor 15 Representante de la Dirección 17 Representante de Control de Documentos 21 Representante de Capacitación 23 Copia no Controlada 2

3 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Finalidad El presente Manual de Funciones del Sistema de Gestión de la Calidad es un instrumento que describe las funciones del área de Calidad del personal integrante de la Coordinación de Informática y Telecomunicaciones de la Universidad Autónoma de Zacatecas Base Legal y/o Administrativa Norma ISO 9001:2008. Norma ISO 19011: Responsabilidad El Coordinador y los Responsables de Centros deben planear, establecer, documentar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficiencia de acuerdo con los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad Alcance Representar la estructura organizacional y operativa interna del Sistema de Gestión de la Calidad de la Coordinación de Informática y Telecomunicaciones. 1.5 Objetivo General Obtener la certificación ISO 9001:2008 para la Coordinación de Informática y Telecomunicaciones a través de la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad. Qué implica? Un gran compromiso de todos y cada uno de los que conformamos la planta laboral de la Coordinación de Informática y Telecomunicaciones, desde el Coordinador hasta cada uno de los trabajadores docentes y administrativos, lo que posibilita que sus capacidades sean usadas para el beneficio de la Institución. Requerimos: Del cumplimiento de las actividades de los procesos en los cuales estas involucrado. Del cumplimiento en el trabajo diario y la búsqueda de la mejora continúa. Participar en forma compartida (en equipo) con los compañeros de trabajo. Tener en cuenta que siempre, tenemos que cumplir con nuestros usuarios. Copia no Controlada 3

4 CALIDAD ES (Kaoru Ishikawa): HACER LAS COSAS BIEN Y A LA PRIMERA Un buen sistema de gestión de la calidad se caracteriza por: Ser ordenado. Cada cosa en su lugar. Con un mínimo de papeles. Simplificación de tareas. Vigente. Actualizado permanentemente. Flexible. Adecuado rápidamente a los cambios requeridos. 2. Política de la Calidad La Coordinación de Informática y Telecomunicaciones está conformada por un equipo proactivo de trabajo y es nuestro compromiso: Mantener y actualizar la estructura tecnológica. Utilizar eficientemente los recursos de la organización. Mejorar los tiempos de entrega de productos y/o servicios. Satisfacer las necesidades tecnológicas de los usuarios y clientes. Cumplir el marco legal aplicable a nuestras actividades. Controlar nuestros procesos. Capacitar al personal. Generar un medio ambiente de trabajo adecuado. 2.1 Objetivos de la Calidad La Coordinación de Informática y Telecomunicaciones está conformada por un equipo de trabajo y nuestros objetivos de la calidad son: 1. Mejorar la estructura tecnológica. 2. Mantener un avance programático constante de 90% en general. 3. Lograr una eficiencia terminal en los enlaces del 90% en general. 4. Atender al 99% de los usuarios en el horario establecido. 5. Alcanzar un 50% de participación cliente - proveedor en actividades programadas. 6. Programar y realizar revisiones periódicas a las instalaciones. 7. Medir la eficiencia de los procesos y servicios así como del personal. 8. Lograr el 90% de capacitación anual programada del personal de la CIyT con 30 horas como mínimo. 9. Reducir un 2% el gasto de papelería y consumibles de cómputo anual. Copia no Controlada 4

5 3. Misión La Coordinación de Informática y Telecomunicaciones se encarga de integrar, administrar y mantener la infraestructura Institucional como soporte tecnológico a las funciones adjetivas y sustantivas para el desarrollo de la comunidad universitaria a través de las TIC s. 4. Visión Ser una Organización líder en las tecnologías de la información e integración del las TIC s con una infraestructura tecnológica de alta disponibilidad, con un equipo responsable, colaborativo y comunicativo. 5. Valores (institucionales) Integridad, Honestidad, Respeto, Servicio, Tolerancia, Solidaridad, Equidad, Humildad, Libertad, Disciplina, Capacidad, Responsabilidad y Lealtad. 6. Estructura orgánica 6.1 Organigrama Copia no Controlada 5

6 7. Funciones específicas IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Área: Ubicación: Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad. Comité del Sistema de Gestión de la Calidad del CIyT. Coordinación de Informática y Telecomunicaciones. RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Subordinados: Coordinador de Informática y Telecomunicaciones. No requiere el puesto. PROPOSITO DEL PUESTO Administrar y apoyar en el análisis de los procesos de la Coordinación en el Sistema de Gestión de la Calidad. RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Apoyar en la toma de acciones para la correcta implantación y el cumplimiento de los requisitos internos derivados del sistema de gestión de la calidad. Apoyar al Comité del Sistema de Gestión de la Calidad a definir, difundir y mantener la política de la calidad y los principios de gestión de la calidad. Asegurar el correcto procesamiento y uso de la información referente al Sistema de Gestión de la Calidad. FUNCIONES Planeación: Conjuntamente con el auditor líder planificar y llevar a cabo auditorías internas en la Coordinación, analizar los resultados de las mismas y supervisar que esos cambios se ejecuten. Con los responsables de cada servicio realizar reuniones de trabajo con el propósito de revisar la calidad y eficiencia de los servicios que se ofrecen. Supervisión: Análisis de los procesos. Proponer cambios o ajustes necesarios en la documentación y supervisar porque esos cambios se den. Controlar y supervisar que no esté en funcionamiento documentación obsoleta del Sistema de Gestión de la Calidad. Copia no Controlada 6

7 Operación: Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad en la Coordinación, de conformidad con la normativa nacional e internacional. Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Coordinación, bajo sistema de la calidad. Elaborar junto con la Coordinación y Responsables de los Centros documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, además dar a conocer dicha documentación del Sistema de Gestión de la Calidad propia de la Coordinación, así como velar y supervisar porque se ponga en ejecución y se cumpla. Revisar, registrar y custodiar (con el responsable de control de documentos) toda la documentación original de Gestión de la Calidad procedente de todos los Centros que conforman la Coordinación. Distribuir y llevar control (con el responsable de control de documentos) de todas las copias controladas que se generan de la documentación original de Gestión de la Calidad. Revisar y dar seguimiento al desarrollo del Plan de Capacitación del personal en lo relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad. Conjuntamente con la Coordinación planificar y organizar reuniones y actividades diversas relacionadas con el funcionamiento del sistema de gestión de la calidad. Asegurar que los servicios ofrecidos por la Coordinación, a través de sus procesos, cumplan con las especificaciones identificadas por el Sistema de Gestión de la Calidad. Aplicar los mecanismos y herramientas definidas, para la eficiente gestión de los procesos (levantamiento, documentación, análisis, validación y formalización) a cargo de la Coordinación. Propiciar y estimular a los miembros de la Coordinación, para el desarrollo y aplicación de acciones de mejoramiento. Participar en el análisis de las no conformidades identificadas en el Sistema de Gestión de la Calidad, y realizar el seguimiento a las acciones preventivas y correctivas que se hayan formulado. Comunicar a los integrantes de la Coordinación las acciones adelantadas por el Sistema de Gestión de la Calidad y que puedan afectar el desempeño y procesos de su Área o Centro.9999 Acudir a los cursos de capacitación que le sean programados por la Institución. Asistir a las reuniones de trabajo de su área. Realizar todas las actividades inherentes al puesto que le sean encomendadas. COMUNICACIÓN Interna: Externa: Coordinador, Responsables de Centro, Gestores de la Calidad por Área. Responsable de Control Documental, Responsable de Capacitación. Los clientes. Copia no Controlada 7

8 ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Escolaridad: Experiencia: Conocimientos: Ingeniero Industrial. Implantación de Sistemas de Gestión de la Calidad. Conocimiento de las normas ISO y las NOM. Herramientas estadísticas y de control. Manejo de computadora y paquetes computacionales. Características personales: Liderazgo, Amable, Colaborativo, Comunicativo, Honesto, Integro, Respetuoso, Servicial, Tolerante, Organizativo, Capacidad de Análisis y Responsabilidad. Nota Aclaratoria: El rol de Gestor es un canalizador en términos de información frente al Sistema de Gestión de la Calidad, no involucra la responsabilidad total de área en materia operativa, (levantamiento, análisis y mejoramiento de procesos y gestión documental de los mismos). Se asignar un funcionario por parte del superior inmediato, que adelantará las funciones indicadas en los procesos de su competencia, canalizando la información obtenida a través del respectivo Gestor de la Calidad de Área. Copia no Controlada 8

9 IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Área: Ubicación: Gestor de la Calidad. Comité del Sistema de Gestión de la Calidad del CIyT. Coordinación de Informática y Telecomunicaciones. RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Coordinador de Informática y Telecomunicaciones. Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad. Subordinados: No requiere el puesto. PROPOSITO DEL PUESTO Administrar y apoyar en el análisis de los procesos de la Coordinación en el Sistema de Gestión de la Calidad. RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Apoyar en la toma de acciones para la correcta implantación y el cumplimiento de los requisitos internos derivados del sistema de gestión de la calidad. Apoyar al Comité del Sistema de Gestión de la Calidad a definir, difundir y mantener la política de la calidad y los principios de gestión de la calidad. Asegurar el correcto procesamiento y uso de la información referente al Sistema de Gestión de la Calidad. FUNCIONES Planeación: Realizar reuniones de trabajo con los responsables de cada servicio con el propósito de revisar la calidad y eficiencia de los servicios que se ofrecen. Supervisión: Análisis de los procesos. Proponer cambios o ajustes necesarios en la documentación y supervisar porque esos cambios se den. Controlar y supervisar que no esté en funcionamiento documentación obsoleta del Sistema de Gestión de la Calidad. Apoyar en la preparación de las auditorías programadas. Copia no Controlada 9

10 Operación: Implementar, mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad en la Coordinación, de conformidad con la normativa nacional e internacional. Colaborar en la implementación y seguimiento de los sistemas de control interno en la Coordinación, bajo sistema de la calidad. Elaborar junto con la Coordinación y Responsables de los Centros documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, además dar a conocer dicha documentación del Sistema de Gestión de la Calidad propia de la Coordinación, así como velar y supervisar porque se ponga en ejecución y se cumpla. Revisar, registrar y custodiar (en equipo con el responsable de control de documentos) toda la documentación original de Gestión de la Calidad procedente de todos los Centros que conforman la Coordinación. Distribuir y llevar control (en equipo con el responsable de control de documentos) de todas las copias controladas que se generan de la documentación original de Gestión de la Calidad. Revisar y dar seguimiento al desarrollo del Plan de Capacitación del personal en todo lo relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad. Planificar y organizar reuniones y actividades diversas relacionadas con el funcionamiento del sistema de gestión de la calidad en conjunto con la Coordinación. Asegurar que los servicios ofrecidos por la Coordinación, a través de sus procesos, cumplan con las especificaciones identificadas por el Sistema de Gestión de la Calidad. Aplicar los mecanismos y herramientas definidas, para la eficiente gestión de los procesos (levantamiento, documentación, análisis, validación y formalización) a cargo de la Coordinación. Propiciar y estimular a los miembros de la Coordinación, para el desarrollo y aplicación de acciones de mejoramiento. Participar en el análisis de las no conformidades identificadas en el Sistema de Gestión de la Calidad, y realizar el seguimiento a las acciones preventivas y correctivas que se hayan formulado. Comunicar a los integrantes de la Coordinación las acciones adelantadas por el Sistema de Gestión de la Calidad y que puedan afectar el desempeño y procesos de su Área o Centro. Acudir a los cursos de capacitación que le sean programados por la Institución. Asistir a las reuniones de trabajo de su área. Realizar todas las actividades inherentes al puesto que le sean encomendadas. Copia no Controlada 10

11 COMUNICACIÓN Interna: Externa: Coordinador, Responsable del SGC, Gestores de la Calidad por Área. Responsable de Control Documental, Responsable de Capacitación. Los clientes ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Escolaridad: Experiencia: Conocimientos: Preparatoria, Técnico, Licenciatura. Implantación de Sistemas de Gestión de la Calidad. En los procesos. Conocimiento de las normas ISO y las NOM. Herramientas estadísticas y de control. Manejo de computadora y paquetes computacionales. Características personales: Liderazgo, Amable, Colaborativo, Comunicativo, Honesto, Integro, Respetuoso, Servicial, Tolerante, Organizativo, Capacidad de Análisis y Responsabilidad. Nota Aclaratoria: El rol de Gestor es un canalizador en términos de información frente al Sistema de Gestión de la Calidad, no involucra la responsabilidad total de área en materia operativa, (levantamiento, análisis y mejoramiento de procesos y gestión documental de los mismos). Se asignar un funcionario por parte del superior inmediato, que adelantará las funciones indicadas en los procesos de su competencia, canalizando la información obtenida a través del respectivo Gestor de la Calidad de Área. Copia no Controlada 11

12 IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Área: Ubicación: Auditor Líder. Comité del Sistema de Gestión de la Calidad del CIyT. Coordinación de Informática y Telecomunicaciones. RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Subordinados: Coordinador de Informática y Telecomunicaciones. Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad. No requiere el puesto. PROPOSITO DEL PUESTO Planear, administrar y apoyar en el análisis de las Auditorías Internas en el Sistema de Gestión de la Calidad de la Coordinación. RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Llevar a cabo las auditorías internas. Asegurar la correcta implantación de las acciones correctivas y preventivas para el cumplimiento de los requisitos internos derivados de la auditoría al Sistema de Gestión de la Calidad. Asegurar el correcto procesamiento y uso de la información referente al Sistema de Gestión de la Calidad. FUNCIONES Planeación: Planificar y llevar a cabo auditorías internas conjuntamente con el equipo de auditores, en la Coordinación Analizar los resultados de las auditorías internas y supervisar que los cambios se ejecuten. Realizar reuniones de trabajo con el equipo de auditores antes y después de las auditorías, con la finalidad de una adecuada coordinación en la calidad y eficiencia de ésta. Planear el programa anual de auditorías internas de la Coordinación. Planear las actividades de las auditorías de acuerdo al tipo de auditoría. Supervisión: Realizar el análisis de los procesos. Realizar el análisis de documentos. Copia no Controlada 12

13 Proponer cambios o ajustes necesarios en la documentación y supervisar porque esos cambios se den. Operación: Realizar el programa anual de auditorías internas. Dar seguimiento y revisión al programa de auditorías. Hacer la programación de las actividades de la auditoría. Asignación de las tareas al equipo auditor. Preparación de los documentos de trabajo para la auditoría. Evaluar en las competencias al equipo de auditores. Definir el objetivo, el alcance y los criterios de auditoría. Realizar la reunión de apertura de la auditoría. Definir la comunicación durante la auditoría. Definir el papel y la responsabilidad de los guías y observadores. Revisar la documentación. (Recopilar y verificar la información). Preparar las actividades de auditoría In situ. Realización de las actividades de auditoría in situ. Generación de hallazgos de la auditoría. Preparación de las conclusiones de la auditoría. Realizar la reunión de cierre de la auditoría. Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoría. Finalización de la auditoría. Realizar las actividades de seguimiento de la auditoría. Acudir a los cursos de capacitación que le sean programados por la Institución. Asistir a las reuniones de trabajo de su área. Realizar todas las actividades inherentes al puesto que le sean encomendadas. COMUNICACIÓN Interna: Coordinador, Responsable del SGC, Gestores de la Calidad por Área, Responsable de Control Documental, Responsable de Capacitación. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Escolaridad: Experiencia: Conocimientos: Licenciatura. Implantación de Sistemas de Gestión de la Calidad. En los procesos. Procedimientos y técnicas de auditoría. Conocimiento de las normas ISO y las NOM. Herramientas estadísticas y de control. Manejo de computadora y paquetes computacionales. Copia no Controlada 13

14 Características personales: Ético, De mentalidad abierta, Diplomático, Observador, Perceptivo, Adaptable a diversas situaciones, Persistente, Decidido, Seguro de sí mismo, Liderazgo, Amable, Colaborativo, Comunicativo, Honesto, Integro, Respetuoso, Servicial, Tolerante, Organizativo, Capacidad de Análisis y Responsabilidad. Copia no Controlada 14

15 IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Área: Ubicación: Auditor. Comité del Sistema de Gestión de la Calidad del CIyT. Coordinación de Informática y Telecomunicaciones. RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Subordinados: Coordinador de Informática y Telecomunicaciones, Auditor Líder. No requiere el puesto. PROPOSITO DEL PUESTO Administrar y apoyar en el análisis de los procesos dentro de la auditoria aplicada a la Coordinación en el Sistema de Gestión de la Calidad. RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Llevar a cabo las auditorías internas. Asegurar la correcta implantación de las acciones correctivas y preventivas para el cumplimiento de los requisitos internos derivados de la auditoría al Sistema de Gestión de la Calidad. Asegurar el correcto procesamiento y uso de la información referente al Sistema de Gestión de la Calidad. FUNCIONES Planeación: Planificar y llevar a cabo auditorías internas en conjunto con el Auditor Líder en la Coordinación, analizar los resultados de las mismas y supervisar que esos cambios se ejecuten. Realizar reuniones de trabajo con el equipo auditor con la finalidad de planear las auditorías. Supervisión: Realizar el análisis de los procesos. Realizar el análisis de documentos. Proponer cambios o ajustes necesarios en la documentación y supervisar porque esos cambios se den. Copia no Controlada 15

16 Operación: Realizar el programa anual de auditorías internas. Dar seguimiento y revisión al programa de auditorías. Preparación de los documentos de trabajo para la auditoría. Asistir a la reunión de apertura de la auditoría. Establecer comunicación durante la auditoría. Establecer la responsabilidad de los guías y observadores. Revisar la documentación. (Recopilar y verificar la información). Realizar las actividades de auditoría In situ Generación de hallazgos de la auditoría. Preparación de las conclusiones de la auditoría. Asistir a la reunión de cierre de la auditoría. Contribuir en la preparación, del informe de la auditoría. Asistir a la finalización de la auditoría. Realizar las actividades de seguimiento de la auditoría. Acudir a los cursos de capacitación que le sean programados por la Institución. Asistir a las reuniones de trabajo de su área. Realizar todas las actividades inherentes al puesto que le sean encomendadas. COMUNICACIÓN Interna: Externa: Coordinador, Auditor Líder, Responsable del SGC, Gestores de la Calidad por Área, Responsable de Control Documental, Responsable de Capacitación. Los clientes ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Escolaridad: Experiencia: Conocimientos: Preparatoria, Técnico, Licenciatura. Implantación de Sistemas de Gestión de la Calidad. En los procesos. Conocimiento de las normas ISO y las NOM. Herramientas estadísticas y de control. Manejo de computadora y paquetes computacionales. Copia no Controlada 16

17 Características personales: Ético, De mentalidad abierta, Diplomático, Observador, Perceptivo, Adaptable a diversas situaciones, Persistente, Liderazgo, Amable, Colaborativo, Comunicativo, Honesto, Integro, Respetuoso, Servicial, Tolerante, Organizativo, Capacidad de Análisis y Responsabilidad Decidido, Seguro de sí mismo. Copia no Controlada 17

18 IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Área: Ubicación: Representante de la Dirección. Comité del Sistema de Gestión de la Calidad del CIyT. Coordinación de Informática y Telecomunicaciones. RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Subordinados: Coordinador de Informática y Telecomunicaciones, Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad. No requiere el puesto. PROPOSITO DEL PUESTO Administrar y apoyar en el análisis de los procesos de la Coordinación en el Sistema de Gestión de la Calidad. RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Apoyar al Comité del Sistema de Gestión de la Calidad en la toma de acciones para la correcta implantación y el cumplimiento de los requisitos internos y externos derivados del sistema de gestión de la calidad. Apoyar al Comité del Sistema de Gestión de la Calidad a definir, difundir y mantener la política de la calidad. Asegurar el correcto procesamiento y uso de la información referente al Sistema de Gestión de la Calidad. Asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la organización. FUNCIONES Planeación: Planificar y llevar a cabo reuniones de trabajo referente a las auditorías internas de la Coordinación, parta analizar los resultados de las mismas Planificar y llevar a cabo las reuniones de trabajo con los responsables de cada servicio con el propósito de revisar la calidad y eficiencia de los servicios que se ofrecen. Planear y llevar a cabo reuniones de trabajo con el Comité del Sistema de Gestión de la Calidad para realizar los informes de los avances del sistema de gestión de calidad en la Coordinación. Copia no Controlada 18

19 Supervisión: Supervisar que los cambios o ajustes necesarios en los procesos sean implantados. Supervisar las actividades de los procesos para el mejor funcionamiento del sistema de gestión de calidad Operación: Establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad. Informar al Comité del Sistema de Gestión de la Calidad sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad. Promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la Coordinación. Solicitar y proporcionar los recursos necesarios para el sistema de gestión de calidad, así como para la realización de las auditorías. Establecer los procesos de comunicación apropiados dentro de la Coordinación. Asegurarse que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Solicitar los recursos necesarios para la correcta capacitación del personal. Presentar evidencia del compromiso de la alta dirección en el desempeño e implementación del sistema de gestión de la calidad. Asegurarse que la alta dirección establezca la política de la calidad y los objetivos de la calidad. Llevar a cabo las revisiones por parte de la dirección. Acudir a los cursos de capacitación que le sean programados por la Institución. Asistir a las reuniones de trabajo de su área. Realizar todas las actividades inherentes al puesto que le sean encomendadas. COMUNICACIÓN Interna: Externa: Coordinador, Responsable del SGC, Gestores de la Calidad por Área, Responsable de Control Documental, Responsable de Capacitación. Administrativos de Unidades Administrativas. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Escolaridad: Experiencia: Conocimientos: Licenciatura. Planeación. Conocimiento de las normas ISO y las NOM. Manejo de computadora y paquetes computacionales. Copia no Controlada 19

20 Características personales: Liderazgo, Amable, Colaborativo, Comunicativo, Honesto, Integro, Respetuoso, Servicial, Tolerante, Organizativo, Capacidad de Análisis y Responsabilidad. Copia no Controlada 20

21 IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Área: Ubicación: Representante de Control de Documentos. Comité del Sistema de Gestión de la Calidad del CIyT. Coordinación de Informática y Telecomunicaciones. RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Subordinados: Coordinador de Informática y Telecomunicaciones, Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad. No requiere el puesto. PROPOSITO DEL PUESTO Administrar y apoyar en el análisis de los procesos en torno a la documentación de la Coordinación en el Sistema de Gestión de la Calidad. RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Asegurar el correcto procesamiento y uso de la información referente al Sistema de Gestión de la Calidad. Asegurar el uso correcto de la información de los procesos. Asegurar el procesamiento de la información. Asegurar que los registros permanezcan legibles, fácilmente identificables y recuperables. FUNCIONES Supervisión: Supervisar que los cambios que se realizan a los procesos sean efectuados e identificados. Supervisar la vigencia de los documentos. Supervisar que los registros permanezcan legibles, fácilmente identificables y recuperables. Supervisar que no se utilicen documentos obsoletos. Operación: Controlar el correcto llenado de los documentos. Controlar y actualizar el manual de la calidad. Establecer en conjunto con el Comité del SGC el procedimiento que defina los controles necesarios el establecimiento, llenado de los documentos. Establecer en conjunto con el Comité del SGC el procedimiento que defina los controles necesarios el establecimiento, llenado de los documentos. Copia no Controlada 21

22 Revisar los documentos cuando sea necesario y llevarlos a su aprobación. Identificar los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos. Asegurarse que los documentos se encuentren en el lugar de uso. Asegurase que los documentos de origen externo necesarios para la planificación y operación de las actividades de la Coordinación se identifique y controle su distribución. Prevenir el uso de documentos obsoletos. Acudir a los cursos de capacitación que le sean programados por la Institución. Asistir a las reuniones de trabajo de su área. Realizar todas las actividades inherentes al puesto que le sean encomendadas. COMUNICACIÓN Interna: Coordinador, Responsable del SGC, Gestores de la Calidad por Área, Responsable de Control Documental, Responsable de Capacitación. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Escolaridad: Experiencia: Conocimientos: Preparatoria, Licenciatura. Planeación. Conocimiento de las normas ISO y las NOM. Manejo de computadora y paquetes computacionales. Características personales: Liderazgo, Amable, Colaborativo, Comunicativo, Honesto, Integro, Respetuoso, Servicial, Tolerante, Organizativo, Capacidad de Análisis y Responsabilidad. Copia no Controlada 22

23 IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Área: Ubicación: Representante de Capacitación. Comité del Sistema de Gestión de la Calidad del CIyT. Coordinación de Informática y Telecomunicaciones. RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Subordinados: Coordinador de Informática y Telecomunicaciones, Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad. No requiere el puesto. PROPOSITO DEL PUESTO Administrar y apoyar en el análisis de la capacitación del personal de la Coordinación. RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Apoyar al Comité del Sistema de Gestión de la Calidad en la toma de acciones para la correcta implantación y el cumplimiento de los requisitos internos de capacitación. Apoyar al Comité del Sistema de Gestión de la Calidad a planear, buscar y definir, los cursos de capacitación para el personal de la Coordinación. FUNCIONES Planeación: Realizar encuesta anual de necesidades de capacitación. Realizar un programa anual de capacitación para el personal de la Coordinación. Realizar reuniones de trabajo con los responsables de cada servicio con el propósito de revisar las necesidades de capacitación del personal. Supervisión: Proponer cambios en las necesidades de capacitación del personal. Controlar y supervisar que se cumpla el programa de capacitación del personal de la Coordinación. Controlar que el personal cuente con la competencia necesaria para realizar su trabajo. Operación: Mantener los registros apropiados de la educación, formación habilidades y experiencia del personal de la Coordinación. Copia no Controlada 23

24 Asegurarse que el personal es consciente de la importancia de sus actividades y del como contribuyen al logro de los objetivos de la calidad. Buscar la formación para lograr la competencia necesaria del personal. COMUNICACIÓN Interna: Coordinador, Responsable del SGC, Gestores de la Calidad por Área, Responsable de Control Documental, Responsable de Capacitación, personal de la Coordinación. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Escolaridad: Experiencia: Conocimientos: Preparatoria, Licenciatura Planeación Manejo de computadora y paquetes computacionales. Características personales: Liderazgo, Amable, Colaborativo, Comunicativo, Honesto, Integro, Respetuoso, Servicial, Tolerante, Organizativo, Capacidad de Análisis y Responsabilidad. Copia no Controlada 24

25 Nota aclaratoria: Por documento(s) se entendera tanto documento(s) escrito(s) como documento(s) digital(es). Por manual se entendera cualquier manual que se integra al SGC tanto en formato escrito como digital. Copia no Controlada 25

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